Functie- en competentieprofiel

Transcriptie

1 Functie- en competentieprofiel 1. Identificatiegegevens Functiefamilie: Administratief personeel Functietitel: Archiefassistent Afdeling: Algemene zaken Dienst: Gemeentearchief 2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van: gemeentearchivaris Geeft leiding aan: / 3. Doel van de functie De archiefassistent beheert administratieve en historische informatie en maakt deze toegankelijk ten behoeve van interne gemeentelijke diensten en externe erfgoedinstellingen en burgers. 4. Resultaatsgebieden Generieke resultaatgebieden Instaan voor het autonoom afhandelen van dossiers in het kader van een efficiënte en effectieve werking van de dienst - Onderzoek uitvoeren op basis van de reglementering - Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier - Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling - Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten - Bewaking van de voortgang van dossiers - Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk) - Controleren en klasseren van afgewerkte dossiers Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal ondersteund wordt - Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mailing, ) en mondelinge communicatie (telefonie) - Reserveren van zalen, zorgen voor catering

2 - Bestellen van materiaal - Nazien, bvb. van documenten, formulieren, facturen, - Werken met de meest courante softwarepakketten Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/externe) klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening - Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier - Geven van inlichtingen - Doorverwijzen van de klant indien nodig - Uitleg geven omtrent de procedure - Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - Afleveren van de vereiste documenten - Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening - Constructief deelnemen aan het werkoverleg - Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement, - Formuleren van suggesties of verbeter initiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben Specifieke resultaatgebieden Het ordenen, uitlenen en verantwoord vernietigen van dossiers die deel uitmaken van het administratieve archief met het oog op een vlotte werking van de gemeentelijke diensten. - Bijhouden van de plaatsingsadministratie - Controleren en corrigeren van de plaatsing van de stukken volgens het classificatiesysteem. - Begeleiden van de vernietiging van de archiefstukken. - Zorgen voor de goede verpakking (inclusief etikettering) van archiefdocumenten. - Bijhouden van statistische gegevens

3 Uitvoeren van diverse praktische taken m.b.t. het activeren van het archivalische erfgoed en het ondersteunen van erfgoedverenigingen teneinde een breed publiek te sensibiliseren voor dit erfgoed zodat dit erfgoed gemeengoed wordt. - Mee helpen gestalte geven aan de jaarlijkse Erfgoeddag, Open Monumentendag of een tentoonstelling. - Samenwerking en overleg met Erfgoedcel Kempens Karakter en heemkringen uit de gemeente. - Uitvoeren van archiefopzoekingen. - Verspreiding van promotiemateriaal (folders, brochures, flyers ). Begeleiden en informeren van de bezoekers en gebruikers van het archief en de leeszaal zodat zij wegwijs gemaakt worden in de genealogische en historische archivalia. - Registratie van de bezoekers. - Toezicht van de leeszaal. - Informatie aanreiken over de archiefinhoud en de ontsluitingsmiddelen. - Instructies geven over de zoekwijze en het gebruik van databanken. - Maken van reproducties (kopieën, foto s ). 5. Competenties Inlevingsvermogen Leeft zich in de situatie van anderen (klanten, collega s, ) in Toont aandacht en interesse voor gevoelens en behoeften van andere(n) Stelt zich dienstverlenend op voor interne en externe klanten Gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid Speelt in op de wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Streeft naar klanttevredenheid Loyaal zijn Voelt zich betrokken bij de opdracht van de organisatie en de eigen taken hierin Gaat ervoor om deze taken uit te voeren Gaat gepast en discreet om met vertrouwelijke informatie Vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten Toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie

4 Kwaliteitsvol werken Komt gemaakte afspraken na Stelt hoge eisen aan kwaliteit Evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen Stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is Voorkomt dat er fouten worden gemaakt Samenwerken Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang Helpt anderen Stelt het gezamenlijk belang voor het eigenbelang Stelt zich positief en dynamisch op Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Zelfstandig werken Kan met de nodige instructies aan de slag Is stipt in het nakomen van afspraken Kan werken zonder externe controle Stuurt bij indien er fouten optreden Werkt taken volledig en tijdig af Flexibiliteit Kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af Toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen Schriftelijk en mondeling communiceren Schrijft foutloos, helder en beknopt Schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw Hanteert een correct taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk Communiceert mondeling op een duidelijke, rustige en zekere manier Gebruikt een communicatiestijl die aangepast is aan de situatie(zakelijk, informatief, ) en de doelgroep Sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties

5 Nauwgezetheid Komt gemaakte afspraken na Controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig Houdt zich aan de afgesproken norm qua detail en afwerking Ordelijk werken houdt de werkomgeving en het materiaal net voert het werk verzorgd uit en ruimt op bergt documenten en materialen logisch en op de juiste plaats op behandelt het materiaal met zorg Vaktechnische competenties Vakkennis Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Computerkennis MS Windows/Office(Word, Excel, Internet Explorer, Outlook, )Word Kennisniveau Grondig Goed Basis X X