Functiebeschrijving teamverantwoordelijke Ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling

Transcriptie

1 Functiebeschrijving teamverantwoordelijke Ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling Functietitel Cluster Dienst Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Teamverantwoordelijke Ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling Externe dienstverlening Loketbeheer De teamverantwoordelijke Ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling rapporteert aan het diensthoofd Loketbeheer B B1-B3 Contractueel/Statutair Het team is verantwoordelijk voor de themabalie ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling die bestaat uit de balies bouwen en wonen, leefomgeving en mobiliteit en ondernemen en werken. VTE Doelstellingen op dienstniveau operationele doelstellingen Doel van de functie Persoonlijke doelstellingen 10 VTE Streven naar een optimaal gecentraliseerd aanbod van onze (administratieve) producten en diensten in het nieuw administratief centrum. We kiezen voor een kwaliteitsvol concept en plaatsen klantvriendelijkheid en klantgerichtheid voorop. Vanuit een leidinggevende positie staat de teamverantwoordelijke in voor de realisatie van de operationele doelstellingen die betrekking hebben op het team Ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling. De teamverantwoordelijke levert aan het diensthoofd Loketbeheer input voor beleidsbeslissingen. De operationele doelstellingen vormen samen met de resultaatsgebieden en het profiel de basis voor het formuleren van persoonlijke doelstellingen.

2 Resultaatsgebieden Kerntaken Dienstverlening Bewaken en actief bijdragen tot een uniforme, klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen het team volgens vastgelegde termijnen en intern opgestelde richtlijnen Vanuit de rol van teamverantwoordelijke snel en accuraat reageren op vragen, klachten, (complexere) dossiers,.. met het oog op een efficiente en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd Leiding geven Instaan voor een evenwichtinge taakverdeling binnen het team Communicatie Aansturen en motiveren van de teamleden teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken Organiseren en voorzitten van teamoverleg Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie binnen het team zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk om de werking van het team te optimaliseren Kwaliteitszorg Strikt (laten) naleven van de vooropgestelde richtlijnen, procedures en kwaliteitsnormen, zowel individueel als op teamniveau Proces- en projectbeheer Toepassen van correcte regelgeving en waken over correcte toepassing van de regelgeving Actief op zoek gaan naar verbetermogelijkeden voor de dienstverlening dit zowel proces- als projectmatig

3 Opmerking Het is de bedoeling om: via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie. de belangrijkste taken aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd. Interne contacten Externe contacten Alle stadsdiensten, in het bijzonder de eigen back-office diensten Klanten (burgers, aannemers,advocaten, notarissen, architecten, projectontwikkelaars, landmeters, ) De teamverantwoordelijke ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling heeft de leiding over de werking van het team, het geheel van activiteiten en medewerkers van het team en geeft input naar het beleid teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de dienst. Hierbij de verschillende kanalen van dienstverlening kunnen hanteren namelijk fysiek, telefonisch en digitaal onthaal.

4 Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis Verworven kennis of bereid zijn op korte termijn te verwerven Basiskennis vergunningenbeleid Basiskennis van de Vlaamse codex ruimtelijke ordening Kennis van de actualiteit omtrent omgevingsvergunning Relevant regelgeving inzake bouwen en wonen, leefomgeving en mobiliteit en en ondernemen en werken. Softwaretoepassingen in het vakgebied (Geoloketten, Gipod, Autocad, ). Competentiecluster: omgaan met informatie INFORMATIE ANALYSEREN Gericht analyseren en kritisch bedoordelen van informatie. Gedragsindicatoren Herkent een structuur in informatie Heeft inzicht in oorzaak en gevolg Maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaak in het eigen werk Gaat kritisch om met informatie en beoordeelt de beschikbare alternatieven Competentiecluster: omgaan met taken PLANNEN EN ORGANISEREN Proactief stellen van doelstellingen, nauwgezet opvolgen en actief meewerken aan de uitvoering van actieplannen en structureren van het werk. Gedragsindicatoren Opvolgen van de voortgang van de dossiers en indien nodig consequent bijsturen Vertalen van operationele doelstellingen in concreet meetbare doelstellingen en acties voor het team Mogelijke toekomstige obstakels correct inschatten en in functie daarvan de juiste acties ondernemen. Werkt systematisch en planmatig binnen de beschikbare termijnen OPVOLGING EN RAPPORTERING De voortgang van de resultaten met regelmaat opvolgen en indien nodig consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken teamdoelstellingen. Gedragsindicatoren Draagt bij tot het behalen van meetindicatoren voor de primaire processen van het team Bewaken van en actief bijdragen aan de dagdagelijkse voortgang en resultaten van een werkproces (voortgangscontrole) Anticipeert op en signaleert mogelijke storingen in de voortgang Formuleert, vanuit de dagelijkse praktijk, gerichte voorstellen om bestaande problemen / processen / procedures te verbeteren en efficiënter en effectiever te werken Op regelmatige basis inhoudelijk voorbereiden en voorzitten van teamoverleg en instaan voor rapportering naar het diensthoofd

5 Competentiecluster: omgaan met medewerkers RESULTAATGERICHT COACHEN Geven van duidelijke instructies, opvolgen en bijsturen van resultaten van medewerkers via gerichte feedback over hun functioneren. Gedragsindicatoren Geven van instructies; duidelijke richtlijnen en procedures met betrekking tot de taak en het verwachte resultaat Bijsturen van acties van de medewerkers Stimuleren van de teamleden om zelf oplossingen te vinden Oog hebben voor en stilmuleren van het potioneel van een teamlid en de zelfsturing van de teamleden Richt zich niet alleen op de taak dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren en past zijn coachingstijl aan aan het ontwikkelingsniveau en eigenheid van zijn teamleden Geeft feedback op een gepaste manier en via correcte gesprekstechnieken Competentiecluster: omgaan met relaties KLANT- EN KWALITEITSGERICHTHEID Verzekert een kwaliteitsvolle dienstverlening en anticipeert op noden van interne en externe klanten. Gedragsindicatoren Stelt de klanten op de eerste plaats en komt tegemoet aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten/vragen ernstig te nemen. Garandeert, samen met het team, een kwaliteitsvolle, efficiënte en klantgericht aanpak SAMENWERKEN Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen het eigen team evenals binnen de dienst en dienstoverschrijdend Gedragsindicatoren Moedigt de teamleden aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen teamwerk overstijgen. Bevordert en draagt bij tot een goede verstandhouding, teamgeest en respect voor verscheidenheid in mensen Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen het eigen team als naar andere diensten toe

6 Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren ORGANISATIEBETROKKENHEID Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie Gedragsindicatoren Zet zich in om de doelstellingen van het team en de dienst te realiseren. Stelt bij de dagelijks teamwerking de belangen van de organisatie voorop. ZELFONTWIKKELING Neemt actie om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is voor de organisatie als voor de eigen professionele groei Gedragsindicatoren Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of het eigen vakgebied en deelt deze kennis binnen het team Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling