Functiebeschrijving Deskundige PR en Communicatie (B1-B3)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Deskundige PR en Communicatie (B1-B3) Doel Beschrijving Coördineren en beheren van het communicatieproces vanuit de organisatie in overleg met de verschillende afdelingen en zo de interne en externe partijen van de hulpverleningszone Rivierenland bij te staan door een kwaliteitsvolle communicatie vanuit de zone aan de verschillende doelgroepen. De deskundige PR en Communicatie is de specialist in de organisatie rond communicatie. Hij valt onder de directe leiding van de directeur communicatie. De deskundige is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het communicatiebeleid voor de hulpverleningszone, zowel intern als extern. Het samenstellen en verbeteren van de communicatiemix, zodat deze binnen het budget en de stijl van de hulpverleningszone Rivierenland blijft en zodat de boodschap optimaal overkomt op de doelgroep. De deskundige is binnen de zone het aanspreekpunt voor zowel de interne als de externe communicatie. NOOT: Deze opsomming heeft geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd Kerntaken en takengebied - Behoefteanalyse: analyseren van de behoeften van de organisatie, zowel de interne, als de externe communicatie, teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. o Behoeften en opportuniteiten bespreken met de interne diensten o Opvolgen en onderzoeken hoe de communicatie moet ingezet worden op strategisch niveau. o Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie o Evalueren van de huidige communicatielijnen. - Dienstverlening uitbouwen: op basis van het beleid en de behoefteanalyse gaan definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening op vlak van communicatie, dit in overleg met het Management Team, teneinde de interne en de externe communicatie van de hulpverleningszone Rivierenland op de best mogelijke manier te ondersteunen. o Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening m.b.t. communicatie o De continue communicatiestroom van de organisatie meehelpen verzekeren

2 o Informatie verstrekken aan externe klanten. - Werkinstrumenten: o Uitwerken en actualiseren van het communicatieplan van de organisatie. o Uitwerken van procedures en richtlijnen met betrekking tot de interne als de externe communicatie. - Adviesverlening: zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. o Fungeren als aanspreekpunt op vlak van communicatie o Adviseren over toepassing en gebruik van communicatieproducten o Management op strategisch niveau adviseren over thema s die te maken hebben met communicatie o Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen o Pro-actief knelpunten signaleren - Kwaliteitsborging: opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. o Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen van klantvriendelijke en toegankelijke communicatie. o Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, o Toezien op naleving van kwaliteit o Voorstellen doen voor verbetering - Communicatie en contacten o Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies o Fungeren als aanspreekpunt voor communicatie o Verzekeren van een vlotte doorstroom van relevante informatie. - Projectdeelname: leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen m.b.t. het eigen functionele domein. o Adviseren, controleren en bijsturen van projecten op vlak van communicatie o Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten o Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Kennis mbt het vakgebied: actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. o Opbouwen en onderhouden van netwerken o Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Beleidsvoorbereiding: vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. - Optimalisatie van de dienstverlening: op strategisch niveau nadenken over de dienstverlening die de zone op vlak van communicatie moet leveren. - Kennisdelen: collega s vakinhoudelijk begeleiden.

3 - Beschikbare middelen: staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan communicatie, teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Competentieprofiel Klantgerichtheid Inspelen op de behoefte en wensen van de interne of externe klant en de bereidheid tonen om eraan te voldoen. Bedienen van de klant in een begrijpbare taal en op een actieve welwillende manier. Gericht zijn op de tevredenheid van de klant Je helpt klanten op een vriendelijke en gepaste wijze, bent luisterbereid en aanspreekbaar en respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie. Je blijft beleefd bij opmerkingen of klachten. Je bent empathisch, maar toch correct. Je houdt rekening met de behoeften en vragen van de klant om zo de meest geschikte oplossing te bieden zelfs wanneer die vragen en problemen minder voor de hand liggen. Samenwerking Opbouwen en onderhouden van goede werkrelaties en contacten zowel met collega s als met leidinggevende. Bijdragen tot de goede sfeer in de organisatie een bereid zijn om collega s te helpen je deelt relevante informatie, kennis, technieken en ervaringen met collega's en pleegt overleg je werkt constructief mee in het team, waarbij je uitkomt voor je mening je stelt je loyaal en betrokken op je werkt spontaan met andere diensten samen je biedt collega's spontaan hulp aan ook al valt de taak niet onder je eigen opdracht je bespreekt meningsverschillen en problemen op een respectvolle manier je bouwt een netwerk uit en onderhoudt relaties met mensen van allerlei niveaus binnen en buiten de organisatie Mondeling communiceren Een mondelinge boodschap vaardig overbrengen zodat het publiek tot wie de boodschap gericht is, ze begrijpt. Je kan je effectief uitdrukken in een conflictsituatie. Je stuurt je communicatiestijl en taalgebruik bij in functie van de gesprekspartner en/of doelgroep. Je gebruikt verschillende technieken om de boodschap over te brengen (voorbeelden, vergelijkingen, vragen stellen, schema s, ). Je houdt rekening met de communicatiestijl en geplogenheden (bv. cultuur) van de gesprekspartner. Je bouwt je betoog op een gericht gestructureerde wijze op. Je kan moeilijke en technische informatie op een begrijpelijke manier uitleggen aan niet-specialisten.

4 Schriftelijke communicatie Op een gestructureerde wijze en in begrijpbare en grammaticaal correcte taal ideeën en/of meningen op schrift zetten zodat de doelgroep ze begrijpt. Je maakt een visueel aantrekkelijke lay-out (figuren, kleuren, ). Je brengt creatieve elementen aan. Je geeft aan teksten, informatie een zekere uitstraling. Je zorgt ervoor dat teksten, informatie wat betreft stijl, taal en vormgeving het uithangbord zijn van de hulpverleningszone Rivierenland. Je creëert enthousiasme door het gebruik van de juiste stijl. Vertaalt strategische boodschappen in een begrijpelijke taal voor elk niveau. Vaktechnische vaardigheden De vaardigheden die vereist zijn voor het uitvoeren van een specifiek type of niveau van werkactiviteit. De vaktechnische vaardigheden zijn apart aan te vullen per functie. Je kan werken met PowerPoint, Word en Excel, met deze tools pak je je werk efficiënt aan Je hebt kennis van sociale media en de diverse toepassingen hiervan Zelfstandigheid en probleemoplossend vermogen Het onafhankelijk kunnen werken en beslissingen kunnen nemen binnen de grenzen van de functie. Vragen en problemen binnen het eigen werkterrein kunnen oplossen zonder onnodig beroep te doen op anderen je neemt zelfstandig beslissingen binnen je bevoegdheid en draagt hiervoor de verantwoordelijkheid je neemt onderbouwde standpunten in je formuleert problemen op een duidelijke manier en stelt praktische en haalbare oplossingen voor binnen een realistische termijn je kent de grenzen van je mogelijkheden en bevoegdheden Systematisch werken en werkorganisatie Het plannen en organiseren van opdrachten zodat deze efficiënt worden uitgevoerd rekening houdend met de deadlines. Oog hebben voor planning op langere termijn je plant en organiseert je werk met respect voor deadlines, procedures en vooropgestelde resultaten je maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en let op details zonder inefficiënt te worden je brengt structuur aan in een veelheid aan taken je bewaart het overzicht van de lopende taken je beheert informatie op een overzichtelijke en toegankelijke manier

5 Initiatief Het uit eigen beweging opnemen van taken en kansen zien. Deze omzetten in acties die bijdragen tot betere resultaten, zodat de doelstellingen tijdig gehaald worden je zoekt actief naar mogelijkheden om eigen kennis en vaardigheden te verbeteren je bent alert voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze in de eigen werking kunnen betekenen je ziet werk en gaat over tot actie je introduceert verbeteringen in werkaanpak, procedures en regelgeving Verantwoordelijkheidszin Opnemen van verantwoordelijkheid voor het geleverde werk en situaties die zich voordoen in de organisatie. Dit kan zich uiten in probleemsituaties, fouten die zijn begaan, continuïteit in het werk, het halen van deadlines enz je komt afspraken en engagementen na je respecteert de vertrouwelijkheid van gegevens je neemt mee verantwoordelijkheid voor de goede werking van de dienst je volgt taken op en werkt ze af je neemt verantwoordelijkheid voor al jouw taken je houdt rekening met de gevolgen van je acties en beslissingen je geeft fouten en vergissingen toe en zet ze recht Analyseren Inzicht krijgen in oorzaak en gevolg, door zich een kritisch en rationeel oordeel te vormen over beschikbare informatie en door het essentiële van het bijkomstige te onderscheiden.