Functiebeschrijving: A2 Diensthoofd Boekhouding en Financiën

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: A2 Diensthoofd Boekhouding en Financiën Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Standplaats: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Financiën en Overheidsopdrachten A2 1 Brussel Vacaturenummer: OPW/2012/04

2 1. Functiedoel Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening kunnen verzekeren die verband houdt met de boekhouding en de financiële organisatie. 2. Resultaatgebieden 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten m.b.t. boekhouding en financiën teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het afdelingshoofd en de teamcoördinatoren Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de dienstverlening 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Coördinerend opvolgen van opdrachten m.b.t. de begrotings-, economische en kostenanalytische boekhouding Organiseren van vergaderingen met het oog op het voeren van een optimale boekhouding en het optimaliseren van de dienstverlening. Voorstellen doen over en bespreken van de financiële dienstverlening en rapportering Akkoord bereiken rond de financiële dienstverlening De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren Actieplannen opstellen, werkmethodes definiëren Mee definiëren van langere termijnplanning 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Uitwerken van procedures en richtlijnen ikv ORAFIN, dossiercontrole, patrimoniumbeheer, archivering, Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen, concepten voor financieel beheer zoals rapporteringsbestanden, ordonnantielistings, verwijlintresten, consolidatie,

3 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten, entiteiten Fungeren als aanspreekpunt op boekhoudkundig en financieel gebied Adviseren over toepassing en gebruik van financieel systeem Orafin Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving, reglementering en procedures op financieel vlak Management adviseren over thema s die te maken hebben met boekhouding en financiën Inspelen op specifieke vragen van het management m.b.t. financiën en boekhouding, fiscaliteit en begroting Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren ikv oa beheersrapportering Input leveren voor de managementrapportering op vraag van het afdelingshoofd, het directiecomité Toezien op naleving van kwaliteitsnormen m.b.t. de financiële data Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen : Orafin, AXI-finance, EXACT, Isabel, extracomptabele betaallijsten ikv een efficiënt risicomanagement Voorstellen doen voor verbetering van dossierstromen Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Geëigende interne controlesystemen opvolgen voor de gevoelige punten in de organisatie o.a. tijdige betalingen, uitvoeringspercentages Deelnemen aan overleg met management i.v.m. aandachtsdossiers 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken (o.a. website AFO, procedures, generieke mail). De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant : (o.a. stand van zaken van aandachtdossiers, analytische boekhouding, ) Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies met interne/externe klanten (Interne Controle, Rekenhof, IAVA.)

4 De dienst en de afdeling vertegenwoordigen op vergaderingen met interne of externe instanties en er met maximale inbreng van de eigen deskundigheid het standpunt van de organisatie vertegenwoordigen en verdedigen Fungeren als aanspreekpunt (o.a. eerstelijnshulp bij problemen met Orafin) Feedback vragen aan klanten Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s en omzendbrieven die betrekking hebben op het domein van financiën en boekhouding 7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. overheidsboekhouding teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Bijhouden van vakliteratuur. Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen. Volgen van nieuwe ontwikkelingen, reglementering en/of wetgeving. Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied. Opbouwen en onderhouden van netwerken. Informatie-uitwisseling met vakgenoten ( projectgroep, ) 8. PROJECTDEELNAME Coördineren van of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen m.b.t. boekhouding en financiën Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Het opvolgen van de werkzaamheden 9. OPTIMALISATIE VAN DE DIENSTVERLENING Organiseren van overleg en/of beslissingen nemen over de dienstverlening ten einde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is Adviseren en implementeren van concepten en processen Evalueren van resultaten van de dienstverlening en bijsturen indien nodig 10. COÖRDINEREN Begeleidt collega s vakinhoudelijk, bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Coördineren van de activiteiten van de boekhoudmedewerkers bij hun activiteiten en ingaven in Orafin

5 Het nodige operationele overleg organiseren en afstemming bereiken tussen alle functies en autorisaties, rekening houdend met de veranderingen in de organisatie en in het financiële systeem Organiseren van werkoverleg; opvolging van de prestaties Begeleiden en adviseren van medewerkers en collega s Aansturen en motiveren van medewerkers zodat zij gestimuleerd worden tot optimale prestaties, betrokkenheid en ontwikkeling Organiseren van informatiedoorstroming van o.a. vergaderingen naar de medewerkers en collega s. Doorgeven aan medewerkers en collega s van alle beschikbare informatie. Stimuleren van de medewerkers om de gepaste bijscholing te volgen Invulling geven aan de evaluatie en planning (PLOEG) van de medewerkers Een actieve rol spelen in het bredere werkoverleg, o.m. door deelname aan de stafvergaderingen van de afdeling 3. Gedragscompetenties Voortdurend Verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit. - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit. - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen )

6 Samenwerken= Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. III. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie III. Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse Oordeelsvorming (synthetisch denken) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria III. Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken

7 - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen III. Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief) - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures Organisatiesensitiviteit = Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie II. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten - Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten - Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen - Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen - Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen - Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming Visie (conceptueel denken) = De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen II. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische.) factoren bij zijn aanpak - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden Richting geven = Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband II. Geeft richting op het niveau van processen en structuren - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden - Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling

8 - Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen) - Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan - Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit - Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen - Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) = Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie I. Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten - Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s 4. Vaktechnische competenties Dieptekennis van verschillende vakgebieden binnen het eigen functionele domein en affiniteit hebben met andere functionele domeinen om het eigen domein erin te kunnen integreren. Goede kennis van de hele organisatie en inzicht in formele en informele netwerken. Kennis van boekhouding (zowel algemene-, analytische als overheidsboekhouding, wetten op de rijkscomptabiliteit, rekendecreet) Kennis van de financieringsmechanismen van mina- en grindfonds, FFEU, Energiefonds, Klimaatfonds en algemene uitgavenbegroting Kennis van de interne organisatie Kennis van administratief recht Regelgeving begrotingsopmaak; Kennis Orafin-boekhoudsysteem; Kennis Informatica ( Word, Excel, Outlook, ) Kennis van de milieu-administratie Kennis wetgeving overheidopdrachten, e-procurement Relevante ervaring: Je hebt minimaal 6 jaar relevante beroepservaring met financiële processen binnen de overheid (overheidsboekhouding, begroting, budgettering, ). Je hebt minimaal 4 jaar ervaring met het aansturen van een (beperkt) team en/of met de coördinatie van beleidsvormingsprocessen/-projecten, zoals bv de implementatie van Europese financiële richtlijnen i.k.v. ESR; en specifieke BTW-regelgeving.