De Vlaamse Waterweg nv. Functiebeschrijving: Verantwoordelijke Vastgoed

Transcriptie

1 De Vlaamse Waterweg nv Functiebeschrijving: Verantwoordelijke Vastgoed Voor ontvangst Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De Vlaamse Waterweg is een organisatie die bedrijfseconomisch of ondernemingsgericht denkt en handelt en als een onderneming functioneert Hoofdactiviteit van de dienst De afdeling Commercieel Beheer West & Innovatie staat in voor het commercieel beleid binnen het werkingsgebied van de afdeling Bovenschelde en de afdeling Zeeschelde-Zeekanaal. Zij stimuleert het gebruik van de binnenvaart en de waterweg als transportmodus, staat in voor het aantrekken van trafieken, ontwikkelt en commercialiseert de gronden en panden binnen het werkingsgebied. Zij staat in voor contacten en onderhandelingen met de commerciële stakeholders. ACB-W&I werkt nauw samen en stemt af met de ACB-O&V. ACB-W&I fungeert als kenniscentrum voor het aspect Innovatie. Deze afdeling kan bedrijfsantennes plaatsen bij de territoriale afdelingen. De cel Grondbeheer staat in voor de vermarkting van de bedrijventerreinen en het vastgoed door middel van o.a. concessies, vergunningen en pachten. In functie daarvan worden klantenrelaties verzorgd. Ook de verwerving en vervreemding van gronden en panden behoren tot de opdracht van de cel. Deze cel staat ook in voor langdurige domeinvergunningen voor grondgebonden materies (incl. kaaimuren en laad- en losplaatsen) binnen het grondgebied Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? de leidinggevende 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Interne en externe klanten bijstaan via het ontwikkelen en uitbouwen van een specifieke dienstverlening die verband houdt met grondzaken en vastgoed (vergunningen, concessies, huurovereenkomsten en erfpachten) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3. Resultaatgebieden Resultaat Voorbeelden van activiteiten Behoefteanalyse Opvolgen van de vraag van de VLM (Vlaamse land- en milieumaatschappij) enof de notaris voor het Verantwoordelijke Vastgoed_juni

3 Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. uitoefenen van het voorkooprecht betreffende gronden gelegen aan het patrimonium en vastgoed Analyseren van ad hoc vragen en problemen inzake de beschikbaarheid van het patrimonium op vraag van de afdelingen, bedrijven, particulieren, Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Evalueren van de huidige dienstverlening Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de organisatie van de dienstverlening DVW helpen eigen inkomsten te verwerven Actieplan opstellen en werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van de inventaris Opmaken van erfpachtovereenkomsten Ontwerpen van aktes op basis van model Onderhandelen over de voorwaarden bij de opmaak van een overeenkomst met een externe klant binnen de ruimte die de regelgeving voorschrijft. Inventaris ontwerpen, verbeteren enof toegankelijk maken samen met de medewerkers van de cel verwerving en met de GIS-verantwoordelijke Ontwikkelen van rekenmodellen, databanken, IKZprocedures Antwoorden op vragen van klanten inzake voorkooprecht, zakelijke rechten, minnelijke aankoop Fungeren als aanspreekpunt voor DVW voor de notaris inzake het uitoefenen van het voorkooprecht, eigendomsoverdrachten, Adviseren over toepassing en gebruik van de inventaris van het patrimonium Adviseren van de externe klant bij de keuze van de overeenkomst inzake het gebruik van het patrimonium Interne en externe klanten adviseren over interpretatie van regelgeving inzake grondzaken Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Evalueren van klanttevredenheid Voorstellen doen voor verbetering Verantwoordelijke Vastgoed_juni

4 Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Kwaliteitsbewaking van de inventaris Nakijken van de aktes die zijn opgemaakt door de notaris Input geven voor integriteitsbeleid Waken over de deadlines van dossiers en bijsturen indien nodig Waken over de correcte informatieverstrekking Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als eerste aanspreekpunt voor (mogelijke) klanten, de notaris, Feedback vragen aan klanten Doorgeven aan andere belanghebbenden of DVW zijn voorkooprecht uitoefent of niet Proactief deelnemen aan werkgroepen inzake ruimtelijke ordening en patrimonium en adviseren Adviseren, controleren en bijsturen van projecten (bvb. projecten van terreinontwikkeling) Projecten plannen, coördineren en leiden Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Analyseren niveau 2 Initiatief niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Communiceren niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 Verantwoordelijkheid nemen - Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Initiatief - Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Verantwoordelijke Vastgoed_juni

5 Communiceren - Informatie en ideeën schriftelijk enof mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Analyseren - Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Klantgerichtheid - Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Oordeelsvorming - Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt 4.2. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis (op korte termijn te verwerven bij nieuwe aanwerving) kennis waterwegen en aanhorigheden (kunstwerken, infrastructuur) kennis patrimonium DVW kennis procedures binnen DVW en Vlaamse + federale administratie kennis kadastrale materie vaardigheid planlezen kennis schattingsmethodes gronden en woningen kennis commerciële overeenkomsten kennis basis PC-toepassingen elementaire kennis van de wet op de overheidsopdrachten juridische kennis zakelijke rechten en goederen en bijzondere overeenkomsten Strekt tot aanbeveling (bij nieuwe aanwerving) goede mondelinge taalvaardigheid (verdedigen visie DVW + verwervingsmaterie) Verantwoordelijke Vastgoed_juni

6 goede schriftelijke (foutloze) taalvaardigheid (opmaak s, brieven, nota s) basiskennis aangaande ruimtelijke ordening, bodemsaneringsdecreet, advisering bouwaanvragen en milieuaanvragen In het bezit zijn van rijbewijs B. 5. Andere functierelevante informatie De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van jouw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat er van je verwacht wordt dat je de taken uitvoert die in de lijn liggen van je functie. Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor de functie. Verantwoordelijke Vastgoed_juni