Functiebeschrijving: expert dienstverlening loopbaan

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: expert dienstverlening loopbaan Context Het Vlimpers Diensten Centrum van AgO De Vlaamse Regering keurde op 25 april 2014 een plan goed waarmee tegen 2020 in de Vlaamse overheid de krachten gebundeld worden in één personeelssysteem, vertrekkend van de huidige Vlimpers. Om dit te realiseren mag het Vlimpers Dienstencentrum van AgO een aantal bijkomende collega s aantrekken. Het Vlimpers Dienstencentrum beheert het personeelssysteem Vlimpers en staat in voor een groeiend pakket van gerelateerde diensten aan de organisaties van de Vlaamse overheid. Vlimpers is een volwaardig e-hrm systeem, op basis van Oracle/Peoplesoft HCM, ORTEC Harmony, en de L4 loonmotor. Het staat in voor betrouwbare verloning en beheert een schat aan data die management- en beleidsrapporten voedt. Daarnaast ondersteunt Vlimpers andere kritieke HR-processen zoals de personeelsplanning, het prestatiemanagement en kwaliteitsvol leidinggeven (PLOEG) en de personeelsontwikkeling.

2 Personeelsleden en leidinggevenden beschikken over een 'selfservice' voor de toegang tot personeelsgegevens, de behandeling van afwezigheidsaanvragen, hun PLOEG dossier, opleidingen, etc. Vlaamse overheidsorganisaties die Vlimpers gebruiken kunnen hun personeelsbeleid sturen en opvolgen op basis van rapportering via Cognos, en daarbij gebruik maken van de Vlimpers rapportenshop op het Cognos-platform. Wij staan ook in voor de loonberekening van onze klanten en ondersteunen hen bij hun fiscale en sociale verplichtingen als werkgever. Daarnaast zorgen we voor bijkomende diensten, zoals het beheer van raamcontracten voor medische controle, hospitalisatieverzekering en vakantieopvang. Wij werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. Wij doen dit momenteel met 19 collega s, in twee teams ehrm systemen (de applicatiebeheerders) en een team dienstverlening. De expert dienstverlener In het nieuwe organisatiemodel van Vlimpers wordt de pijler dienstverlening versterkt. De expert dienstverleners liggen wakker van een correcte dienstverlening aan de klanten, conform de afspraken. De experten die binnen het team van momenteel een tiental mensen aan de slag zijn, bouwen elk met hun eigen expertise een klantgerichte dienstverlening uit. Dat kan gaan van het oplossen van problemen bij de personeelsdiensten via de 2 de lijnshelpdesk, structurele oplossingen aanbieden via gebruikersinformatie (handleidingen, opleidingen en website), zich verdiepen in regelgeving, raamcontracten beheren, De experten werken in nauwe samenwerking met elkaar en met de collega s van applicatiebeheer en de klantenbeheerders aan een klantgericht systeem en klantgerichte dienstverlening. Voor de versterking van ons team zijn we in eerste instantie op zoek naar een collega die zich wil inwerken in alles wat in brede zin te maken heeft met de loopbaan van de personeelsleden, zoals in- en uitdiensttreding, anciënniteiten, terugvalposities, mobiliteit, bevorderingen, Capelo,. Van een expert dienstverlening verwachten we vooral iemand die zich inhoudelijk wil inwerken in de materie, maar die zich ook het Vlimperssysteem wil eigen maken. Aangezien we in de toekomst onze dienstverlening verder willen uitbreiden, zijn we op termijn ook op zoek naar collega s die de dienstverlening verder vorm willen geven buiten de verschillende Vlimpersmodules.

3 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? teamhoofd dienstverlening experten dienstverlening 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Het aanbieden van kwaliteitsvolle dienstverlening en oplossingen aan de gebruikersorganisaties met het oog op het voldoen aan hun werkgeververplichtingen (en -engagementen) en de management- en beheersopdracht 3. Resultaatgebieden Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Voorbeelden van activiteiten - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Als projectmedewerker meewerken aan de planning en voorbereiding van projectonderdelen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Contacteren van collega s, klanten en andere betrokkenen - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken 3

4 - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten - Uitvoeren van analyses Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren en verzamelen van data teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare gegevens. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. - Als medewerker in projecten afgesproken werkpakketten uitwerken of optreden als projectleider - Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data - Uitvoeren van analyses - Aanmaken van documenten zoals bestanden, lijsten, statistieken, overzichten, projectgebonden registers - Reactief en proactief oplossen van problemen - Redactie van o.a. invoerinstructies, handleidingen, - Afhandelen van helpdeskvragen m.b.t. het vakgebied - Contacten leggen en onderhouden met leveranciers, - Afhankelijk van de functie meewerken aan contractbeheer overheidsopdrachten - Opmaken van een logboek of activiteitenverslag, registers,.. - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever/projectleider over het verloop van de werkzaamheden in een project - Verslag uitbrengen op interne overlegmomenten - Verzorgen van een documentbeheerssysteem - Documenteren van processen, procedures, veel voorkomende problemen en hun oplossingen, - Deze documentatie periodiek updaten en de back-up collega s erover instrueren - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan collega s en klanten - Organiseren van en/of ondersteunen van opleidingen - Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen - Verspreiden van gebruikersinformatie naar klanten - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen - Verslagen maken van overlegmomenten - 4

5 Kennis mbt het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Coördineren - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennis en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Zoeken naar optimalisaties binnen de eigen werking - Is binnen de projectwerking actief als teammanager of projectleider Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Uitbouw van specialisatie Helpt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van anderen (bv het eigen team) op peil te houden. Kennisdelen - Uitwerken van opleidingen - Kennisdelen binnen het team - Kennisdeling met backup en collega s Volgt tendenzen in het vakdomein en integreert die op creatieve wijze in de werking van anderen bv. het eigen team. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau - 2 Samenwerken niveau 2 Plannen en organiseren niveau 1 Analyseren niveau 2 Zorgvuldigheid niveau 2 zelfontwikkeling niveau Vaktechnische competenties Je hebt een algemeen inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en de problematiek van de gemeenschappelijke 5

6 dienstverlening in het bijzonder. Aangezien het beheer van raamcontracten ingebed is binnen het team dienstverlening, is kennis van overheidsopdrachten een pluspunt Algemene inzichten in en kennis van de functionaliteiten en de werking van personeelssystemen Inzicht en specifieke kennis van personeelssystemen of kennisdomeinen ervan zijn een pluspunt. Indien geen kennis aanwezig is moet de bereidheid er zijn om zich degelijk in te werken in de functionele aspecten en in sommige aspecten van de onderliggende technologie Kennis van het Vlaams personeelsstatuut en sociale wetgeving Voor de versterking van ons team zijn we in eerste instantie op zoek naar een collega die zich wil inwerken in alles wat in brede zin te maken heeft met de loopbaan van de personeelsleden, zoals - Indiensttreding (contractueel, statutair, interim, jobstudent, mandaatfuncties, ) - Uitdiensttreding (vrijwillig ontslag, onderling overleg, verbreking, langdurige afwezigheid, ) - Mobiliteit/vacaturemarkt - Bevordering - Anciënniteiten - terugvalposities - Capelo/pensionering 5. Andere functierelevante informatie 6