FUNCTIEBESCHRIJVING. Functie: Directeur woonzorg Niveau-graad: A4a-b Functiefamilie: Strategisch leidinggevenden dienstniveau

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING Functie: Directeur wnzrg Niveau-graad: A4a-b Functiefamilie: Strategisch leidinggevenden dienstniveau

2 Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 2

3 BELEIDSMATIG WERKEN STRATEGISCH LEIDINGGEVENDEN STAFFUNCTIE-ORGANISATIEOVERSCHRIJDEND FUNCTIEBESCHRIJVING Functie: Directeur wnzrg Niveau-graad A4a-b Functiefamilie: Strategisch leidinggevenden dienstniveau DOEL VAN DE FUNCTIE: De directeur wnzrg beheert de wnzrgvrzieningen van het Sciaal Huis Ostende p administratief, financieel en persneelsvlak met het g p een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening. RESULTAATSGEBIEDEN: Vrbereiden, plannen, realiseren, pvlgen en bijsturen van de Beleids- en beheerscyclus aan de hand van een strategiekaart en uitwerken van beleidsvrstellen en adviezen Dit kan ndermeer vlgende taken mvatten: Op basis van indicatren, wetenschappelijk nderzek en maatschappelijke evluties, beleidsvrstellen vrbereiden vr de beleidsrganen Opstellen van een strategiekaart in samenspraak met de belanghebbenden Opmaken en pvlgen van de mgevingsananlyse, SWOT, strategische delstellingen en meerjarenplanning Vertalen van beleidsdelstellingen in priritaire en niet-priritaire delen en mzetten naar actieplannen Optreden als delstellingseigenaar en instaan vr het ndige verleg en de cmmunicatie Instaan vr de realisatie van de planning en rapprtering in het kader van de beleidsen beheerscyclus Organiseren van verlegvrmen die betrkkenheid bij en participatie aan het beleids- en beslissingprces stimuleren Op de hgte blijven van trends en ntwikkelingen en uitwerken van vrstellen m deze te implementeren Analyseren van relevante signalen uit het werkveld Bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria vr de dienstverlening Regelmatig aftetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar ndig Aanbrengen van nieuwe beleidsitems Beleidsvrbereidende dssiers en nta s pmaken vr de beleidsverantwrdelijken Op regelmatige tijdstippen een evaluatie pstellen met het g p vernieuwing/ptimalisering van de werking en het geverde beleid Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 3

4 COÖRDINEREN DIENST/AFDELING/SECTOR COACHEN & BEGELEIDEN Cachen en begeleiden van de medewerkers zdat de dienst/afdeling beschikt ver gemtiveerde en cmpetente medewerkers Dit kan ndermeer vlgende taken mvatten: Begeleiden van de medewerkers dr middel van de instrumenten uit de evaluatiecyclus en dr middel van regelmatige feedback en functineringsgesprekken Zrgen vr een duidelijke frmulering van taken, rllen, pdrachten, verantwrdelijkheden Openstaan vr vragen van de medewerkers Helpen plssen van cnflicten indien ndig Versterken van de samenhrigheid en de gede sfeer binnen de dienst Leiden van de dienst naar een gezamenlijk resultaat Uitveren van het persneelsbeleid en het beleid mtrent preventie en bescherming p het werk Tepassen van de verschillende persneelsinstrumenten zals ptreden als jurylid bij selectiegesprekken, nthaalbeleid, evaluatiebeleid, verzuimbeleid, tijdsregistratie, Cördineren van de werking van de dienst, afdeling f sectr met het g p een efficiënte en effectieve dienstverlening en de realisatie van beleidsdelstellingen Dit kan ndermeer vlgende taken mvatten: Vertalen van actieplannen in cncrete acties Duidelijk cmmuniceren en afspraken maken mtrent de bijdrage aan de beleidsdelstellingen en de te ndernemen acties dr het team, individuele medewerkers en/f derden Zrgen vr de aan- en bijsturing van zwel prcessen en de dagelijkse werking als (vernieuwende) prjecten Bewaken en pvlgen van de vrtgang van prjecten, activiteiten, taakverdeling, taakuitvering, en indien ndig acties nemen m bij te sturen Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dssier f behandeling van een prbleem f knelpunt Afstemmen van systemen, prcedures, middelen, tijd en mensen Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 4

5 PROJECTEN KWALITEITSZORG STRATEGISCH LEIDINGGEVENDEN Ontwikkelen/(laten) implementeren/pvlgen van interne cntrleprcedures en kwaliteitsprjecten met het g p delgerichte en kwaliteitsvlle dienstverlening Dit kan ndermeer vlgende taken mvatten: (Laten) ntwikkelen van prcedures/systemen/prjecten/cntrlepunten/ mtrent kwaliteitszrg Zrgen vr implementatie en pvlging van kwaliteitszrg binnen de dienst/sectr/rganisatie Tezien p een effectieve en efficiënte dienstverlening binnen de dienst/sectr/rganisatie Instaan vr het ptimaliseren en redigeren van de kernprcessen binnen de dienst/ sectr/rganisatie Bewaken van de tepassing van wetgeving en frmuleren en uitwerken van vrstellen m deze te implementeren (Laten) ntwikkelen en implementeren van een klachtenmanagementsysteem binnen de sectr/rganisatie Regelmatig de werking van de dienst/sectr/rganisatie in vraag stellen en vrstellen tt verbetering frmuleren & (laten) implementeren Uitveren f meewerken aan audits en zelfevaluaties Vrbereiden en begeleiden van inspecties (Laten) rganiseren van tevredenheidsenquêtes Organiseren en f deelnemen aan werkgrepen mtrent kwaliteit Cördineren van prjecten Dit kan ndermeer vlgende taken mvatten: Optreden als prjectleider/prjecteigenaar/prjectuitverder vr tegewezen prjecten en instaan vr het ndige verleg. Maken van afspraken mtrent wie welke acties nderneemt m de delen te bereiken (team, individuele medewerkers en/f derden) Opstellen en pvlgen van prjectfiches Zelf activiteiten ntplien f activiteiten aansturen m een prject/dssier te realiseren Inwinnen van infrmatie Veren van nderzek, nder meer p vlak van reglementering en/f detecteren van beheften bij klanten Opmaken van planningen/draaibeken en initiëren en pvlgen van samenwerking met anderen Bewaken van de vrtgang van het prject/dssier Verzrgen van allerhande cmmunicatie, zwel vr als tijdens het prject Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 5

6 SAMENWERKINGS-VERBANDEN EN EXTERNE COMMUNICATIE ADMINISTRATIEF BEHEREN DOSSIERS LEIDINGGEVENDEN Administratief beheren van dssiers Dit kan ndermeer vlgende taken mvatten: Tepassen en bewaken van verplichtingen inzake subsidiedssiers, registratieverplichtingen, budgethuderschap, Veren van financiële verrichtingen, nazicht van facturen (Meewerken aan het) veren van gunningsprcedures Inwinnen van infrmatie ndzakelijk vr de afhandeling Registreren, verwerken, cntrleren en beheren van gegevens Verzamelen en invullen van ndzakelijke dcumenten Rapprteren ver de stand van zaken aan alle betrkkenen (mndeling f schriftelijk) Bewaken van deadlines en nauwkeurigheid van dssiers Cntrleren, klasseren en archiveren van afgewerkte dssiers Onderzeken, pvlgen en tepassen van prcedures, wetgeving en reglementering Opzetten, pvlgen en/f uitveren van prcedures, draaibeken, planningen, pleidingen Opmaken, bijhuden en aanpassen van een kwaliteitshandbek Opmaken van het jaarverslag Vrbereiden, pmaken en verwerken van allerlei dcumenten die vrgelegd wrden aan de beleids- en/f beslissingsrganen Op vraag bijwnen van de Bijzndere Cmités en de Raad en instaan vr de verslaggeving Invulling geven aan samenwerkingsverbanden en instaan vr de vertegenwrdiging van de dienst, afdeling f sectr met het g p een ptimale externe cmmunicatie Dit kan ndermeer vlgende taken mvatten: Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met andere diensten uit het werkveld en verheden Deelnemen aan diverse werkgrepen buiten het bestuur Deelnemen aan extern verleg Fungeren als cntactpersn, p vlak van de werkdmeinen naar tezichthudende verheid en andere penbare besturen, particuliere instellingen f rganisaties Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 6

7 INTERNE COMMUNICATIE Instaan vr een ptimale infrmatiedrstrming en stimuleren van cmmunicatie zdat het beleid en de medewerkers ged geïnfrmeerd en betrkken zijn, zwel p de eigen dienst als dienstverschrijdend Dit kan ndermeer vlgende taken mvatten: Instaan vr cnstructief verleg en samenwerking met de beleidsverantwrdelijken Organiseren van en cnstructief deelnemen aan een (dienstverschrijdend) werkverleg f situatineel verleg naar aanleiding van een specifiek prject, dssier, knelpunt f evenement Bewaken van een ptimale interne cmmunicatie binnen de diverse (sub)diensten van de afdeling f sectie Verzrgen van een ptimale tp-dwn en bttm-up cmmunicatie Zrgen dat iedere medewerker ver alle infrmatie beschikt die hij ndig heeft m zijn taken ged te kunnen uitveren Geven van duidelijke infrmatie aan cllega s Deelname aan diverse werkgrepen Rapprteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvering, de stand van zaken inzake uitvering van een prject f evenement, Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 7

8 COMPETENTIEPROFIEL KERNCOMPETENTIES VAN HET SHO Cmpetenties Gedragsindicatren Inzet: sturen p resultaat, anderen ndersteunen (3) Interne en externe klantgerichtheid: practief en structureel werken aan een klantgerichte dienstverlening, anderen stimuleren m klantgericht te werken (3) Integriteit: integer handelen in cmplexe situaties en nder druk, stimuleren van integer gedrag (3) Lyaal zijn: stimuleren van betrkkenheid (3) Stelt zichzelf uitdagende delstellingen die een impact hebben p de werking van anderen (k buiten de eigen afdeling) Richt zich krachtig p het behalen van eindresultaten en zet zich in m deze alsng te behalen bij tegenvallende resultaten. Maakt afspraken met alle betrkkenen m de gestelde delstellingen te bereiken Is erp gericht de dingen steeds beter te den en realiseert verbeteringen in werkzaamheden en randvrwaarden, zwel binnen als buiten het eigen werkgebied Ondersteunt anderen f neemt bstakels vr anderen weg Neemt verantwrdelijkheid p vr de eigen prfessinele ntwikkeling en dat van anderen Ziet en/f zekt kansen m de klantentevredenheid te verhgen Speelt in p signalen vanuit klanten en det vrstellen naar structurele acties Anticipeert p zaken in functie van een ptimale dienstverlening f werking van de afdeling f de rganisatie Stimuleert anderen m klantgericht te werken Is een vrbeeld van klantgerichtheid in zijn interacties met interne en externe klanten Blijft crrect en integer in cmplexe situaties en nder (externe) druk Onderneemt actie bij signalen f vaststelling van niet integer gedrag Handelt integer in een veelheid aan situaties, k waar er geen eenduidige richtlijnen vr bestaan Stimuleert respect en penheid vr anderen en de tepassing van de dentlgische cde Vertegenwrdigt de rganisatie p passende wijze bij anderen en externe cntacten Kan anderen mtiveren en stimuleert de betrkkenheid met de rganisatie Handelt in vereenstemming met de belangen van de rganisatie Is mee verantwrdelijke vr de realisatie van de gewenste rganisatiecultuur Draagt de delen en waarden binnen en buiten de rganisatie uit en verdedigt de belangen Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 8

9 FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES Cmpetenties Gedragsindicatren Adviseren: alternatieven afwegen en innemen van standpunten, vertalen van beleid naar acties (2) Ondernemen: ndernemerschap, verbeteringsgericht en vernieuwend handelen, anderen ndersteunen (2) Leidinggeven Plannen & rganiseren: verankeren in systemen en prcedures, vrtgangscntrle, kwaliteitsbewaking (3) Plaatst dssiers f prblemen in een ruimere cntext Onderbuwt zijn/haar rdeel met beschikbare infrmatie en argumenten Verwerkt infrmatie en vrmt deze m in crrecte en gestructureerde dcumenten, (afspraken)nta s, (meerjaren)plannen Vertaalt het beleid naar cncrete delstellingen Participeert in kennisnetwerken Onderzekt beheften en neemt acties m de dienstverlening te ptimaliseren Ziet nieuwe tepassingsmgelijkheden vr bestaande instrumenten Betrekt persnen (binnen f buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevlgen van de verandering Stimuleert en ndersteunt anderen m verbeteringsgericht en/f vernieuwend te werken Stelt een gedrag dat in vereenstemming is met de visie p leidinggeven in het Sciaal Huis Ostende (cf. visietekst leidinggeven) Neemt een mensgerichte leidinggevende stijl aan (rl van mentr en stimulatr) Stuurt medewerkers aan p het behalen van resultaten en delstellingen (rl van prducent) Geeft als leidinggevende het gede vrbeeld Vlgt medewerkers p dr een gepast begeleidings- en cntrlesysteem Past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Ontwikkelt systemen, prcedures en werkmethdes m de delstellingen van de afdeling f rganisatie p een efficiënte manier te realiseren Ontwikkelt systemen en methdes m te anticiperen p nvrziene mstandigheden Hudt bij de planning en uitvering van het werk rekening met de lange termijn Ziet te p een efficiënte en effectieve besteding van middelen Stuurt het beleid bij p basis van duidelijke gedcumenteerde analyse Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 9

10 Veerkracht: stress van anderen, langdurig f regelmatig verhgde druk (2) Vaktechnische cmpetenties Blijft resultaat en kwaliteitsgericht werken nder tijdsdruk f in meilijke mstandigheden Gaat cnstructief m met kritiek van anderen en blijft bereid m bij te sturen Behudt bij cnfrntaties f in crisismmenten een crrecte en tactvlle huding Brengt bij tijdsdruk pririteiten aan en blijft delgericht werken Presteert ged nder regelmatig terugkerende tijdsdruk, tegenslag en meilijke mstandigheden Beschikt ver de ndige relevante vaktechnische kennis en vaardigheden vr de jbuitvering Kent de vrschriften, prcedures, draaibeken, prcessen, recepten, vr de uitefening van de functie en past die k te Kent de relevante wetgeving en regelgeving vr de uitefening van de functie en past die k te Leeft de afspraken/nrmen van de jb na Hudt zijn/haar vaktechnische kennis en vaardigheden p peil Is bereid nieuwe vakkennis en jbspecifieke vaardigheden te verwerven in functie van nieuwe ntwikkelingen Zet zijn/haar vakkennis in m maximaal resultaat te bereiken Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 10

11 Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 11

12 OCMW Ostende Edith Cavellstraat 15 B-8400 Ostende Deze functiebeschrijving is een uitgave van de Persneelsdienst. Cntactpersnen : Crinne De Jnghe, directeur P & O Maggy Bendels, deskundige persneel Cntactadres : persneelsdienst@sh.be Uitgave : 2 e uitgave juni 2013 Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Directeur wnzrg 12