FUNCTIEBESCHRIJVING. Functietitel. Communicatief en administratief medewerker CONTEXT VAN DE FUNCTIE

Transcriptie

1 Kwaliteitscentrum vr Diagnstiek Kning Albert II-laan 35 bus Brussel Ondernemingsnummer FUNCTIEBESCHRIJVING Functietitel Cmmunicatief en administratief medewerker CONTEXT VAN DE FUNCTIE Kwaliteitsvlle diagnstiek is de fundamentele vertrekbasis m cruciale principes en functies van de zrg te kunnen waarmaken. Het verstrekken van zrg p maat f het matchen van vraag en aanbd behrt daarte. Maar evenged is kwaliteitsvlle diagnstiek een belangrijk speerpunt m een aantal relatief nieuwe trends en uitdagingen tt een ged einde te brengen. In de cntext van het tenemend aantal zrgvragen in de gehandicaptenzrg en de uderenzrg (cf. de vergrijzing) is kwaliteitsvlle diagnstiek bijvrbeeld een must vr het betruwbaar en verantwrd kunnen pririteren van hulpvragen. Net als het mnitren van hulpvragen in functie van het bijsturen van het hulpverleningsprces. Peridieke drlichtingen van het Vlaams Frum vr Diagnstiek, in samenwerking met verschillende universiteiten en hgeschlen, wezen zwel in 2002 als 2010 uit dat kwaliteitsvlle diagnstiek als fundament vr een kwaliteitsvlle zrg met wrden pgewaardeerd. Met de prichting van een gespecialiseerd expertisecentrum wil de Vlaamse regering daaraan tegemet kmen. Het decreet hudende diverse bepalingen betreffende het beleidsdmein Welzijn, Vlksgezndheid en Gezin van 21 juni 2013 biedt de legistieke basis vr de prichting van een dergelijke expertisecentrum. Op 7 februari 2014 gaf de Vlaamse regering haar gedkeuring vr de prichting van het Kwaliteitscentrum vr Diagnstiek. Op 10 maart 2014 richtte de Vlaamse Gemeenschap het centrum p in samenwerking met partners met terreinkennis: het Vlaams Frum vr Diagnstiek in de Psychlgische en de Pedaggische Begeleiding en Hulpverlening vzw (VFD) en de Vrije-CLB-Kepel vzw in naam van de CLBcentrumnetten. Laurent Bursens, vrmalig leidend-ambtenaar van het Vlaams Agentschap vr Persnen met een Handicap en vrzitter van de Intersectrale Stuurgrep Diagnstiek (de stuurgrep die de prichting van het centrum vrbereidde), is als natuurlijk persn medeprichter. Het Kwaliteitscentrum vr Diagnstiek met vr Vlaanderen ter zake een ndersteunende autriteit wrden. In eerste instantie zal het centrum zich fcussen p pdrachten die functineel zijn vr het versterken van het aanvraagprces van niet-rechtstreeks tegankelijke jeugdhulp bij de Intersectrale Tegangsprt. Maar k pdat diezelfde tegangsprt p een valide en betruwbare manier niet-rechtstreeks tegankelijke jeugdhulp zu kunnen indiceren en tewijzen aan minderjarigen. Daarte zal het centrum nder andere vlgende, ng algemeen gefrmuleerde pdrachten, pnemen: - het ntwikkelen van een aanbd van infrmatie, dcumentatie en advies aan de verheid en de partners p het terrein; - het ntwikkelen en bijsturen van prtcllen en andere instrumenten vr diagnstiek, die wetenschappelijk nderbuwd zijn; - het ndersteunen van de implementatie p het terrein van wetenschappelijk nderbuwde prtcllen en andere instrumenten vr diagnstiek; 1

2 - de vrming en attestering van persnen en instanties die instaan vr de deskundigheidsbevrdering p het terrein. Het Kwaliteitscentrum vr Diagnstiek is een startende rganisatie. De cmmunicatief en administratief medewerker zal een team van 2 vltijdse medewerkers vervegen. De kandidaat ziet het in teamverband uitbuwen en ntwikkelen van een cmmunicatiebeleid als een uitdaging. FUNCTIEDOEL - Je ntwikkelt, ndersteunt en vert de verschillende cmmunicatieaspecten die samenhangen met de acties die het Kwaliteitscentrum vr Diagnstiek nderneemt, uit; - Je bent medeverantwrdelijk vr een efficiënt gebruik en beheer van de vrhanden ICT-middelen van het Kwaliteitscentrum vr Diagnstiek, ten einde een vltte administratieve werking te verzekeren; - Je ndersteunt de administratieve rganisatie van het centrum RESULTAATSGEBIEDEN - Cmmunicatie cördineren Je cördineert de cmmunicatie binnen het Kwaliteitscentrum vr Diagnstiek, zdat de cmmunicatie planmatig verlpt en mvattend is. Vrbeelden van activiteiten: je brengt cmmunicatieaspecten binnen in het team; je maakt een cmmunicatieplan p; je integreert de cnsequenties van dit cmmunicatieplan in de ntwikkelingsplannen van de rganisatie; je bent het aanspreekpunt vr alle vragen die met het cmmunicatieplan samenhangen; je levert kwalitatief hgstaande teksten af; je staat mee in vr de inhudelijke en administratieve afhandeling van eventuele uitgaven met betrekking tt cmmunicatie p de begrting. - Bewaken van de cnsistentie in cmmunicatie Je waakt ver de vrmelijke cnsistentie van alle dcumenten, instrumenten en nta s die vanuit het Kwaliteitscentrum vr Diagnstiek verspreid wrden, zdat de zichtbaarheid en herkenbaarheid van het centrum wrden versterkt. Vrbeelden van activiteiten: je waakt erver dat de huisstijl tegepast wrdt. - ICT-ndersteuning Je stelt de cllega s van de rganisatie in staat m gebruik te maken van de ICTmgeving. Vrbeelden van activiteiten: je richt gedeelde mappen in; je kent rechten p de gedeelde mappen te en beheert deze; je bent het aanspreekpunt vr ICT-aspecten je fungeert als aanspreekpunt vr cllega s wanneer deze prblemen f vragen hebben bij het gebruik van kantrautmatiseringsmiddelen. je prpageert het ged gebruik van ICT-middelen bij de cllega s. - Administratieve ndersteuning rganisatie Je staat in vr een aantal administratieve taken ter ndersteuning van de rganisatie.

3 Vrbeelden van activiteiten: inkmende en uitgaande pst verwerken; deelnemen aan werkvergaderingen en eventueel verslag pmaken; verrichten van betalingen en cmmunicatie en verleg met het bekhudkantr. - Eigen administratieve ndersteuning Je nderneemt administratieve taken ter ndersteuning van de eigen werkzaamheden. Vrbeelden van activiteiten: eigen agenda bijhuden; eigen klassement van dssiers en dcumenten verzrgen; PC-bestanden lgisch rdenen en tegankelijk huden. - Vrming en deskundigheidsverwerving Je vlgt vrmingen en schlt jezelf bij teneinde p de hgte te blijven van belangrijke evluties die van belang zijn vr je functie. Vrbeelden van activiteiten: je hudt dcumentatie en infrmatie bij en geeft deze dr; je neemt deel aan vrmingen, studiedagen, enzvrt. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES - Gebruikelijke infrmaticatepassingen zals nder andere MS Office, en internet; - Kennis van en interesse in grafische infrmaticatepassingen (e.g., Adbe Phtshp; InDesign; Illustratr) is een pluspunt. GEDRAGSCOMPETENTIES - Organisatiesensitiviteit Je nderkent invled en gevlgen van (je) beslissingen, vrstellen en acties p andere nderdelen van de rganisatie. Niveau 1: je tetst eigen besluiten, vrstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen rganisatie. Maakt gebruik van expertise binnen de eigen rganisatie; Neemt geen beslissing znder het effect p andere delen van de eigen rganisatie te hebben ingeschat; Is p de hgte van gebeurtenissen in de eigen rganisatie en hudt daar p vrhand rekening mee; Betrekt de cllega s uit de rganisatie bij verleg en besluitvrming; Onderkent de invled en gevlgen van eigen beslissingen p de eigen rganisatie. - Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de bdschap en de delgrep. Niveau 3: je hebt een aantrekkelijke en mtiverende schrijfstijl. Maakt een heldere, crrecte en leesbare schriftelijke synthese van een cmplexe situatie; Schrijft teksten die een uithangbrd zijn vr de rganisatie wat betreft stijl, taal en vrmgeving; Slaagt erin een bdschap via een aantrekkelijk taalgebruik visueel vr te stellen; Kan teksten vr een breed publiek luchtig maken dr aangepaste visuele en andere ndersteuningen te gebruiken;

4 Verwerkt in teksten de argumenten en redeneringen die vr het delpubliek het meest relevant en vertuigend zijn. - Resultaatgerichtheid Je nderneemt cncrete en gerichte acties met het g p het behalen en/f verstijgen van delstellingen. Niveau 2: je frmuleert uitdagende (maar haalbare) delstellingen en zet je ten vlle in m die te bereiken. Legt de lat hg, frmuleert uitdagende (maar haalbare) delstellingen; Gaat actief p zek naar de best mgelijke manier m die delen te bereiken, weegt pties tegen elkaar af; Mbiliseert mensen en middelen, k as hij hierte anderen (hiërarchie, cllega s) met vertuigen; Stuurt p regelmatige basis het prces bij, met het g p het behalen van de delstellingen; Geeft niet p, zekt actief naar alternatieven als hij/zij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt. - Creativiteit Je kmt met riginele f nieuwe ideeën en plssingen. Je vindt invalsheken die afwijken van de gevestigde denkpatrnen. Niveau 2: je kan met alternatieve ideeën en plssingen vr de dag kmen. Kmt met nieuwe ideeën, vrstellen en plssingen; Stelt alternatieven vr als hij/zij met weerstanden wrdt gecnfrnteerd; Past bestaande cncepten te in niet vr de hand liggende situaties; Bekijkt een prbleem f situatie vanuit verschillende invalsheken en kmt p basis daarvan tt nieuwe plssingen f tt nieuwe ideeën; Brainstrmt ver z veel mgelijke ideeën znder zich nmiddellijk te laten tegenhuden dr praktische belemmeringen. - Initiatief Je nderkent de kansen en je stelt vr en/f nderneemt uit eigen beweging acties. Niveau 2: je neemt het initiatief m structurele prblemen binnen het eigen takendmein p te lssen (reactief en structureel). Heeft g vr zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar f brengt ze nder de aandacht; Frmuleert vrstellen m bestaande situaties te verbeteren; Stelt zelf dcumentatie samen m efficiënt te kunnen werken; Zekt naar alternatieve plssingen als hij/zij met structurele prblemen wrdt gecnfrnteerd; Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mgelijk verbeterd kan wrden. - Vrtdurend verbeteren Vrtdurend verbeteren van het eigen functineren en van de werking van de rganisatie, dr de bereidheid m te leren en mee te greien met veranderingen. Niveau 3: Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvering van taken. Maakt zich vertruwd met nieuwe materies die relevant zijn vr de eigen deeltaak (bv. nieuwe instrumenten, nieuwe regelgeving, infrmatietepassingen, werkmethden, enzvrt) Infrmeert zich ver nieuwe ntwikkelingen met betrekking tt de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan cngressen, enzvrt) Past nieuwe richtlijnen, kennis, infrmatie en inzichten te in de praktijk; Gaat na f en he nieuwe tendensen en ntwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen wrden;

5 Zekt actief naar mgelijkheden m de uitvering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mgelijkheden verder uit tt cncrete vrstellen. - Nauwgezetheid Je vlbrengt je taken nauwgezet en met g vr detail. Je gaat gepast m met materialen. Niveau 3: je blijft nder verhgde druk kwaliteitsvl werk afleveren. Levert nder druk kwaliteitsvl werk af; Weet snelheid met nauwkeurigheid te cmbineren; Kiest de exacte methde f prcedure p basis van de gevraagde nauwkeurigheid; Cmbineert kwantiteit met kwaliteit; Blijft g vr detail hebben nder tijdsdruk. - Klantgerichtheid Met het g p het dienen van het algemeen belang, de legitieme beheften van verschillende srten (interne en externe) klanten nderkennen en er adequaat p reageren. Niveau 3: Onderneemt binnen de mgelijkheden van de eigen functie, acties m de dienstverlening aan de klant te ptimaliseren. Gaat kritisch na p welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan wrden verbeterd; Onderzekt gericht (via systematisch nderzek) de wensen, beheften en verwachtingen van klanten; Frmuleert cncrete vrstellen m de eigen dienstverlening te verbeteren; Onderneemt cncrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten; Zet nieuwe mgelijkheden p het vlak van dienstverlening meteen m in de praktijk; Onderneemt acties m de dienstverlening aan specifieke delgrepen te ptimaliseren, rekening hudend met hun beperkingen en beheften (bv. handicap, allchtnen, ) - Samenwerken Met het g p het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat p het niveau van het team f de rganisatie, k als dat niet meteen van persnlijk belang is. Niveau 2: helpt anderen en pleegt verleg. Steunt de vrstellen van anderen en buwt daarp vrt m tt een gezamenlijk resultaat te kmen; Stemt de eigen inbreng/pririteiten/aanpak af p de beheften van de grep; Hudt rekening met de geveligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij prblemen, k al valt de taak niet nder de eigen pdracht; Vraagt spntaan en practief de mening van anderen. - Betruwbaarheid Handelen vanuit de cdes van integriteit, zrgvuldigheid, bjectiviteit, gelijke behandeling, crrectheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sciale en ethische nrmen (diversiteit, milieuzrg, enzvrt). Afspraken nakmen en zijn verantwrdelijkheid pnemen. Niveau 2: Handelt crrect en respectvl ten aanzien van zijn mgeving en van de bestaande regels en afspraken. Neemt de verantwrdelijkheid p zich vr zijn eigen handelen (past geen parapluplitiek te); Leeft de dentlgie na die eigen is aan de functie f het functieniveau;

6 Spreekt de anderen erp aan als ze niet cnfrm bestaande regels en afspraken handelen; Handelt cnsequent: neemt in srtgelijke mstandigheden srtgelijke standpunten in f een srtgelijke huding aan; Kan inschatten f infrmatie al dan niet verder kan f mag verspreid wrden; Vertnt vrbeeldgedrag rnd basisregels en afspraken. FUNCTIESPECIFIEKE KENNIS EN VEREISTE ERVARING Je beschikt ver een bachelr in de richting cmmunicatiemanagement, ffice management, facilitair management f bedrijfsmanagement. Ervaring is een pluspunt. Pas afgestudeerden kmen k in aanmerking.