TEAMCOÖRDINATOR FINANCIËN EN BEGROTING (M/V)

Transcriptie

1 Het Eigen Vermgen van het Instituut vr Natuur- en Bsnderzek (EVINBO) werft aan in cntractueel dienstverband: TEAMCOÖRDINATOR FINANCIËN EN BEGROTING (M/V) Beleidsdmein: Leefmilieu Natuur en Energie (LNE) Instelling: Eigen Vermgen van het Instituut vr Natuur- en Bsnderzek (EVINBO) Niveau: A Graad: Adjunct van de directeur Plaats van tewerkstelling: Kliniekstraat 25, 1070 Brussel FUNCTIECONTEXT Het Instituut vr Natuur- en Bsnderzek (INBO) is het Vlaams nderzeks- en kenniscentrum vr natuur en het duurzame beheer en gebruik ervan. Het INBO verricht nderzek en levert kennis aan al wie het beleid vrbereidt, uitvert f erin geïnteresseerd is. Als tnaangevende wetenschappelijke instelling werkt het INBO in de eerste plaats vr de Vlaamse verheid, maar het levert k infrmatie vr internatinale rapprteringen en gaat in p vragen van lkale besturen. Daarnaast ndersteunt het INBO nder meer rganisaties vr natuurbeheer, bsbuw, landbuw, jacht en visserij. Het INBO maakt deel uit van natinale en Eurpese nderzeksnetwerken. Naast de hfdzetel in Brussel, heeft het INBO vestigingen in Geraardsbergen, Grenendaal en Linkebeek. Het beschikt daar ver specifieke nderzeksinfrastructuur zals labratria (nder meer fysic-chemisch, mleculair-genetisch), een animalarium, serres en plantages, kweekvijvers vr vis,. Het INBO situeert zich binnen het beleidsdmein Leefmilieu, Natuur en Energie van de Vlaamse verheid en is een Intern Verzelfstandigd Agentschap znder rechtspersn. Het Eigen Vermgen van het INBO (EVINBO) is een aparte rechtspersn waar prjecten uitgeverd wrden die gedeeltelijk f vlledig extern gefinancierd wrden. Het INBO telt ngeveer 220 persneelsleden en zijn Eigen Vermgen ca. 50 medewerkers, vrnamelijk nderzekers en technici. Het team Financiën en Begrting: De Management Ondersteunende Diensten van het INBO hebben een vacante betrekking vr een teamcördinatr bekhuding en begrting, ter versterking van het team financiën en begrting. Dit team telt drie persnen. 1

2 JE TAKENPAKKET Je staat in vr de pmaak, het beheer en de pvlging van het tegewezen budget: Je staat in vr het pmaken van de jaarlijkse begrting, budgetcntrle en kredietherschikkingen: Je verstrekt begrtingstechnisch advies. Je verzamelt, cördineert en analyseert infrmatie. Je verzamelt gegevens vr de jaarlijkse pmaak van de begrting. Je stelt de begrtingsfiches samen. Je licht de fiches te p de vrbespreking p het kabinet en p de technische bilaterale nderhandelingen. Je cördineert de interne verdeling van de kredieten van het INBO: Je verzamelt gegevens vr de verdeling van de kredieten. Je verlegt regelmatig met de budgetpvlgers. Je vert interne herverdelingen dr in verleg met de budgetpvlgers. Je vlgt de kredieten van het INBO p en rapprteert maandelijks aan het diensthfd ver de stand van de besteding van de kredieten. Je staat in vr de bekhuding en begrting van het EVINBO: Je bekt de bankverrichtingen en diverse verrichtingen in. Je maakt de begrting p (in verleg en d.m.v. input van het Eigen Vermgen bureau). Je rapprteert aan IVA accunting (semestrieel en jaarlijks). Je sluit het bekjaar af en stelt de jaarrekening p (cnfrm het VOI besluit; herwerking van de ESR cdes; telichting pmaken). Je cördineert en stuurt een grep medewerkers aan: Je geeft leiding aan het team Financiën en Begrting Je staat in vr het plannen, rganiseren, cördineren, pvlgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en rapprteert hierver. Je mtiveert en stuurt medewerkers aan. Je maakt een planning p in functie van de pririteiten. Je verlegt met de medewerkers ver de planning en timing. Je werft nieuwe medewerkers aan i.s.m. de persneelsdienst. Je vert plannings- functinerings- en evaluatiegesprekken. Je begeleidt en cacht medewerkers. Je wijst taken te, rekening hudend met de werkdruk, de kunde en de ntwikkelingsnden van de medewerkers. Je staat pen vr de prblemen van medewerkers en je bemiddelt bij cnflicten tussen medewerkers. Je analyseert de beheften van de rganisatie en interne klanten en past de dienstverlening hieraan aan: Je anticipeert p prblemen en knelpunten binnen de rganisatie. Je vlgt ntwikkelingen en tendensen p. Je evalueert de huidige dienstverlening van het team financiën en begrting. Je ndersteunt de interne klanten bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen en tepassingen. Je werkt de prcedures en richtlijnen uit. Je cördineert en buwt de bekhuding van het EVINBO uit. Je incrpreert zveel mgelijk de pmerkingen van het Rekenhf en de IVA CA (PV's maken, 3 ffertes vragen,...) in de werking van het team en de richtlijnen aan de persneelsleden. Je staat in vr het pvlgen en kritisch analyseren en bijwerken van de persneelsuitgaveprgnses van de MOD LNE. 2

3 Zwel p vraag als practief adviseer je interne klanten vanuit het functinele dmein: Je ndersteunt de interne klanten bij de gunning en de pvlging van verheidspdrachten: Je analyseert de beheften. Je adviseert de persneelsleden. Je werkt sjablnen en richtlijnen uit en stelt deze ter beschikking via het intranet. Je biedt ndersteuning aan de ingevers van de inkprders, de (aangestelde) budgethuders en de ingevers van nkstendeclaraties: Je analyseert de beheften. Je geeft advies. Je werkt sjablnen en richtlijnen uit en stelt deze ter beschikking via het intranet. Je detecteert knelpunten en vindt er plssingen vr. Je bezrgt p regelmatige basis een verzicht van alle reeds ingeverde inkprders. Je behandelt selectief je eigen dssiers: Je behandelt betalingsdssiers vr schadevergedingen aan derden. Bij afwezigheid van de bekhuder neem je taken ver: inventarishuderschap, samenstellen van betalingsdssiers vr aankpen bven 5500 eur,... Je cmmuniceert ver de dienstverlening: Je maakt de ndige rapprtering (3 maandelijkse rapprtering stand van zaken kredieten, buitenlandse zendingen,...) p en bezrgt deze aan de directieraad, budgethuders,... Je vertegenwrdigt het INBO in hrizntale verlegstructuren f werkgrepen m.b.t. financiën f de begrting. Je vlgt de bestaande verlegstructuren p zals het SOFI en de werkgrepen p het vlak van financiën en begrting. Je behandelt allerlei vragen m.b.t. de bekhuding en de begrting van zwel interne als externe klanten. Je levert een insteek vr het JOP, het jaarbek,... Je rganiseert de infmmenten vr de persneelsleden i.v.m. veranderingen p het vlak van de bekhuding die vr hen gevlgen hebben. Je hudt het intranet van het team up-t-date. Je wnt de beheerscmmissie van het Eigen Vermgen bij. Je lst helpdesk-calls p binnen de 5 werkdagen. Je leidt f neemt deel aan prjecten: De implementatie van Orafin 2010 verder ptimaliseren: Je detecteert de knelpunten en technische prblemen, je geeft deze dr aan de Orafin helpdesk en vlgt deze p. Je fungeert als aanspreekpunt vr de bekhuders p het departement en maakt met hen praktische afspraken. Je treedt p als interne helpdesk vr alle Orafin gebruikers bij het INBO. Je det verbetervrstellen vr de interne werkstrmen. Je staat in vr het actief bijhuden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied: Je buwt netwerken p en nderhudt deze. Bijhuden van vakliteratuur Je vlgt nieuwe ntwikkelingen p. Je blijft p de hgte van nieuwe methden, therieën en technieken. Je neemt deel aan interne en externe vrmingsactiviteiten m.b.t. het vakgebied. 3

4 JE PROFIEL DIPLOMAVOORWAARDEN Je hebt een master diplma f daarmee gelijkgesteld, bij vrkeur (Tegepaste) Ecnmische Wetenschappen, Handelswetenschappen f Handelsingenieur. Of je hebt een ander master diplma f daarmee gelijkgesteld aangevuld dr relevante ervaring in een bekhudkundige f financiële mgeving. JE WERKERVARING Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring. Het hebben van ervaring met bekhuding en begrting bij vrkeur binnen de Vlaamse verheid is een pluspunt, maar geen vereiste. Het hebben van ervaring met leidinggeven is een pluspunt. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt een gede kennis van bekhuden. Je hebt kennis van de wetten p de rijkscmptabiliteit (verheidsbekhuding) f bent bereid je hierin in te werken. Je hebt kennis van het bekhudkundig pakket van de Vlaamse verheid (Orafin2010) f bent bereid hiermee te leren werken. Het hebben van ervaring met verheidspdrachten (leveringen en diensten) en de daarbij hrende wetgeving is een pluspunt. Je kan vlt werken met de curante Office sftware (Wrd, Excel, Outlk) en internet. JE WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES Vrtdurend verbeteren (niv. 3) - Je verbetert vrtdurend het eigen functineren en dat van de werking van de entiteit, dr de bereidheid m te leren, de bereidheid m pen te staan vr nieuwe ideeën/methdes en m nieuwe ideeën/methdes aan te reiken, dr innvatief te denken en te handelen en z mee te greien met de rganisatie en de veranderingen die erin plaatsvinden. - Niveau 3: Je leert ver andere vakgebieden, methdes, technieken en je werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de dienst. Klantgerichtheid (niv. 2) - Je nderkent de beheften van de klanten en delgrepen van het INBO waarmee je in cntact kmt en je reageert er adequaat p, vanuit de delstellingen van het INBO. Je tnt bereidheid m vragen van interne en externe klanten te beantwrden f m hen dr te verwijzen, p een crrecte en beleefde manier, rekening hudend met de achterliggende visie/pdracht van het INBO. Onder externe klanten verstaat het INBO.a. het beleid, andere verheden, de individuele burger. Onder interne klanten verstaat het INBO andere diensten van het INBO waaraan men ndersteuning verleent. - Niveau 2: Je nderneemt acties m vr de klant de meest geschikte plssing te bieden bij vragen en prblemen die minder vr de hand liggen. Samenwerken (niv. 2) - Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat p het niveau van een team, afdeling f het Instituut, znder de zelfstandigheid en verantwrdelijkheid eigen aan je functie uit het g te verliezen. Samenwerking start vanuit een practieve huding waarbij actief naar mgelijkheden tt samenwerking wrdt gezcht en het belang ervan wrdt erkend. 4

5 - Niveau 2: Je helpt andere en pleegt verleg. Betruwbaarheid (niv. 2) - Je bewaakt crrectheid en npartijdigheid in de gehele werking van het INBO. Je handelt vanuit het belang van de rganisatie. Je draagt de visie van het INBO te allen tijde uit. - Niveau 2: Je brengt sciale en ethische nrmen in de praktijk Flexibiliteit - Je vertnt penheid vr andere vakgebieden die buiten de reikwijdte van de eigen functie vallen en bent bereid in een andere richting te evlueren als de specifieke mstandigheden van het INBO dit vereisen JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Ordeelsvrming (niv. 1) - Je uit je mening en hebt zicht p de cnsequenties ervan, p basis van een afweging van relevante criteria. - Niveau 1: Je frmuleert hypthesen en trekt lgische cnclusies p basis van de beschikbare gegevens. Prbleemanalyse (niv. 2) - Je duidt een prbleem in zijn verbanden. Je gaat p een efficiënte wijze p zek naar aanvullende, relevante infrmatie. - Niveau 2: Je legt verbanden en ziet rzaken. Organisatiesensitiviteit (niv. 1) - Je nderkent de invled en gevlgen van (eigen) beslissingen, vrstellen en acties p andere nderdelen van de rganisatie. - Niveau 1: Je tetst je eigen besluiten, vrstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit. Visie (niv. 1) - Je verstijgt de dagelijkse praktijk en werkt eigen ideeën uit vr de tekmst, je bekijkt feiten vanp een afstand en plaatst ze in een ruimere cntext en langetermijnperspectief. - Niveau 1: Je plaatst peratinele taken en prblemen in een ruimere cntext. Mndelinge uitdrukkingsvaardigheden (niv.2) - Je spreekt in een taal zdat het publiek tt wie u zich richt u begrijpt. - Niveau 2: Je zrgt vr een heldere cmmunicatie in twee richtingen. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (niv. 2) - Je hanteert een schrijfstijl die past bij de bdschap en de delgrep. - Niveau 2: Je bent in staat een bdschap te structureren en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie f het publiek. Richting geven (niv. 1) - Je stuur je medewerkers aan, ntwikkelt en mtiveert ze zdat ze hun delstellingen en die van de entiteit p een crrecte manier kunnen realiseren, zwel individueel als in teamverband. - Niveau 1: Je geeft richting p het niveau van taken en de uitvering daarvan. Initiatief (niv. 2) - Je nderkent kansen en gaat uit eigen beweging acties vrstellen f ndernemen. - Niveau 2: Neemt het initiatief m structurele prblemen binnen het eigen takendmein p te lssen (reactief en structureel). 5

6 HOE SOLLICITEREN? Slliciteren kan tt en met zndag 8 juni Om te slliciteren mail je je mtivatiebrief en CV naar rekrutering@inb.be SELECTIEPROCEDURE Preselectie p basis van je mtivatiebrief en CV. Kandidaten die geselecteerd wrden p basis van hun CV en mtivatiebrief, zullen per mail uitgendigd wrden vr een interview p dnderdag 18 juni 2014 vrafgegaan dr een selectietest, p vrijdag 13 juni Hu dus vanaf maandag 9 juni je mailbx in de gaten en zrg er vr dat je je kunt vrijmaken p vrijdag 13 juni en dnderdag 18 juni Tijdens het interview tetsen we je inhudelijke kennis en peilen we naar je persnsgebnden cmpetenties. Eventueel nemen we vraf f aansluitend een selectietest af die het niveau van je technische kennis peilt. Deze selectieprcedure verlpt via een bjectief wervingssysteem zals vermeld in deel III, hfdstuk 2 van het VPS en het slagen ervr kan later tegang geven tt het meedingen naar een statutaire bevrderingsfunctie. Je kunt rekenen p een vltte en discrete behandeling van je kandidatuur en na aflp van de selectieprcedure feedback vragen. ONS AANBOD Een VT cntract van nbepaalde duur. Een beiende en uitdagende functie. Je kmt terecht in een dynamische rganisatie die g heeft vr innvatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mgelijkheden wat vrming, bijschling en ndersteuning met mderne ICT- middelen betreft. De werkdruk kan hg zijn, maar er wrden ernstige inspanningen geleverd m het werk z ptimaal mgelijk te cmbineren met de privésituatie: z bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je wn-werkverkeer met het penbaar verver en je hspitalisatieverzekering zijn gratis. Je wrdt aangewrven in de graad van Adjunct van de Directeur (schaal A111). Vr meer infrmatie ver de bijbehrende salarisschaal en de arbeidsvrwaarden bij de Vlaamse verheid kan je terecht p Naast anciënniteit in de penbare sectr kan k relevante berepservaring in de private sectr f als zelfstandige wrden erkend dr de lijnmanager p basis van de functievereisten. Relevante berepservaring in de private sectr kan tt maximaal 20 jaar verlnd wrden. De Vlaamse verheid wil de samenleving waarvr ze zich inzet z ged mgelijk weerspiegelen. Kandidaten wrden dan k geselecteerd p basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ngeacht geslacht, afkmst f handicap. Persnen met een handicap kunnen structurele en/f rganisatrische aanpassingen aanvragen bij de emancipatieambtenaar van het INBO via daphne.lingier@inb.be. MEER WETEN? Vr extra infrmatie ver de inhud van de functie kun je cntact pnemen met: Kat Simns, Diensthfd Managementndersteuning kat.simns@inb.be Telefn:

7 Vr extra infrmatie ver de selectieprcedure en de arbeidsvrwaarden kun je cntact pnemen met: Daphne Lingier, HR Medewerker Telefn: