Functie- en competentieprofiel Secretaris

Transcriptie

1 Functie- en cmpetentieprfiel Secretaris 1. Identificatiegegevens Functietitel Dienst Afdeling Secretaris MaT Niveau Graad 2. Psitinering in het rgangram Rapprteert aan/ krijgt leiding van Vrzitter Geeft leiding aan 3. Del van de functie Leiden (plannen, rganiseren, pvlgen, cördineren en evalueren) van de activiteiten van een geheel van diensten teneinde de OCMW raad te ndersteunen bij het realiseren van de vrpgestelde delstellingen en een adequate individuele en cllectieve dienstverlening aan de bevlking te verzekeren 4. Kernresultaatsgebieden Frmuleren van resultaatsgebied in 1 zin. Opsmmen van enkele deeltaken 1. Ontwikkelen en stimuleren van samenwerkingsverbanden en instaan vr de vertegenwrdiging van het OCMW met het g p een ptimale externe cmmunicatie Stimuleren en ntwikkelen van samenwerkingsverbanden met verschillende partners, zrgvrzieningen, Deelnemen aan diverse werkgrepen binnen en buiten het OCMW Fungeren, p vlak van de werkdmeinen als cntactpersn naar tezichthudende verheid en andere penbare besturen, particuliere instellingen f rganisaties 2. Instaan vr een ptimale infrmatiedrstrming en stimuleren van cmmunicatie zdat het beleid en de medewerkers ged geïnfrmeerd en betrkken zijn

2 Instaan vr cnstructief verleg en samenwerking met de beleidsverantwrdelijken en met de leden van het managementteam Vrtgangs- en beleidsgericht rapprteren aan de beleidsverantwrdelijken Organiseren van een verleg binnen de eigen dienst en van multidisciplinair verleg Verzrgen van een ptimale tp-dwn (vanuit MAT) en bttm-up (naar MAT) cmmunicatie: rapprteren, aftetsen van vrstellen, Ervr zrgen dat iedere medewerker ver alle infrmatie beschikt die hij/zij ndig heeft m zijn/haar taken ged te kunnen uitveren Ervr zrgen dat de medewerkers ged weten waarvr het OCMW gaat en staat 3 Cachen en begeleiden van de medewerkers zdat de (sub)dienst beschikt ver gemtiveerde en cmpetente medewerkers Versterken van de samenhrigheid tussen de verschillende diensten Bewaken en pvlgen van de algemene richtlijnen in verband met persneelsbeleid binnen de verschillende diensten 4. Mee-bepalen, tetsen en bijsturen van de strategische visie van de afdeling f sectie zdat de realisatie van het beleid ptimaal ndersteund wrdt Op basis van indicatren, wetenschappelijk nderzek en maatschappelijke evluties, beleidsvrstellen vrbereiden vr de beleidsrganen en vr het managementteam Bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria vr de dienstverlening van de eigen dienst Spntaan beleidsadviezen frmuleren en inhud geven aan de beleidsnta s Aanbrengen van nieuwe beleidsitems Op regelmatige tijdstippen een evaluatie pstellen van het geverde beleid van de eigen dienst met het g p vernieuwing/ptimalisering van de werking Analyseren van relevante signalen uit het werkveld 5. Als lid van het Managementteam instaan vr de beleidscördinatie en vr de geïntegreerde werking van de verschillende diensten van het OCMW Vrbereiden en pvlgen van de dienstverschrijdende taken en pdrachten van het Managementteam inzake beleidscördinatie, strategische planningen, rgangram, interne cmmunicatie Signaleren van dienstverschrijdende prblemen en samen prblemen plssen Meebewaken van de eenheid in werking van de rganisatie 6. Cördineren van de werking van (sub)dienst met het g p een efficiënte en effectieve dienstverlening Vertalen van strategie en beleid naar cncrete delstellingen, acties Zrgen vr de aan- en bijsturing van prcessen en prjecten Bewaken en pvlgen van de vrtgang van prjecten, activiteiten en indien ndig acties nemen m bij te sturen Waken ver een effectieve, efficiënte en klantgerichte dienstverlening van de dienst Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dssier f behandeling van een prbleem f knelpunt Instaan vr de taakverdeling Instaan vr budgetbeheer en cntrle van de dienst in functie van een financieel

3 geznd beleid 7. Meewerken aan de ntwikkeling en implementatie van de integrale kwaliteitszrg Meewerken aan in het kaart brengen en ptimaliseren van prcedures Tepassen van het kwaliteitshandbek Aanbrengen van verbeterinitiatieven 8. Plyvalent meewerken aan diverse pdrachten binnen de eigen dienst (bvb. andere afdeling) f binnen andere diensten. 5. Gedragscmpetenties Integriteit werkt p een eerlijke en crrecte manier kent en respecteert de algemeen aanvaardbare sciale en ethische waarden signaleert en/f bespreekt gedrag dat niet integer is hudt rekening met het berepsgeheim streeft naar bjectiviteit en een gelijke behandeling Lyaal inzetten velt zich verbnden met het OCMW en de eigen rl f pdracht hierin gaat ervr m de taken uit te veren neemt verantwrdelijkheid p vertegenwrdigt het OCMW p een passende wijze bij anderen en externe cntacten tnt maatschappelijke dienstbaarheid f public service gezindheid werkt samen aan een psitieve beeldvrming van het OCMW Respectvl samenwerken verlegt en maakt afspraken m tt een gezamenlijk resultaat te kmen, zwel met interne als externe partners, diensten en zrgvrzieningen leeft afspraken met leidinggevenden en cllega s na blijft meedenken en bijdragen tt een grepspdracht, k al is dit niet van persnlijk belang helpt anderen stelt zich psitief p, brengt energie en dynamiek in de grep gaat respectvl m met andere(n) en tnt waardering vr ieders eigenheid Visie ntwikkelen neemt afstand van de dagelijkse prblemen neemt tijd m vruit te denken verziet grte gehelen en vereenvudigt cmplexe situaties ziet trends f verbanden met andere situaties f evluties richt zich p de hfdlijnen en langere termijn kan strategieën p een heldere manier vrstellen Adviseren verwerkt infrmatie en vrmt deze m in meerjarenplan, afsprakennta,

4 vertaalt het beleid naar cncrete delstellingen hudt rekening met alle relevante aspecten van een dssier nderbuwt zijn/haar rdeel met beschikbare infrmatie en argumenten betrekt de juiste persnen f instanties bij een dssier Ondernemen ziet en signaleert kansen nderzekt beheften en neemt acties m de dienstverlening te ptimaliseren weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek ziet nieuwe tepassingsmgelijkheden vr bestaande instrumenten kan veranderingen initiëren, ndersteunen en begeleiden betrekt persnen die te maken zullen hebben met de gevlgen van de verandering tetst vrstellen aan de realiteit Ordeelsvrming is duidelijk mtrent eigen psitie f standpunten schat adviezen in p hun waarde en bruikbaarheid is in staat autnm te denken is in staat cmplexe vraagstukken te beargumenteren streeft naar neutraliteit, bjectiviteit en gelijke behandeling blijft standvastig bij druk f machtsuitefening is weerbaar bij tegenstand Leidinggeven zrgt vr een duidelijke frmulering van de pdrachten, verwachtingen en rllen van de medewerkers vert cachingsgesprekken en geeft cnstructieve feedback staat pen vr de vragen van medewerkers en heeft veling met wat er bij de medewerkers leeft stimuleert medewerkers hun cmpetenties in te zetten en te vergrten stimuleert de ntwikkeling van nieuwe ideeën bij medewerkers vrkmt cnflicten f helpt ze indien ndig p te lssen versterkt de samenhrigheid en de gede sfeer in het team leidt het team naar een gezamenlijk resultaat past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Beleidspvlging en mnitring Vertaalt het werk in meetbare resultaten en maakt hierver gede afspraken Verzamelt feiten en cijfers ver de vrderingen en de tussentijdse resultaten Tetst de resultaten aan de verwachtingen Stuurt het beleid bij p basis van duidelijke gedcumenteerde analyse Stimuleert en ndersteunt plssingsgericht denken in de rganisatie Zelfntwikkeling neemt verantwrdelijkheid vr de eigen prfessinele ntwikkeling vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit cnclusies staat geregeld kritisch stil bij het eigen functineren en kent eigen sterktes en zwaktes werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten m in acties kan nieuwe infrmatie en ideeën in zich pnemen en effectief tepassen prbeert grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan

5