GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVING DESKUNDIGE BACKOFFICE (ook personeelsdeskundige)

Transcriptie

1 GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVING DESKUNDIGE BACKOFFICE (k persneelsdeskundige) Identificatiegegevens Functie: deskundige backffice Niveau/rang: B 1-3 Plaats in het rgangram: departement externe diensten/interne diensten Aard van de functie: statutair/cntractueel Functiefamilie: deskundige backffice Secretarisbesluit : 27/03/2012 Nummer functiebeschrijving : 6.1 Psitinering in de rganisatie Leiding krijgen van: Cllega s in de functie: financieel beheerder, directeur, cördinatr, diensthfd, teamverantwrdelijke medewerkers van het team Del van de functie De deskundige backffice is gespecialiseerd in een bepaald dmein en ndersteunt en adviseert medewerkers en OCMW-diensten vanuit de expertise als hfdpdracht. Hierdr draagt de deskundige bij tt het leveren van een kwaliteitsvlle dienstverlening en faciliteert hij/zij de interne werking van het OCMW Krtrijk.

2 Verantwrdelijkheidsgebieden 1. je staat in vr het beheren en autnm afhandelen van dssiers in het kader van de tepassing van een bepaalde reglementering f een duidelijk afgebakend kennisdmein met het g p een kwalitatieve ndersteuning van alle medewerkers en diensten binnen de rganisatie taken:.a. je bewaakt een crrecte tepassing van de regelgeving en vlgt de ndige prcedures p je fungeert als eerste aanspreekpunt m.b.t. de dssiers die je behandelt je wint de ndige infrmatie in, ndzakelijk vr de afhandeling je registreert je dssiers en cntrleert en vervlledigt ze waar ndig je legt de ndige cntacten m je dssiers ptimaal te behandelen 2. je werkt vanuit je expertise mee aan prjecten en pdrachten en begeleidt ze indien ndig teneinde een crrecte en kwaliteitsvlle uitvering ervan te waarbrgen taken:.a. je werkt pdrachten en/f prjecten uit in functie van je specialisatie je maakt draaibeken je bewaakt de vrtgang van het prject je legt de ndige cntacten m je pdracht efficiënt uit te veren je analyseert de pdracht/het prject en wint de ndige infrmatie in 3. je levert deskundig advies aan cllega s en verantwrdelijken zdat zij meer inzicht en kennis krijgen bij het tt stand kmen van plannen, acties en prjecten binnen het OCMW Krtrijk taken:.a. je nderzekt en bevraagt de beheften en wensen van de interne klant je verzamelt alle inf m de vlledige cntext van de vraag te kennen je frmuleert een cncreet vrstel f advies je infrmeert de interne klant ver de stand van zaken van zijn vraag f dssier 4. je assisteert bij beleidsvrbereidend werk en zrgt vr de uitvering van het beleid vanuit je dagdagelijkse werking teneinde de leidinggevenden te ndersteunen in het realiseren van de rganisatie en/f dienstdelstellingen taken:.a. je zrgt vr ken- en stuurgetallen m de beleidspties te ndersteunen je rapprteert tijdig aan je leidinggevende ver de stand van zaken van juw pdrachten, eventuele meilijkheden f prblemen; je geeft crrecte inlichtingen je maakt nta s en vrstellen vr besluitvrming binnen het specifiek werkdmein je neemt deel aan beleidsvrbereidend verleg je signaleert trends, visies, methdieken, regelgeving en wetgeving 5. je staat in vr de cördinatie van de eigen activiteiten en ziet te p een kwalitatieve uitvering ervan taken:.a. je stelt de planning van de activiteiten p en bepaalt pririteiten binnen de veelheid van taken je vlgt de vrpgestelde prcedures je lst peratinele prblemen p en helpt bij pdrachten van cllega s je helpt als peter f meter bij de intrductie van nieuwe medewerkers

3 6. je staat in vr infrmatiedrstrming met het g p een ptimale samenwerking binnen het team en andere interne en externe partners taken:.a. je neemt cnstructief deel aan interne vergaderingen je frmuleert suggesties f brengt verbeterinitiatieven aan die kunnen bijdragen tt een betere dienstverlening je signaleert beheften, tekrten en prblemen rndm de werking van het team f de dienst en denkt mee na ver plssingen je verlegt met cllega s m tt een psitieve werksfeer te kmen je stelt je expertise ten dienste van wie er binnen het OCMW Krtrijk behefte aan heeft je nderhudt cntacten met diverse externe diensten en rganisaties met het g p het uitbuwen van expertise en van een netwerk je vertegenwrdigt je leidinggevende in diverse verlegrganen, stuur- en werkgrepen je wisselt p een crrecte en bjectieve manier infrmatie uit met externe rganisaties je geeft feedback in het team ver externe verlegmmenten 7. je hebt aandacht vr de eigen prfessinele ntwikkeling teneinde je expertise p peil te huden taken:.a. je vlgt vakliteratuur, regelgeving en wetgeving m.b.t. je vakgebied p je vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit cnclusies je staat geregeld kritisch stil bij het eigen functineren en kent eigen zwaktes en sterktes je werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties en zet leerpunten m in acties je kan nieuwe infrmatie en ideeën in je pnemen en effectief tepassen

4 Cmpetenties VAKKENNIS: gedreven zijn m je vak te kennen en bij te leren niveau 2: - je handelt zelfstandig, tnt initiatief binnen je eigen vakgebied - je gaat actief p zek naar leersituaties en zet leerpunten m in acties je beschikt ver diepgaande en actuele kennis en vaardigheden in je vakgebied je bent actief gericht p het delen van eigen vakkennis met anderen en maakt k gebruik van de vakkennis van anderen je handelt zelfstandig, zrgvuldig en resultaatgericht je weet in iedere situatie binnen je functineren de juiste methdieken en technieken te te passen je kan de sftware vlt gebruiken m je pdracht efficiënt uit te veren je zekt zelf naar mgelijkheden in de sftware m je werk snel en crrect te kunnen uitveren je kan een crrecte interpretatie geven van de wetgeving vr een cncrete situatie je weet wanneer en he de wetgeving te te passen je kent je eigen sterktes en zwaktes je bent bereid verschillende leervrmen te te passen je past nieuw pgedane inzichten en vaardigheden in de praktijk te je leert uit eigen ervaringen f futen je infrmeert je ver nieuwe evluties met betrekking tt de eigen functie je benut infrmatie uit andere vakgebieden m je eigen functineren te verbeteren je zekt actief naar pleidingsmgelijkheden m je functineren te verbeteren je neemt actief deel aan intervisiemmenten en teamverleg RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn m p tijd je delen te halen niveau 2: je werkt delgericht, vr jezelf en vr de anderen binnen het team je zekt naar de meest ptimale werkmethden, k vr anderen je zekt naar duurzame werkmethden, k vr anderen je ndersteunt anderen f neemt bstakels vr anderen weg je legt de lat hg en stelt jezelf uitdagende, maar haalbare delen je stuurt p regelmatige basis het prces bij, in functie van de delstellingen je stelt pririteiten in functie van de te behalen delen je ziet welke acties er meten ndernmen wrden m resultaten te bereiken je neemt tijdig de juiste beslissing binnen de grenzen van je bevegdheid je brengt bij tijdsdruk pririteiten aan en blijft delgericht werken ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn m ptimaal en znder tezicht f cntrle te werken niveau 2: je plant taken vr jezelf en vr anderen indien afgesprken je legt duidelijk aan cllega s uit he, waarm en wanneer een pdracht met aangepakt wrden je splitst een pdracht uit in deelpdrachten en gaat stapsgewijs en drdacht te werk, maar blijft gefcust p het einddel je vlgt de uitvering van de taken p en stuurt de planning bij indien ndig je werkt zelf drdacht en systematisch en hebt hierbij een vrbeeldfunctie je crrigeert futen en nnauwkeurigheden je levert verzrgde resultaten af je kent de vrgeschreven prcedures en regelgeving je schakelt gemakkelijk ver tussen pdrachten je neemt pdrachten van cllega s, bij afwezigheid, ver f levert extra inspanningen indien het werk dit vereist

5 INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn m te verbeteren en vernieuwen niveau 1: je staat pen vr vernieuwing en zekt mee naar alternatieve werkwijzen je stelt bestaande zaken ter discussie je kijkt ver de grenzen van de huidige middelen en werkwijzen je zekt mee naar alternatieven je staat pen vr nieuwe ideeën, plssingen, prcedures en methdes je ziet in het eigen dmein tepassingsmgelijkheden vr werkwijzen f instrumenten uit andere vakgebieden je accepteert nieuwe inzichten en ideeën en vert ze in je staat psitief tegenver verandering je denkt mee ver veranderingen m de taken efficiënter te kunnen uitveren je ziet en signaleert regelmatig kansen f pprtuniteiten binnen de eigen taak f p dienstniveau je bedenkt sms nieuwe werkwijzen binnen de eigen taakuitvering f de dienst SAMENWERKEN: gedreven zijn m de delen van het team te bereiken niveau 2: je werkt p eigen initiatief dagelijks met je cllega s in het team samen, buwt actief mee aan een gede grepssfeer en stimuleert anderen tt samenwerken je verlegt met de cllega s en maakt afspraken m tt een gezamenlijk resultaat te kmen je blijft meedenken en bijdragen tt een grepspdracht, k al is dit niet van persnlijk belang je stelt je psitief p en brengt teamspirit in de grep je deelt relevante infrmatie en ervaringen met cllega s waarmee je samenwerkt je stimuleert anderen m elkaar te helpen m tt een gezamenlijk resultaat te kmen je bespreekt meningsverschillen met anderen p een diplmatische, respectvlle manier je stimuleert kennisverdracht je buigt cnflicten m in een cnstructieve samenwerking je maakt duidelijke afspraken met de cllega s mtrent de uitvering en pvlging van je pdrachten je ndigt anderen uit m deel te nemen aan verleg INZET EN MOTIVATIE: gedreven zijn en zich inspannen m het werk z ged mgelijk te den niveau 2: je handelt verbeteringsgericht en vernieuwend, anticipeert p gebeurtenissen, neemt acties vr je persnlijke grei en ndersteunt anderen hierbij je nderzekt beheften en stelt structurele acties vr m de dienstverlening f interne rganisatie te ptimaliseren je speelt in p de ntwikkelingen binnen de interne en externe mgeving en kppelt hieraan acties je frmuleert gerichte vrstellen m bestaande prcedures te verbeteren je geeft aan waar resultaten eventueel kunnen verbeterd wrden je hebt belangstelling vr aanverwante nderwerpen m je kennis te verruimen je zekt bijkmende uitdagingen die buiten je kennisdmein liggen je gaat p zek naar nieuwe methdes en technieken m je taken uit te veren je vertaalt feedback naar cncrete leerpunten je maakt je vertruwd met nieuwe materies die relevant zijn vr je taak

6 KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn m de klant te helpen niveau 2: je denkt actief mee, speelt in p de vragen en wensen van de (interne en externe) klant en vlgt ze p je leeft je in de situatie van de klant in je speelt in p vragen van de klant en hudt je aan de regels f afspraken je denkt spntaan mee met de klant je licht de klant crrect in ver alle zaken waar hij belang bij heeft je zekt een antwrd p iedere vraag f verwijst dr naar de juiste persn je behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag je beperkt je niet tt de directe f uitgesprken vraag je vlgt de vraag en de gebden plssing verder p je gaat kritisch na p welke punten de eigen dienstverlening kan verbeterd wrden je frmuleert cncrete vrstellen m de dienstverlening te verbeteren je neemt je rl van aanspreekpunt vr de klant p je je cmmuniceert p een transparante wijze met de klant KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn m werk af te leveren dat vldet aan de gevraagde nrmen niveau 2: je nderneemt acties m de kwaliteit van het werk te verbeteren je vert het werk kwaliteitsvl uit je signaleert en bespreekt zaken die niet beantwrden aan de afgesprken kwaliteit je waakt mee ver de kwaliteit van alle diensten en prducten binnen het team f de dienst je prbeert andere f vernieuwende werkwijzen uit m de kwaliteit te verbeteren je maakt weinig futen je cntrleert je pdrachten systematisch p futen je ptimaliseert de eigen werkmethde, tijds- en middelenbesteding je cntrleert systematisch en pr-actief het eigen werk p futen en stuurt bij indien ndig ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn m de belangen van de rganisatie te verdedigen bij anderen en zich verbnden velen met de rganisatie, taak en functie niveau 2: je stelt je lyaal en integer p ten aanzien van de rganisatie en handelt vereenkmstig de delstellingen en waarden van de rganisatie/directie/departement/dienst/het team je zrgt ervr dat je handelingen en uitspraken niet strijdig zijn met het rganisatiebelang je verweegt in je acties en vrstellen de vr- en nadelen vr de rganisatie/directie/ departement/dienst/het team je plaatst de rganisatiedelen bven je eigen delstellingen je kent de missie van het OCMW Krtrijk en handelt hiernaar je spreekt p een cnstructieve en respectvlle manier ver de eigen rganisatie/ directie/departement/ dienst/het team je tnt een vrbeeldgedrag rnd basisregels en afspraken je werkt cnsequent binnen de geest en de letter van afspraken, regels en prcedures, k wanneer er druk wrdt uitgeefend je gaat altijd zrgvuldig m met vertruwelijke f delicate infrmatie, k wanneer er druk wrdt uitgeefend

7 COMMUNICATIE: gedreven zijn m infrmatie ver te brengen en te ntvangen niveau 2: je kan een bdschap structureren, je cmmunicatie aanpassen aan de delgrep en situatie en kan cmmuniceren in twee richtingen je schrijft teksten in een duidelijke structuur en lgische pbuw je gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie je past taalgebruik aan de delgrep aan je brengt je bdschappen helder, vlledig en kernachtig ver je legt vlt cntacten met verschillende mensen (achtergrnd, eigenheid, ) je buwt verleg in je weerlegt de mening f bezwaren van anderen dr middel van argumenten je geeft anderen de ruimte m een mening f idee in te brengen je geeft dr gedrag en huding blijk van interesse vr de inbreng van de ander je bent in staat de bdschap van de ander samen te vatten je spreekt vlt in een aangepast temp

8 SELECTIE PERSONEELSDESKUNDIGE MEI - JULI 2013 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 1. indienen van de kandidaturen tegen uiterlijk 2 juni 2013 mtivatiebrief uitgebreid CV - afschrift diplma (Laatstejaarsstudenten kunnen k deelnemen aan de preven. Zij dienen het bewijs van de diplmavereiste te leveren vóór de aanstelling.) per mail f per brief aan carine.callemin@cmwkrtrijk.be f OCMW Krtrijk, t.a.v. Carine Callemin, Budastraat 27 te 8500 Krtrijk 2. schriftelijke pref: vrijdag 7 juni 2013 van 9 u tt 11 u lcatie: OCMW, Budastraat 27, 8500 Krtrijk 3. mndelinge pref: dinsdag 18 en wensdag 19 juni 2013 lcatie: OCMW, Budastraat 27, 8500 Krtrijk 4. aanstelling in de Raad vr Maatschappelijk Welzijn: 9 juli indiensttreding: vanaf 13 juli werfreserve vr 2 jaar vanaf 1 juli VERLONING aan de huidige index 160,84% (januari 2013) weddeschaal B 1-3 halftijdse functie Brut maandwedde 0 jaar anciënniteit: 1.159,39 Brut maandwedde 23 jaar anciënniteit: 1.953,53 beginwedde eindwedde Alle werkelijke diensten bij vrige verheden, die vermeld zijn in de rechtspsitieregeling vr het persneel van het OCMW Krtrijk, kmen in aanmerking vr het bepalen van de geldelijke anciënniteit. Er wrdt max. 6 jaar relevante privé-ervaring f relevante ervaring uit een zelfstandige activiteit tegekend. Extralegale vrdelen: maaltijdcheques, hspitalisatieverzekering, fietsvergeding, terugbetaling van het penbaar verver. Alle verdere infrmatie ver de functie, de telatingsvrwaarden tt de selectie en de selectieprcedure kan je bekmen bij vlgende persnen: Katrien Remaut, teamverantwrdelijke team lnadministratie vr de inhud van de jb tel.nr mailadres: katrien.remaut@cmwkrtrijk.be Carine Callemin, stafmedewerker HR vr de selectieprcedure en telatingsvrwaarden tel.nr mailadres carine.callemin@cmwkrtrijk.be

9 SELECTIE PERSONEELSDESKUNDIGE MEI JULI 2013 TOELATINGS- en AANWERVINGSVOORWAARDEN Om tegang te hebben tt de functie met de kandidaat: een gedrag vertnen dat in vereenstemming is met de eisen van de functie waarvr je slliciteert: aantnen via attest ged zedelijk gedrag ( recent attest wrdt pgevraagd vóór de indiensttreding) de burgerlijke en plitieke rechten genieten p de dag van het afsluiten van de inschrijvingen medisch geschikt zijn vr de uit te efenen functie, in vereenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvering van hun werk: uiterlijk p het mment van de indiensttreding Om in aanmerking te kmen vr aanwerving met de kandidaat: vlden aan de vereiste ver taalkennis p de dag van het afsluiten van de inschrijvingen: de kandidaat wrdt enkel tt het examen tegelaten vr zver uit de vereiste diplma s f studiegetuigschriften blijkt dat hij zijn nderwijs in het Nederlands heeft genten. Indien dit niet het geval is met de taalkennis vraf dr een examen bij SELOR bewezen wrden. slagen vr het aanwervingsexamen vlden aan de diplmavereiste: beschikken ver een diplma bachelr in sciaal werk, afstudeerrichting persneelswerk, sciaal-juridische dienstverlening en maatschappelijke advisering Buitenlandse diplma s die bij NARIC Vlaanderen gelijkwaardig zijn verklaard, kmen eveneens in aanmerking. Nederlandse bachelrdiplma s zijn gelijkwaardig aan de Belgische. Vr deze laatste dient geen prcedure tt gelijkwaardig verklaren bij NARIC ingediend te wrden.

10 Cördinaten adres maatschappelijke zetel Budastraat 27 te 8500 Krtrijk website telefnnummer faxnummer Sciaal Huis Budastraat 27 te 8500 Krtrijk website telefnnummer vrzitter secretaris Philippe De Cene Philippe Awuters aantal persneelsleden 930 aantal vrijwilligers 650 Vrstelling Krtrijk en OCMW Krtrijk Krtrijk bruisende stad Krtrijk is een centrumstad en telt ngeveer inwners. Het telt 8 deelgemeenten, waarvan er drie deel uitmaken van een grte stedelijke agglmeratie (Krtrijk, Bissegem en Heule) en vijf een eerder landelijk karakter hebben (Aalbeke, Marke, Rllegem, Bellegem en Kigem). De stad Krtrijk manifesteert zich als een centrumstad van een welvarende regi, vl bedrijvigheid, rijk aan initiatieven en dynamisch in zijn streekntwikkeling. Ondanks de welvaart en de dynamiek van de regi, is er tch een significante graad van kansarmede aanwezig, vral in de Krtrijkse binnenstad. Krtrijk kent een sterke vergrijzing. Bijna 25% van de bevlking is zestigplusser. Ongeveer 3,5% van de bevlking heeft een vreemde natinaliteit en er leven een 1000-tal asielzekers in de stad. De stad Krtrijk is de lkale behartiger van het algemene belang. Klantgerichtheid, innvatie en cmmunicatie staan hierbij centraal. Krtrijk wil het welzijn en de welvaart van elke burger bevrderen dr een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen en vernieuwend in te spelen p huidige en tekmstige verantwrde beheften van al zijn inwners. Daarnaast wil Krtrijk het verleg met de burger bevrderen dr het veren van een pen cmmunicatie met alle betrkkenen.

11 Een bruisend OCMW vr een bruisende stad OCMW Krtrijk biedt warme zrg p maat, integraal en gericht p maatschappelijke integratie, vr iedereen in Krtrijk, maar met specifieke aandacht vr de meest kwetsbaren, prfessineel en efficiënt, in samenwerking met diverse partners. Het cntact met de individuele klant is het belangrijkste prces in de rganisatie. Het OCMW wil de klant begrijpen en in staat zijn m snel te antwrden p zijn specifieke nden met aangepaste diensten en prducten. Er wrdt maximaal tijd vrijgemaakt vr het uitbuwen van een individuele en persnlijke relatie met de klant. De medewerkers van het OCMW prberen k altijd z snel mgelijk een antwrd te geven p structurele welzijnsprblemen, f prberen ze liefst ng vr te zijn. Het OCMW schrikt er immers niet vr terug een vrtrekker te zijn bij nieuwe initiatieven. Daarm hudt het OCMW permanent de vinger aan de maatschappelijke pls en investeert het in studie, nderzek en analyse. Het OCMW heeft in het najaar van 2007 het Sciaal Huis gelanceerd als drempelverlagend initiatief waar elke Krtrijkse inwner terecht kan met zijn meest uiteenlpende welzijnsvragen. De medewerkers van het Sciaal Huis maken de inwners wegwijs in het aanbd van diensten en zeken samen met hen uit waar iemand het best met zijn f haar vraag terecht kan. Het OCMW stelt samen met de vzw Zusters Augustinessen ngeveer 930 medewerkers tewerk m deze visie en missie te realiseren en in beide rganisaties samen beschikken wij ver een 650-tal vrijwilligers m nze activiteiten te ndersteunen. De relatie met de klanten is gebaseerd p wederzijds respect en is er één van wederzijdse rechten en plichten. Het OCMW streeft ernaar m p een duidelijke manier te cmmuniceren en samen te werken met de hulpvrager, znder nderscheid p basis van religie, vertuiging, natinaliteit, herkmst, geslacht f huidskleur. Vr de vrstelling van nze instellingen en diensten, verwijzen we graag naar bvenvermelde websites. Zwel p de site zelf, als in de verschillende jaarverslagen en links vind je een verzichtelijke vrstelling van nze rganisatie. Vlstaat dit ng niet, zijn er ng vragen f nduidelijkheden, dan kan je cntact pnemen met: Carine Callemin, selectieverantwrdelijke: telefnnummer: en mailadres: carine.callemin@cmwkrtrijk.be