VACATURE Communicatief- en administratief deskundige

Transcriptie

1 Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek Koning Albert II-laan 35 bus Brussel Ondernemingsnummer VACATURE Communicatief- en administratief deskundige Wat houdt deze job in? Het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek is een opstartende organisatie, gesubsidieerd door het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin van de Vlaamse Overheid. Het centrum heeft als doel om de kwaliteit van diagnostiek binnen het domein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin te verbreden. Als communicatief en administratief deskundige werk je mee aan deze doelstelling, via: - het ondersteunen en/of uitvoeren van de verschillende communicatieaspecten die samenhangen met de acties die het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek onderneemt; - het aansturen van een efficiënt gebruik en beheer van de voorhanden ICT-middelen van het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek, ten einde een vlotte administratieve werking te verzekeren; - het ondersteunen en/of uitvoeren van de verschillende ICT-opdrachten die samenhangen met de acties die het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek onderneemt. Waar moet je aan voldoen? JE DIPLOMA Je beschikt over een bachelor in de richting communicatiemanagement, office management, facilitair management of bedrijfsmanagement JE TECHNISCHE COMPETENTIES Ervaring is een pluspunt. Maar pas afgestudeerden komen ook in aanmerking Je blinkt uit in zelfstandig en ordelijk werken Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden Je bent heel IT-minded en kan vlot werken met het MS-Office pakket JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Zie functiebeschrijving. Ons aanbod Een halftijds contract van onbepaalde duur Een competitief salaris, afgestemd op je profiel en je ervaring Abonnement openbaar vervoer Fietsvergoeding Eindejaarspremie 20 vakantiedagen per jaar Tewerkstelling in Brussel Solliciteren MEER INFORMATIE Voor extra informatie over de inhoud van de functie én de selectieprocedure kan je vanaf 16 juli mailen naar kwaliteitscentrumdiagnostiek@gmail.com, of contact opnemen met Laurent Bursens, voorzitter van het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek, op

2 STEL JE KANDIDAAT Wil je het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek mee versterken? Stuur dan je kandidatuur naar Kandidaturen een motivatiebrief en CV - kunnen worden ingezonden tot en met zondag 3 augustus. CV-SCREENING We gaan na of je profiel voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, zoals het diploma en de gevraagde competenties. We brengen je in de week van 18 augustus op de hoogte van het resultaat. SELECTIEGESPREK Tijdens een gesprek en door middel van een technische proef gaan we grondig na of je geschikt bent voor de job. Onder andere je motivatie, verwachtingen en competenties komen aan bod. Dit zal doorgaan op dinsdag 26 augustus 2014, in Brussel. AAN DE SLAG Bij voorkeur kan je in het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek aan de slag vanaf 1 oktober 2014.

3 Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek Koning Albert II-laan 35 bus Brussel Ondernemingsnummer FUNCTIEBESCHRIJVING Functietitel Communicatief- en administratief deskundige CONTEXT VAN DE FUNCTIE Kwaliteitsvolle diagnostiek is de fundamentele vertrekbasis om cruciale principes en functies van de zorg te kunnen waarmaken. Het verstrekken van zorg op maat of het matchen van vraag en aanbod behoort daartoe. Maar evengoed is kwaliteitsvolle diagnostiek een belangrijk speerpunt om een aantal relatief nieuwe trends en uitdagingen tot een goed einde te brengen. In de context van het toenemend aantal zorgvragen in de gehandicaptenzorg en de ouderenzorg (cf. de vergrijzing) is kwaliteitsvolle diagnostiek bijvoorbeeld een must voor het betrouwbaar en verantwoord kunnen prioriteren van hulpvragen. Net als het monitoren van hulpvragen in functie van het bijsturen van het hulpverleningsproces. Periodieke doorlichtingen van het Vlaams Forum voor Diagnostiek, in samenwerking met verschillende universiteiten en hogescholen, wezen zowel in 2002 als 2010 uit dat kwaliteitsvolle diagnostiek als fundament voor een kwaliteitsvolle zorg moet worden opgewaardeerd. Met de oprichting van een gespecialiseerd expertisecentrum wil de Vlaamse regering daaraan tegemoet komen. Het decreet houdende diverse bepalingen betreffende het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin van 21 juni 2013 biedt de legistieke basis voor de oprichting van een dergelijke expertisecentrum. Op 7 februari 2014 gaf de Vlaamse regering haar goedkeuring voor de oprichting van het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek. Op 10 maart 2014 richtte de Vlaamse Gemeenschap het centrum op in samenwerking met partners met terreinkennis: het Vlaams Forum voor Diagnostiek in de Psychologische en de Pedagogische Begeleiding en Hulpverlening vzw (VFD) en de Vrije-CLB-Koepel vzw in naam van de CLB-centrumnetten. Laurent Bursens, voormalig leidend-ambtenaar van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap en voorzitter van de Intersectorale Stuurgroep Diagnostiek (de stuurgroep die de oprichting van het centrum voorbereidde), is als natuurlijk persoon mede-oprichter. Het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek moet voor Vlaanderen ter zake een ondersteunende autoriteit worden. In eerste instantie zal het centrum zich focussen op opdrachten die functioneel zijn voor het versterken van het aanvraagproces van niet-rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp bij de Intersectorale Toegangspoort. Maar ook opdat diezelfde toegangspoort op een valide en betrouwbare manier niet-rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp zou kunnen indiceren en toewijzen aan minderjarigen. Daartoe zal het centrum onder andere volgende, nog algemeen geformuleerde opdrachten, opnemen: - het ontwikkelen van een aanbod van informatie, documentatie en advies aan de overheid en de partners op het terrein; - het ontwikkelen en bijsturen van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek, die wetenschappelijk onderbouwd zijn; - het ondersteunen van de implementatie op het terrein van wetenschappelijk onderbouwde protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek;

4 - de vorming en attestering van personen en instanties die instaan voor de deskundigheidsbevordering op het terrein. FUNCTIEDOEL - Je ondersteunt en/of voert de verschillende communicatieaspecten die samenhangen met de acties die het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek onderneemt, uit; - Je bent medeverantwoordelijk voor een efficiënt gebruik en beheer van de voorhanden ICT-middelen van het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek, ten einde een vlotte administratieve werking te verzekeren; - Je ondersteunt en/of voert de verschillende ICT-opdrachten die samenhangen met de acties die het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek onderneemt, uit. RESULTAATSGEBIEDEN - Communicatie coördineren Je coördineert de communicatie binnen het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek, zodat de communicatie planmatig verloopt en omvattend is. o je maakt een communicatieplan op; o je brengt de consequenties van dit communicatieplan in in de ontwikkelingsplannen van de organisatie; o je bent aanspreekpunt voor alle vragen die met het communicatieplan samenhangen; o je staat mee in voor de inhoudelijke en administratieve afhandeling van eventuele uitgaven met betrekking tot communicatie op de begroting. - Bewaken van de consistentie in communicatie Je waakt over de vormelijke consistentie van alle documenten, instrumenten en nota s die vanuit het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek verspreid worden, zodat de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de afdeling worden versterkt. o je ontwikkelt een huisstijl; o je waakt erover dat deze huisstijl toegepast wordt. - ICT-ondersteuning Je stelt de collega s van de organisatie in staat om gebruik te maken van de ICTomgeving. o je richt gedeelde mappen in; o je kent rechten op de gedeelde mappen toe en beheert deze; - Ondersteuning kantoorautomatiseringsmiddelen Je fungeert als aanspreekpunt voor collega s wanneer deze problemen of vragen hebben bij het gebruik van kantoorautomatiseringsmiddelen. o het goed gebruik van ICT-middelen propageren bij de collega s. - Administratieve ondersteuning organisatie Je staat in voor een aantal administratieve taken ter ondersteuning van de organisatie. o inkomende en uitgaande post verwerken; o deelnemen aan werkvergaderingen en eventueel verslag opmaken.

5 - Eigen administratieve ondersteuning Je onderneemt administratieve taken ter ondersteuning van de eigen werkzaamheden. o eigen agenda bijhouden; o eigen klassement van dossiers en documenten verzorgen; o PC-bestanden logisch ordenen en toegankelijk houden. - Vorming en deskundigheidsverwerving Je volgt vormingen en schoolt jezelf bij teneinde op de hoogte te blijven van belangrijke evoluties die van belang zijn voor je functie. o je houdt documentatie en informatie bij en geeft deze door; o je neemt deel aan vormingen, studiedagen, enzovoort. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES - Gebruikelijke informaticatoepassingen zoals onder andere MS Office, en internet; - Eventueel bijkomende grafische informaticatoepassingen. GEDRAGSCOMPETENTIES - Organisatiesensitiviteit Je onderkent invloed en gevolgen van (je) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Niveau 1: je toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen organisatie. o Maakt gebruik van expertise binnen de eigen organisatie; o Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen organisatie te hebben ingeschat; o Is op de hoogte van gebeurtenissen in de eigen organisatie en houdt daar op voorhand rekening mee; o Betrekt de collega s uit de organisatie bij overleg en besluitvorming. o Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op de eigen organisatie. - Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Niveau 3: je hebt een aantrekkelijke en motiverende schrijfstijl. o Maakt een heldere, correcte en leesbare schriftelijke synthese van een complexe situatie; o Schrijft teksten die een uithangbord zijn voor de organisatie wat betreft stijl, taal en vormgeving; o Slaagt erin zijn boodschap via een aantrekkelijk taalgebruik visueel voor te stellen; o Kan teksten voor een breed publiek luchtig maken door aangepaste visuele en andere ondersteuningen te gebruiken; o Verwerkt in zijn teksten de argumenten en redeneringen die voor het doelpubliek het meest relevant en overtuigend zijn. - Resultaatgerichtheid Je onderneemt concrete en gerichte acties met het oog op het behalen en/of overstijgen van doelstellingen.

6 Niveau 2: je formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet je ten volle in om die te bereiken. o Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen; o Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af; o Mobiliseert mensen en middelen, ook as hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen; o Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen; o Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt. - Creativiteit Je komt met originele of nieuwe ideeën en oplossingen. Je vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen. Niveau 2: je kan met alternatieve ideeën en oplossingen voor de dag komen. o Komt met nieuwe ideeën, voorstellen en oplossingen; o Stelt alternatieven voor als hij met weerstanden wordt geconfronteerd; o Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties; o Bekijkt een probleem of situatie vanuit verschillende invalshoeken en komt op basis daarvan tot nieuwe oplossingen of tot nieuwe ideeën; o Brainstormt over zo veel mogelijke ideeën zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen. - Initiatief Je onderkent de kansen en je stelt voor en/of onderneemt uit eigen beweging acties. Niveau 2: je neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel). o Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht; o Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren; o Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken; o Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd; o Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden. - Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de organisatie, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Niveau 3: Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. o Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen deeltaak (bv. nieuwe instrumenten, nieuwe regelgeving, informatietoepassingen, werkmethoden, enzovoort) o Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, enzovoort) o Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; o Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; o Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. - Nauwgezetheid Je volbrengt je taken nauwgezet en met oog voor detail. Je gaat gepast om met materialen.

7 Niveau 3: je blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. o Levert onder druk kwaliteitsvol werk af; o Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren; o Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid; o Combineert kwantiteit met kwaliteit; o Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk. - Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 3: Onderneemt binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan de klant te optimaliseren. o Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd; o Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten; o Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren; o Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten; o Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk; o Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen, ) - Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van het team of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 2: helpt anderen en pleegt overleg. o Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; o Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; o Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; o Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; o Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. - Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, enzovoort). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Niveau 2: Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. o Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe); o Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau; o Spreekt de anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen; o Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan; o Kan inschatten of informatie al dal niet verder kan of mag verspreid worden;

8 o Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken. FUNCTIESPECIFIEKE KENNIS EN VEREISTE ERVARING Je beschikt over een bachelor in de richting communicatiemanagement, office management, facilitair management of bedrijfsmanagement. Ervaring is een pluspunt. Pas afgestudeerden komen ook in aanmerking.