Project (nummer): Duur project van: t/m Tel. Nr: Verantw. Deadline

Transcriptie

1 Prject (nummer): Klant: Startdatum: Prjectnaam: Cntactpersn: Functie: Duur prject van: t/m Tel. Nr: Lcatie: Onderdeel Vrbereiding Beursdeelname Bepaal f beursdeelname past binnen de marketingcmmunicatiedelstellingen Zet eigenschappen van het medium beurzen af tegen wat u cncreet wilt bereiken (intrductie nieuw prduct, directe verkp, bestendigen en uitbuwen relaties, imagverbetering, merkbuwen, etc.) Past hetgeen u wilt bereiken, alsmede uw aanbd bij het thema van de beurs Nemen uw (belangrijkste) cncurrenten deel Is de cncurrentie in uw branche tegenmen Past de termijn van de beurs in uw prductieplanning Kunt u eventueel nieuwe buitenlandse agenten, vertegenwrdigers f imprteurs aanstellen Biedt uw marketingcmmunicatiebudget vldende ruimte m aan de beurs deel te nemen Bepalen delgrepen Aanleggen crrecte database (ptentiële) relaties met nderscheid tussen de verschillende delgrepen (klanten, ptentiële klanten, televeranciers, pers, etc.) Lijst met gendigden per delgrep samenstellen Lijst met gendigden laten gedkeuren dr directie Eventueel crrecties aanbrengen Samenstellen definitieve lijst gendigden Vaststellen juiste beurs Infrmatie inwinnen bij: Vakrganisaties, brancheverenigingen, KvK, etc. Vakbladen Beursrganisatren Eigen relaties en televeranciers Eigen evaluatie van vrige beursdeelname(n) Peride Deadline

2 Peride Deadline Beurs Naam / titel Thema Thema bijkmende evenementen als cngressen en seminars Type (cnsumentenbeurs, vakbeurs (b-t-b), cngres etc.) Datum (check verlap met andere beurzen) Omvang en gegrafisch bereik (internatinaal, natinaal, reginaal) Impact en imag binnen de branche (representatief, accmmdatie, niveau bezekprmtie) Trendmatig verlp deelnemers- en bezekersaantallen Bezekersprfiel Percentage van bezekers dat in eigen delgrep valt Inschatting aantal bezekers (en leads) aan eigen stand Opbuw- en demntagetijden Restricties Beurslcatie Lcatie (land, prvincie, regi, stad, stadsdeel) Welke tentnstellingshallen p de beurslcatie wrden gebruikt (infrastructuur beurscmplex) Speciale cnstructies (pilaren, trappen, balkns etc.) Verblijfsaccmmdaties in de nabijheid van de beurslcatie (htels, pensins etc.) Uitgaansgelegenheden in de nabijheid van de beurslcatie (vr avndprgramma bijv. biscp, theater e.d.) Infrastructuur rndm beurslcatie (bereikbaarheid aut, vliegtuig, trein, metr, bus e.d.) Beschikbare infrmatietechnlgieën p de beurslcatie Restricties Stel een prjectteam samen Prjectleider/standmanager Directeur Marketingcmmunicatiemanager Salesmanager Marketingcmmunicatieadviseur Pr-medewerker Standntwerper Standbuwer Financieel deskundige (vr budgetbewaking) Cncretiseer in samenspraak met het prjectteam uw beursdelstellingen Orders en leads nteren Ondersteunen van lpende verkpactiviteiten Versterking van naambekendheid en/f imag Marktnderzek/piniepeiling Presentatie nieuwe prducten/diensten Berdelen eigen cncurrentiepsitie Markt infrmeren ver nieuwe ntwikkelingen Cntacten leggen met ptentiële klanten (binnen- en buitenland) Onderhuden/bevestigen relatie met bestaande klanten (relatiebeheer) Pr-redenen Cntacten leggen met handelspartners Bepaal met welke dienstverlener(s) u in zee gaat Full service standbuwbedrijf Cncept/ntwerpbureau Prjectmanagement bureau Standbuwbedrijf Systeembuwbedrijf Facilitair bedrijf (meubilair, catering, ftgrafie, etc.) Pagina 2 Checklist vr beursdeelname

3 Peride Deadline Offerte en ntwerp Ontwerpen en tussentijdse afstemming Presentatie van het ntwerp Presentatie van de fferte Aanpassingen in ntwerp en/f fferte Vrbereiding prject - beursdeelname Reserveer standruimte Lees vraf ged het expsantenhandbek en het inschrijffrmulier dr. De regels variëren per beursrganisatie, beurs en land. Let vral p de uiterste datum van inschrijving. Neem in ieder geval cntact p met de rganisatie als u niet vóór die tijd kunt beslissen, f als u speciale wensen heeft. Daarbij kan gedacht wrden aan: Vrkeurslcatie (hal) p de beurslcatie (binnen, buiten, bepaalde lppaden) Obstakels in f in de directe mgeving van de stand Maximale hgte standbuw Fundering vler (maximale belasting) Elektra Beschikbare en bendigde heveelheid spanning Vedingen (dagstrm, nachtstrm, cntinustrm) Nutsvrzieningen (telefnaansluiting, faxaansluiting, ISDN2 lijn, gespreksksten, cntactdzen) Perslucht Druk, diameter leidingen, aan/afver, ksten) Vrbereiding prject - beurspresentatie Opstart (briefing)gesprek met dienstverlener(s) Bepalen delstellingen Briefing vanuit de marketingdelstelling (wat wil de expsant cncreet bereiken; intrductie nieuw prduct, directe verkp, bestendigen en uitbuwen relaties, imagverbetering, merkbuwen, etc.) Briefing vanuit de marketingcmmunicatie (wat wil de expsant verbrengen/uitstralen) Basisvrwaarden uitstraling (lg, huisstijl, crprate identity) Lpende thema campagnes en andere marketingcmmunicatie activiteiten Verwachte bezekersdelgrepen Prducten, diensten, assrtimenten f andere bdschappen die in de stand ver het vetlicht gebracht meten wrden Standplanning Systeembuw, hutbuw, decrbuw, etagebuw f een cmbinatie daarvan Kp f huur van de stand Vrm van de stand - Wandstand - Hekstand - Kpstand - Eilandstand Plaats stand t..v. de cncurrentie, wat betreft plaats, ppervlak, type stand, delstellingen, etc. Plaats stand t..v. de lprichting van de bezekers Tegankelijkheid stand vr minder validen Pagina 3 Checklist vr beursdeelname

4 Peride Deadline Bendigde ruimte (m2) Infrmatie / receptieruimte Vrije ruimte vr ntvangst bezekers / VIP-ruimte Lpruimte (ca. 40%) Expsitieruimte (evt. ruimte vr speciale displays) Ruimte vr demnstraties, manifestaties en/f perscnferenties Zit- / gespreksruimte Kantrruimte Keuken / bar Garderbe / bergruimte Opdrachtverstrekking dienstverlener(s) Bevestiging pdracht Aanwijzen verantwrdelijke(n) / pstellen call sheet Prductie Prductievrbereiding Prductie Aanleveren grafische infrmatie Grafische werkvrbereiding Grafische prductie Laden en transprt Opbuw en plevering Lssen p lcatie Aanbrengen technische basisvrzieningen t.b.v. prducten klant Elektra Water Telecmmunicatie Opbuw Inrichting (incl. etaleren en decreren) Aanleveren prducten klant (apparaten, give aways, drukwerk etc.) Installatie en testen AV- en andere apparatuur Telecmmunicatie-apparatuur (kabel, telefn, fax) Kpieerapparaat Cmputers, randapparatuur en internetfaciliteiten Mnitren en prjectrs Videsystemen en accessires Audi sets Vide wall Prjectie wall (Digitale) Camera Installatie en testen keukenapparatuur Kel/vrieskast Afwasmachine Kffiezetapparaat (Bier)Tapinstallatie Waterkker Kkplaatje Installatie bewegwijzering Pagina 4 Checklist vr beursdeelname

5 Peride Deadline Standinventaris Keukenartikelen: Glaswerk, kffiekpjes, lepeltjes, plastic bekertjes, thermskannen, kurkentrekker, flessenpener, aansteker, lucifers, mes, schaar, dienbladen, kffie- en theept, handdeken, schnmaakmiddelen, afwasbrstel, theedeken, servetten, asbakken, vuilnisbak, vuilniszakken, bezem, kruimeldief, spns, keukendekjes, dweil, glassex, hfdpijntabletten, EHBO-trmmel Kluisjes (vr pbergen waardevlle zaken) Standattributen: Reservelampen, eenvudig gereedschap, viltstiften, platband, tape, balpennen, nietmachine, plakband, briefpapier, envelppen, punaises, grte en kleine ntitieblks etc. Stand-statinery: Beurscatalgus, bezekersregistratiefrmulieren, rderbeken, ntitievellen, gespreksmem s, badges standbemanning, bezekschema belangrijke relaties, relatiegeschenken, visitekaartjes Standschnmaak Oplevering Standpersneel De keuze van en vr standpersneel Deze kan bepaald wrden p grnd van: Kennis van de markt Kennis van prduct/dienst Kennis van bedrijf Kennis van klantenkring Talenkennis Cmmerciële vertuigingskracht Cntactuele eigenschappen Niveau (verschijning/ptreden) Demnstratievaardigheden: - Technisch - Presentatieniveau Technisch (nderhuds- en reparatieklussen) Kick ff meeting standbezetting Het is zinvl m ngeveer 2 weken vóór de beurs het vltallige standpersneel bij elkaar te halen en de delstellingen, thema en strategie ged dr te spreken. O.a. kmen aan de rde: Delstelling(en) van deelname aan de beurs Stand lay-ut Taakverdeling Wijze aanspreken/benaderen bezekers Cmmerciële en technische argumenten Rulatieschema standbemanning Kledingafspraken Gebruik naamkaartjes/badges Drnemen bezekers-registratiefrmulier (cmputersysteem) Lunches, diners, lgiesfaciliteiten Tegangs- en parkeerkaarten uitdelen EHBO-vrziening, veiligheidsvrschriften, werk- en rusttijden, standregels Beursperide Cmmunicatie 1. Cmmunicatie met de delgrepen Pagina 5 Checklist vr beursdeelname

6 Peride Deadline Dr de beursrganisatie gehanteerde instrumenten: Advertenties (radi, tv, vak- en publieksbladen) Persbijeenkmsten Cngressen en seminars Demnstraties Dr de expsant gehanteerde instrumenten: Omdat de rganisatie zrgt vr de prmtie rnd de beurs kan de expsant kan zich dus beperken tt het werven van bezekers vr zijn stand. Afhankelijk van het standcncept kan gekzen wrden uit de vlgende instrumenten/media Uitndiging vr relaties (evt. met gratis tegangskaart) Uitndiging vr leveranciers (evt. met gratis tegangskaart) Mailing gericht p prspects (evt. adressenbestand aankpen) Advertenties in: - Vakbladen - Dag/week/huis-aan-huisbladen - Beurscatalgus - Andere printmedia Radireclame (reginaal, natinaal) TV-reclame (reginaal, natinaal) Intern infrmatie systeem beurslcatie Luchtreclame bven beurslcatie Buitenreclame rnd beurslcatie Stickers met beurslg s (veelal via beursrganisatr) Persnlijke uitndigingen (buitendienst)medewerkers 2. Persvrlichting Veelal biedt de beursrganisatie expsanten de gelegenheid m deel te nemen aan een gezamenlijke perscnferentie. Sms is hier k een nviteitenshw aan verbnden. He grter de nieuwswaarde van het aanbd f standthema van de expsant, he meer kans p publiciteit. Het verdient dan k aanbeveling m aandacht te besteden aan persvrlichting. Vaste perswrdverder benemen Check f perskamer aanwezig is en wie de cntactpersn is Check f er een fficiële pening, gevlgd dr een rndgang plaatsvindt Check f en heveel eigen persdcumentatie kan wrden gedepneerd Check welke jurnalisten wrden verwacht (wanneer en he laat) Bepaal f er een (gezamenlijke) perscnferentie wrdt gegeven Bepaal f evt. wrdt deelgenmen aan een nviteitenshw Stel persdcumentatie samen (.a. verzicht bedrijfs- en prductgegevens, infrmatie ver beursdeelname, etc). Bij vrkeur met ftmateriaal Verzendlijst pstellen (vakbladen, dagbladen, gericht mailen aan redacties van bepaalde radi- en TVprgramma s) Persmappen/persberichten versturen: Circa 6 weken vr aanvang van de beurs bij vakgerichte media Circa 2 weken bij dagbladen Nb: beladen nieuws kunt u nder embarg aan de pers drgeven. Plaatsing vindt dan pas plaats na een dr de expsant vraf pgegeven datum. Mnsters Wel/geen knipseldienst inschakelen Pagina 6 Checklist vr beursdeelname

7 Peride Deadline 3. Infrmatiemateriaal in de stand Cmmunicatiemiddelen, zals catalgi, brchures, flyers, etc. zijn vaak kstbaar. Het is dan k verstandig m van te vren te beslissen welk materiaal aan wie (en wanneer) zal wrden verstrekt. Daarbij kunt u nderscheid maken naar categrie bezekers en het srt infrmatie. Deze zijn glbaal nder te verdelen in: Flyers Brchures Dcumentatiemateriaal Catalgi Prijslijsten Stickers, speldjes, etc. Mnsters Bezekersattentie 4. Cmmunicatie met het thuisfrnt Telefniste/receptiniste/secretaresses/binnendienst p de hgte brengen van: - Standnummer en -lcatie - Telefn-, faxnummers, adressen p de stand - Rulatieschema standbemanning - Openings- en sluitingstijden beurs - Hteladressen Technische dienst stand-by (vr reparaties, vervanging nderdelen) Verkp binnendienst stand-by Secretariaat infrmeren ver te te zenden dcumentatiemateriaal n.a.v. verzeken bezekers (dagelijks) Beheer back-up materiaal en gereed deze te verzenden indien ndzakelijk Beursmanagement (n-site) Dagelijks -aan het begin van elke beursdag nieuwe cllega s vrstellen, belangrijke bezekers aankndigen en het werk- en rustschema met de standbezetting drnemen Aan het einde van de dag gezamenlijk evalueren wat ged ging en wat beter kan/met Verzamelen van registratiefrmulieren en gespreksntities Opstart service Service adressen en telefnnummers Ftgrafie Catering Crew Kffie/thee/frisdrank/gebak Lunch Brrel/snacks Diner Rkwaren Suiker, kffiemelk, zetjes Chcla, zutjes Hstess service Kleding medewerkers Instructie medewerkers en hstesses Schnmaak Verver medewerkers van htel naar beurslcatie vv Verver gasten van htel naar beurslcatie vv Registratie en pvlging bezekers Aanvullen prducten / standinventaris Pagina 7 Checklist vr beursdeelname

8 Peride Deadline Demntage Overdracht database beurspresentatie Afscheid standpersneel Stand verdracht Afveren prducten van de klant Demntage Retur standmaterialen Schadeafhandeling Vernietigen en/f pslaan Evaluatie en fllw up Evaluatie presentatie Algemene evaluatie Evaluatie van de beurscntacten (leads) Evaluatie functineren standpersneel Evaluatie functineren standbuwer/ntwerper Meer/minderwerk afrekening Evaluatie ksten / nacalculatie Fllw up Telefnische en/f schriftelijke pvlging van dcumentatietezendingen Bezekplan buitendienst en actieplan per prspect Direct mail actie Advertentiecampagne Pr campagne Verspreiden interne sltbrief, met daarin evaluatie van de resultaten en andere bevindingen Bedankbriefje naar interne en externe medewerkers Aanvullend Pagina 8 Checklist vr beursdeelname