Checklist Beursdeelname

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Checklist Beursdeelname"

Linda Verstraeten
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Checklist Beursdeelname

2 Waarom deelnemen aan een beurs? Er zijn verschillende redenen om deel te nemen aan een beurs. Het is belangrijk om voor jezelf op een rijtje te hebben wat je precies wilt bereiken met een beursdeelname. Als je precies weet wat je doelstellingen zijn, kan je er nauwkeuriger voor zorgen dat deze doelstellingen op de beurs bereikt worden. Doelstellingen kunnen zijn: Genereren van nieuwe klanten Leads verzamelen Merkbeleving vergroten Relatie met bestaande klanten vergroten Informatieoverdracht door producten/diensten op de beurs Directe verkoop Lange termijn verkoop Free publicity genereren Social media bereik vergroten Meer bezoekers op de website genereren

3 Stand Eén van de belangrijkste punten bij een beursdeelname is de stand. Er komen veel dingen kijken bij een stand. Hieronder is de checklist te zien voor alle punten waar je aan moet denken bij het huren van een stand: Stand huren/kopen Inschrijven voor het reserveren van een plek De locatie van de stand op de beurs Hoeveel ruimte heb je nodig voor een stand Bouw van de stand: Licht Apparatuur Decoratie Op- en afbouw Inrichting (meubilair, elektra, water, indeling etc.) Standtekening en standontwerp Huur promotiemiddelen Catering Standbemanning Intern personeel zoals salesmanagers, contactpersonen etc. Catering Hostess, hostesses of gastvrouwen Zorg ervoor dat alle standbemanning beheert over voldoende productkennis Verzekering

4 Briefing Een briefing is handig voor alle details en belangrijke punten die bij de beurs komen kijken. Wees daarom duidelijk in wat je precies wilt en hoe je het wilt. Hiermee bespaar je veel tijd. Zorg ook voor een goede klik tussen jou en de leverancier of standbouwer. Dit zorgt voor een relaxte samenwerking en sfeer. Hier nog wat handige tips voor het houden van de briefing: Begin op tijd met de briefing, zodat de standbouwer genoeg tijd heeft om het te ontwerpen, visualiseren en produceren. Bespreek de specifieke (communicatie)doelstellingen Bespreek de verwachte bezoekersdoelgroepen Bespreek de wensen van het ontvangst van de bezoeker Bespreek de situatie ten opzichte van de concurrentie Bespreek de exacte tijdsplanning Bespreek het gebruik van eventuele reclame-activiteiten Bespreek het budget

5 Drukwerk Wat ook bijna altijd voor komt bij het plannen van een beursdeelname is het drukwerk. Bij drukwerk komen een aantal activiteiten kijken. Het is van belang om dit op tijd te regelen, zodat de drukker ruim de tijd heeft om het te produceren. Hieronder in de checklist is te zien wat je allemaal kan regelen om het drukwerk er op en top uit te laten zien: Speciaal bedrukt materiaal voor de beurs Eventuele extra voorraden Kaarten, brieven of folders voor relaties Advertenties voor bijvoorbeeld beurscatalogus of vakbladen Badges Visitekaartjes Brochures Documentatiemap/Persmap

6 Planning De planning is bij het deelnemen van een beurs een belangrijk onderwerp. Dit zorgt er onder andere voor dat de voorbereidingen en de beurs zelf goed verloopt. Een goede planning geeft rust in het organiseren en zorgt ervoor dat je niet in tijdnood komt te zitten. Belangrijk bij het regelen van de planning zijn punten als: Doelstelling opstellen Briefing organiseren Personeel inplannen Stand reserveren, opbouwen en afbouwen Begroting opstellen Training/Kick-Off organiseren Opzetten draaiboek voor de beursdagen Evalueren na de beurs

7 Promotie Voordat je een deelneemt aan een beurs is het belangrijk dat jouw doelgroep, klanten en bezoekers weten dat jij aanwezig bent op de desbetreffende beurs. Promotie is hiervoor de oplossing. Hieronder is een checklist te zien met mogelijke promotiematerialen en handige tips: Deelname bekend maken aan bestaande relaties door middel van een nieuwsbrief of persbericht Het plaatsen van advertenties in een beurscatalogus of vakbladen Promotiemateriaal op de beursvloer zelf Door te promoten via social media bereik je een groot deel van je doelgroep op een voordelige manier Mond-tot-mond reclame is een gratis en effectieve manier van promotie. Positieve berichten worden snel doorgegeven aan mensen in directe omgevingen

8 Budget Bij het opstellen van het budget komen ook weer veel dingen kijken. Het is belangrijk dat je met alles rekening houdt, ook de kleine details. Hieronder is een checklist gemaakt met alle elementen waar je rekening moet houden: Standhuur Ontwerp + Uitvoering Standactiviteiten Decoratie Standbezetting (hostesses, kleding etc.) Catering Telefoon, water, elektra Transport Opslag Verzekering Fotografie Bezoekerswerving Persvoorlichting Advertenties Overige promotie Informatie materiaal Beurskaarten Samples Beurstraining Drukwerk Personeelskosten Overige kosten

9 Facilitair Om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt tijdens de beurs, gaan er een aantal facilitaire dingen aan vooraf. Een standbouwer kan een aantal van deze dingen uitvoeren, maar dat ligt aan de afspraken die je onderling maakt. Verder is het bijvoorbeeld belangrijk dat het personeel en standbemanning professionele kleding draagt. Bij facilitaire activiteiten zijn de volgende punten van belang: Toegangskaarten voor relaties Badges voor het personeel en standbemanning Het programma van de beurs en de plattegrond Kledingvoorschrift van de standbemanning en personeel Ruimtes voor meetings of vergaderingen

10 Technische voorzieningen Een ander onderdeel wat natuurlijk ook niet te missen is op de stand, zijn de technische voorzieningen zoals elektra en water, maar ook transport. Hieronder is te zien welke zaken je allemaal moet regelen voor goede technische voorzieningen op de beurs: Elektra Water Opslagruimte Catering apparatuur Transport Transport van de stand Parkeerkaarten Vervoer personeel Verblijf personeel Vervoer standbemanning Verblijf standbemanning

11 Tijdens de beurs Als de beurs dan eindelijk begint is het showtime! Om er voor te zorgen dat alles op de dag(en) goed verloopt, is hieronder nog een handige checklist te zien. Ook tijdens de beurs moet je aan veel dingen denken: Gastsprekers Zorg ervoor dat de gastsprekers goed ontvangen worden Zorg achteraf voor een bedankje in de vorm van bijvoorbeeld een bos bloemen of een klein cadeautje Communiceer gedurende de beurs onderling goed met de standbemanning, contactpersonen en management om ervoor te zorgen dat alles goed en duidelijk verloopt Final check Wees elke dag ruim van te voren op locatie, zodat je de final check goed kunt uitvoeren Check of iedereen aanwezig is of onderweg naar locatie Zorg ervoor dat alles goed staat en dat alles er verzorgd uit ziet En vergeet niet te werken met een glimlach!

12 Evaluatie De evaluatie is belangrijk en zorgt voor een goede afsluiting van de samenwerking tussen jou en de klant. Het is goed om te evalueren met bijvoorbeeld het interne personeel en met klantrelaties. Hieronder een checklist over belangrijke punten bij een evaluatie: Het is belangrijk om terugkoppeling te krijgen van standbemanning, zodat je dit weer door kunt geven aan de organisatie Bedank achteraf je gasten en sprekers voor hun komst Een evaluatiemeeting met intern personeel is zeker relevant om te doen. Tijdens deze evaluatie kun je bespreken wat er goed ging en wat beter kan, zodat je in de toekomst nog efficiënter te werk kan gaan. Financieel verslag van het evenement After-sales

13 Extra ondersteuning nodig? Het team van Beurs-Kalender.nl neemt graag werk uit handen. Vraag vrijblijvend offertes op voor de volgende diensten: Hostesses Modellen Standbemanning Horeca personeel Fotografie Video Drukwerk Standbouw Catering Contactgegevens: Beurs-Kalender.nl

Vergelijkbare documenten

Checklist Beursdeelname

Checklist Beursdeelname Alles wat u moet doen voor een succesvolle beurs. Het goed voorbereiden van een beursdeelname werkt het best als alle aandachtspunten in de juiste volgorde worden afgewerkt. Deze