De evenementen checklist

Transcriptie

1 De evenementen checklist

2 Hey, Of het nu de eerste of de honderdste keer is dat je een evenement organiseert, je wil steeds dat het resultaat perfect is en dat er zo weinig mogelijk verrassingen zijn. Daarom stelden we deze evenementen checklist op. Print ze snel af en je kan meteen starten met plannen en verantwoordelijken aanduiden.. Heb je nog vragen over jouw evenement? Laat ons het gerust weten! Met vriendelijke groeten, Het PrintConcept.com team

3 1. Start Algemene informatie over het evenement Vul hieronder algemene informatie in over het evenement. Wees kort en bondig zodat iedereen die betrokken is bij het evenement snel deze informatie kan opvragen Concept Beschrijf hier kort het evenement Datum Op welke datum gaat het evenement door? 1.3. Locatie Waar gaat het evenement door? 1.4. Budget Wat is het totale budget beschikbaar voor dit evenement? 1.5. Hoofdsponsors Zijn er grote sponsors beschikbaar? Wie? 1.6. Eindverantwoordelijke Wie is de organisatieverantwoordelijke?

4 maanden voor evenement Deze zaken moeten zo snel mogelijk besproken worden Vaak duren ze wat langer om in orde te brengen dan je verwacht. Vul ook steeds een verantwoordelijke en deadline in DJ of bands vastleggen Moet er een DJ gevonden worden, welke stijl? 2.2. Inrichting Zoek een partij/partijen voor de inrichting zoals verlichting, tenten, decoratie, computers, projectors, geluid, podia, 2.3. Sponsors zoeken Maak een plan op om lokale sponsors aan te trekken.

5 2.4. Publiciteit Maak een gedetailleerd plan op om het evenement bekend te maken bij de doelgroep. Inclusief flyers, affiches, panelen, 2.5. Grafische benodigdheden inplannen Toegangstickets, drankbonnen, programmaboekje en bewegwijzering Verkooppunten Bepaal op welke manier er tickets verkocht zullen worden Registratieformaliteiten Onderzoek welke administratieve formaliteiten er geregeld moeten worden op de locatie.

6 2.8. Vervoer van en naar locatie Bied je bustransport aan? Neem dan nu reeds contact op met een busdienst maanden voor evenement Nu is het tijd om de grote lijnen volledig af te werken Het evenement begint dichter bij te komen, het aftellen is begonnen Drukwerk bestellen Bestel nu je flyers, affiches, boekjes en ander promotiemateriaal Brandveiligheid en andere verzekeringen Brandveiligheid, burgerlijke aansprakelijkheid en verzekering alle risico s nakijken en eventueel vernieuwen.

7 3.3. Tapinstallatie en drank Contact opnemen met de leverancier voor een tapinstallatie en drank Materiaal aanvragen Als je de inrichting zelf doet, moet deze nu zo snel mogelijk besteld/gehuurd worden Cateringbedrijf contacteren Indien nodig, ga op zoek naar een cateringbedrijf Fotograaf Kiezen van en contact opnemen met een fotograaf.

8 3.7. Verspreiding affiches Eerste ronde voor het verspreiden van affiches Security contacteren Veiligheidsmensen boeken maanden voor evenement Nu zou het evenement bijna volledig georganiseerd moeten zijn Tijd om de puntjes op de i te plaatsen Draaiboek voor de dag zelf opmaken Plan het verloop van het volledige evenement nauwkeurig in zodat er geen verrassingen zijn op de dag zelf.

9 4.2. Online promotie maken Facebook, Linkedin, Twitter, aanmelden op evenementenkalender, persbericht uitsturen, uitnodigingen via uitsturen, 4.3. Plakplaatsen Plakplaatsen uitzoeken en plakroutes opstellen Flyerplaatsen Flyerplaatsen uitzoeken en flyerlijsten maken Verdeling van voorverkoopkaarten Zorg dat voor alle verkooppunten de kaarten beschikbaar zijn.

10 4.6. Verspreiding affiches Tweede ronde voor het verspreiden van affiches Service diensten contacteren Schoonmaakbedrijf en afvalorganisatie contacteren voor na het evenement weken voor evenement Zorg dat alles tot in de kleinste details voorbereid wordt Over minder dan 1 maand start het evenement Sabam en billijke vergoeding in orde brengen Breng beide vergoedingen in orde zodat je muziek van auteurs en artiesten mag gebruiken.

11 5.2. Persconferentie organiseren Tijd om je contacten bij de pers aan te spreken en hen te informeren over het evenement Eerste taakverdeling Maak een eerste gedetailleerde taakverdeling voor alle medewerkers weken voor evenement Focus nu vooral op bezoekers! De belangrijkste zaken moeten nu afgerond zijn Definitieve taakverdeling opstellen Opstellen van de definitieve taakverdeling voor alle medewerkers.

12 6.2. Toelating publiciteitswagen Toelating aanvragen om met een publiciteitswagen rond te rijden Reclame maken Affiches, internet, flyers, direct mailing, 6.4. Drukken van menu s, badges, naamkaartjes Drukken van badges voor Vips, bezoekers, security. Ook menu s en eventueel naamkaartjes.

13 dagen voor evenement controleer of alles 100% in orde is Nu wordt het druk en spannend 7.1. Reclame blijven maken Rondrijden bv. met de publiciteitswagen 7.2. Bewegwijzering Ophangen bewegwijzering 7.3. Locatie klaar maken De volledige zaal in orde brengen. Ook ophalen van al het nodig materiaal.

14 7.4. Bericht buurtbewoners Maak een berichtje voor de buurtbewoners met meer informatie over het evenement Voorverkoop ophalen en afrekenen Ophalen en afrekenen van alle voorverkochte tickets Nuttige telefoonnummers Lijst met nuttige telefoonnummers opmaken Wisselgeld halen Voorzie indien nodig voldoende wisselgeld voor de bar en de inkom.

15 7.8. Klein barmateriaal voorzien Flessenopeners, handdoeken, afwasmiddel, plateaus, Briefing Briefing aan alle medewerkers, een goeie groepssfeer zorgt voor een aangename ervaring voor de medewerkers uur voor evenement Toch nog eens goed controleren. De laatste loodjes, nu zou alles in orde moeten zijn Bevestiging veiligheidsmensen Bevestig dat de veiligheidsmensen aanwezig zullen zijn.

16 8.2. Bevestig cateringdiensten Check bij de cateringdiensten of alle afspraken zullen nagekomen worden Bevestigen muzikanten Neem contact op met de geboekte muzikanten en ga na of alle afspraken zullen nagekomen worden Controle zaal Controleer alle inrichting van de zaal. Test ook muziek, verlichting, decoraties, airco, 8.5. Bewegwijzering Check de bewegwijzering.

17 9. tot 5 dagen na het evenement ook nu zijn er nog een aantal zaken die opvolging nodig hebben Een goeie nazorg en evaluatie verzekeren een succesvol volgend evenement Bedankingskaartjes Bedankingskaartjes drukken en versturen naar alle medewerkers Evaluatie schrijven Gedetailleerd evaluatierapport schrijven, met suggesties voor toekomstige evenementen Deelnemerslijst updaten Deelnemerslijst aanvullen en gegevens bewaren voor komende evenementen.

18 9.4. Rekeningen betalen DJ, schoonmaakploeg, catering, drukwerk, huur, SABAM, podium, zaaldecoratie, eventuele schade, drank, tapinstallatie, 9.5. Financieel verslag maken Maak een gedetailleerd verslag van de kosten en inkomsten.

19 PrintConcept.com Staat voor Kwaliteit Innovatie Service Wil je zeker zijn dat je drukwerk op tijd en correct geleverd wordt, kies dan voor PrintConcept.com. Standaard controleren we jouw drukwerk 5x alvorens we het naar jou verzenden. PrintConcept.com is ook de eerste online aanbieder van 3D spotlak, de meest luxueuze afwerking voor elk drukwerkproject. Daarbij hebben we een zeer groot productgamma dat heel regelmatig nog verder uitgebreid wordt. Ten slotte denkt PrintConcept.com graag mee met jouw project. Heb je een project waarvoor je drukwerk nodig hebt? Laat het ons weten, onze expertise voor vele projecten staat gratis voor jou ter beschikking. Meer dan 10 jaar lang verzorgen we het drukwerk voor meer dan klanten. KMO of grote organisatie, jij staat 100% centraal! Veel succes, Het PrintConcept.com team Heb je opmerkingen over deze checklist, laat het ons gerust weten. Wij vullen hem graag aan!