Draaiboek CCN weekeinden

Transcriptie

1 Draaiboek CCN weekeinden CUENT CAMPER CLUB NEDERLAND N A A M D O Versie 25 augustus

2 DRAAIBOEK BOLLEN BIETEN Datum Jaarplanning. Jaar daarvoor Ruim van te voren Jaarplanning Twee weken van Uiterlijk een week van uitvoering uitvoering. Planning Bollen Bieten organisator Bestuur en programma vaststellen. Programma locatie informeren Secretariaat/ organisator over programma. KPB maken. Accommodatie bespreken ruimtes Secretariaat doorgeven en program vastleggen. Bollen en Bieten op de site en de Secretariaat CK plaatsen Sluitingsdatum bepalen. Aantal Secretariaat deelnemers doorgeven en aan facilitaire com. opgave aantal deelnemers Secretariaat/ organisator doorgeven aan derden uitvoerenden Verzoek aan de facilitaire com. om Organisator stuurt facilitair de uitvoering en de technische Draaiboek. ondersteuning te regelen (catering materiaal tent /bus etc.) Inventariseren en doorgeven wat Organisator uur facilitair moet inkopen (catering) Doorgeven lijst deelnemers en activiteit waarvoor is ingeschreven. Programma + activiteit v.d. deelnemer personaliseren. Deelnemers middels informeren Vast gestelde uitvoering doornemen met facilitair com. Benodigde catering inkopen en transport regelen Opbouw tent. Electra uitleggen Vlaggen plaatsen Bewegwijzering Inrichting van het terrein. Recreatie/penningmeester Secretariaat/ penningmeester Organisator Facilitair com Facilitair com en bestuursleden uitvoering. Tussen en uur Ophalen douche kaarten, voucher voor lunch in enveloppen vullen en bevestiging activiteit waarvoor is Secretariaat/ Penningmeester Versie 25 augustus

3 ingeschreven t/m 1800 uur Bestuursvergadering Bestuur voor een activiteit uur Briefing Allen Vrijdag de ontvangst dag Na de pauze In de tent uur Opzetten kleine tent ontvangst uur Route pijlen op route aanbrengen van slagboom naar velden. Programma van de volgende dag ophangen uur Voorbereiden koffie/thee in de ontvangsttent. Koffie/ thee aanbieden aan de deelnemers uur tot uur Ontvangen van de leden bar code inlezen van de ledenpas afvinken op lijst uitgeven van de douche pas en lunch voucher tot uur. De leden met hun campers begeleiden naar de hun aangewezen plaats tot uur Koffie /thee met een koekje schenken in de tent uur Geluidsinstallatie en beamer testen in het restaurant. Bestuur inzet met rooster Facilitaire com. Facilitaire com met rooster Bestuur met rooster Attentie Beachflag bij de Camper laatkomers Facilitaire com. met rooster Facilitaire com. bestuursleden lopen in en uit. Voorzitter of organisator uur Ontvangst leden met koffie met Facilitaire com met rooster een koekje. Wij schenken uit. Dan geen zaal huur uur Opening. Toelichting programma. Bestuur of organisator Attentie PowerPoint, computer, video, test presentatie! uur Einde Bestuur nodigt de leden uit voor een gezellig samenzijn in tot uur Happy hour. Zelf drank en hapjes meenemen. CCN biedt een hapje en glaasje Mummelman aan. de tent. Facilitaire com uur Sluiting Organisator Versie 25 augustus

4 Zaterdag uur Inloop leden. Serveren koffie. Facilitaire com. rooster Overleg kannen met koffie en thee tot uur Geïnteresseerden verzamelen voor Organisator activiteit 1. Kan een of twee dagdelen zijn uur tot uur Geïnteresseerden verzamelen voor Organisator activiteit 2. Kan een of twee dagdelen zijn uur Lunch: broodje worst en drankje. Vouchers innemen. Facilitaire com. rooster uur Geïnteresseerden verzamelen voor activiteit 3. Duidelijk aangeven waar er gestart wordt. Organisator uur Pauze koffie thee in de tent Facilitaire com uur Vervolg activiteit 1 en 2. Organisator uur Einde middagprogramma uur Ontvangst in de tent met koffie/thee Daarna gezellig samenzijn Zelf drank meenemen. CCN Mummelman en hapje Sluiting Facilitaire com. alle bestuursleden en coördinatoren Zondag uur Eigen koffie meenemen. Voorzitter het weekend evalueren en bespreken met de deelnemers. Notuleren! uur Sluiting weekend verzoek aan Organisator iedereen om te helpen tent af breken en op te ruimen uur Tent afbreken en alles inpakken. Allen COORDINATIE! uur Allen evaluatie bespreken Organisator bestuur Notuleren! uur Sluiten en naar huis. Allen Versie 25 augustus

5 Aandachtspunten uit de evaluaties. Kosten berekening KPB: Aantal camperplaatsen x euro. Ruimtehuur, ruimte voorzien van scherm beamer projectietafel. Catering doorbelasten aan de organisatie. KM vergoedingen doorbelasten. Subsidie mogelijk doornemen b.v. provinciegeld. Deelnemerskosten aan activiteit of cursus doorbelasten aan de organisatie. Percentjes rden meenemen in de KPB. Verder: Communicatie naar de leden: Aankondiging uitvoering en verslag inclusief foto s. PR via CK Website of nieuwsbrief. Copy van het regelement wat ter plekke van een activiteit geld. Honden ja /nee. Electrische vermogen is beperkt. Er is geen satelliet ontvangst mogelijk. Wifi is beperkt aanwezig. Duidelijk de aanvangstijden van de diverse activiteiten vermelden. Digitale registratie en gebruikskaarten inleveren. Organisatie: Deelnemers aantallen doorgeven aan een derde partij, zodat deze voldoende promotie materiaal kan verzorgen. Laat Bhv ers zich melden. Rekening houden met veiligheidsaspecten: brandveiligheid, EHBO, nooduitgangen, waar staat de defibrillator op het terrein waar staan de brandblussers, camper neuzen allemaal richting uitgang. Adressen en telefoon nummers van receptie, huisarts, tandarts, ziekenhuis moeten bekend gemaakt worden. Regeling afvalcontainers doorgeven aan de deelnemers. Bestuur: WA verzekering uitzoeken t.b.v. reizen en evenementen, de vrijwilligers verzekering. Opgave lijsten Lay-out aanpassen, uitnodiging moeten we vooraankondiging noemen zonder inhoud met link naar de website. Welkomstpakket nieuwe leden aanpassen (inhoud groene stoffen tasje). Handleiding Website nieuwe leden herzien. Versie 25 augustus