Werkwijze bij het verzorgen van een voorlichting

Transcriptie

1 Werkwijze bij het verzorgen van een voorlichting 27 februari 2012 Toelichting: NFK biedt op dit moment 2 voorlichtingen aan: 1. Kanker en vermoeidheid 2. Werk en re-integratie bij kanker De voorlichting wordt verzorgd door ervaringsdeskundige vrijwilligers die getraind zijn op deze onderwerpen. De vrijwilligers verzorgen deze voorlichting aan: - lotgenoten in inloophuizen; - patiënten in ziekenhuizen; - hulpverleners zoals oncologieverpleegkundigen; - andere (patiënten) organisaties die voor deze thema s belangstelling hebben. Zowel voorlichters als NFK zetten zich in om de voorlichting onder de aandacht te brengen van de doelgroep. Zoals via de website, contacten, congressen, bijeenkomsten et cetera van NFK en aangesloten patiëntenorganisaties. Het aanvragen van een voorlichting gebeurt altijd via het online aanvraagformulier via de NFK website. Deze werkwijze geeft aan welke stappen er zijn bij het aanvragen en verzorgen van een voorlichting. Voor zowel de voorlichter als het NFK secretariaat en de NFK contactpersonen. Contactpersonen - Voorlichters: de contactgegevens van de voorlichters staan in CRM bij NFK - NFK secretariaat: Maria Abrahamsz, m.abrahamsz@nfk.nl en Vermoeidheid: Miriam Majoor, m.majoor@nfk.nl en Werk en re-integratie: Tamara Raaijmakers, t.raaijmakers@nfk.nl en Werkwijze voorlichting werk re-integratie - pr en contact inloop/ziekenhuizen blz 1 van 5

2 Online aanvraagformulier voor voorlichting Op staat een online formulier voor het aanvragen van een voorlichting. Inloophuizen, ziekenhuizen en andere belangstellenden vullen in: - Welke voorlichting ze wensen: vermoeidheid en/of werk en re-integratie - voor welke doelgroep ze een voorlichting willen - wat het verwachte aantal deelnemers is - op welke locatie en of - er een datum of periode bekend is wanneer ze de voorlichting willen hebben - er bijzonderheden of andere opmerkingen zijn Aanvragen - voorlichting over werk en re-integratie 1. De aanvraag van de voorlichting komt direct binnen bij Maria NFK secretariaat via het online aanvraagformulier op de NFK website 2. De aanvraag komt via de contacten van de voorlichter: a. De voorlichter vraagt de organisatie om online het aanvraagformulier op de NFK website in te vullen b. De voorlichter stuurt Maria NFK secretariaat een dat deze aanvraag via hem of haar komt: m.abrahamsz@nfk.nl 3. De aanvrager/organisatie krijgt per automatisch een bevestiging van de aanvraag. a. Op de bevestiging staat de contactpersoon vanuit het NFK secretariaat: Maria Abrahamsz b. De bevestiging geeft de door de aanvrager ingevulde informatie weer 4. Maria stuurt de aanvraag door aan contactpersoon NFK met verzoek dit verder af te handelen. 5. NFK contactpersoon neemt contact op met de voorlichter die de voorlichting kan verzorgen: a. Voorlichter die in de buurt van aanvragende organisatie/locatie waar voorlichting plaats gaat vinden, of, b. Als de aanvraag via voorlichter is binnen gekomen, dan met betreffende voorlichter 6. Voorlichter en contactpersoon NFK stemmen samen af: a. De vraag van de organisatie b. Eventueel back up van voorlichter als deze onverhoopt zelf niet kan. Voorlichter stemt deze back up rol af met collega-voorlichter in de pool van voorlichters Werkwijze voorlichting werk re-integratie - pr en contact inloop/ziekenhuizen blz 2 van 5

3 c. Bij openbare sessie: mogelijkheden van PR via andere patiëntenorganisatie dan NFK en de aanvragende organisatie d. NFK contactpersoon zet gemaakte afspraken in agenda op elektronisch archief NFK e. NFK contactpersoon stuurt afspraken door aan Maria NFK secretariaat: i. wie voorlichting gaat verzorgen ii. wie de back up van de voorlichter is als deze onverhoopt uitvalt iii. wanneer voorlichting gaat plaatsvinden: datum + tijd iv. waar voorlichting plaatsvindt (locatie, plaats) v. website en of adres voor aanmelden f. Maria stuurt bij openbare sessie een berichtje aan Ay Hwa om voorlichtingssessie op de NFK website bij andere evenementen te vermelden 7. Maria NFK secretariaat stuurt een aan aanvrager met een cc aan de voorlichter en contactpersoon NFK met daarin: a. de afgesproken datum, tijd en locatie van de voorlichting b. de naam van de voorlichter c. In de staat ook dat de voorlichter contact opneemt met de organisatie voor verdere afstemming d. In de staat ook een hyperlink naar een online evaluatieformulier, met het verzoek aan de organisatie om deze na afloop van de voorlichting in te vullen: Voorbereiding en de voorlichting zelf 8. Voorlichter onderhoudt het contact met organisatie (inloophuis, ziekenhuis) over: a. Inhoud van presentatie b. Doelgroep: achtergrond en aantal deelnemers c. Tijdstip d. Ruimte (opstelling van stoelen, tafels, audiovisuele apparatuur etc) Bij vragen of als het niet naar wens verloopt, ondersteunt de contactpersoon NFK de voorlichter 9. Voorlichter vraagt ruim van te voren minimaal 2 weken voor de voorlichting materiaal aan bij Maria van het NFK secretariaat Werkwijze voorlichting werk re-integratie - pr en contact inloop/ziekenhuizen blz 3 van 5

4 a. Via hetbestelformulier. Het bestelformulier staat op > voorlichting > werk/vermoeidheid > praktische info b. Bestelformulier per aan Maria sturen c. Als je een hand out wilt laten afdrukken van de powerpoint, dan betreffende powerpoint graag meesturen in de 10. Mocht de voorlichter onverhoopt de voorlichting niet kunnen verzorgen: a. dan graag dit direct laten weten aan back up voorlichter, Maria NFK secretariaat en aan NFK contactpersoon b. als back up voorlichter kan, neemt deze contact op met de organisatie en verzorgt deze de voorlichting c. Als back up voorlichter niet kan, neemt Maria NFK secretariaat contact op met organisatie om voorlichting te annuleren en dat er door NFK contactpersoon samen met voorlichter bekeken wordt wanneer de voorlichting opnieuw aangeboden kan worden 11. Voorlichter evalueert met organisatie de voorlichting na afloop: a. Inhoud van de voorlichting b. Voldoen aan verwachting van de deelnemers c. Mogelijkheid voor vervolg: nog een keer een dergelijke voorlichting bij deze organisatie, andere locatie of andere (regionale) contacten d. Vraagt organisatie om ook het online evaluatieformulier op de NFK website in te vullen: Maria NFK secretariaat stuurt door de organisatie ingevuld online evaluatieformulier door aan voorlichter en NFK contactpersoon 13. Voorlichter en contactpersoon NFK nemen na voorlichting contact met elkaar op of alles naar wens is verlopen en om te evalueren: a. Inhoud voorlichting b. Aantal deelnemers c. Mogelijkheden voor vervolg d. Andere zaken/ ideeën Werkwijze voorlichting werk re-integratie - pr en contact inloop/ziekenhuizen blz 4 van 5

5 Hierbij bekijken we ook wat de organisatie in de evaluatie heeft aangegeven. Kort evaluatieformulier inloophuizen / ziekenhuizen Op welke datum is deze voorlichting verzorgd? Wat was het aantal deelnemers aan de voorlichting? Wie vormde de doelgroep van de voorlichting? Kunt u een schaal van 1 (ontevreden) -5 (zeer tevreden) aangeven hoe tevreden u bent over: o De inhoud van de voorlichting o De vrijwilliger die de voorlichting heeft verzorgd Was u tevreden over de begeleiding en het contact met NFK over de voorlichting? o Ja, omdat o Nee, omdat Heeft u andere opmerkingen over de voorlichting? 14. Voorlichter stuurt declaratie aan NKF: a. Via declaratie formulier vrijwilligers met daarop aangegeven het bedrag (25 euro), gemaakte onkosten en reiskosten b. Voorlichter geeft aan of de voorkeur uitgaat naar een financiële vergoeding of naar een cadeaubon Werkwijze voorlichting werk re-integratie - pr en contact inloop/ziekenhuizen blz 5 van 5