Draaiboek voor het organiseren van B-actief activiteiten

Transcriptie

1 Draaiboek voor het organiseren van B-actief activiteiten Voordat je begint met het organiseren van een B-actief activiteit is het handig om een aantal dingen te weten. Zo moet je onder andere weten wat je wilt gaan doen, waar, met wie, wanneer enzovoort. Dit draaiboek is ontwikkeld om je op weg te helpen en kun je gebruiken als basis voor alle B-actief activiteiten die je wilt organiseren. Sommige stappen uit het draaiboek sluiten bij de ene activiteit beter aan dan bij de andere. De volgorde van de stappen staat niet vast soms moet je al een stap vooruit denken en soms een stap terug. Lees voor het invullen van het draaiboek en het uiteindelijke aanvraagformulier altijd de B-actief spelregels door. De spelregels zijn te vinden op: Het gebruiken van dit draaiboek kan ook helpen bij het invullen van het B-actief aanvraagformulier. In het aanvraagformulier moeten een aantal dezelfde vragen beantwoord worden. Voor meer informatie kun je natuurlijk altijd mailen naar of contact zoeken met andere leden die eerder eenzelfde activiteit hebben uitgevoerd Veel succes!

2 Stap 1. Activiteit organiseren Zodra je een activiteit gaat organiseren is het belangrijk om te weten wat je wilt gaan doen. Kies een activiteit uit die voor jou leuk is om te organiseren en waar jij je goed bij voelt. De reden om een B-actief activiteit te organiseren is: ( Bijvoorbeeld: contact met lotgenoten, mensen met borstkanker in het zonnetje zetten, informatie geven over een bepaald onderwerp enzovoort.) Wat voor soort B-actief activiteit kan er georganiseerd worden?: (Grofweg kunnen de B-actief activiteiten in zes groepen verdeeld worden: prothesevoorlichting, themabijeenkomst, sportactiviteit/wandelen, inloop/lotgenotencontact, modeshow/verwendag en overig.) Met wie wil je de B-actief activiteit organiseren?: (Je mag een B-actief activiteit nooit alleen uitvoeren, er moet altijd een tweede contactpersoon zijn. Kies iemand waarmee je goed kunt opschieten en samenwerken. Probeer ook samen te werken met externe partners zoals ziekenhuizen en inloophuizen. Samen sta je sterker en zij beschikken misschien over goede ideeën, locatie, sprekers en geld.) Ken je iemand die ervaring heeft met het organiseren van een soortgelijke activiteit?: (Vraag eens tips en tricks en wissel ervaringen met elkaar uit. Kijk ook op onze website naar alle aangevraagde B-actief activiteiten en zoek contact met de contactpersonen van eenzelfde activiteit. Zie:

3 Stap 2. Voorbereiding en doel(groep) Bedenk wat je met de activiteit wilt bereiken en op welke doelgroep je, je wilt richten. Welk doel moet met de activiteit bereikt worden?: (Bijvoorbeeld: ervaringen delen, informatie overdragen, ontspannen enzovoort.) Voor wie is de activiteit bedoelt? : (Bijvoorbeeld: borstkankerpatiënten, ex-borstkankerpatiënten, erfelijk belasten, mensen met uitgezaaide borstkanker enzovoort. Het kan natuurlijk ook voor meerdere doelgroepen bestemd zijn.) Hoeveel deelnemers worden er verwacht? Minimum/maximum aantal deelnemers?: (Op basis hiervan kan er een schatting worden gemaakt wat betreft de kosten en de grootte van een eventuele ruimte.) Is er een evaluatie aanwezig van de voorgaande zelfde activiteit?: (Zo ja, neem punten uit deze evaluatie mee in de organisatie van de komende activiteit.)

4 Wie is de projectverantwoordelijke van de activiteit?: (De projectverantwoordelijke is de eerste contactpersoon en dus het aanspreekpunt van BVN.) Zijn er taken verdeeld?: (Wie is waar goed in en wie vindt wat leuk om te doen. Vul in de bovenste horizontale balk de namen in van de personen die aan de B-actief activiteit meewerken en vul in de linker verticale balk de taken in.) Naam.. Naam.. Naam.. Naam.. Naam..

5 Is er een plan B voor onverwachte situaties?: (Denk hierbij aan het wegvallen van één van de organisatoren, te veel aanmeldingen enzovoort.)

6 Stap 3. Waar en wanneer Een goede locatie en geschikte datum is van groot belang voor het slagen voor je activiteit. Denk hier dus goed over na. Datum: (Denk bij het kiezen van een datum aan de dagelijkse bezigheden van de doelgroep. Is er een schoolvakantie? Werken er veel mensen op die dag?) Tijd: (Denk ook bij het kiezen van een tijdstip aan de dagelijkse bezigheden van de doelgroep.) Locatie: (Komen er veel mensen met het openbaar vervoer? Zorg dan dat de locatie goed bereikbaar is vanaf het (bus)station. Komen er veel mensen met de auto? Zorg dan voor een locatie met voldoende parkeerplekken.)

7 Stap 4. Begroting Probeer de kosten zo goed mogelijk in te schatten, dit is vooral belangrijk wanneer je 80% vooraf wilt ontvangen. Kijk ook naar eventuele kosten van een eerder uitgevoerde activiteit om te vergelijken. Het maximale budget mag niet meer bedragen dan 500,- Wat schat je nodig te hebben?: (Lees voor het invullen van de begroting alle declaratieregels door. De declaratieregels kun je vinden op het declaratieformulier voor actieve leden op de website, deze staat onder BVN documenten ) Tip! Probeer te onderhandelen met eventuele partijen om de kosten te drukken. Type kosten Beschrijving Huurkosten Kosten voor attentie(s) Reiskosten Telefoonkosten Drukwerkkosten Kosten voor het versturen van uitnodigingen Kosten voor eten en drinken Kosten voor materialen Overige kosten - persoon 1. km van. naar... - persoon 2. km van. naar. - persoon 3. km van. naar. - persoon 4. km van. naar. Totaal (max. 500,-) Komt de begroting overeen met de declaratieregels van B-actief?: (Als de begroting niet voldoet aan de declaratieregels kan de B-actief activiteit niet goedgekeurd worden.)

8 Stap 5. Inhoud activiteit Om mensen naar jouw activiteit te krijgen is het belangrijk om de inhoud van de activiteit aantrekkelijk te maken. Zorg dat de inhoud van de activiteit goed aansluit bij de doelgroep. Sluit de activiteit aan bij eventuele wensen van de deelnemers?: (Als de activiteit aansluit bij wensen van de deelnemers zal de activiteit succesvoller zijn) Wat is de duur van de activiteit?: (Zorg dat er genoeg tijd is voor verschillende onderdelen en maak het programma aansluitend. Laat een activiteit ook niet onnodig lang duren.) Tip! Laat iemand de tijd bewaken zodat de activiteit niet heel erg uit kan lopen Wordt er ook samengewerkt met externen?: (Denk aan ziekenhuizen, inloophuizen, sprekers, lingeriezaken enzovoort. ) Is er een attentie voor externen die iets betekenen voor de activiteit?: (Het maximale bedrag voor een attentie (bloemen en/of bon) bedraagt 25,-. Als hij of zij reiskosten wilt declareren wordt het bedrag lager.) Wordt er gebruik gemaakt van folders en PR materiaal van BVN?: (Folder en PR materiaal kan aangevraagd worden via: B-actief flyers, posters en postkaarten vind je op:

9 Je bent nu klaar om je B-actief aanvraagformulier in te vullen en op te sturen naar Je vindt het aanvraagformulier op: Na goedkeuring van het B-actief team kun je verder met je activiteit en kun je verdergaan met de stappen 6 t/m 8 van dit draaiboek. Het is aan te raden deze stappen ook al door te nemen voor het versturen van het aanvraagformulier. Je bent nu klaar om je B-actief aanvraagformulier in te vullen en te

10 Stap 6. Uitnodigen Bij de meeste activiteiten wil je zoveel mogelijk mensen naar je activiteit toetrekken. Om dat voor elkaar te krijgen is het belangrijk om van meerdere kanalen gebruik te maken. Is er een pakkende naam voor je activiteit? (Een pakkende naam kan mensen nieuwsgierig en enthousiast maken) Moeten mensen zich aanmelden? Wat is de uiterste aanmeldingsdatum? Waar moeten mensen zich aanmelden? Staat alle informatie in de uitnodiging?: (Inhoud van activiteit, datum, tijd, adres, eventuele kosten, eventuele wijze van aanmelding) Zijn alle actuele ( )adressen aanwezig?

11 Wordt er social media gebruikt om de activiteit onder de aandacht te brengen?: (Facebook, Twitter, Hyves enzovoort.) Zijn er (regionale)kranten aangeschreven?: (Het kan verstandig zijn om voor de zekerheid meerdere kranten aan te schrijven) Is de BVN gevraagd om de activiteit op de BVN agenda op de website te zetten?: (Mail naar met alle informatie die je in de agenda wilt hebben. Voor het plaatsen van de activiteit in de agenda is er sowieso een datum, plaats, tijd en wervend stukje tekst nodig. Eventueel kan er ook een foto of een link worden toegevoegd.) Tip! Wil je eigen activiteiten zelf op de BVN agenda plaatsen? Dat kan! Mail en leer hoe je zelf activiteiten op de website kunt plaatsen.

12 Stap 7. De dag van de activiteit Zorg dat je op de dag van de activiteit alle voorbereidingen op tijd treft. Zijn de projectverantwoordelijke (eerste contactpersoon) en andere organisatoren op tijd aanwezig? Is het duidelijk wie of hoeveel personen er komen? (Houd altijd rekening met personen die onverwacht komen) Is er een camera aanwezig om foto s te maken van de activiteit? (Bij de uiteindelijke verantwoording moet ook minstens 1 foto zitten. Willen de deelnemers in verband met privacy niet op de foto maak dan een foto van de activiteit waarop geen personen te zien zijn.) Staat alles op de gewenste manier klaar? Is er iemand die de deelnemers ontvangt? (Vooral op grote locaties zoals in ziekenhuizen en scholen kan het verstandig zijn om een gastvrouw bij de deur te zetten)

13 Wordt de tijd door iemand bewaakt? (Zorg dat de activiteit niet uitloopt. Houd rekening met andere afspraken die de deelnemers kunnen hebben.)

14 Stap 8. Evaluatie Van een evaluatie kun je erg veel leren. Door te evalueren kunnen volgende activiteiten alleen maar (nog) beter worden. Is er een evaluatiemoment geprikt? Hebben de deelnemers ook een evaluatieformulier ingevuld? (Denk aan de privacy van de deelnemers en zorg er voor dat het evaluatieformulier ook anoniem ingevuld kan worden) Is er afgesproken wie de verantwoording voor BVN maakt? (Stuur de verantwoording op naar en stuur de originele betaalbewijzen apart op via de post.) Zijn er tips voor de volgende keer? (Neem deze tips zeker mee!) Lever de verantwoording en alle originele betaalbewijzen in bij BVN. Na het ontvangen van beide producten kijken wij alles na voor een akkoord. Vervolgens worden de door jou gemaakte kosten gedeclareerd en sturen wij het afrondingsformulier naar je op. Hiermee is jouw B-actief activiteit definitief afgerond!