DECLARATIEPROTOCOL PINK!

Transcriptie

1 DECLARATIEPROTOCOL PINK! Yves Schamp PENNINGMEESTER 30 mei 2016

2 Inhoudsopgave Hoe declaraties indienen?... 2 Wat wordt wel en niet vergoed?... 3 Bijlage 1: Declaratie OV-kosten (voorbeeld)... 4 Bijlage 2: Declaratieformulier... 5

3 Hoe declaraties indienen? - Zorg er altijd voor dat het declaratieformulier wordt gebruikt zoals in bijlage 2 staat; - Vul dit formulier volledig in. Naam, adres, bankrekeningnummer, tenaamstelling, telefoon, datum (kan niet eerder zijn dan de gedeclareerde stukken), afdeling (wanneer van toepassing, anders blanco laten), gedeclareerde stukken met bon- of factuurnummer of andere reisgegevens; - De gedeclareerde stukken moeten uiteraard ook worden verantwoord met bewijzen. Deze bewijzen kunnen zijn: o Een ov-declaratieoverzicht (Enkel het volledige overzicht waar ook de eigen naam, de afgelegde trajecten en de prijs vermeld worden!) Zie bijlage 1; o Een factuur (Deze kan ook aan mij worden doorgegeven ter betaling. De factuur moet uiteraard voldoen aan de eisen gesteld door de belastingdienst); o Een transactiebon (Hierop moet het bedrag, de datum en de specificatie duidelijk vermeld staan.); o Een los ov-ticket (Altijd met vermelding van prijs en traject!); o Bankafschriften zijn geen afdoende bewijs!; o Parkeerkosten worden nooit terugbetaald!, tenzij deze noodzakelijk zijn voor het evenement of bij ALV; o Bij declaraties van een verplaatsing met de auto wordt 0,19/km vergoed. Op het declaratieformulier moet wel het afgelegde traject en het aantal afgelegde km s worden vermeld. - Voor de afdelingen: Bezorg de declaratie eerst aan de eigen penningmeester. Hij kan een précontrole uitvoeren en dan alles aan mij doorgeven. Facturen die nog betaald moeten worden of bedragen boven 100 kunnen wel rechtstreeks aan mij worden bezorgd. De afdelingspenningmeester kijkt na of de declaratie aan bovenvermelde eisen voldoet. Hij of zij rekent ook alles na; - Bij voorkeur een witte achtergrond gebruiken bij het maken van foto s van declaratiebonnen i.v.m. inktgebruik bij afdrukken; - Wanneer een uitgave wordt gedaan met de landelijke bank- of Visa-pas, moet er altijd een bewijs worden overlegd aan de landelijke penningmeester. Wanneer dit verloren gaat kan deze transactie niet worden geboekt en zal het bedrag van de persoon in kwestie worden teruggevorderd of niet worden vergoed! (Bewaar dus altijd goed de bon!!)

4 Wat wordt wel en niet vergoed? - Reiskosten die gemaakt zijn voor een activiteit die door PINK! wordt georganiseerd worden volledig vergoed. De voorkeur gaat uit naar het ov. Autokosten worden vergoed aan 0,19 mits vermelding van traject en gereden km s. Alleen het traject dat voor de activiteit van PINK! strikt noodzakelijk is en de kortste afstand worden vergoed. - Parkeerkosten worden niet vergoed, tenzij voor ALV s of wanneer het voor het organiseren van een evenement strikt noodzakelijk is om bv. goederen aan te leveren. - Vergoedingen voor cursussen, kaderopleidingen en masterclasses wanneer deze op voorhand zijn goedgekeurd door het bestuur. - Kosten voor drankjes en lichte snacks (vegan) tijdens de bestuursvergaderingen. Drankjes max. 2 p.p. en lichte snacks max. 1 p.p. Geen grote maaltijden, tenzij in uitzonderlijke gevallen. - Kosten gemaakt voor de werking van PINK!. Hieronder vallen promotiekosten, huurkosten, kosten voor cadeaubonnen, kosten voor geschenken aan sprekers, (Niet-limitatief) Bij twijfel, altijd eerst informeren bij de penningmeester. - Kosten die door de afdelingen worden gemaakt, moeten voor zover mogelijk in overeenstemming zijn met de eigen begroting.

5 Bijlage 1: Declaratie OV-kosten (voorbeeld) Werkwijze: Na aanmelden op de website is de reishistorie in te zien via volgende url: - Selecteer de periode waarvan je de reishistorie wilt inzien (NIET Transacties laatste 13 weken ) - Vink alle kosten aan die je wilt declareren; - Klik bovenaan op Maak declaratieoverzicht ; - Kijk alles na en ga eventueel bij fouten terug naar het vorige scherm; - Klik op Download pdf, je krijgt onderstaand bestand.

6 Bijlage 2: Declaratieformulier PINK! -> Afdelingen -> Declaratieformulier -> Declaratieformulier PINK!.xls KOSTENDECLARATIE (vul digitaal in) Leden van PINK! kunnen onkosten declareren na goedkeuring van de (afdelings)penningmeester. Reiskosten w orden vergoed op basis 0,19 per kilometer of bijgevoegd OV-vervoersbewijs. Reizen per OV heeft de voorkeur. Naam: Datum: Opmerkingen: Afdeling: (indien kosten drukken op het afdelingsbudget) Nummer bon/ov-ticket indien aanwezig of Datum Omschrijving van de kosten Bedrag gereden aantal kilometers Totaal deze declaratie 0,00 S.v.p. uitbetalen op IBAN: Bank: T.n.v. Telefoonnummer: adres: Adres: Postcode en woonplaast: Stuur de volledig ingevulde declaratie aan PINK! Postbus 17622, 1001 JM Amsterdam Of mail een scan met bijlagen aan [email protected]