Declaratierichtlijn afdelingen JOVD 2017

Transcriptie

1 Declaratierichtlijn afdelingen JOVD 2017 De declaratierichtlijn afdelingen 2017 is van t/m van kracht. De richtlijn is gewijzigd ten opzichte van de vorige richtlijn. Eerdere declaratierichtlijnen afdelingen vervallen vanaf Artikel 1: Toepassing Richtlijn 1.1 Op het geldelijk beheer van de vereniging zijn in eerste plaats de statuten, het huishoudelijk reglement en het financieel reglement van de Jongeren Organisatie Vrijheid en Democratie van toepassing; 1.2 Deze richtlijn bevat een uitwerking van hetgeen in artikel 7.6 van het financieel reglement JOVD is vastgelegd en bevat zodoende een uitwerking van de declaratiemogelijkheden van afdelingen van de JOVD bij het Hoofdbestuur; 1.3 De Landelijk Penningmeester kan met het oog op de bescherming van de verenigingsfinanciën te allen tijde afwijken van deze richtlijn. Artikel 2: Vorm 2.1 Een declaratie dient te bestaan uit een volledig ingevuld digitaal Landelijk Declaratieformulier (te vinden op de website van de JOVD), een kopie van de originele bonnen en/of originele facturen. Het digitale Landelijk Declaratieformulier dient te corresponderen met kopieën van de bonnen en/of facturen; 2.2 Indien sprake is van een declaratie van reiskosten dan dient bijgevoegd te zijn: het treinkaartje van de gemaakte reis, dan wel een uitdraai van het overzicht van de gemaakte reis op de OV-Chipkaart (van of Mijn NS), dan wel een printscreen of uitdraai van de gemaakte route met de auto met het aantal berekende kilometers, aangevuld met een screenshot wat de reis met het openbaar vervoer zou hebben gekost. Reiskosten van afdelingsbestuurders worden persoonlijk door de afdelingsbestuurders gedeclareerd; 2.3 Voor het indienen van declaraties dient de indiener de volledige declaratie, binnen de termijn als genoemd in artikel 2 van het financieel reglement, in te dienen via de declaratiemogelijkheid op de website; 2.4 Declaraties die middels of direct door een indiener zijn verstrekt aan een Hoofdbestuurder (of andere functionaris binnen de afdeling) worden niet in behandeling genomen; 2.5 De afdelingsrekening dient uit hoofde van artikel 7.1 van het financieel reglement op naam van de desbetreffende afdeling te staan; 2.6 Indien de ingediende declaratie niet voldoet aan de vormvereisten als gesteld in dit artikel van de declaratierichtlijn en als gesteld in het financieel reglement is de declaratie nietig en wordt deze niet in behandeling genomen door de Landelijk Penningmeester.

2 Artikel 3: Reguliere Afdelingsactiviteiten 3.1 Afdelingen mogen ter financiering van afdelingsactiviteiten een deel van de gemaakte kosten declareren bij het Hoofdbestuur. 3.2 Ter financiering van de zaalhuur mag een afdeling 80% van de kosten declareren. Het maximumbedrag van de declaratie bedraagt hierbij 60,-; 3.3 Ter financiering van consumpties voor sprekers met een toegevoegde waarde aan een activiteit mag een afdeling consumpties declareren met een maximumbedrag van 9,- per spreker. Consumpties voor een afdelingsvergadering zijn op basis van artikel 7.3 van het Financieel Reglement niet declarabel; 3.4 Ter financiering van presentjes voor sprekers met een toegevoegde waarde aan een activiteit mag een afdeling een presentje declareren met een maximumbedrag van 10,- per spreker. Presentjes voor een afdelingsvergadering zijn op basis van artikel 7.3 van het Financieel Reglement niet declarabel. Artikel 4: Bijzondere Activiteiten 4.1 Afdelingen kunnen naast hun reguliere activiteiten een aanvraag doen bij de Landelijk Penningmeester voor een geldelijke ondersteuning van een bijzondere afdelingsactiviteit; 4.2 Voorafgaande aan de activiteit, waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, dient uiterlijk vier weken van tevoren een begroting met onderbouwing te worden ingediend bij de Landelijk Penningmeester; 4.3 De Landelijk Penningmeester is uit hoofde van artikel 7.4 van het financieel reglement verplicht om binnen 14 dagen te reageren; 4.4 De desbetreffende activiteit dient een voldoende (politiek) inhoudelijk programma te hebben waaraan, in beginsel, alle leden van de vereniging kunnen deelnemen. Indien volgens de Landelijk Penningmeester niet is voldaan aan deze eis wordt geen geldelijke ondersteuning verleend; 4.5 De geldelijke ondersteuning wordt al dan niet per Hoofdbestuursbesluit geaccordeerd, en zal in beginsel afhangen van hetgeen in artikel 4.4 van deze richtlijn is vastgelegd; 4.6 De afdeling kan de toegezegde geldelijke ondersteuning als een normale declaratie indienen, zoals bedoeld in artikel 2.1 van deze richtlijn. Bijgevoegd dienen te zijn: een realisatie van de desbetreffende activiteit en de kopieën van de bonnen en facturen die met de activiteit samenhangen;

3 Artikel 5: Promotiemateriaal 5.1 Een afdeling kan een deel van de gemaakte kosten voor het promotiemateriaal declareren. 5.2 Alleen promotiemateriaal beschikbaar via het online bestelsysteem van de JOVD is declarabel. Promotiemateriaal hierbuiten is alleen declarabel na uitdrukkelijke toestemming van de Landelijk Penningmeester en/of de Landelijk Vicevoorzitter Voorlichting & Marketing. 5.3 De geldelijke ondersteuning aan afdelingen in het kader van de aanschaf van promotiemateriaal bedraagt 75% van de gemaakte kosten daarvan. Het maximumbedrag van de ondersteuning bedraagt 250,- per boekjaar. Artikel 6: Promotionele activiteiten 6.1 De afdeling kan voor een grootschalig promotie-evenement een verzoek indienen voor een geldelijke ondersteuning voor een activiteit met landelijke meerwaarde. De procedure rondom het indienen van dit verzoek verloopt via het Landelijk Vicevoorzitter Voorlichting en Marketing middels het indienen van een promotieplan; 6.2 Voor de activiteit met landelijke meerwaarde kan de afdeling een geldelijke ondersteuning verkrijgen met het maximumbedrag van 500,-; 6.3 De desbetreffende activiteit dient een voldoende promotionele en landelijke meerwaarde te hebben. Indien volgens de Landelijk Penningmeester en/of de Landelijk Vicevoorzitter Voorlichting en Marketing niet is voldaan aan deze eis wordt geen geldelijke ondersteuning verleend; 6.4 De afdeling kan de toegezegde geldelijke ondersteuning als een normale declaratie indienen, te weten met gebruik van het Landelijk Declaratieformulier. Bijgevoegd dienen te zijn: een realisatie van de desbetreffende activiteit en de originele bonnen en facturen die met de activiteit samenhangen. Artikel 7: Afdelingsreis 7.1 Ter financiering van een deel van de gemaakte kosten voor een Afdelingsreis kan door de afdeling een verzoek worden ingediend voor geldelijke ondersteuning; 7.2 Het richtbedrag voor de geldelijke ondersteuning aan afdelingen in het kader van de organisatie van een Afdelingsreis bedraagt 300,-. Het oordeel is aan de Landelijk Penningmeester in samenspraak met het Bestuurslid Organisatie of de gevraagde ondersteuning redelijk is. Als de afdelingsreis een bovengemiddeld hoge mate van politieke inhoud bevat, ter beoordeling van het Hoofdbestuur, kan de geldelijke ondersteuning oplopen tot een bedrag van maximaal 500,-; 7.3 De desbetreffende Afdelingsreis dient, om in aanmerking te komen voor een geldelijke ondersteuning, een voldoende (politiek) inhoudelijk programma hebben waaraan, in beginsel, alle leden van de afdeling kunnen deelnemen. Indien volgens de Landelijk

4 Penningmeester in samenspraak met het Algemeen Bestuurslid Organisatie niet is voldaan aan deze eis wordt geen geldelijke ondersteuning verleend; 7.4 Voorafgaande aan de activiteit, waarvoor een bijdrage wordt gevraagd, dient uiterlijk vier weken van tevoren een reisplan en een begroting te worden ingediend bij de Landelijk Penningmeester en het Algemeen Bestuurslid Organisatie; 7.5 De Landelijk Penningmeester is uit hoofde van artikel 7.4 van het financieel reglement verplicht om binnen 14 dagen te reageren; 7.6 De afdeling kan de toegezegde geldelijke ondersteuning als een normale declaratie indienen, te weten met gebruik van het digitale Landelijk Declaratieformulier. Bijgevoegd dienen te zijn: een realisatie van de desbetreffende Afdelingsreis, een verantwoording met betrekking tot de (politieke) inhoud van de reis en de kopieën van de bonnen en facturen die met de reis samenhangen; 7.7 De Landelijk Penningmeester kan een verzoek tot geldelijke ondersteuning weigeren indien er naar zijn inzien niet voldoende middelen meer zijn ter ondersteuning van activiteiten. In geval van weigering zal de Landelijk Penningmeester de aanvrager inlichting verschaffen over de weigeringsgrond(en). 7.8 Een Afdelingsreis vindt plaats buiten Nederland. Reizen binnen Nederland worden beoordeeld op basis van artikel 4 van deze richtlijn. Artikel 8: Bijzondere declaratiemogelijkheden afdelingen 8.1 Afdelingen mogen, als sprekerscadeau, het boek De Weg naar de Macht, de geschiedschrijving van de JOVD voor de verkoopprijs declareren, te weten 19, De uitzondering beschreven in artikel 8.1 geldt tot Afdelingen mogen in het boekjaar 2017 bankkosten declareren tot een maximum van 75 euro. Afdelingen zonder rechtspersoonlijkheid mogen hier bovenop een extra bedrag tot een maximum van 75 euro declareren aan bankkosten. 8.4 De declaratie als bedoeld in artikel 8.3 dient voorzien te zijn van een screenshot van de afschrijving van de bankkosten. Artikel 9: Uitbetaling 9.1 Gelden worden louter giraal uitbetaald vanaf de bankrekening van de vereniging op de bankrekening van de afdeling; 9.2 Gelden worden binnen vier weken uitbetaald vanaf het moment dat er aan de voorwaarden van een declaratie of een verzoek is voldaan. Deze termijn kan maximaal eenmaal verlengd worden;

5 9.3 In het geval dat na de uitbetaling blijkt dat het gedeclareerde niet overeenkomt met de daadwerkelijk gemaakte kosten, houdt de vereniging een vordering ter grootte van het totaal gedeclareerde bedrag, op de afdeling, tot het ten onrechte gedeclareerde is vereffend; 9.4 In het geval dat de afdeling tussentijds wisselt van bank- of gironummer dan dienen zij dit schriftelijk kenbaar te maken bij de Landelijk Penningmeester. Eventuele gevolgen voortvloeiend uit het niet kenbaar maken van een wijziging zijn voor verantwoordelijk van de afdeling. Artikel 10: Sanctionering 10.1 Wanneer de gedeclareerde kosten niet overeenkomen met de daadwerkelijk gemaakte kosten en er sprake is van fraude wordt dit bestraft. Het Hoofdbestuur sluit in dit geval een afdeling van de vereniging uit van de mogelijkheid tot declareren gedurende twee maanden. De declarabele kosten gemaakt gedurende deze periode worden niet vergoed; 10.2 Een afdeling van de vereniging dient de originele bonnen en/of facturen gedurende 24 weken te bewaren. De Landelijk Penningmeester kan steekproefsgewijs verzoeken de originele bonnen en facturen op te sturen naar het Algemeen Secretariaat; 10.3 Wanneer blijkt dat een persoon of orgaan van de vereniging niet aan het verzoek genoemd in artikel 9.2 van deze richtlijn kan voldoen, houdt de vereniging een vordering ter grootte van het totaal gedeclareerde bedrag, tot het ten onrechte gedeclareerde is vereffend.