Vergoedingenreglement

Transcriptie

1 Vergoedingenreglement Dit reglement is opgesteld conform het bepaalde in de statuten van Stichting Notarieel Pensioenfonds. Artikel 1. Begripsbepalingen 1.1 Voor dit reglement zijn de begripsomschrijvingen van de statuten en pensioenreglementen van Stichting Notarieel Pensioenfonds van toepassing. In aanvulling op de statuten en pensioenreglementen gelden de volgende begripsomschrijvingen: Dagdeel: een ochtend, middag of avond. Vergoedingsgerechtigde: een lid van de raad van toezicht, het bestuur, het verantwoordingsorgaan of de pensioenraad van Stichting Notarieel Pensioenfonds. Artikel 2. Vergoedingsstructuur 2.1 Een vergoedingsgerechtigde kan aanspraak hebben op een vergoeding die bestaat uit: 1. basisvergoeding; 2. onkostenvergoeding. Het bestuur bepaalt op welke vergoeding(en) een vergoedingsgerechtigde aanspraak heeft. 2.2 De fiscale en administratieve behandeling van de vergoedingen is per vergoeding nader uitgewerkt. Artikel 3. Basisvergoeding 3.1 De basisvergoeding voor vergoedingsgerechtigden strekt mede tot vergoeding van alle ten behoeve van de uitoefening van de functie door een vergoedingsgerechtigde te maken kosten die niet als onkosten, zoals omschreven in artikel 8, aangemerkt kunnen worden. Artikel 4. Basisvergoedingen raad van toezicht Voorzitter ,- per jaar Raad van Toezicht Lid ,- per jaar Raad van Toezicht 4.1 Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt tussen: a. leden van de raad van toezicht die activiteiten verrichten vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap; en b. leden van de raad van toezicht die in fictieve dienstbetrekking staan met SNPF. Ad. a. leden van de raad van toezicht die activiteiten verrichten vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap: 4.2 Het lid van de raad van toezicht dient een kwalificerende VAR-WUO (winst uit onderneming) of een VAR-DGA (voor rekening en risico van de vennootschap) te overleggen aan SNPF. SNPF dient een kopie van de VAR en het identiteitsbewijs van het lid van de raad van toezicht in haar administratie te bewaren. Vergoedingenreglement 1/7

2 4.3 Een VAR-ROW (resultaat uit overige werkzaamheden) biedt SNPF geen wettelijke vrijwaring van inhoudingsplicht van loonheffingen. Bij een dergelijke VAR valt het lid van de raad van toezicht onder categorie b. 4.4 Het lid van de raad van toezicht dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur inclusief btw ontvangt. 4.5 Een lid van de raad van toezicht die activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht, dient te beschikken over een dienstverleningsovereenkomst tussen die rechtspersoon of personenvennootschap en SNPF. Ad. b. leden van de raad van toezicht die in fictieve dienstbetrekking staan met SNPF: 4.6 Het lid van de raad van toezicht dient een kwalificerende VAR-ROW (resultaat uit overige werkzaamheden) te overleggen aan SNPF. SNPF dient een kopie van de VAR en het identiteitsbewijs van het lid van de raad van toezicht in haar administratie te bewaren 4.7 Het lid van de raad van toezicht dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur inclusief btw ontvangt. De btw voldoet SNPF aan het lid van de raad van toezicht. 4.8 Het netto bedrag (voor btw) op de factuur geldt als bruto bedrag voor de loonadministratie, hierop wordt loonbelasting/ premie volksverzekeringen ingehouden. Er is voor de leden van de Raad van Toezicht geen sprake van een verplichte verzekering voor de werknemersverzekeringen. Er is wel sprake van een verplichte deelname aan de Zorgverzekeringswet. De afdracht van premie Zorgverzekeringswet (Zvw) komt volledig ten laste van SNPF. 4.9 Het lid van de raad van toezicht die tot deze categorie behoort, wordt met ingang van 1 januari 2013 opgenomen in de loonadministratie van SNPF op basis van een fictieve dienstbetrekking De vergoeding wordt maandelijks uitgekeerd op het rekeningnummer dat de vergoedingsgerechtigde aan SNPF heeft opgegeven. Vergoedingenreglement 2/7

3 Artikel 5. Basisvergoedingen bestuur Voorzitter ,- per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 4 dagdelen per week Bestuurslid met extra taken op terrein BBC/ARC* ,- per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 3 dagdelen per week Bestuurslid ,- per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 2 dagdelen per week *BBC = Beleggings- en Balansmanagement Commissie / ARC = Audit en Risk Commissie 5.1 Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt tussen: a. leden van het bestuur die activiteiten verrichten vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap; en b. leden van het bestuur die in dienstbetrekking staan met SNPF. Ad. a. bestuursleden die activiteiten verrichten vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap: 5.2 Het bestuurslid dient een kwalificerende VAR-WUO (winst uit onderneming) of een VAR-DGA (voor rekening en risico van de vennootschap) te overleggen aan SNPF. SNPF dient een kopie van het ID-bewijs en de VAR van het bestuurslid in haar administratie te bewaren. 5.3 Een VAR-ROW (resultaat uit overige werkzaamheden) biedt SNPF geen wettelijke vrijwaring van inhoudingsplicht van loonheffingen. Bij een dergelijke VAR valt het bestuurslid onder categorie b. 5.4 Het bestuurslid dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur inclusief btw ontvangt. 5.5 Een bestuurslid die activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht, dient te beschikken over een dienstverleningsovereenkomst tussen die rechtspersoon of personenvennootschap en SNPF. Ad. b. bestuursleden die in dienstbetrekking staan met SNPF: 5.6 Het bestuurslid van deze categorie wordt met ingang van 1 januari 2013 opgenomen in de loonadministratie van SNPF op basis van een dienstbetrekking. 5.7 De vergoeding wordt maandelijks uitgekeerd op het rekeningnummer dat de vergoedingsgerechtigde aan SNPF heeft opgegeven. 5.8 Over de bruto bedrag wordt loonbelasting/premie volksverzekeringen ingehouden. Er is ook sprake van een verplichte deelname aan de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet (Zvw). De afdracht van deze premies komt echter volledig ten laste van SNPF en daarom vindt geen inhouding op het bruto bedrag plaats. Vergoedingenreglement 3/7

4 Artikel 6. Basisvergoedingen verantwoordingsorgaan Lid VO 500,- per dagdeel Beloning per dagdeel met een maximum van per jaar. Maximum van 6 dagdelen per jaar aan opleidingsdagen. (Worden ook op deze basis vergoed, maar vallen buiten het maximum van per jaar). 6.1 De leden van het verantwoordingsorgaan worden aangemerkt als resultaatgenieters. SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 6.2 De vergoeding wordt per kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van het kwartaal, achteraf 6.3 Wanneer de prestatie in de hoedanigheid van btw-ondernemer wordt verricht is de vergoeding inclusief btw. Het lid van het verantwoordingsorgaan dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur inclusief btw ontvangt. Artikel 7. Basisvergoedingen pensioenraad Lid PR 500,- per dagdeel Beloning per dagdeel met een maximum van per jaar. Maximum van 6 dagdelen per jaar aan opleidingsdagen. (Worden ook op deze basis vergoed, maar vallen buiten het maximum van per jaar). 7.1 De leden van de pensioenraad worden aangemerkt als resultaatgenieters. SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 7.2 De vergoeding wordt per kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van het kwartaal, achteraf 7.3 Wanneer de prestatie in de hoedanigheid van btw-ondernemer wordt verricht is de vergoeding inclusief btw. Het lid van de pensioenraad dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur inclusief btw ontvangt. Vergoedingenreglement 4/7

5 Artikel 8. Onkostenvergoedingen Reiskosten vergadering 8.1 Vergoedingsgerechtigden hebben per dag waarop zij een of meer vergaderingen, danwel een opleidingsactiviteit of bijeenkomst hebben bijgewoond, aanspraak op een vergoeding voor de gemaakte reiskosten. 8.2 De vergoeding voor reiskosten ten behoeve van deelname aan vergaderingen wordt aan het begin van het kalenderjaar vastgesteld. Zij bedraagt een door het bestuur vast te stellen forfaitair bedrag per kilometer, ongeacht de wijze van vervoer. De afstand tussen woonplaats en de plaats waarin de vergadering wordt gehouden wordt vergoed. De afstand wordt vastgesteld op basis van de meest gebruikelijke reisroute over de weg en wordt getoetst met behulp van de routeplanner van de ANWB. 8.3 De vergoeding bedraagt forfaitair 0,19 per kilometer. 8.4 Het aldus vastgestelde bedrag wordt binnen 20 werkdagen na afloop van het kwartaal waarin de desbetreffende vergadering is gehouden, overgemaakt op een door de vergoedingsgerechtigde opgegeven rekeningnummer. 8.5 Enkel en alleen de getekende presentielijst van een vergadering strekt tot bewijs dat een vergoedingsgerechtigde de desbetreffende vergadering heeft bijgewoond en in aanmerking komt voor toekenning van vergoeding van reiskosten. 8.6 Een bestuurslid kan tevens de gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een bijeenkomst die noodzakelijk is voor de uitoefening van de bestuursfunctie declareren, mits ten behoeve daarvan het declaratieformulier wordt ingevuld en originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 8.7 Als door een bestuurslid gebruik wordt gemaakt van openbaar vervoer om een vergadering of bijeenkomst zoals genoemd in artikel 8.6 bij te wonen, dan kunnen de kosten voor reizen in de eerste klas worden vergoed middels de hen ter beschikking gestelde ov-kaart, echter uitsluitend voorzover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de bestuursfunctie. Overnachtingskosten 8.8 Vergoedingsgerechtigden kunnen in uitzonderlijke gevallen én na voorafgaande toestemming van de directie, danwel voorafgaande toestemming van de voorzitter van het bestuur ingeval een bestuurslid om vergoeding verzoekt, danwel voorafgaande toestemming van de vicevoorzitter ingeval de voorzitter van het bestuur om vergoeding verzoekt, voor het bijwonen van een of meer vergaderingen een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor maaltijden en overnachting, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 8.9 De vergoeding wordt overgemaakt op het rekeningnummer dat de vergoedingsgerechtigde aan SNPF heeft opgegeven. Vergoedingenreglement 5/7

6 Opleidingsbijeenkomsten en seminars 8.10 Vergoedingsgerechtigden kunnen na voorafgaande toestemming van de directie, danwel voorafgaande toestemming van de voorzitter van het bestuur ingeval een bestuurslid om vergoeding verzoekt, danwel voorafgaande toestemming van de vice-voorzitter ingeval de voorzitter van het bestuur om vergoeding verzoekt, namens het fonds of ten behoeve van deskundigheidsbevordering in Nederland een bijeenkomst of opleidingsactiviteit bijwonen, en daarvoor een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor het bijwonen van deze opleidingsactiviteit of bijeenkomst, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd De kosten van de opleiding worden rechtstreeks door SNPF aan het opleidingsinstituut voldaan Bovenstaande artikelen gelden niet voor buitenlandse reizen van het bestuur. Kosten van opleidingsactiviteiten en bijeenkomsten in het buitenland komen slechts dan voor vergoeding in aanmerking indien de voorzitter van het bestuur, na verkregen advies van de compliance officer, vooraf toestemming heeft verleend en waarbij de vergoedingsgerechtigde tot genoegen van de voorzitter heeft aangetoond dat het niet mogelijk is om een vergelijkbare opleidingsactiviteit of bijeenkomst in Nederland te volgen. Artikel 9. Externe adviseurs van de beleggings- en balans management commissie 9.1 De externe adviseurs van de beleggingen en balans management commissie ontvangen een vergoeding van per jaar. 9.2 De externe adviseurs worden aangemerkt als resultaatgenieters. SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 9.3 De vergoeding wordt per kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van het kwartaal, achteraf 9.4 Wanneer de prestatie in de hoedanigheid van btw-ondernemer wordt verricht is de vergoeding inclusief btw. De externe adviseur dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur inclusief btw ontvangt. Artikel 10. Geschillencommissie 10.1 Wanneer een geschil wordt voorgelegd ontvangt een lid van de geschillencommissie een vergoeding van 500,- per dagdeel De leden van de geschillencommissie worden aangemerkt als resultaatgenieters. SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst De vergoeding wordt per kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van het kwartaal, achteraf Vergoedingenreglement 6/7

7 10.4 Wanneer de prestatie in de hoedanigheid van btw-ondernemer wordt verricht is de vergoeding inclusief btw. De externe adviseur dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 20 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur inclusief btw ontvangt. Artikel 11. Afwijkingsbevoegdheid, hardheidsclausule en onvoorziene gevallen 11.1 Alleen kosten genoemd in deze regeling komen voor vergoeding in aanmerking In gevallen waarin onverkorte toepassing van de regeling in een bijzonder geval tot onredelijke en ongewenste gevolgen leidt, kan het bestuur een beslissing nemen die afwijkt van de bepalingen van deze regeling In onvoorziene gevallen beslist het bestuur. Artikel 12. Uitbetaling vergoeding 12.1 De gerechtigde kan aangeven af te willen zien van het ontvangen van een vergoeding. Artikel 13. Evaluatie 13.1 Het bestuur evalueert jaarlijks aan het einde van het kalenderjaar de vergoedingen. Artikel 14. Inwerkingtreding en overgangsbepaling 14.1 Dit reglement is vastgesteld door het bestuur bij de bestuursvergadering van 14 februari 2013, na met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 17.3 b en 16.7 f van de statuten, het reglement op 14 januari 2013 te hebben besproken met de raad van toezicht en het reglement op 25 januari 2013 ter advies te hebben voorgelegd aan het verantwoordingsorgaan, van welk advies op 14 februari 2013 door het bestuur kennis is genomen Dit reglement treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari Vergoedingenreglement 7/7