Fondsdocumenten SNPF. Vergoedingenreglement

Transcriptie

1 Fondsdocumenten SNPF Vergoedingenreglement

2 Vergoedingenreglement 2015 Dit reglement is opgesteld conform het bepaalde in de statuten van Stichting Notarieel Pensioenfonds. Artikel 1. Begripsbepalingen 1.1 Voor dit reglement zijn de begripsomschrijvingen van de statuten en pensioenreglementen van Stichting Notarieel Pensioenfonds van toepassing. In aanvulling op de statuten en pensioenreglementen gelden de volgende begripsomschrijvingen: Dagdeel: een ochtend, middag of avond. Vergoedingsgerechtigde: een lid van de raad van toezicht, het bestuur of het verantwoordingsorgaan van Stichting Notarieel Pensioenfonds. Artikel 2. Vergoedingsstructuur 2.1 Een vergoedingsgerechtigde kan aanspraak hebben op een vergoeding die bestaat uit: 1. basisvergoeding; 2. onkostenvergoeding. Het bestuur bepaalt op welke vergoeding(en) een vergoedingsgerechtigde aanspraak heeft. 2.2 De fiscale en administratieve behandeling van de vergoedingen is per vergoeding nader uitgewerkt. Artikel 3. Basisvergoeding 3.1 De basisvergoeding voor vergoedingsgerechtigden strekt mede tot vergoeding van alle ten behoeve van de uitoefening van de functie door een vergoedingsgerechtigde te maken kosten die niet als onkosten, zoals omschreven in artikel 7, aangemerkt kunnen worden. Artikel 4. Basisvergoedingen raad van toezicht Vergoedingenoverzicht Voorzitter per jaar Raad van Toezicht Lid per jaar Raad van Toezicht Fiscale en administratieve behandeling 4.1 Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt tussen: a. leden van de raad van toezicht die activiteiten verrichten vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap; en b. leden van de raad van toezicht die op grond van artikel 3 lid 1 sub g Wet op de loonbelasting 1964 een fictieve dienstbetrekking hebben met SNPF. Ad. a. leden van de raad van toezicht die activiteiten verrichten vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap: 4.2 Het lid van de raad van toezicht dient een kopie van het identiteitsbewijs en een geldige VAR- WUO (winst uit onderneming) of een VAR-DGA (voor rekening en risico van de vennootschap), waarop de vermelde werkzaamheid overeenkomt met de functie die de VARhouder daadwerkelijk vervult bij SNPF te overleggen aan SNPF. Vergoedingenreglement /8

3 SNPF dient een kopie van de VAR en het identiteitsbewijs van het lid van de raad van toezicht in haar administratie te bewaren voor een wettelijke vrijwaring van de inhoudingsplicht. Een VAR-ROW (resultaat uit overige werkzaamheden) biedt SNPF geen wettelijke vrijwaring van inhoudingsplicht van loonheffingen. 4.3 Het lid van de raad van toezicht dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt. De vergoeding is inclusief btw, tenzij het lid van de raad van toezicht op grond van een vrijstelling niet btw-plichtig is. Het lid van de raad van toezicht is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 4.4 Een lid van de raad van toezicht die activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht, dient te beschikken over een dienstverleningsovereenkomst tussen die rechtspersoon of personenvennootschap en SNPF. Ad. b. leden van de raad van toezicht die op grond van artikel 3 lid 1 sub g Wet op de loonbelasting 1964 een fictieve dienstbetrekking hebben met SNPF: 4.5 Het lid van de raad van toezicht wordt opgenomen in de loonadministratie van SNPF op basis van de fictieve dienstbetrekking. 4.6 SNPF houdt loonbelasting en premies volksverzekeringen in en draagt deze af. De afdracht komt volledig ten laste van SNPF. 4.7 De vergoeding wordt maandelijks uitgekeerd op het rekeningnummer dat het lid van de raad van toezicht aan SNPF heeft opgegeven. 4.8 Indien het lid van de raad van toezicht btw-plichtig is, dient het lid zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt van de btw die over de vergoeding wordt geheven. De btw voldoet SNPF aan het lid van de raad van toezicht. Artikel 5. Basisvergoedingen bestuur Vergoedingenoverzicht Voorzitter per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 4 dagdelen per week. Bestuurslid met extra taken op terrein BBC/ARC* per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 3 dagdelen per week. Bestuurslid per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 2 dagdelen per week. Aspirant-bestuurslid per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 2 dagdelen per week. Daarnaast wordt de opleiding vergoed. *BBC = Beleggings- en Balansmanagement Commissie / ARC = Audit en Risk Commissie Vergoedingenreglement /8

4 Fiscale en administratieve behandeling 5.1 Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt tussen: a. leden van het bestuur die werkzaamheden verrichten als btw-ondernemer (al dan niet vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap); en b. leden van het bestuur die alleen op basis van fiscale wetgeving een dienstbetrekking hebben met SNPF, in verband met de gezagsverhouding met de raad van toezicht. Ad. a. bestuursleden die werkzaamheden verrichten als btw-ondernemer (al dan niet vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap): 5.2 Het bestuurslid dient een kopie van een het identiteitsbewijs en een geldige VAR-WUO (winst uit onderneming) of een VAR-DGA (voor rekening en risico van de vennootschap), waarop de vermelde werkzaamheid overeenkomt met de functie die de VAR-houder daadwerkelijk vervult bij SNPF te overleggen aan SNPF. SNPF dient een kopie van de VAR en het identiteitsbewijs van het bestuurslid in haar administratie te bewaren voor een wettelijke vrijwaring van de inhoudingsplicht. Een VAR-ROW (resultaat uit overige werkzaamheden) biedt SNPF geen wettelijke vrijwaring van inhoudingsplicht van loonheffingen. 5.3 Het bestuurslid dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt. De vergoeding is inclusief btw, tenzij het bestuurslid op grond van een vrijstelling niet btw-plichtig is. Het bestuurslid is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 5.4 Een bestuurslid die activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht, dient te beschikken over een dienstverleningsovereenkomst tussen die rechtspersoon of personenvennootschap en SNPF. Ad. b. leden van het bestuur die alleen op basis van fiscale wetgeving een dienstbetrekking hebben met SNPF, in verband met de gezagsverhouding met de raad van toezicht. 5.5 Het bestuurslid van deze categorie wordt opgenomen in de loonadministratie van SNPF op basis van de dienstbetrekking. 5.6 SNPF houdt loonbelasting en premies volksverzekeringen in op de vergoeding en draagt deze af. SNPF draagt voor eigen rekening de premies werknemersverzekeringen en premie Zorgverzekeringswet (Zvw) over de beloning af. 5.7 De vergoeding wordt maandelijks uitgekeerd op het rekeningnummer dat het bestuurslid aan SNPF heeft opgegeven. Vergoedingenreglement /8

5 Artikel 6. Basisvergoedingen verantwoordingsorgaan Vergoedingenoverzicht Lid VO 500 per dagdeel Beloning per dagdeel met een maximum van per jaar. Maximum van 6 dagdelen per jaar aan opleidingsdagen. (Worden ook op deze basis vergoed, maar vallen buiten het maximum van per jaar). Fiscale en administratieve behandeling 6.1 De leden van het verantwoordingsorgaan worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SNPF. 6.2 SNPF maakt op basis van getekende presentielijsten per kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat het lid van het verantwoordingsorgaan heeft opgegeven. 6.3 SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 6.4 Het is echter mogelijk dat een lid van het verantwoordingsorgaan wordt aangemerkt als ondernemer voor de btw. 6.5 Het lid van het verantwoordingsorgaan dat wordt aangemerkt als btw-ondernemer dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt. De vergoeding is inclusief btw, tenzij het lid van het verantwoordingsorgaan op grond van een vrijstelling niet btw-plichtig is. Het lid van het verantwoordingsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 6.6 Indien niet duidelijk blijkt dat SNPF niet verplicht is de loonheffingen in te houden en af te dragen, dient het lid van het verantwoordingsorgaan dat wordt aangemerkt als btwondernemer een kopie van het identiteitsbewijs en een geldige VAR-WUO (winst uit onderneming) of een VAR-DGA (voor rekening en risico van de vennootschap), waarop de vermelde werkzaamheid overeenkomt met de functie die de VAR-houder daadwerkelijk vervult bij SNPF te overleggen aan SNPF. SNPF dient in bovengenoemde situatie een kopie van de VAR en het identiteitsbewijs van het lid van het verantwoordingsorgaan in haar administratie te bewaren voor een wettelijke vrijwaring van de inhoudingsplicht. Vergoedingenreglement /8

6 Artikel 7. Onkostenvergoedingen Reiskosten vergadering 7.1 Vergoedingsgerechtigden hebben per dag waarop zij een of meer vergaderingen, danwel een opleidingsactiviteit of bijeenkomst hebben bijgewoond, aanspraak op een vergoeding voor de gemaakte reiskosten. 7.2 De vergoeding voor reiskosten ten behoeve van deelname aan vergaderingen wordt aan het begin van het kalenderjaar vastgesteld. Zij bedraagt een door het bestuur vast te stellen forfaitair bedrag per kilometer, ongeacht de wijze van vervoer. De afstand tussen woonplaats en de plaats waarin de vergadering wordt gehouden wordt vergoed. De afstand wordt vastgesteld op basis van de meest gebruikelijke reisroute over de weg en wordt getoetst met behulp van de routeplanner van de ANWB. 7.3 De vergoeding bedraagt forfaitair 0,19 per kilometer (exclusief btw). Vergoedingsgerechtigden die btw-plichtig zijn ontvangen naast de reiskostenvergoeding een vergoeding van de btw die zij over de vergoeding afdragen. 7.4 De reiskostenvergoeding voor niet btw-plichtige vergoedingengerechtigden wordt binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal waarop de vergoeding betrekking heeft, overgemaakt op een door de vergoedingsgerechtigde opgegeven rekeningnummer. 7.5 De reiskostenvergoeding alsmede de btw daarover worden aan de btw-plichtige vergoedingsgerechtigden uitbetaald aan de hand van een door de vergoedingsgerechtigde gestuurde factuur. De vergoedingsgerechtigde dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt. 7.6 Enkel en alleen de getekende presentielijst van een vergadering strekt tot bewijs dat een vergoedingsgerechtigde de desbetreffende vergadering heeft bijgewoond en in aanmerking komt voor toekenning van vergoeding van reiskosten. 7.7 Vergoedingsgerechtigden kunnen tevens de gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een bijeenkomst die noodzakelijk is voor de uitoefening van de bestuursfunctie declareren, mits ten behoeve daarvan het declaratieformulier wordt ingevuld en originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 7.8 Als door een bestuurslid gebruik wordt gemaakt van openbaar vervoer om een vergadering of bijeenkomst zoals genoemd in artikel 7.6 bij te wonen, dan kunnen de kosten voor reizen in de eerste klas worden vergoed middels de hen ter beschikking gestelde ov-kaart in plaats van de vergoeding zoals genoemd in artikel 7.2, echter uitsluitend voorzover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de bestuursfunctie. Overnachtingskosten 7.9 Vergoedingsgerechtigden kunnen in uitzonderlijke gevallen én na voorafgaande toestemming van de directie, danwel voorafgaande toestemming van de voorzitter van het bestuur ingeval een bestuurslid om vergoeding verzoekt, danwel voorafgaande toestemming van de vicevoorzitter ingeval de voorzitter van het bestuur om vergoeding verzoekt, voor het bijwonen van een of meer vergaderingen een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor Vergoedingenreglement /8

7 maaltijden en overnachting, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd De kosten worden door SNPF rechtstreeks aan de partij waarvan de maaltijd en/of de overnachting is afgenomen overgemaakt. Indien de vergoedingsgerechtigde de kosten reeds heeft betaald, wordt de vergoeding overgemaakt op het rekeningnummer dat de vergoedingsgerechtigde aan SNPF heeft opgegeven. Opleidingsbijeenkomsten en seminars 7.11 Vergoedingsgerechtigden kunnen na voorafgaande toestemming van de directie, danwel voorafgaande toestemming van de voorzitter van het bestuur ingeval een bestuurslid om vergoeding verzoekt, danwel voorafgaande toestemming van de vice-voorzitter ingeval de voorzitter van het bestuur om vergoeding verzoekt, namens het fonds of ten behoeve van deskundigheidsbevordering voor de uitoefening van de functie, in Nederland een bijeenkomst of opleidingsactiviteit bijwonen, en daarvoor een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor het bijwonen van deze opleidingsactiviteit of bijeenkomst, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd De kosten van de opleiding worden rechtstreeks door SNPF aan het opleidingsinstituut voldaan Bovenstaande artikelen gelden niet voor buitenlandse reizen van het bestuur. Kosten van opleidingsactiviteiten en bijeenkomsten in het buitenland komen slechts dan voor vergoeding in aanmerking indien de voorzitter van het bestuur, na verkregen advies van de compliance officer, vooraf toestemming heeft verleend en waarbij de vergoedingsgerechtigde tot genoegen van de voorzitter heeft aangetoond dat het niet mogelijk is om een vergelijkbare opleidingsactiviteit of bijeenkomst in Nederland te volgen. Artikel 8. Externe adviseurs van de beleggings- en balansmanagement commissie 8.1 De externe adviseurs van de beleggings- en balansmanagement commissie ontvangen een vergoeding van per jaar naar rato. 8.2 De externe adviseurs van de beleggings- en balansmanagement commissie worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SNPF. 8.3 SNPF maakt per kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat de externe adviseur heeft opgegeven. 8.4 SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 8.5 Het is echter mogelijk dat een externe adviseur wordt aangemerkt als ondernemer voor de btw. Vergoedingenreglement /8

8 8.6 De externe adviseur die wordt aangemerkt als btw-ondernemer dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt. De vergoeding is inclusief btw, tenzij de externe adviseur op grond van een vrijstelling niet btwplichtig is. De externe adviseur is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 8.7 De externe adviseur die wordt aangemerkt als btw-ondernemer dient een kopie van het identiteitsbewijs en een geldige VAR-WUO (winst uit onderneming) of een VAR-DGA (voor rekening en risico van de vennootschap), waarop de vermelde werkzaamheid overeenkomt met de functie die de VAR-houder daadwerkelijk vervult bij SNPF te overleggen aan SNPF. SNPF dient een kopie van de VAR en het identiteitsbewijs van de externe adviseur in haar administratie te bewaren voor een wettelijke vrijwaring van de inhoudingsplicht. Artikel 9. Geschillencommissie 9.1 Wanneer een geschil wordt voorgelegd ontvangt een lid van de geschillencommissie een vergoeding van 500 per dagdeel. 9.2 De leden van de geschillencommissie worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SNPF. 9.3 SNPF maakt per kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat het lid van de geschillencommissie heeft opgegeven. 9.4 SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 9.5 Het is echter mogelijk dat een lid van de geschillencommissie wordt aangemerkt als ondernemer voor de btw. 9.6 Het lid van de geschillencommissie die wordt aangemerkt als btw-ondernemer dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt. De vergoeding is inclusief btw, tenzij het lid van de geschillencommissie op grond van een vrijstelling niet btw-plichtig is. Het lid van de geschillencommissie is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 9.7 Het lid van de geschillencommissie dat wordt aangemerkt als btw-ondernemer dient een kopie van het identiteitsbewijs en een geldige VAR-WUO (winst uit onderneming) of een VAR-DGA (voor rekening en risico van de vennootschap), waarop de vermelde werkzaamheid overeenkomt met de functie die de VAR-houder daadwerkelijk vervult bij SNPF te overleggen aan SNPF. SNPF dient een kopie van de VAR en het identiteitsbewijs van het lid van de geschillencommissie in haar administratie te bewaren voor een wettelijke vrijwaring van de inhoudingsplicht, Artikel 10. Afwijkingsbevoegdheid, hardheidsclausule en onvoorziene gevallen 10.1 Alleen kosten genoemd in deze regeling komen voor vergoeding in aanmerking In gevallen waarin onverkorte toepassing van de regeling in een bijzonder geval tot onredelijke en ongewenste gevolgen leidt, kan het bestuur een beslissing nemen die afwijkt van de bepalingen van deze regeling. Vergoedingenreglement /8

9 10.3 In onvoorziene gevallen beslist het bestuur. Artikel 11. Uitbetaling vergoeding 11.1 De vergoedingsgerechtigde kan aangeven af te willen zien van het ontvangen van een vergoeding. Artikel 12. Evaluatie 12.1 Het bestuur evalueert jaarlijks aan het einde van het kalenderjaar de vergoedingen. Artikel 13. Inwerkingtreding en overgangsbepaling 13.1 Dit reglement is vastgesteld door het bestuur in de bestuursvergadering van 18 december 2014, na met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 19.5.a en 15.1.c van de statuten, het reglement op 18 december 2014 ter goedkeuring te hebben voorgelegd aan de raad van toezicht en het reglement op 13 november 2014 ter advies te hebben voorgelegd aan het verantwoordingsorgaan, van welk advies op 18 december 2014 door het bestuur kennis is genomen Dit reglement treedt in werking op 1 januari Vergoedingenreglement /8