Declareren via ProActive

Transcriptie

1 Declareren via ProActive Declareren via ProActive kan op twee manieren: 1. Inloggen in ProActive via de website Om in te loggen ga je naar Als nieuwe gebruiker heb je nog geen wachtwoord, deze kun je opvragen door op Wachtwoord vergeten te klikken. Volg de instructies op het scherm. Log vervolgens in met jouw gebruikersnaam en wachtwoord. Let op: de gebruikersnaam is het deel van jouw zakelijke adres dat vóór staat. 2. Installeer de ProActive app De ProActive app (voor Apple en Android) maakt declareren eenvoudiger: kopieën van bonnen toevoegen aan een declaratie gaat snel en eenvoudig door een foto te maken met jouw telefoon of tablet. De app is te vinden in de Android Play store en Apple App store. Om de app te kunnen gebruiken moet je eerst een keer inloggen via de website. Als een medewerker een declaratie indient via ProActive, dan wordt deze digitaal ter goedkeuring voorgelegd aan de conrector/rector. De afspraak is dat medewerkers maandelijks declareren. Vervolgens vindt de uitbetaling plaats via de bank. 1 e keer declareren: 5 voor elke nieuwe medewerker Om deze nieuwe manier van declareren te leren kennen, mag elke nieuwe medewerker één declaratie indienen voor een bedrag van 5,-. Hiervoor kies je de declaratiesoort 1 e keer declaratie. ProActive is zo ingericht dat elke medewerker deze declaratie maar één keer kan indienen, het bedrag niet hoger mag zijn dan 5,- en dat een bijlage (document of foto) verplicht is. Deze declaraties volgen de normale route en moeten gewoon door de leidinggevende van de medewerker worden goedgekeurd. 1

2 Declareren via de website Links in het scherm is de module Declareren zichtbaar. Klik op Declaraties, vervolgens op Toevoegen. Je kunt op één declaratie meerdere declaratieregels invoeren. Je kunt ook een aantal declaratieregels toevoegen, dan opslaan, later nog declaratieregels toevoegen en daarna pas de hele declaratie verzenden naar jouw leidinggevende. Per declaratieregel kies je de soort declaratie, je kunt kiezen uit 11 declaratiesoorten. Dienstreizen-auto Bij dienstreizen-auto wordt het aantal kilometers automatisch berekend als je vertrek- en aankomstadres invoert. Voor het invoeren van een adres kun je de postcode invoeren, maar je kunt ook het adres invoeren. Het is ook mogelijk om te zoeken op de naam van de school/organisatie/bedrijf waar je heen gaat. Vul wel altijd de plaatsnaam in. Als je een dienstreis-auto hebt ingevoerd, dan kun je nog kiezen voor: - Terugreis: er wordt dan een nieuwe declaratieregel aangemaakt waarin vertrekadres en aankomstadres worden omgedraaid. - Vervolgreis: er wordt een nieuwe declaratieregel aangemaakt met het vorige aankomstadres als vertrekadres. Bij stagebezoeken is het verplicht om in de omschrijving de naam van het bedrijf en de naam van de leerling in te voeren. Dienstreizen OV en overige declaratiesoorten Bij de overige declaratiesoorten vul je zelf het bedrag in, een bijlage is verplicht (scan van de bon). Voorbeeld Een declaratie met twee dienstreizen (heenreis en terugreis) en een declaratie van een VOG ziet er als volgt uit: 2

3 In de handleiding van ProActive kun je twee filmpjes vinden over het declareren in ProActive. Eén filmpje over het indienen en verzenden en één filmpje over het beoordelen. Via onderstaande stappen navigeer je naar de filmpjes. 1. Ga naar de handleiding door op het vraagteken rechts bovenin het scherm te klikken. 2. Klik vervolgens in de handleiding op "Alle instructievideo's". 3

4 3. Onderaan de pagina van de instructievideo's vind je de twee filmpjes terug onder de kop Declareren. Declareren via de ProActive app Naast de ProActive site is het ook mogelijk om via de app van ProActive declaraties in te dienen. Gebruik van de app heeft een aantal voordelen: - Je kunt overal declareren: direct nadat je een rit met de auto hebt afgelegd die je wilt declareren, kun je die meteen registreren. - Het is eenvoudiger om een bon aan een declaratie toe te voegen: je kunt meteen een foto van een bon nemen en die aan een declaratie toevoegen. De app is te gebruiken op smartphones of tablets van Apple of met het Android besturingssysteem. Telefoons en tablets met het Windows besturingssysteem worden niet ondersteund. De ProActive app installeren Om de ProActive app te gebruiken moet je deze eerst installeren. De app is te vinden in de Play Store (Android) of de Apple App Store. De app heet ProActive en is te herkennen aan dit logo: Installeer de app vanuit de Play Store of Apple App Store. De app voor de eerste keer gebruiken (Android) Nadat je de app hebt geïnstalleerd open je de app. Om de app voor het eerst te gebruiken moet je altijd eerst inloggen via de website (zie hierboven). Als je de app opent vraagt deze de eerste keer om een QR-code te fotograferen. Deze QR-code vind je door in te loggen via de website, op jouw naam te klikken (rechtsboven) en dan te kiezen voor Mijn profiel. Onderin vind je een zogenaamde QR-code, die ziet er ongeveer als volgt uit: Volg vervolgens de instructies in de ProActive app: maak een foto van de QR-code. Hierna is de app klaar voor gebruik. De app voor de eerste keer gebruiken (Apple) Bij Apple zie je als je voor het eerst de app opent het volgende scherm: Voer in het veld svok in en klik op Volgende. Voer vervolgens gebruikersnaam en wachtwoord in. Als je een nieuwe ProActive gebruiker bent dan moet je eerst inloggen via de website om een wachtwoord aan te maken (zie bovenstaande instructie inloggen in ProActive via de website). Hierna is de app klaar voor gebruik. 4

5 Declareren via de app Declareren via de app is eenvoudiger dan via de website declareren: het belangrijkste voordeel is dat je eenvoudig een foto van een bon kunt maken om die te declareren. Hieronder vind je een link naar een filmpje over het gebruik van de Declareren app: Let op: het filmpje legt eerst uit hoe je de app voor het eerst gebruikt, dit deel van het filmpje werkt alleen voor Android telefoons. Voor Apple gebruikers; zie bovenstaande instructie: De app voor de eerste keer gebruiken (Apple). Tips en aandachtspunten Hier nog wat tips en aandachtspunten bij het declareren via ProActive. 1. Vergeet niet te verzenden Vergeet bij het declareren niet om de declaratie ook te verzenden. Als je inlogt op de website en je ziet bij jouw declaratie onderstaand icoon staan, dan moet de declaratie nog verzonden worden. Open dan opnieuw de declaratie en klik op Opslaan en verzenden of Verzenden. In de app kun je voor elke declaratie de status inzien: als een declaratie de status Toegevoegd, nog te verzenden heeft, dan moet je de declaratie nog verzenden. In de app doe je dit door op onderstaande knop te klikken: 2. Vergeet niet het bedrag in te vullen Bij elke regel die je declareert moet je verplicht een aantal velden invullen. Het bedrag staat standaard op 0 euro. Vergeet niet het bedrag dat je declareert in te vullen. 3. Meerdere declaratieregels in één declaratie Je kunt meerdere te declareren dienstreizen en bonnen combineren in één declaratie. Dit doe je door in de declaratie regels toe voegen. 5