Handleiding CrisisConnect app beheersysteem

Transcriptie

1 Handleiding CrisisConnect app beheersysteem

2 Inhoudsopgave 1. Start 1.1. Vereisten gebruik 1.2. Inloggen 1.3. Wachtwoord wijzigen 2. Vullen 2.1. Dossiers 2.2. Processen Tekst toevoegen Bijlagen toevoegen Link toevoegen YouTube Filmpje toevoegen Contacten toevoegen To-do list toevoegen Afbeeldingen toevoegen 2.3. Contacten 3. Gebruiken 3.1. Groepen 3.2. Gebruikers 3.3. App downloaden voor smartphone of tablet 1

3 Start 1.1. Vereisten gebruik Het beheersysteem van CrisisConnect wordt ondersteund door de onderstaande webbrowsers. Wanneer je niet over één van deze browsers beschikt, vragen we je deze op je computer te installeren: Minimaal Internet Explorer 9 Google Chrome Firefox 1.2. Inloggen Om in te loggen op het beheersysteem ga je naar Klik vervolgens bovenaan de pagina op Mijn CC. Vervolgens verschijnt het volgende inlogscherm: 2

4 Vul de inloggegevens die je per hebt ontvangen in en klik op Inloggen. Je komt nu in je eigen omgeving terecht waar je zelf dossiers, processen, groepen, gebruikers en contacten kunt toevoegen Wachtwoord wijzigen Wanneer je ingelogd bent, kun je jouw wachtwoord wijzigen. Klik bovenaan de pagina op je accountnaam en kies voor Login wijzigen. Vervolgens kun je een nieuw wachtwoord invoeren. 3

5 Vullen 2.1. Dossiers De app is opgebouwd uit twee lagen. De bovenste laag bestaat uit dossiers. Om een dossier aan te maken kies je binnen Dossiers voor Dossier toevoegen. Je ziet dan onderstaand scherm waar je een titel (bijvoorbeeld: crisisbeheersing) en icoon kunt kiezen. De laag onder de dossiers bevat de processen Processen Je kunt zelf onbeperkt processen toevoegen. Klik rechts naast de dossiermap op Proces toevoegen en voer de titel van het proces in. Klik op Opslaan en het proces komt onderaan de lijst met processen in het betreffende dossier te staan. Via de Sorteer knop kun je het proces naar boven of naar beneden verplaatsen. Om een proces te verwijderen klik je op Verwijderen achter het proces. Om een proces te vullen en te bewerken klik je op Bewerk achter het proces. Je ziet dan het volgende scherm: 4

6 Om de naam van het proces te wijzigen klik je op het icoontje achter de procesnaam. Content toevoegen onder een proces Links zie je een menu met Widgets'. Binnen een proces kun je de volgende widgets toevoegen: Tekst Bijlagen Link Youtube filmpjes Contacten Afbeeldingen To-do list 5

7 Tekst toevoegen Klik op de widget Tekst, houd de muis ingedrukt en sleep deze naar rechts het lege scherm in. Er verschijnt nu een tekstvak in het scherm: Je kunt nu een titel en tekst toevoegen. Let erop dat, wanneer je een tekst kopieert en plakt, je de tekst als platte tekst in de widget plakt. Zo kopieer je de opmaak van de originele tekst niet mee. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de tekst via het kladblok te plakken. Deze vind je in Windows bij: Start > Bureau accessoires. Met het menu in de widget kun je de tekst opmaken. Je kunt de tekst dikgedrukt maken, onderstrepen, opsommingstekens toevoegen, laten inspringen, linkjes toevoegen en afbeeldingen toevoegen. Afbeeldingen kunnen vanaf je eigen computer of schijf toegevoegd worden. Upload de afbeelding bij de bijbehorende tekst. Het is mogelijk om meerdere tekstvakken toe te voegen onder één proces. Zo kun je met meerdere titels werken om het betreffende proces overzichtelijk in te richten Bijlagen toevoegen Klik op de widget Bijlagen, houd de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. Er verschijnt een nieuw vak: 6

8 Kies een titel voor de bijlagen en klik op de button Bestanden kiezen. Kies een bestand uit je eigen documenten en klik rechts bovenin naast de procesnaam op Opslaan. Je ziet het volgende scherm: Het is mogelijk om meerdere bijlagen onder één titel toe te voegen. Klik nogmaals op Bestanden kiezen en herhaal de stappen. Wil je een nieuwe titel voor je bijlagen? Dan kun je nog een keer vanuit de widgets bijlagen toevoegen. 7

9 Link toevoegen Klik op de widget Link, houd de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. Er verschijnt een nieuw vak: Maak een titel voor de link aan en voer de URL in. Klik vervolgens rechtsboven op Opslaan. De link staat nu in je proces YouTube filmpjes toevoegen Klik op de widget YouTube, houd de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. Er verschijnt een nieuw vak: 8

10 Maak een titel voor je filmpje aan. Vervolgens moet er een YouTube ID ingevoerd worden. De YouTube ID staat in de link in de adresbalk: Een YouTube ID is het stukje van de link na In dit voorbeeld is dat: wvxd6g2hkls Kopieer dit stukje van de link en zet dit in het betreffende proces van CrisisConnect. Klik vervolgens rechtsboven op Opslaan. De video is toegevoegd Contacten toevoegen Om contacten toe te voegen aan een proces moeten deze eerst toegevoegd worden binnen de CrisisConnect omgeving. Klik bovenaan de pagina op het kopje Contacten. 9

11 Je ziet nu onderstaand scherm: Je kunt contacten op twee manieren toevoegen: importeren en handmatig toevoegen. Importeer contacten: Met een Excel-bestand is het mogelijk om contacten te importeren. Zorg dat het bestand ingericht is zoals hieronder: Het is belangrijk dat het bestand dezelfde kolomindeling bevat. Deze kolommen hoeven niet allemaal gevuld te zijn, bijvoorbeeld wanneer een derde telefoonnummer niet van toepassing is. 10

12 Let erop dat je het bestand in Excel opslaat als CSV bestand. Dit doe je door in Excel te gaan naar Bestand, Opslaan als en te kiezen voor de extensie CSV. Zorg ervoor dat je alle velden juist gevuld hebt en dat de eerste regel (gebruikersnaam, adres enz) verwijderd wordt, anders wordt deze ook gezien als contact. Klik in de CrisisConnect omgeving op Importeer contacten. Je ziet dan het onderstaande scherm: Hierin staat ook beschreven waaraan het bestand moet voldoen. Bovenaan klik je op Bestand kiezen. Selecteer het juiste bestand en klik op Opslaan. Contacten handmatig invoeren Klik rechts in de CrisisConnect omgeving op Contact toevoegen. Je krijgt vervolgens het volgende scherm te zien: Voer alle gegevens van het betreffende contact in. Scroll naar beneden om alle velden in te voeren. Wanneer contacten handmatig toegevoegd worden is het ook direct mogelijk om 11

13 profielfoto's aan deze contacten toe te voegen. Klik vervolgens op Opslaan. Het contact staat nu in de lijst. Contacten in proces toevoegen De contacten staan nu in de CrisisConnect omgeving. Om ze aan een proces te koppelen ga je naar het betreffende proces, door bovenin de pagina op Dossiers te klikken, en daarna achter het betreffende proces voor Bewerk te kiezen. Klik op de widget Contacten, houd je muis ingedrukt en sleep de widget naar rechts het lege scherm in: Maak een titel aan en selecteer de contacten die onder het proces moeten komen door ze aan te vinken. Klik vervolgens op Opslaan. De contacten die je onder het proces ziet, zijn aangevinkt: 12

14 To-do list toevoegen Maak een gezamenlijke takenlijst en zie wie, wanneer, welke taak heeft uitgevoerd. Klik bij de widgets op To-do, houdt de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. De widget verschijnt nu in het scherm. Geef de to-do een titel en klik op 'Opslaan' rechtsboven in het scherm. Hierna kunnen taken aan de widget toegevoegd worden. Vul nu een taak in. Om meerdere taken toe te voegen, 13

15 druk je na het invoeren van een taak op het blauwe plus-icoontje. Er verschijnt nu een nieuw veld voor een volgende taak. Druk na het invoeren van alle taken op de button 'Opslaan' Afbeeldingen toevoegen In de widget Tekst is het mogelijk om een afbeelding vanaf je computer of schijf te uploaden, met de widget Foto kun je los een afbeelding uploaden. Klik op de widget, houd de muis ingedrukt en sleep hem rechts het lege scherm in. Je kunt nu een foto selecteren en toevoegen. 14

16 Gebruiken 3.1. Groepen Het is mogelijk om de dossiers in verschillende groepen te plaatsen zodat bepaalde gebruikers meer (of minder) dossiers kunnen zien dan anderen. Klik bovenaan de pagina op het kopje Groepen. Vervolgens verschijnt het volgende scherm: Klik op Groep toevoegen om een nieuwe groep aan te maken. Geef de groep een naam en klik op Opslaan. De groep komt nu in de lijst te staan. Klik vervolgens achter de groep op Bewerk. 15

17 Vervolgens kun je aangeven welke dossiers zichtbaar moeten zijn en welke gebruikers aan deze groep gekoppeld moeten worden door de gebruikers en dossiers aan te vinken. Klik vervolgens op Opslaan. De groep is nu aangemaakt en klaar voor gebruik Gebruikers De belangrijke laatste stap is het toevoegen van gebruikers. Klik bovenaan de pagina op de button Gebruikers. Je komt nu op het volgende scherm: Gebruikers kunnen op twee manieren toegevoegd worden: handmatig en via een import. Koppel de gebruikers altijd aan een groep, anders ziet de gebruiker geen dossiers. Gebruikers handmatig toevoegen Klik op de button Gebruiker toevoegen. Onderstaand scherm verschijnt. Vul de gebruikersnaam en het adres in. Het wachtwoord voor deze gebruiker wordt automatisch gegenereerd. Kies voor Opslaan. Meteen nadat de gebruiker is aangemaakt, ontvangt hij of zij op het ingevoerde adres inloggegevens voor de CrisisConnect app. 16

18 Gebruikers importeren Met een Excel-bestand is het mogelijk om contacten te importeren. Klik op 'Importeer contacten'. Je ziet het volgende scherm: Het is belangrijk dat het Excel-bestand wordt inricht zoals aangegeven op het scherm hierboven. Sla vervolgens het bestand op als CSV bestand. Dit doe je door in Excel te gaan naar Bestand, Opslaan als en te kiezen voor de extensie CSV. Let hierbij op dat je alle velden juist gevuld hebt en dat de eerste regel (gebruikersnaam, adres) verwijderd wordt, anders wordt deze ook gezien als gebruiker. Let op: gebruikers moeten aan een groep gekoppeld worden. Anders ziet de gebruiker geen dossiers App downloaden voor smartphone of tablet Download de CrisisConnect app in de App Store, Google Play of Windows Store. CrisisConnect is nu klaar voor gebruik! Log in met je eigen gebruikersnaam en inloggegevens in de app en zie het resultaat. 17