Handleiding nieuwsbrief

Transcriptie

1 Polakkenweg 3 Postbus ZG Smilde Telefoon (0592) Fax (0592) post@fontijn.nl Handleiding nieuwsbrief Om in het nieuwsbrief systeem te komen vult u het volgende adres in: U vult dan in het vak adres het adres in die u van ons hebt gekregen ditzelfde doet u met het wachtwoord. (zie afb1) Als de gegevens zijn ingevuld klikt u op inloggen. U krijgt nu het dashboard scherm voor u van het nieuwsbrief systeem. (zie afb2) Op het dashboard ziet u wat algemene statistieken en bovenaan ziet u de menu items inschrijvingen, opmaken, verzenden, rapporteren de reden dat dit formulier niet genoemd wordt is omdat wij dit voor u doen. Op de volgende pagina s beschrijven wij, per menu item, welke mogelijkheden er zijn en hoe u deze kunt toepassen. Transacties geschieden in overeenstemming met gedeponeerde voorwaarden ter Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Assen ING bank Assen Kvk Meppel BTW nr B.01

2 Inschrijving Klik op inschrijvingen in het menu (afb3). Als u hierop klikt ziet u aan de rechter kant van het scherm de volgende opties Inschrijvingen beheren, Inschrijving toevoegen, Uitschrijvingen beheren, Importeren/Exporteren, Groepen beheren en Groep toevoegen. Inschrijving beheren U krijgt nu het scherm beheer voor u van de inschrijvingen (afb4). Op dit scherm worden alle leden getoond van de nieuwsbrief. U kunt gebruikers verwijderen door naast hun adres op het prullenbakje te klikken.

3 Als u op het potloodje klikt kunt u zijn/haar gegevens wijzigen, bijvoorbeeld naam,postcode of adres. Inschrijving toevoegen Wilt u handmatig een inschrijving van de nieuwsbrief toevoegen dan kan u dit doen door onderstaande handelingen te volgen. (Afb5) Onder elk in te vullen veld staat vermeld wat er ingevuld moet of mag worden. Wanneer in dit

4 scherm de gewenste gegevens zijn ingevuld klikt u op het tabblad Contact gegevens. Deze gegevens zijn niet verplicht en kunnen indien gewenst worden overgeslagen. Als vervolgens alle noodzakelijke gegevens zijn ingevuld klikt u onderaan de pagina op de knop opslaan om een nieuwe inschrijving/lid aan het nieuwsbrief systeem toe te voegen. Uitschrijvingen beheren Als u wilt zien welke personen zich uitgeschreven hebben voor de nieuwsbrief kunt u rechts klikken op Uitschrijvingen beheren. Hier krijgt u een overzicht te zien van alle uitgeschreven personen. U kunt deze personen verwijderen uit het systeem door op het prullenbakje te klikken. Of je kunt ze aanpassen door op het potloodje te klikken. Importeren/Exporteren In het gedeelte van het menu item Inschrijvingen kunnen grotere groepen nieuwe nieuwsbrief leden toegevoegd worden in een paar handelingen zonder ze een voor een te moeten toevoegen. (afb7)

5 Om een adressenlijst toe te voegen kiest u eerst een groep waarin alle nieuwe leden aan toegevoegd moeten worden. In het vak adressen plaats u dan alle adressen van de nieuwe leden. Als u de adressen hebt geplaatst kunt u ze importeren door op de knop Importeren te klikken. Alle nieuwe leden worden nu toegevoegd aan de lijst die is aangegeven. U kunt ook een csv (excel bestand met contact gegevens) importeren. Deze moet eerst worden gedownload de link hiervoor is op de site tevinden maar ook te bereiken via onderstaande link : Als je dit bestand hebt geopend moet u de gegevens in het corresponderende veld invullen. Velden die u niet gebruikt kunt u leeg laten. Vervolgens slaat u het bestand op op uw computer. Na het opslaan klikt u in de website op de knop Bladeren selecteer het csv bestand dat u zojuist heb opgeslagen. Klik hierna op de knop Importeren om de nieuwe leden te importeren. Groepen beheren Het gedeelte van het menu item Inschrijvingen bevat de verschillende groepen van de nieuwsbrief. Door het beheer van de groepen kunt u de verschillende soorten inschrijvingen bijhouden. Iedere groep kunt u bijvoorbeeld een andere mailing toezenden.

6 Door op het potloodje te klikken kunt u de groep een andere naamgeven. Als u op de prullenbak klikt verwijderd u de groep. Groepen toevoegen In het gedeelte van het menu item Inschrijvingen kunt u een nieuwe groep toevoegen om uw inschrijvingen te plaatsen. Het enige wat u hier hoeft te doen is de naam van de groep invullen, gebruik een herkenbare naam zodat u de groep gemakkelijk terug kunt vinden. Als u dit heeft gedaan klikt u op Opslaan om de nieuwe groep toe te voegen. Opmaken In dit menu item kunt u een nieuwsbrief aanmaken met tekst, foto s etc. Hoe u dit doet en wat u er allemaal mee kunt doen, wordt hieronder uitgelegd. Nieuwsbrieven beheren Hier kunt u opgemaakte nieuwsbrieven beheren, wijzigen en verwijderen. Alle nieuwsbrieven die zijn aangemaakt worden in een lijst getoond. (zie afb9 Door op het prullenbakje te klikken verwijderd u de nieuwsbrief van de lijst. Als u op het potloodje klikt kun je de nieuwsbrief bewerken. Een nieuwe pagina wordt geopend met de tabbladen Algemeen, Artikelen, Voorbeeld en Testen

7 Algemeen (Zie afb10). Sjabloon Titel Subtitel Tonen in archief Bij het sjabloon worden de verschillende opmaak mogelijkheden voor uw nieuwsbrief getoond deze kunt u wijzigen door op het pijltje te klikken om een andere opmaak te selecteren. Hier kunt u de titel van de nieuwsbrief aanpassen. Hier kunt u de subtitel van de nieuwsbrief aanpassen. Geef aan of de nieuwsbrief moet worden getoond in het archief op de website.

8 Artikelen (Zie afb11) Titel De titel van het artikel kunt u in dit tekstvak aanpassen. Inhoud Vul hier de inhoud van het artikel in. Dit is een beknopte beschrijving van het volledige artikel die op uw website staat. Huidige afbeelding Hier wordt de afbeelding getoond die voor dit artikel is gebruikt, deze afbeelding kunt u verwijderen door Huidige afbeelding verwijderen aan te vinken. Afbeelding uploaden U kunt de huidige afbeelding veranderen door op bladeren te klikken en een nieuwe afbeelding selecteren die voor dit artikel gebruikt gaat worden. Lees meer url In de nieuwsbrief staat van het artikel een korte omschrijving, het volledige artikel staat in de meeste gevallen op uw website. Door in dit tekstvak een link naar het volledige artikel te plaatsen, kunnen de leden van de nieuwsbrief het volledige artikel lezen. Lees meer tekst Hier kunt u een tekst invullen die in de nieuwsbrief verschijnt als knop, zodat de leden het volledige artikel kunnen lezen op uw website. Als u een artikel hebt bewerkt klik u op de opslaan knop onderaan het artikel. In het tabblad staan in de meeste gevallen meerdere artikelen die kun je zien door naar beneden te scrollen. Elk nieuw artikel krijgt een cijfer achter de kop Artikel. Naast de kop Artikel staat een knop verwijderen wanneer u een artikel wilt verwijderen klikt u op deze knop. Wilt u de volgorde van artikel weergave aanpassen dan klikt u op de Naar boven knop. Onderaan dit tabblad vindt u nog een knop Toevoegen Als u hierop klikt kunt u een nieuw artikel toevoegen aan de nieuwsbrief. Voorbeeld (Zie afb12) In dit tabblad wordt een voorbeeld van uw nieuwsbrief getoond met de artikelen en een lees meer link. Aan de hand van dit voorbeeld kunt u eventuele foutjes zien en in het tabblad artikel wijzigen.

9 Testen In dit tabblad kunt u voordat u uw nieuwsbrief gaat versturen een test naar u zelf sturen. Het enige dat u hier hoeft te doen is uw adres invullen en op verzenden te klikken. Als u de nieuwsbrief goed heeft gewijzigd en tevreden bent over het resultaat klikt u op de knop Opslaan. Artikel toevoegen voor nieuwsbrief (Joomla) We gaan nu kijkken hoe we een artikel kunnen toevoegen in onze eigen website in joomla. Waarin de volledige beschrijving staat. Je kunt vanuit de nieuwsbrief doormiddel van de lees meer link linken naar dit artikel. U gaat met uw muis naar Artikelen vervolgens word het menu uitgeklapt u hoeft hiervoor niet te klikken.daarna gaat u naar Artikelbeheer en klikt u hierop.nu word er een nieuwe pagina geopend op deze pagina staan alle artikelen die zijn aangemaakt.om een nieuwe artikel aantemaken vind u rechts boven aan een knop genaamd Nieuw Deze knop gebruik je om een nieuwe artikel aantemaken/toetevoegen we klikken dus hierop. Vervolgens word u naar de pagina gebracht waarin u het artikel een titel en tekst kan meegeven. Deze pagina ziet er uit zoals onderstaand voorbeeld.

10 1 2 3 Nu ga ik uitleggen wat waar moet ingevuld worden. 1 Hierin vult u de titel van het artikel in 2 Omdat wij het artikel voor de nieuwsbrief gaan gebruiken zetten we sectie op Nieuwsbrief Nu ziet u dat de categorie ook veranderd naar Nieuwsbrief wijzig dit niet dit is verder goed zo. 3 Hier vult u de tekst in van het artikel. Nu hebben wij het artikel een titel gegeven en hebben wij aangegeven dat hij op de nieuws pagina moet komen ook hebben tekst toegevoegd aan het artikel. Het is dus nu de bedoeling om het artikel opteslaan dit doen we door op de knop Opslaan te klikken.

11 Nu is het artikel opgeslagen en als alles goed is ingevuld hoort het artikel nu zichbaar te zijn op de juiste pagina van uw website. Nieuwsbrief toevoegen U kan een nieuwe nieuwsbrief toevoegen aan de lijst bij het item Nieuwsbrief beheren. Als de nieuwsbrief is aangemaakt kunt u vervolgens artikelen plaatsen bij het item nieuwsbrief beheren Sjabloon Kies hier de opmaak die u wilt gebruiken voor de nieuwsbrief. Titel De titel van de nieuwsbrief, gebruik een herkenbare titel zodat u de nieuwsbrief gemakkelijk kan terugvinden Subtitel Er kan aan elke nieuwsbrief ook een subtitel gehangen worden vul die hier in. Archief beheren of aanmaken In het item Archief beheren kunt u de gearchiveerde nieuwsbrieven vinden deze kunt u vervolgens wijzigen of verwijderen. Hier gaan we verder niet op in aangezien dit in de meeste gevallen niet gebruikt gaat wordt.

12 Verzenden Verzonden mailing Hier vindt u een overzicht van uw verzonden mailingen. (Zie afb14) U ziet hoeveel mailings er verstuurd zijn en hoelang zij er over hebben gedaan om deze te versturen. U ziet onder Bekijk rapport een icoontje staan als u hier op klikt kunt u het rapport zien. Hier ziet u hoeveel leden de mail hebben geopend en hoeveel niet. Mailingen in verzendlijst Hier vindt u een overzicht van uw mailingen die klaar staan om te verzenden of verzonden worden. (Zie afb15) Nieuwe mailing verzenden Maak een nieuwe mailing en verzend deze naar uw inschrijvingen. In dit item gaat u de nieuwsbrief verzenden, een nieuwe mailing verzenden doet u in 3 stappen die we met u door lopen.

13 Nieuwe mailing verzenden Maak een nieuwe mailing en verzend deze naar uw inschrijvingen. In dit item gaat u de nieuwsbrief verzenden, een nieuwe mailing verzenden doet u in 3 stappen die we met u door lopen. Stap 1 (Zie afb16) Naam van de mailing Naam van de mailing, geef een herkenbare naam zodat u de mailing gemakkelijk kunt terugvinden Verstuur naar de Maak een selectie van de groepen waar u de nieuwsbrief naar toe wilt volgende groepen sturen Te verzenden nieuwsbrief Selecteer de nieuwsbrief die u wilt verzenden Onderwerp van bericht Geef hier het e- mail adres op vanwaar u de mailing wilt verzenden Naam afzender Geef hier de naam op die ontvangers te zien krijgen wanneer zij de mailing ontvangen adres voor reacties Geef hier het adres op waar reacties op deze mailing heen (beantwoorden) kunnen worden gestuurd

14 Stap2 (Zie afb17) Vul hier een adres in waar naar toe de test-mail gestuurd moet worden. U ziet de nieuwsbrief in een klein scherm eronder. Als alles naar wens is kunt u op de knop Doorgaan klikken. Stap3 (Zie afb 18)

15 Verzenden vanaf Wijzig de datum door op het kleine kalender icoontje te klikken. Vul vervolgens een tijdstip in wanneer de nieuwsbrief verzonden moet worden. Bevestigen Als je de testmail hebt ontvangen en de onderstaande gegevens zijn correct, vinkt u het betreffende vakje aan. Als u heeft aangevinkt en alles naar wens is klikt u op de knop Verzenden De nieuwsbrief wordt nu verzonden op de datum en het tijdstip dat u heeft aangegeven en verstuurd naar de groepen die u heeft geselecteerd. Rapporten Op de pagina reserveren wordt een lijst getoond met de verstuurde nieuwsbrieven (zie afb. 19)Hier staat naar hoeveel leden hij is verzonden en ook hoelang het systeem erover heeft gedaan om alle nieuwsbrieven te verzenden.

16 Als u bij Bekijk rapport op het icoontje klikt wordt er een nieuw venster geopend met meer specifieke gegevens. (zie afb20) Er wordt hier getoond. Hoeveel mails verzonden zijn Hoeveel van alle ontvangers er tot nu toe geopend hebben. Hoeveel van alle ontvangers zich hebben uitgeschreven. Hoeveel keer de mail geopend is door de ontvangers. Hoeveel keer de mail niet geopend is door ontvangers. Hoeveel mails er mislukt zijn. Onder aan de pagina staat nog hoevaak de lees meer linkjes zijn bezocht en welke het meeste is aangeklikt.