Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in KraamZorgCompleet, zijn een aantal instellingen nodig:

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1 ZorgMail instellen en gebruiken Vanuit KraamZorgCompleet is het voortaan mogelijk om via ZorgMail beveiligd te communiceren met andere partijen in de zorg, mits zij ook zijn aangesloten bij Zorgmail. Om dit mogelijk te maken, sluit u een contract af met E-novation. Daarnaast zijn er binnen Kraamzorgcompleet enkele instellingen nodig. Instellingen vooraf Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in KraamZorgCompleet, zijn een aantal instellingen nodig: - - een online dienst instellen, zodat KraamZorgCompleet contact kan maken met ZorgMail en in uw webbrowser aangeven dat de webservice van ZorgMail behoort tot uw vertrouwde websites ZorgMail postbus(sen) toevoegen waarbij u aangeeft welke medewerkers de berichten mogen inzien, versturen en/of verwijderen het ZorgMail-adres en klantnummer van de ontvanger (bijvoorbeeld de huisarts) invullen. Online dienst instellen De communicatie met ZorgMail verloopt via de webservice die ter beschikking is gesteld door Enovation. Om daar gebruik van te kunnen maken is het nodig dat u eenmalig de online dienst instelt en de website toevoegt aan de vertouwde websites. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten] het scherm "Online diensten" wordt geopend. Controleer of er in deze lijst al een online dienst type ZorgMail bestaat. Zo ja, dubbelklik op een ZorgMail online dienst of klik op een ZorgMail online dienst en op het icoon. Komt er nog geen ZorgMail online dienst voor,druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Online dienst" wordt geopend. Klik bij "Type:" achter het veld op de knop en klik de mogelijkheid "Zorgmail" de overige velden worden automatisch ingevuld: Veld Omschrijving Dienstnr: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt. U kunt ook zelf een nummer invullen. 1

2 5. Veld Omschrijving Naam: Dit is de naam van de online dienst. Automatisch wordt hier "Zorgmail" ingevuld u kunt dit wijzigen. URL: Automatisch wordt de URL van ZorgMail ingevuld. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. Vervolgens is het nodig dat u in uw browser de URL uit de online dienst aan de vertrouwde websites toevoegt Ga naar menu [Help], [Help-onderwerpen] het scherm "KraamZorgCompleet" wordt geopend. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Internet-opties..." het scherm "Internetopties" wordt geopend. Ga naar het tabblad "Beveiliging". Klik op het icoon "Vertrouwde websites".

3 6. Klik op de knop "Websites" het scherm "Vertrouwde websites" wordt geopend. 7. Vul bij het veld "Deze website aan de zone toevoegen:" het adres in zoals in de afbeelding is aangegeven: Klik op de knop "Toevoegen" de website wordt toegevoegd aan het veld "Websites:". Sluit de schermen ZorgMail postbussen toevoegen Voor ieder account dat wordt afgesloten bij E-novation ontstaat een zogenaamde "postbus". In KraamZorgCompleet kunnen deze vastgelegd worden bij de gebruikers. Iedere postbus heeft één van de gebruikers in KraamZorgCompleet als eigenaar. Alleen de eigenaar van een postbus en medewerkers in de groep "Beheerder" kunnen nieuwe postbussen opslaan en bestaande postbussen aanpassen. Opgeslagen postbussen kunnen van eigenaar wisselen. Als de eigenaar van een postbus verandert, wordt vóór het doorvoeren van de aanpassing gevraagd, of de gebruiker daarmee door wil gaan. Voor medewerkers in de groep "Beheerder" wordt deze vraag niet gesteld ook niet bij het aanpassen van eigen postbussen. Ga naar menu [Systeem], [Configuratie], [Gebruikers] het scherm "Gebruikers" wordt geopend. Dubbelklik op een gebruiker OF klik op een gebruiker en op het icoon het scherm "Invoer gebruiker" wordt geopend. 3

4 Klik op tabblad " Postbussen". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon 5. het scherm "Postbus" wordt geopend. Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in: Veld Omschrijving Postbusnr: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als u de postbus bewaart. U kunt hier ook zelf een nummer invullen. Eigenaar: Hier wordt de eigenaar van deze postbus overgenomen. Omschrijving: Typ een omschrijving / naam voor deze postbus. Dit is een verplicht veld. Dienst: Klik op de knop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Onlinedienst" op de onlinedienst "Zorgmail" en klik op de knop "OK". Gebruikersnaam: Typ hier de gebruikersnaam in die u voor ZorgMail gekregen hebt. Toegangscode: 4 Typ hier de toegangscode in die u voor ZorgMail gekregen hebt.

5 In de rubriek "Gemachtigden" ziet u in de linker lijst alle in dienst zijnde gebruikers, behalve de postbus eigenaar. Klik in de linker lijst "Medewerkers:" op een medewerker die u gebruik wilt laten maken van deze postbus het scherm "Bevestig" wordt geopend. Klik op de knop "Ja" om de gegevens tussentijds te bewaren, en om door te gaan. Klik op de knop om die medewerker naar de rechter lijst "Gemachtigde medewerkers voor deze postbus:" te verschuiven. Via de knop Via de knoppen verschuift u alle medewerkers naar rechts. en verschuift u medewerkers terug naar links oftewel zijn ze niet langer gemachtigd om deze postbus te gebruiken. 5

6 In de gemachtigden lijst wordt standaard de kolom "Inzien" aangevinkt. Daardoor kan een gemachtigde ZorgMail berichten bekijken Vink zo nodig bij een gemachtigde de kolom "Versturen" aan, als de gemachtigde via deze postbus ZorgMail berichten mag versturen. Vink zo nodig bij een gemachtigde de kolom 'Verwijderen" aan, als de gemachtigde uit deze postbus berichten mag verwijderen. 1 Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op 1 het scherm wordt gesloten. Maak eventueel meerdere ZorgMail postbussen aan bij de medewerker. ZorgMail-adres en klantnummer instellen Om ZorgMailberichten te kunnen versturen moet niet alleen de verzender, maar ook de ontvanger beschikken over een ZorgMailaccount. Op het eerste tabblad van een instelling is onderaan ruimte gemaakt om deze gegevens vast te leggen. Ga naar menu [Bestand], [Instellingen] het scherm "Instellingen" wordt geopend. Dubbelklik op een instellingen OF klik op een instelling en op het icoon het scherm "Instelling" wordt geopend. Onderin tabblad " Algemeen" kunt u het ZorgMailklantnummer en het ZorgMail-adres invullen. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon 6.

7 Via de internetknop achter het ZorgMailklantnummer kunt u toegang krijgen tot het online adresboek van ZorgMail. Hierbij worden gegevens als naam, postcode en plaats meegenomen naar het zoekvenster, zodat mogelijk meteen het gewenste resultaat getoond wordt. Zo niet, dan kunt u zelf verder zoeken in dit adresboek. Als u het ZorgMailklantnummer ingevuld heeft en er is nog geen ZorgMailadres ingevuld, dan zal KraamZorgCompleet eerst in het ZorgMailadresboek zoeken of er een ZorgMailadres bekend is voor dit klantnummer. Is dat niet zo, dan wordt hier een mailadres ingevuld, dat wordt samengesteld uit het ZorgMailklantnummer en de vaste toevoeging '@lms.lifeline.nl'. In de praktijk blijkt dit een vaak voorkomende combinatie te zijn. Mocht de instelling een ander adres hebben, dan kunt u dit handmatig invoeren. Ook bij externe medewerkers kunnen de ZorgMailgegevens vastgelegd worden. Ga naar menu [Bestand], [Externe Medewerkers] het scherm "Externe medewerkers" wordt geopend. Dubbelklik op een medewerker OF klik op een medewerker en op het icoon het scherm "Externe medewerker" wordt geopend. Onderin tabblad " Algemeen" kunt u het Zorgmailklantnummer en het Zorgmail-adres invullen. Ook hier: via de internetknop achter het Zorgmailklantnummer kunt u toegang krijgen tot het online adresboek van Zorgmail. Hierbij worden gegevens als naam, postcode en plaats meegenomen naar het zoekvenster, zodat mogelijk meteen het gewenste resultaat getoond wordt. Zo niet, dan kunt u zelf verder zoeken in dit adresboek. 7

8 Ook hier: als u het zorgmailklantnummer ingevuld heeft en er is nog geen zorgmailadres ingevuld, dan zal KraamZorgCompleet eerst in het zorgmailadresboek zoeken of er een zorgmailadres bekend is voor dit klantnummer. Is dat niet zo, dan wordt hier een mailadres invullen dat wordt samengesteld uit het zorgmailklantnummer en de vaste toevoeging '@lms.lifeline.nl'. In de praktijk blijkt dit een vaak voorkomende combinatie te zijn. Mocht de externe medewerker een ander adres hebben, dan kunt u dit handmatig invoeren. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. ZorgMail berichten ontvangen en versturen Vervolgens kunt u ZorgMail berichten ophalen, lezen en verzenden. Als u het ZorgMail-adres niet weet, kunt u deze opzoeken via de website van ZorgMail. ZorgMail berichten ophalen en lezen In KraamZorgCompleet kunt u uw Zorgmail berichten ophalen en lezen in het scherm "Mail". 8 Ga naar menu [Extra], [Mail] het scherm "Mail" wordt geopend. U ziet links boven in dit scherm een navigatie boom met uw eigen postbus(sen) en daaronder de postbussen van anderen, waarin u leesrecht en/of verwijderrecht heeft. In elke postbus ziet u 3 mappen: "Ontvangen", "Verzonden" en "Verwijderd". Klik op een map in een postbus aan de rechterkant ziet u een lijst met alle berichten die in deze map zitten. Klik op een bericht. Onderin het scherm zie u tabbladen met de inhoud van het bericht. Dat is in ieder geval tabblad " Algemeen" waarop de afzender, ontvanger, onderwerp en ontvangstdatum en de inhoud van het geselecteerde bericht te zien is.

9 In geval van een ZorgMail bericht vindt u op tabblad " ZorgMail details" aanvullende gegevens over de patiënt en de afzender. Onder aan het scherm ziet u, hoeveel berichten in de gekozen map staan en hoeveel daarvan nog ongelezen zijn. Verwerk het bericht via de iconen / knoppen bovenin het scherm "Mail". Knop Omschrijving Klik op dit icoon om voor alle postbussen, waarvan de aangemelde medewerker eigenaar is, de ZorgMail berichten op te halen. 9

10 Knop Omschrijving Als u eerst op het zwarte pijltje achter dit icoon klikt, kunt u ook eerder opgeslagen berichten ophalen. Dit moet een XML-bestand zijn. Bovendien mag in de map waar het XML-bestand staat, geen ander bestand aanwezig zijn. Klik op dit icoon om het bericht op uw computer te bewaren. Klik op dit icoon om het bericht te printen. Klik op dit icoon het scherm "Document" wordt geopend op tabblad " Koppelingen". Hier kunt u het bericht koppelen aan een cliënt, externe medewerker of instelling. Klik op de pijlknop achter een veld. Klik in het scherm "Selecteren Cliënt", "Selecteren Externe medewerker" of "Selecteren Instelling" op de gewenste gekoppelde en klik op de knop "OK". Klik op deze knop om het bericht te verwijderen. Het bericht wordt niet werkelijk verwijderd, maar verplaatst naar de map "Verwijderd". Als u in de map "Verwijderd" staat, wordt een bericht door op de knop te klikken, weer teruggezet naar de oorspronkelijke map. Klik op deze knop om het bericht als gelezen of ongelezen te markeren. 10

11 5. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Vanuit de map "Verwijderd" in de postbus waar ú verwijderrecht in hebt, kunt u door een bericht te selecteren en op het icoon klikken een bericht echt verwijderen. Berichten verzenden U kunt documenten versturen via ZorgMail. Daarvoor moet u eerst een document toevoegen bij de cliënt-, instellinggegevens etc. Voeg een document toe, bijvoorbeeld bij een instelling. Klik op het icoon het scherm "Brief verzenden" wordt geopend. Als bij de instelling een ZorgMailnummer en -adres is ingevuld, is de rubriek "ZorgMail" beschikbaar. Vink aan hoe u de brief wilt versturen. 5. Klik op de knop "Volgende". 11

12 6. Kies de postbus vanuit waar u de brief wilt versturen. 7. Klik op de knop "Volgende". 12

13 8. Klik op de knop "Voltooien". 9. Klik op de knop "Sluiten" om de wizard te sluiten. De verzonden ZorgMail ziet u terug in de postbus via menu [Mail], [Extra] 13