ZN - Handleiding Instellen Windows Live Mail 2012

Transcriptie

1 ZN - Handleiding Instellen Windows Live Mail 2012 Informatiedomein: ZN - Handleiding Instellen Windows Live Mail 2012 Status: Productie Versie: v02.00 Publicatie datum: Auteur: Paul Scheper

2 Inleiding Wanneer mail zorginhoudelijke en / of persoonsgebonden informatie bevat, moet de mail adequaat beveiligd zijn. GERRIT@Mail is de dienst van GERRIT waarmee u besloten kunt en met andere partijen die ook zijn aangesloten op GERRIT@Mail. Daarnaast kunt u ook gewoon en met iedereen die niet is aangesloten op GERRIT@Mail. Het adres dat u krijgt van GERRIT is geschikt voor beide vormen van . Onder besloten mail wordt verstaan; die binnen het besloten netwerk van GERRIT blijft. Doordat deze niet op het openbare internet terecht komt, kan deze ook gebruikt worden om patiëntinformatie te delen. Om het mogelijk te maken om zeker te weten of besloten wordt verstuurd moeten er 2 accounts in Windows Live Mail worden aangemaakt. Eén voor en via internet, en één om besloten mee te en. Door deze 2 accounts aan te maken kan bij het versturen van een e- mail bewust worden gekozen via welke route het tje wordt verstuurd. Deze handleiding legt uit hoe u beide accounts in Windows Live Mail 2012 kunt instellen.

3 Instellen account Start Windows Live Mail, ga dan naar Accounts, u krijgt dan onderstaand scherm te zien. Figuur 1: Accounts menubalk In bovenstaand scherm drukt u op , u krijgt vervolgens het scherm te zien voor het toevoegen van een nieuwe account, zie figuur 2. De velden dienen als volgt ingevuld te worden: Gebruikersgegevens adres Het adres dat u wilt instellen. Het adres waar u de e- mail vanaf verzend. Wachtwoord Het door u aangemaakte wachtwoord Schermnaam Uw eigennaam, of die van bijvoorbeeld de praktijk. Dit is wat de ontvanger ziet als naam van de verzender. Figuur 2: accounts toevoegen Vul uw gegevens in, selecteer de optie Serverinstellingen handmatig configureren en kies voor Volgende.

4 In het nu getoonde scherm, figuur 3, vult u de overige gegevens voor het account in. De velden dienen als volgt ingevuld te worden: Servergegevens Servertype POP3 of IMAP In bijlage 1 wordt het verschil uitgelegd tussen POP3 en IMAP Serveradres (inkomende ) mail.gerritzorgnet.nl Voor zowel IMAP als POP3 Serveradres (uitgaande ) Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl U gaat 2 accounts aanmaken in Outlook. Elke gebruikt een andere uitgaande mailserver Aanmeldingsgegevens Gebruikersnaam Uw gehele adres Binnen GERRIT@Mail is uw e- mailadres ook uw gebruikersnaam Figuur 3: Instellingen voor internet Vul uw gegevens in en klik op Volgende. U krijgt dan figuur 4 te zien:

5 Let op, u dient deze stappen tweemaal te doorlopen. Voor zowel het instellen van een Besloten account als een account waarmee u naar internet kunt en. Het verschil zit hem in de keuze voor de uitgaande server: Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl

6 Account uitschakelen voor overbodige ontvangst Als u 2 accounts instelt met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord, dan zal het ene account alle mail ophalen en het tweede account doet een zinloze ophaal actie, of haalt de mail dubbel op. Eigenlijk hoeft u maar 1 mailaccount in te stellen voor de ontvangst, want het 2e account is alleen nodig om te kunnen verzenden. In Windows Live Mail kunt u elk account via de eigenschappen aanpassen. Selecteer het gewenste account in de linker kolom: Figuur 4: Account selecteren Open het menu Accounts en klik op Eigenschappen.

7 Figuur 5: Eigenschappen van het account Haal een vinkje weg bij Account opnemen bij berichtverzending en synchronisatie en druk op OK. Nu zal dat account niet meer worden opgehaald, maar u kunt dat account wel gebruiken als afzender. Ter informatie: In de account eigenschappen zijn de gebruikersnaam, wachtwoord en inkomende server wel verplichte velden om in te vullen, maar eigenlijk doen ze er nu niet meer toe voor dit account.

8 Standaard verzend account instellen In Windows Live Mail kunt u aangeven via welk account u standaard wilt verzenden. Default is dit het eerste account dat is aangemaakt, maar u kunt zelf ook een ander account als standaard instellen. Selecteer in de linker kolom het account dat u als standaard wilt instellen en klik met de rechter muisknop op deze naam. U krijgt dan onderstaand scherm te zien: Figuur 6: Account instellen als standaardaccount Klik vervolgens op Instellen als standaardaccount.

9 Account kiezen voor verzenden van Voor het verzenden van een moet u kiezen vanaf welk account u de wilt verzenden. Als er meerdere accounts zijn aangemaakt, dan wordt onder de knop Verzenden een keuzeknop Account zichtbaar. Wanneer u een opstelt, krijgt u het volgende scherm te zien: Figuur 7: opstellen Door in het Van veld het gewenste afzender adres te kiezen, kunt u bewust kiezen vanaf welk account de verstuurd wordt. Op deze manier kunt u aangeven of een Besloten of via Internet gestuurd moet worden. Als u een Besloten en Internet account hebt aangemaakt, dan wordt hier van elk account het adres getoond. U kunt hierdoor meerdere gelijke adressen zien, waardoor het lastig is om te kiezen welke voor besloten en welke voor internet gebruikt moet worden. Maak gebruik van de volgende tip: Stel bij de eigenschappen van uw internet account (zie figuur 5) een adres in met alleen kleine letters. En stel bij de eigenschappen van uw besloten account een adres in met 1 of meer hoofdletters (bijvoorbeeld initialen). adressen zijn niet hoofdletter gevoelig, dus dat kunt u naar eigen wens zo instellen. Zodra u nu een gaat opstellen kunt u kiezen via welke route de verzonden moet worden (besloten via adres met hoofdletters, of internet via adres met kleine letters). Opmerking: U kunt bij de eigenschappen ook de naam voor elk account aanpassen, maar deze naam wordt niet gebruikt in het Van veld (Microsoft Outlook doet dat wel). De account naam is alleen zichtbaar in de linker kolom van Windows Live Mail.

10 Bijlage 1 Begrippen POP en POP3 POP (Post Office Protocol) versie 3 is het meest gebruikte protocol. Bij dit protocol worden e- mailberichten van de server opgehaald en (afhankelijk van instellingen binnen het e- mailprogramma) verwijderd. De berichten staan vervolgens alleen op uw computer (offline) en zijn niet meer online te bekijken. Er zitten twee voordelen aan het gebruik van POP. Ten eerste wordt de snel opgehaald. Daarnaast raakt de mailbox niet vol, omdat outlook de weghaalt van de server. IMAP IMAP (Internet Message Access Protocol) is een uitgebreid protocol voor het lezen, opslaan en beheren van uw , waarbij u online kunt werken. Dit betekent dat de acties die u in het e- mailprogramma op uw computer uitvoert, worden gereflecteerd in uw mailbox op de server. Dit geeft u meer flexibiliteit en maakt het mogelijk dat u op meerder locaties, altijd uw bij de hand heeft. Een nadeel is dat de zowel in uw programma alsmede op de GERRIT@Mail server blijft, waardoor uw mailbox sneller vol raakt.