Installatiehandleiding ZorgMail Secure in programma s (geen Outlook)

Transcriptie

1 Installatiehandleiding ZorgMail Secure in programma s (geen Outlook) Deze handleiding heeft alleen betrekking op de installatie van een ZorgMail secure account. Alle gegevens hebben betrekking op de ZorgMail omgeving. Indien u gebruik maakt van een andere secure provider (zoals bijvoorbeeld E-Zorg), neem dan voor de specifieke gegevens hiervoor contact op met deze provider. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 1 van 18

2 Inhoudsopgave 1 Account activeren Gebruik ZorgMail Secure Webversie Microsoft Outlook Andere programma s Meest voorkomende problemen Gebruik van het ZorgMail account naar onveilige adressen... 8 Bijlage 1. Windows Live Mail... 9 Bijlage 2: Mozilla Thunderbird Bijlage 3: Apple Mail Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 2 van 18

3 1 Account activeren Om secure van ZorgMail te kunnen gebruiken, moet account eerst worden geactiveerd. Alle huisartsen en apothekers hebben een account bij ZorgMail voor de uitwisseling van gegevens via Edifact. Hetzelfde geldt voor een gedeelte van de paramedici en andere eerstelijns zorgverleners. Dit is echter nog niet altijd geactiveerd. Om het account te activeren, heeft u in het verleden een activeringscode ontvangen. Als u deze niet meer heeft, kunt u contact opnemen met de Servicedesk (VANAD Customer Support) van de leverancier van ZorgMail. Zij kunnen een nieuwe activeringscode opsturen. De Servicedesk van VANAD Customer Support is te bereiken via telefoonnummer Heeft u nog geen ZorgMail, vraag dit dan aan via de aanvraagwizard op de site van ZorgMail: Om uw account te activeren, gaat u naar de website Na inloggen komt u op de Mijn Account pagina waar u het nieuwe ZorgMail Secure account kunt activeren. Belangrijk: Het secure account wordt pas toegevoegd aan het ZorgMail adresboek als het account is geactiveerd. Andere ZorgMail gebruikers kunnen uw mailadres dus pas vinden als het geactiveerd is. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 3 van 18

4 2 Gebruik ZorgMail Secure Secure van ZorgMail is te gebruiken op verschillende mogelijkheden: Webversie Outlook Andere programma s In de volgende paragrafen wordt beschreven hoe dit gebruikt en geïnstalleerd kan worden. 2.1 Webversie Vanaf elke willekeurige pc met internettoegang kunt u via een beveiligde webpagina inloggen met uw persoonlijke ZorgMail gebruikersnaam en wachtwoord. U hoeft dan verder niets te doen op de PC. De webversie is via de internet browser te benaderen op de volgende link: Een handleiding over hoe ZorgMail via webmail werkt, is te vinden op de website van EZDA: onder Secure Webmail. Voordelen: Geen handelingen nodig op de PC; internettoegang en een internetbrowser is genoeg Volledig actuele adresboek van ZorgMail beschikbaar U weet zeker dat alle die U verstuurd vanuit adres altijd veilig wordt verzonden naar alle adressen binnen het ZorgMail-domein, het adresboek inclusief gekoppelde domeinen, zie De wordt niet verzonden naar onveilige adressen. Nadelen: Het werkt anders dan het programma dat u gewend bent U moet apart inloggen op de webmail-omgeving 2.2 Microsoft Outlook Microsoft Outlook is een veelgebruikt programma als onderdeel van het Microsoft Office pakket (samen met Word, Excel, etc.). Speciaal voor Microsoft Outlook is een Veilig Verzenden knop ontwikkeld, die geïnstalleerd moet worden op de PC. Hiervoor een handleiding beschikbaar op de website van EZDA: Kies hier voor de handleiding Secure met Outlook. Ook staat hier de software, die nodig is voor de installatie ( Download hier de Outlook add-in ). In deze handleiding staat precies beschreven wat u moet doen om account toe te voegen aan Outlook. Ook staat hierin beschreven wat u moet doen om de Outlook add-in te installeren. De Veilig Verzenden knop heeft twee belangrijke functies, die u helpen het makkelijker te maken om secure te gebruiken: Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 4 van 18

5 Voordat het bericht wordt verzonden, wordt gecontroleerd of de geadresseerden het bericht ook veilig kunnen ontvangen. Dit is het geval als de geadresseerde ook is aangesloten op het ZorgMail-domein (in het ZorgMail adresboek of als het domein van de ontvanger is aangesloten op het ZorgMail domein via de zgn. Safe Relay). Als dit het geval is, wordt het bericht veilig verzonden. Als de ontvanger geen secure van ZorgMail kan ontvangen (bijvoorbeeld een Gmail of XS4All-account), wordt er een melding gegeven en wordt het bericht niet verstuurd. Het is dan wel mogelijk om het bericht vanuit de eigen box te verzenden via internet, maar dat is dan niet veilig. De Veilig Verzenden knop controleert ook of u het bericht wilt verzenden vanuit account. Als dit niet het geval is (dus bij verzending vanuit de eigen box), wordt de vraag gesteld of het bericht veilig verzonden moet worden. Als hier Ja op wordt geantwoord, wordt het bericht verstuurd vanuit box. Bij beantwoording met `Nee` wordt het bericht verzonden vanuit het eigen account, maar dan niet veilig (via internet). NB: de gewone functionaliteit van Outlook voor het verzenden van berichten blijft gewoon bestaan. Als wordt gekozen voor de standaard Verzenden knop in Outlook wordt het bericht gewoon verzonden, zonder controles vooraf. Als het bericht vanuit account wordt verzonden, wordt het bericht altijd veilig verzonden (via de beveiligde verbinding). Als de ontvanger geen veilige van ZorgMail kan ontvangen, krijgt u als verzender hiervan later bericht ( Onbestelbaar ), dus geen controle vooraf, maar een melding achteraf.. Het bericht wordt dan niet afgeleverd bij de ontvanger. U heeft dan de mogelijkheid dit alsnog te verzenden vanuit het eigen account. Dit werkt hetzelfde als bij elke ander e- mailprogramma (zie hieronder). Voordelen: Werkt hetzelfde als de gewone in Outlook Overzicht over de in Outlook (aparte map naast de gewone ) Mogelijkheid tot koppelen van het ZorgMail adresboek (zie handleiding) Door de extra Veilig Verzenden knop wordt vooraf gecontroleerd of de ontvanger secure e- mail kan ontvangen U weet zeker dat alle die u verstuurt vanuit adres veilig wordt verzonden naar alle adressen binnen het ZorgMail-domein, het adresboek inclusief gekoppelde domeinen, zie De wordt niet verzonden naar onveilige adressen. Nadelen: U moet op uw werkplek de beschikking hebben over Outlook (niet gratis) Als u gebruik maakt van een ASP-provider, die de werkplek beheert, kunt u meestal niet zelf de Outlook add-in installeren. Hiervoor is de medewerking van de ASP-provider noodzakelijk. Niet alle ASP-providers willen hier aan meewerken. Als u gebruik maakt van een ASP-provider, zal deze ook de poorten in de firewall open moeten zetten, die nodig zijn voor de communicatie met ZorgMail. Hiervoor is de medewerking van de ASP-provider noodzakelijk. RAM Data en Zorgring hebben geen bezwaren hiertegen. In de tabel in paragraaf 2.3 is aangegeven welke poorten in de firewall het betreft. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 5 van 18

6 2.3 Andere programma s Ook in andere programma s (niet Outlook) is het mogelijk secure via ZorgMail te gebruiken. Dit moeten dan wel programma s zijn, die op de PC zelf zijn geïnstalleerd, zoals bijvoorbeeld Windows Live Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.. Let op: dit werkt NIET bij webmail-programma s, zoals gmail.com, hotmail.com etc. Als u hiervan gebruik maakt voor de gewone , kunt u het beste de Webmail-versie van ZorgMail gebruiken (zie Webversie). De knop Veilig verzenden is niet beschikbaar voor andere programma s dan Outlook. De controle vooraf (dus voor het verzenden) naar een (on)veilig adres is er niet, alleen achteraf. Voordelen: U hoeft geen Outlook aan te schaffen Werkt hetzelfde als u gewend bent van de gewone Overzicht over de (aparte map naast de gewone ) U weet zeker dat alle die u verstuurt vanuit adres veilig wordt verzonden naar alle adressen binnen het ZorgMail-domein, het adresboek inclusief gekoppelde domeinen, zie De wordt niet verzonden naar onveilige adressen. Nadelen: Geen controle vooraf bij verzenden naar een onveilig adres (alleen via bouncing ) Koppelen adresboek is lastig en moet regelmatig ververst worden Als u gebruik maakt van een ASP-provider, zal deze ook de poorten in de firewall open moeten zetten, die nodig zijn voor de communicatie met ZorgMail. Hiervoor is de medewerking van de ASP-provider noodzakelijk. RAM Data en Zorgring hebben geen bezwaren hiertegen. In de bijlagen in voor een aantal veelgebruikte programma s een handleiding opgenomen, waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe het ZorgMail adres kan worden toegevoegd in het programma. Deze beschrijving is beschikbaar voor de volgende programma s: Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Apple Mail NB: Het koppelen van het ZorgMail adresboek is niet echt eenvoudig in deze programma s Dit is dan ook niet beschreven. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 6 van 18

7 Ook in andere programma s kan het ZorgMail account worden toegevoegd. Raadpleeg hiervoor de handleiding van het programma zelf. Gebruik hierbij onderstaande gegevens voor het toevoegen van het ZorgMail account: Gegevens voor instellingen ZorgMail account in programma s Naam (schermnaam) De naam, waarmee het account op het scherm gaat heten, ontvangers zien deze naam als afzender van de mail. Bijvoorbeeld: <Uw naam> (ZorgMail) adres Het ZorgMail secure adres (@zorgmail.nl Wachtwoord Het ZorgMail wachtwoord Gebruikersnaam ZorgMail klantnummer (9 cijfers, meestal beginnend met 5000, maar kan ook beginnen met 5001, 5100, 6000 of iets anders). Server instellingen Inkomende mail: Type IMAP Servernaam mail.zorgmail.nl Poortnummer 995 Beveiligingstype SSL Uitgaande mail: Type SMTP Servernaam mail.zorgmail.nl Poortnummer 465 Beveiligingstype SSL Test na het aanmaken van een het account of alles naar behoren werkt. Als de zelftest van het e- mailprogramma werkt, kan het ook getest worden door vanuit dit account een te sturen naar een ander secure adres en naar een algemeen (onveilig) adres, bijvoorbeeld adres. Voor deze laatste moet een foutbericht terugkomen (in de inbox) dat het bericht niet verzonden kon worden omdat het geen veilig adres is. 2.4 Meest voorkomende problemen De meest gemaakte fouten bij het instellen van het ZorgMail account in een programma zijn de volgende: Onjuiste gebruikersnaam (ZorgMail klantnummer): controleer dit goed! Onjuist adres: let goed op de schrijfwijze! Een typfoutje is snel gemaakt Poortnummers voor de servers voor inkomende en uitgaande mail: deze zijn andere dan de standaard poortnummers en moeten open staan! Beveiligingstype: Standaard staat hier niets ingevuld. Hier moet SSL worden ingevuld. Naast de hierboven beschreven veel gemaakte fouten, komt het ook regelmatig voor dat de genoemde poorten niet open staan. Als u dit niet zelf kunt controleren of open zetten, moet contact worden opgenomen met de beheerder. Indien het een ASP-provider is, zal deze de poorten open moeten zetten. Van een aantal veelgebruikte providers is bekend dat zij hier geen problemen mee hebben (RAM, Zorgring). Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 7 van 18

8 2.5 Gebruik van het ZorgMail account Als het ZorgMail secure account is aangemaakt, kan dit gebruikt worden als elk ander e- mailadres in het programma. Als er meerdere adressen in het programma zijn geïnstalleerd, let er dan op welke gebruikt wordt voor de verzending. Kies voor veilig mailen altijd account. Let op: Als u per ongeluk toch kiest voor een ander account, zal het bericht niet veilig worden verzonden! Alleen als het bericht wordt gestuurd naar e- mailadres zal een foutbericht ontvangen worden. gestuurd naar instellingen met hun eigen e- maildomein zal onveilig via internet worden verstuurd naar onveilige adressen Vanaf maart 2017 wordt het voor eerstelijns zorgverleners mogelijk om veilige te versturen vanuit account naar een onveilig etc.). Hierdoor wordt het mogelijk om veilige s te versturen naar bijvoorbeeld patiënten. De ontvanger krijgt dan een bericht in zijn of haar mailbox dat er een beveiligd ZorgMail bericht naar hem of haar is verzonden. Om dit bericht te kunnen lezen, moet de ontvanger een code invoeren, die hij/zij via SMS ontvangt (indien het mobiele nummer wordt meegegeven), of anders via een separate . Aanvullende documentatie over hoe dit in zijn werk gaat, is op moment van schrijven van deze handleiding nog niet voorhanden, hier wordt nog aan gewerkt. Zodra deze informatie er is, zal deze beschikbaar worden gesteld Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 8 van 18

9 Bijlage 1. Windows Live Mail Deze bijlage beschrijft de installatie van het ZorgMail adres in het programma Windows Live Mail. Dit wordt standaard meegeleverd met Windows en is op de meeste Windows PC s aanwezig. Open Windows Live Mail en kies voor het tabblad Accounts. Klik op . Met de volgende gegevens voegt u het e- mailaccount toe: adres: vul hier het volledige ZorgMail secure e- mailadres in. (@zorgmail.nl Wachtwoord: vul het wachtwoord van het ZorgMail account. Vink de optie Dit wachtwoord onthouden aan. Schermnaam voor verzonden berichten: vul hier uw afzendnaam in. Dit is de naam die de ontvanger van de te zien krijgt. Voorbeeld: <Uw naam> (ZorgMail). Vink de optie Serverinstellingen handmatig configureren aan. Klik op Volgende. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 9 van 18

10 Vul bij de serverinstellingen in: Server voor inkomende Servertype: IMAP Serveradres: mail.zorgmail.nl Wijzig het inkomende poortnummer (IMAP) naar 993. Vink de optie Vereist een beveiligde verbinding (SSL) aan. Verifiëren met: pas dit veld niet aan. Gebruikersnaam: het ZorgMail klantnummer (bijv.500xxxxx). Server voor uitgaande Serveradres: mail.zorgmail.nl. Wijzig het uitgaande poortnummer (SMTP) naar 465. Vink de optie Vereist een beveiligde verbinding (SSL) aan. Vink de optie Vereist verificatie aan. Klik op Volgende. Klik op Voltooien. U kunt nu testen of het account juist is ingesteld. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 10 van 18

11 In de mappenlijst aan de linkerkant van het scherm is nu het ZorgMail account toegevoegd. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 11 van 18

12 Bijlage 2: Mozilla Thunderbird Deze bijlage beschrijft de installatie van het ZorgMail adres in het programma Mozilla Thunderbird. Dit programma is eenvoudig in het gebruik. Het wordt niet standaard meegeleverd met Windows en moet dus eerst apart worden geïnstalleerd op de PC. Kies de optie voor het aanmaken van een nieuw account Kies in het startscherm (lokale mappen) voor Nieuwe account aanmaken Kies voor: Dit overslaan en mijn bestaande adres gebruiken. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 12 van 18

13 Vul bij Uw naam uw eigen naam in (Voorbeeld: <Uw naam> (ZorgMail) ) adres: vul hier het volledige ZorgMail secure adres in. (@zorgmail.nl Vul bij wachtwoord het wachtwoord in dat bij het ZorgMail account hoort Kies vervolgens voor Doorgaan. Kies linksonder voor Handmatige configuratie Kies bij Inkomend voor IMAP en Serverhostnaam = mail.zorgmail.nl Kies bij 'Uitgaand' voor SMTP en Serverhostnaam = mail.zorgmail.nl Voer bij Gebruikersnaam: uw ZorgMail klantnummer (bijv. 500xxxxx). Klik op Opnieuw testen Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 13 van 18

14 U ziet het volgende scherm. Kies voor Account aanmaken Uw account is nu toegevoegd. U kunt het nu gaan testen. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 14 van 18

15 Bijlage 3: Apple Mail 9 Deze bijlage beschrijft de installatie van het ZorgMail adres in het programma Apple Mail. Dit wordt standaard meegeleverd op Apple computers. Apple Mail is het standaard geïnstalleerde programma van Mac OS. Het programma staat meestal onder in beeld, in het Dock. Apple Mail vind u ook in de map Programma's. Open Apple Mail. Klik bovenaan het scherm op Mail en klik daarna op Voorkeuren. Klik op Accounts. Klik vervolgens linksonder op het + teken. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 15 van 18

16 U ziet nu het scherm Kies een Mailaccountaanbieder... Selecteer Ander Mail-account... en klik op Ga door. U komt in het scherm Voeg een Mailaccount toe. Vul hier uw volledige naam (Voorbeeld: <Uw Naam> (ZorgMaill) ), adres en wachtwoord in. Klik vervolgens op Log in. Vul onderstaande gegevens in onder Info voor server inkomende Gebruikersnaam: vul hier uw ZorgMail klantnummer in (bijv. 500xxxxxx) Wachtwoord: vul hier het wachtwoord in van het ZorgMail adres. Type account: IMAP. Serveer inkomende mail.zorgmail.nl. Serveer uitgaande mail.zorgmail.nl. Klik op Log in. Selecteer de programma's die u samen met Mail wilt gebruiken en klik op Gereed. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 16 van 18

17 U keert nu terug in het scherm met accountinstellingen. Selecteer hierin aan de linkerzijde het zojuist aangemaakte e- mail account. Kies hierna voor Serverinstellingen. Het volgende scherm wordt getoond. Zet hierbij de vinkjes voor Beheer verbindingsinstellingen automatisch uit. Nu wordt het volgende scherm getoond. Vul onderstaande gegevens in onder Server inkomende (IMAP): Poort: 993 Vink Gebruik TLS/SSL aan. Identiteitscontrole: Wachtwoord. Vul onderstaande gegevens in onder Server uitgaande (SMTP): Poort: 465 Vink Gebruik TLS/SSL aan. Identiteitscontrole: Wachtwoord. Klik vervolgens op Bewaar. Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 17 van 18

18 Let op: na installatie vind nog een controle plaats op inloggegevens. Het kan zijn dat deze een foutmelding geeft. Dit betekent echter niet dat het ook daadwerkelijk fout is gegaan. Het account is nu toegevoegd en kan gebruikt worden. Dit kan getest worden door een berichtje te sturen aan jezelf (of een collega met een ZorgMail account). Handleiding Installatie ZorgMail in programma s Pagina 18 van 18