Handleiding Zakelijk Exchange Online. Versie maart 2014

Transcriptie

1 Handleiding Zakelijk Exchange Online Versie maart 2014

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding 3 Hoofdstuk 2. Installatie Inloggen in Zelfservice Cloud Abonnement selecteren Eerste gebruiker aanmaken Winkel 5 Hoofdstuk 3. Gebruik Zakelijk Exchange Online gebruiksklaar maken Instellen van uw Outlook op pc en Mac Instellen van uw box type Standaard Instellen van uw box type Zakelijke Exchange Online Kiosk Telefoon en tablet installeren Werken met Zakelijk Exchange Online De mogelijkheden van Office Informatie over de functionaliteiten van de services 11 Hoofdstuk 4. Beheer Licenties selecteren en gebruikers aanmaken Gebruikersoverzicht weergeven Gebruiker toevoegen Licentie van een bestaande gebruiker wijzigen Licenties opzeggen Gebruikers verwijderen Eigen wachtwoord opnieuw instellen Wachtwoord voor een gebruiker aanmaken Beheerder in de Microsoft Online portal Aanmaken van een distributiegroep Toekennen van Archivering 17 Hoofdstuk 5. Beveiligingsmaatregelen Beveiligingsmaatregelen 18 2 van 18

3 Hoofdstuk 1. Inleiding Zakelijk Exchange Online van KPN is een onderdeel van Microsoft Office 365 en is daarmee een dienst waarmee u in de Cloud altijd en overal, veilig en eenvoudig toegang hebt tot uw , agenda, contactpersonen en taken. In deze handleiding leest u hoe u uw Zakelijk Exchange Online-omgeving instelt en ermee aan de slag gaat. U start altijd met 1 licentie voor Zakelijk Exchange Online. In deze handleiding leest u hoe u meer licenties aanschaft bij uw abonnement en hoe u deze aan een gebruiker koppelt. Indien gewenst maakt u ook extra beheerders aan. De dienst bestaat uit 2 componenten: 1. Zelfservice Cloud om licenties aan te schaffen en boxen aan te maken 2. Microsoft Online Portal om als beheerder eventuele extra instellingen uit te voeren met betrekking tot Zakelijk Exchange Online. Voor een gebruiker is dit het portaal om online toegang te krijgen tot zijn persoonlijke Zakelijk Exchange Omgeving. Uw Zakelijk Exchange Online-omgeving bevindt zich op het Office 365 platform en is goed beveiligd. Dit wil zeggen dat uw gegevens op een veilig servernetwerk worden opgeslagen. Zo beschikt u bijvoorbeeld bij verlies van uw laptop en bij aanschaf van een nieuwe laptop weer snel over uw bestanden. U bepaalt zelf wie waartoe toegang heeft. Om deze beveiliging te garanderen zijn onder andere strenge wachtwoorden vereist. Lees daarom deze handleiding aandachtig door zodat u snel en veilig kunt werken met Zakelijk Exchange Online. 3 van 18

4 Hoofdstuk 2. Installatie In dit hoofdstuk vindt u instructies hoe u in de Zelfservice Cloud voor Zakelijk Exchange Online als beheerder licenties toevoegt aan uw abonnement en gebruikers en adressen aanmaakt. U bepaalt zelf welke licenties u wilt afnemen en hoeveel. 2.1 Inloggen in Zelfservice Cloud Log in via kpn.com/zelfservicecloud. Uw gebruikersnaam en wachtwoord vindt u terug in de bevestigingsmail van Zakelijk Exchange Online. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en selecteer uw gewenste taal. Klik op login om in te loggen. (Afbeelding 1) Afbeelding 1: Het inlogscherm van uw Zelfservice Cloud 2.2 Abonnement selecteren Selecteer het Zakelijk Exchange Online-abonnement waar u licenties en gebruikers aan wilt toevoegen. (Afbeelding 2) Afbeelding 2: Abonnement Zakelijk Exchange Online selecteren

5 2.3 Eerste gebruiker aanmaken De eerste gebruiker die u aanmaakt moet altijd een beheerder zijn. Een beheerder is iemand die Zakelijk Office 365 instelt voor uw bedrijf. Dit kan één beheerder zijn, maar ook een heel team. Beheerders kunnen instellingen wijzigen die voor het hele bedrijf gelden. Deze instellingen verschillen van de persoonlijke accountinstellingen, die door een gebruiker zijn ingesteld. Klik op Gebruiker toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. De volgende gegevens dienen te worden ingevuld: 1. Hoofdmenu Vul bij Weergavenaam de naam van de gebruiker in Selecteer bij Gebruikersnaam het juiste domein (dit is het domein waarop u Zakelijk Exchange Online hebt besteld) Vul bij Gebruikersnaam de gewenste gebruikersnaam in. Dit is meteen het adres van de gebruiker Wachtwoord: kies een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 12 karakters. Het wachtwoord moet het volgende bevatten: Een nummer van 0 tot 9, een hoofdletter, een kleine letter en een speciaal karakter. U kunt ook kiezen voor een automatisch gegenereerd wachtwoord door te klikken op genereer nieuw wachtwoord. 2. Diensten: Office Taal: Kies de gewenste taal en klik op Volgende 4. Licentie kiezen Selecteer de gewenste licentie voor de gebruiker Selecteer Beheerdersrechten. De 1e gebruiker die u aanmaakt, is altijd de beheerder 5. Dienst Kies bij Land van gebruik het land waar Zakelijk Exchange Online het meest gebruikt gaat worden Klik op Volgende 6. Overzicht Controleer of de ingevoerde gegevens van de gebruiker correct zijn Kies voltooien De gebruiker wordt aangemaakt. Als de status op gereed staat, dan kan de nieuwe gebruiker inloggen op Zakelijk Exchange Online door te klikken op Openen of door in te loggen op de Microsoft Online Portal via kpnoffice365.nl, met het adres en wachtwoord die u zojuist hebt ingesteld. De licentie is automatisch gekoppeld aan de gebruiker 2.4 Winkel In de winkel kunt u licenties voor Zakelijk Exchange Online kopen of wijzigen. Om Zakelijk Exchange Online te kunnen gebruiken moet aan elke gebruiker een licentie gekoppeld worden. Het aantal licenties dat u extra koopt is dus afhankelijk van de hoeveelheid gebruikers u wilt aanmaken. 1. Klik op Rechten kopen of wijzigen om naar het Koop additionele bronnen scherm te gaan. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.3) 5 van 18

6 Afbeelding 3: Rechten kopen of wijzigen 2. Bij stap 1 Abonnement selecteren wordt een overzicht getoond van uw abonnement(en). Selecteer het abonnement waar u licenties voor wilt kopen of wijzigen en klik op volgende 3. Bij stap 2 Upgradebronnen kunt u het gewenste aantal licenties wijzigen. De tarieven kunt u vinden op kpn.com/cloudtarieven. De 1 e keer dat u bestelt, staat het huidige gebruik van de betreffende dienst op 1. Door op het pijltje naar boven of beneden te klikken kunt u de licentieaantallen wijzigen voor de betreffende licentie. Kies de licenties die u wilt toevoegen en kies de gewenste hoeveelheid in de kolom Nieuwe limiet. Klik op Volgende om verder te gaan naar stap 3 4. Controleer bij stap 3 Order bevestigen of de hoeveelheid die u hebt besteld correct is. Klik op Order plaatsen om uw order te bevestigen en te plaatsen 5. Het laatste scherm van de wizard toont de huidige bestel- en betaalstatus. Indien de Orderstatus Voltooid is dan is uw huidige bestelling afgerond. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.4) Klik op sluit wizard om de wizard af te sluiten Afbeelding 4: Orderstatus Voltooid 6 van 18

7 Hoofdstuk 3. Gebruik Nadat u een gebruiker hebt gekoppeld aan een licentie kunt u aan de slag met Zakelijk Exchange Online. U logt in via kpnoffice365.nl, met het adres en wachtwoord dat u voor de gebruiker hebt ingesteld in hoofdstuk 2.3. Eenmaal ingelogd ziet u onderstaand scherm (afbeelding 5). Tip: U komt altijd weer terug op de Aan de slag met Office 365 pagina door naar kpnoffice365.nl te gaan of naar Instellingen en daar te kiezen voor Instellingen voor Office 365. menubalk gebruiker instellingen Afbeelding 5: Startscherm Office van 18

8 3.1 Zakelijk Exchange Online gebruiksklaar maken U maakt uw Zakelijk Exchange Online op de Office 365-omgeving in 2 stappen gebruiksklaar. Stap 1a: persoonlijke instellingen wijzigen. Wijzig de taal en uw wachtwoord. Ga naar Instellingen Kies in Instellingen voor Office 365 of Office 365 Settings en wijzig uw taal en/of wachtwoord Stap 1b: persoonlijke instellingen wijzigen. Wijzig profiel Ga naar Gebruiker Kies Over mij en kies voor Bewerken om uw profiel aan te passen Stap 2: Aan de slag met Office 365. Office 365 installeren op uw pc en Mac Ga naar de Aan de slag pagina via kpnoffice365.nl Kies voor pc en Mac Uw Desktoptoepassingen instellen Klik bij Bureaubladinstallatie op Configuratie om Outlook samen te gebruiken met Outlook op uw computer. Dit kan alleen als u Outlook 2013, Outlook 2010 of Outlook 2007 al op uw computer hebt geïnstalleerd. Hebt u deze varianten niet geïnstalleerd op uw computer dan is het niet nodig om uw computer te configureren. 3.2 Instellen van uw Outlook op pc en Mac U kunt uw via uw browser gebruiken op kpnoffice365.nl, maar ook via Outlook op uw computer. Voor Outlook 2010 staan hieronder de instellingen, voor de overige programma s worden de instellingen uitgelegd op kpn.com/cloudservice Instellen van uw box type Standaard Het instellen van uw box van het type Standaard (in Outlook 2010) gaat als volgt: Ga in uw Outlook 2010 naar Bestand, kies Info en klik op Account toevoegen Standaard staat account aangevinkt. Vul hier uw naam, uw adres en uw wachtwoord in en klik op Volgende Alle gegevens worden nu automatisch gezocht en ingesteld, dit kan een paar minuten duren Instellen van uw box type Zakelijke Exchange Online Kiosk Instellen van uw box van het type Zakelijk Exchange Online Kiosk (in Outlook 2010) gaat als volgt: Ga in Outlook 2010 naar Bestand, kies Info en klik op Account toevoegen Kies Serverinstellingen of Extra servertypen handmatig configureren en klik op volgende Kies Internet en klik weer op Volgende In dit scherm moeten de juiste instellingen ingevuld worden (afbeelding 6): 8 van 18

9 Afbeelding 6: Instellingen voor internet- Vul bij Gebruikersgegevens uw naam en adres in Stel bij Servergegevens het volgende in: Kies bij type account POP3 Bij server inkomende vult u pop.outlook.com in Bij server uitgaande vult u smtp.outlook.com in Vul bij Aanmeldingsgegevens het volgende in: Bij gebruikersnaam uw adres Bij wachtwoord uw wachtwoord. Zorg ervoor dat het vakje Wachtwoord onthouden aangevinkt is Vink ook het vakje Beveiligd-wachtwoordverificatie (SPA) is verplicht aan Kies vervolgens rechtsonder op de knop Meer instellingen Er komt nu een nieuw venster, hierin moeten bij 2 tabs een aantal instellingen ingevuld worden: Kies de tab Server voor uitgaande Vink het vakje Voor de server voor uitgaande (SMTP) is verificatie vereist aan Vink het vakje Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende aan - Kies de tab Geavanceerd Vink het vakje Voor deze server is een versleutelde verbinding vereist (SSL) aan Vul bij uitgaande (SMTP) 587 / in Kies bij Gebruik het volgende type versleutelde verbinding voor TLS Vink het vakje van server verwijderen na 14 dagen uit Deze tab ziet er nu als volgt uit (afbeelding 7): 9 van 18

10 Afbeelding 7: Instellingen voor internet- Klik op OK U bent weer terug in het 1e scherm, klik hier op Volgende om de instellingen af te ronden. 3.3 Telefoon en tablet installeren Doorloop onderstaande stappen om Zakelijk Exchange Online op telefoon en tablet te installeren: 1. Ga naar de Aan de slag -pagina via kpnoffice365.nl 2. Kies Telefoon en tablet. Selecteer vervolgens uw telefoon en/of tablet en volgt u de instructies om uw op uw mobiele apparaat in te stellen 3.4 Werken met Zakelijk Exchange Online Nadat u Zakelijk Exchange Online hebt geïnstalleerd, kunt u het meteen gebruiken. In deze paragraaf wordt uitgelegd: 1. Waar u de Zakelijk Exchange Online-mogelijkheden van Office 365 kunt vinden. 2. Waar u alle relevante informatie over het gebruik van de services kunt nalezen De mogelijkheden van Office 365 Alle mogelijkheden van Office 365 kunt u vinden in de bovenste menubalk, zoals hieronder is afgebeeld (afbeelding 8). Afbeelding 8: Menubalk 1 In de Office 365 menubalk ziet u 3 services staan: Outlook, Agenda en Mensen De opties onder Instellingen verschillen per service. Als u zich in Outlook bevindt, krijgt u de instellingen te zien die op Outlook van toepassing zijn 10 van 18

11 Onder Help krijgt u onderwerpen te zien die van toepassing zijn op het onderdeel waarin u zich bevindt. Als u zich in Outlook bevindt, krijgt u de helponderwerpen te zien die op Outlook van toepassing zijn Met Outlook, Agenda of Mensen hebt u altijd toegang tot uw , afspraken en contacten. Als u op een van deze opties klikt, komt u altijd terecht in de Outlook Web App. In de Outlook Web App kunt u het volgende doen: verzenden en ontvangen Afspraken en herinneringen maken Outlook of andere programma's instellen voor toegang tot uw , agenda en contactpersonen in Office 365 en contactpersonen van uw oude accounts importeren Tip: wilt u meer informatie over Outlook en de Outlook Web App? Ga naar de Aan de slag pagina via kpnoffice365.nl. Kies voor Online, vervolgens voor , daarna voor een van de links in Meer informatie over Outlook Web App in Office Informatie over de functionaliteiten van de services Alle informatie over de services in Office 365 vindt u op de Aan de slag pagina (afbeelding 9). U kunt altijd weer terugkomen op deze pagina door naar kpnoffice365.nl te gaan of onder Instellingen te kiezen voor Instellingen voor Office 365. Afbeelding 9: Aan de slag met Office 365 Alle informatie over de functionaliteiten van Office 365 vindt u onder Online. U vindt hier informatie over Office 365 en . De informatie in het kader aan de rechterkant wijzigt naar het onderwerp dat u kiest. 11 van 18

12 Hoofdstuk 4. Beheer In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het beheren van Zakelijk Exchange Online-licenties en gebruikersaccounts in de Zelfservice Cloud (paragraaf ). Tevens wordt ingegaan op de beheerfuncties in de Microsoft Online portal (paragraaf 4.7). 4.1 Licenties selecteren en gebruikers aanmaken Met het onderdeel Gebruikers beheert u bestaande gebruikers en voegt u nieuwe gebruikers toe. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.10) Afbeelding 10: Gebruikers Gebruikersoverzicht weergeven Wanneer u op de knop Gebruikers klikt, ziet u een overzicht van de gebruikers die geregistreerd zijn binnen het geselecteerde abonnement. Indien reeds aangemaakte gebruikers niet zichtbaar zijn, controleer dan of u het juiste abonnement hebt geselecteerd (Paragraaf 2.2) Gebruiker toevoegen Klik op Gebruiker toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. De volgende gegevens dienen te worden ingevuld: 1. Hoofdmenu Vul bij Weergavenaam de naam van de gebruiker in Selecteer bij Gebruikersnaam het juiste domein (dit is het domein waarop u Zakelijk Exchange Online hebt besteld) Vul bij Gebruikersnaam de gewenste gebruikersnaam in. Dit is meteen het adres van de gebruiker Wachtwoord: Kies een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 12 karakters. Het wachtwoord moet het volgende bevatten: een nummer van 0 tot 9, een hoofdletter, een kleine letter en een speciaal karakter. U kunt ook kiezen voor een automatisch gegenereerd wachtwoord door te klikken op Genereer nieuw wachtwoord. 2. Diensten: Office van 18

13 3. Taal: Kies de gewenste taal en klik op Volgende 4. Licentie kiezen Selecteer de gewenste licentie voor de gebruiker Selecteer Beheerdersrechten als de gebruikers deze rechten moet krijgen. De eerste gebruiker die u aanmaakt, moet een gebruiker zijn die dienst doet als beheerder 5. Dienst Kies bij Land van gebruik het land waar Office 365 het meest gebruikt gaat worden Klik op Volgende 6. Overzicht Controleer of de ingevoerde gegevens van de gebruiker correct zijn Kies Voltooien De gebruiker wordt aangemaakt. Als de status op gereed staat, dan kan de nieuwe gebruiker inloggen op Zakelijk Exchange Online door te klikken op Openen of door in te loggen op de Microsoft Online portal via kpnoffice365.nl, met het adres en wachtwoord die u zojuist hebt ingesteld. De licentie is automatisch gekoppeld aan de gebruiker 4.2 Licentie van een bestaande gebruiker wijzigen Als u een gebruiker een andere Office 365 licentie wilt toekennen moet u de huidige licentie wijzigen in een nieuwe. U bestelt eerst de gewenste licentie. Dit kunt u doen door eerst de stappen te volgen uit hoofdstuk 1.4. Nadat u de licentie heeft besteld koppelt u deze aan de gebruiker. Volg onderstaande instructies. Kies Gebruikers in het hoofdscherm Kies de gebruiker waar u een andere licentie aan wilt toekennen door op de Weergavenaam van de gebruiker te klikken Kies Microsoft Office 365 Kies Opties wijzigen En selecteer bij Soort de gewenste licentie Selecteer Beheerdersrechten als de gebruikers deze rechten moet krijgen. Kies Volgende 4.3 Licenties opzeggen U kunt de licenties die u buiten uw contract hebt besteld flexibel op en afschalen. Zo zegt u licenties die u niet meer gebruikt eenvoudig op. Raadpleeg hoofdstuk 2.4 (Winkel) hoe u eenvoudig licenties afschaalt. 4.4 Gebruikers verwijderen U kunt gebruikers die niet langer gebruikmaken van een licentie verwijderen. U doet dit op de volgende manier: Kies Gebruiker in het hoofdscherm Selecteer de gebruiker die u wilt verwijderen Kies verwijderen 13 van 18

14 4.5 Eigen wachtwoord opnieuw instellen Bent u uw wachtwoord vergeten? Voer dan de onderstaande stappen uit om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. 1. Klik op de Wachtwoord vergeten? link. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.11) Afbeelding 11: Klik op de link Wachtwoord vergeten? 2. Voer uw gebruikersnaam in en klik op Aanpassen. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.12) Afbeelding 12: Uw gebruikersnaam invoeren U ontvangt per instructies om uw wachtwoord te resetten. (Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.13) 14 van 18

15 Afbeelding 13: is verzonden Klik in de ontvangen op de link. De link is slechts éénmalig geldig. Voer uw nieuwe wachtwoord in en klik op aanpassen. 4.6 Wachtwoord voor een gebruiker aanmaken De beheerder kan een nieuw wachtwoord aanmaken voor een gebruiker wanneer deze zijn wachtwoord vergeten is. Dit doet u op de volgende manier: Kies Gebruiker in het hoofdscherm Selecteer de gebruiker waarvoor u een nieuw wachtwoord wilt instellen Kies Algemeen en klik op Wachtwoord wijzigen Bedenk een sterk wachtwoord of klik op Genereer nieuw wachtwoord Als u het wachtwoord aanmaakt, wordt het getoond als lichtgrijze tekst. De aanhalingstekens maken géén deel uit van het wachtwoord Noteer vervolgens het gekozen/aangemaakte wachtwoord Kies Versturen en deel het wachtwoord met de gebruiker 4.7 Beheerder in de Microsoft Online portal U kunt als beheerder inloggen in de Microsoft Online Portal via kpnoffice365.nl met het adres en wachtwoord dat u hebt ingesteld in de module Zelfservice Cloud (hoofdstuk 1.5.2). Dit adres moet dan mét beheerdersrechten zijn aangemaakt. U hebt dezelfde menubalk als de gebruikers (afbeelding 15), maar dan met een extra beheerdersmenu. Afbeelding 15: Menubalk U wijzigt via het beheerdersmenu instellingen. In het Office 365 beheercentrum wijzigt u algemene instellingen en in het Exchange beheercentrum instellingen expliciet voor Exchange Online. 15 van 18

16 Per beheercentrum ziet u links een menu waarin u uw instellingen verder wijzigt. Wij lichten hier een aantal veel voorkomende instellingen toe. Afbeelding 15: Toevoegen van aliassen aan uw gebruikers U kunt voor elke box één of meerdere alternatieve adressen aanmaken. Dit wordt ook wel een Alias genoemd. s die naar één van die alternatieve adressen worden verstuurd komen in dezelfde box terecht. Ga naar uw Exchange beheercentrum via de menubalk. Klik op beheerder, en kies Exchange Kies in het menu voor Ontvangers Kies de gebruiker voor wie u een alias wilt aanmaken. Dubbelklik op die gebruiker U krijgt een nieuw scherm met weer een menu - Kies in dat menu voor adres - En klik op de + om een adres toe te voegen - U krijgt weer een nieuw scherm Kies bij type adres voor SMTP Vul bij adres het gewenste alternatieve adres in. Vul hier het volledige adres in, dus met domeinnaam achter Klik op OK - Klik op Opslaan of voeg nóg een alternatief adres toe voor deze gebruiker 4.8 Aanmaken van een distributiegroep Een distributiegroep bestaat uit 2 of meer personen die als een groep in een gedeeld adresboek voorkomen. Wanneer een bericht naar een distributiegroep wordt verzonden, wordt het bericht naar alle leden van de groep verzonden. Ga naar uw Exchange beheercentrum via de menubalk. Klik op beheerder en kies Exchange. Kies in het menu voor Ontvangers Kies bovenaan voor Groepen Klik op + en vervolgens op Distributiegroep U krijgt een nieuw scherm met weer een menu - Vul bij Weergavenaam de naam in voor de distributiegroep - Bij Alias kunt u het adres invullen (het deel voor - Automatisch wordt nu het adres gevuld - U staat als Eigenaar van de distributiegroep. U wijzigt dit met de + en de - - Vul de leden van de distributiegroep in. Klik op de + - U krijgt weer een nieuw scherm met daarin alle bestaande gebruikers Selecteer een gebruiker en klik op toevoegen Herhaal dit tot u alle gebruikers hebt toegevoegd welke u wilt Klik op OK als u gereed bent Klik op Opslaan 16 van 18

17 4.9 Toekennen van Archivering U kunt de archivering aanzetten wanneer een gebruiker een box heeft met archivering. Ga naar uw Exchange beheercentrum via de menubalk. Klik op Beheerder, en kies Exchange Kies in het menu voor Ontvangers Kies de gebruiker voor wie u een archivering wilt aanzetten. Dubbelklik op die gebruiker U krijgt een nieuw scherm met weer een menu - Kies in dat menu voor Postvakfuncties - Scroll naar beneden tot u Archiveren uitgeschakeld ziet - Klik op inschakelen om archivering in te schakelen - Klik op opslaan Archivering is nu voor deze gebruiker aangezet. De limiet van deze archivering staat op 100 GB. Als de gebruiker geen box met archivering heeft, krijgt u een foutmelding en blijft deze functie uitgeschakeld. 17 van 18

18 Hoofdstuk 5. Beveiligingsmaatregelen 5.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf ook bijdragen aan het beveiligen van uw digitale gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 18 van 18