Zakelijk Exchange Online Kiosk/Lite Handleiding voor Exchange Online op het Office 365 platform

Transcriptie

1 Zakelijk Exchange Online Kiosk/Lite Handleiding voor Exchange Online op het Office 365 platform V ersie 1.1 1

2 I nho udso pg av e 1 Inleiding Zakelijk Exchange Online gebruiken Webmail gebruiken Instellingen voor uw mailprogramma Zakelijk Exchange Online voor beheerders Inloggen op Zelfservice ICT-diensten Mailbox aanmaken op Exchange Online in 4 stappen Stap Stap Stap Stap Inloggen op Exchange Online aliassen toevoegen aan een mailbox Licenties en mailboxen toevoegen Licenties toevoegen aan Exchange Online Extra mailboxen toevoegen aan Exchange Online Wachtwoordbeleid Wachtwoordvervaltijd aanpassen Wachtwoord wijzigen gebruiker Wachtwoord wijzigen beheerder

3 1 Inleiding Welkom bij Exchange Online Kiosk/Lite van KPN, de dienst waarmee u via de cloud altijd en overal, veilig en eenvoudig toegang heeft tot uw , Agenda, Contactpersonen en Taken. In deze korte handleiding wordt uitgelegd hoe u uw Exchange Online omgeving instelt en ermee aan de slag kunt. U start altijd met 1 licentie voor Exchange Online. In deze handleiding leest u hoe u meer licenties kunt aanschaffen bij uw abonnement om extra mailboxen aan te maken voor Exchange Online. Indien gewenst kunt u ook extra beheerders aanmaken voor Exchange Online. De dienst bestaat uit twee componenten: - de zogenaamde Zelfservice ICT-diensten module om licenties aan te schaffen en mailboxen aan te maken - de Microsoft Online Portal om eventuele extra instellingen uit te voeren m.b.t. Exchange Online. Voor de Zelfservice ICT-diensten module is de Nederlandstalige interface als voorbeeld genomen. U kunt tijdens het inloggen aangeven in welke taal u deze interface wilt hebben: Nederlands of Engels. Uw Exchange Online omgeving bevindt zich op het Microsoft Office 365 platform en is zeer goed beveiligd. Om deze beveiliging te garanderen zijn o.a. strenge wachtwoord eisen en beveiligde POP3/SMTP poorten nodig. Lees daarom deze handleiding aandachtig door zodat u snel en veilig kunt werken met Exchange Online. Bij uw abonnement op Exchange Online is ondersteuning inbegrepen door de Business Servicedesk van KPN. Mocht u problemen ondervinden bij de instelling of het gebruik van de dienst, dan kunt u bellen met (gratis). Voor meer details: Als er een nieuwere versie van dit document is gemaakt, dan wordt deze door KPN gepubliceerd op kpn.com/aandeslag Wij raden u aan om op kpn.com/aandeslag te kijken voor de nieuwste versie van dit document. De handleiding is van toepassing op de diensten: - Zakelijk Exchange Online Kiosk - Zakelijk Exchange Online Lite (= bundel van 5 Kiosk mailboxen) met voorwaarde dat uw domeinnaam bij KPN is geregistreerd en bij de bestelling is opgegeven deze domeinnaam te koppelen aan Exchange Online. 3

4 2 Zakelijk Exchange Online gebruiken U kunt uw mailboxen van Zakelijk Exchange Online Kiosk op twee manieren gebruiken: via webmail of met uw mailprogramma U dient de gebruikersnaam (= adres) en wachtwoord die u van uw beheerder heeft ontvangen te gebruiken. KPN heeft alleen de gegevens voor de beheerder verstrekt en niet van de mailboxen! aliassen voor een mailbox worden aangemaakt door de beheerder! De beheerder dient de eerste mailbox aan te maken. Voor elke extra mailbox die gewenst is dienen voldoende licenties aanwezig te zijn of bijgekocht te worden. Zie hiervoor hoofdstuk 3 en Webmail gebruiken U kunt uw webmail op verschillende manieren openen: vanuit uw browser met een specifieke URL vanuit de Microsoft Online Portal 1) Webmail rechtstreeks vanuit een browser openen met een specifieke URL Om webmail rechtstreeks te openen vanuit uw webbrowser u de volgende URL ingeven: Vul uw adres (geen alias!) met bijbehorend wachtwoord in die u van uw beheerder heeft gekregen en klik op Aanmelden: 4

5 U ziet nu uw Webmail: De interface van webmail is intuïtief en gemakkelijk te begrijpen. Wenst u extra informatie dan klikt u rechtsboven op het vraagteken: Opmerking: Vanuit webmail kunt u ook snel naar de Startpagina van de Microsoft Online Portal gaan door te klikken op Startpagina: 2) Webmail vanuit de Microsoft Online Portal openen Log in op de Microsoft Online Portal: ( met uw adres (geen alias!) en bijbehorend wachtwoord en klik op Aanmelden: 5

6 Methode 1 U kunt nu op twee manieren webmail openen. Klik op Outlook bovenaan in het midden: en uw Webmail opent zich: Methode 2. 6

7 Klik op Startpagina bovenaan in het midden: en klik op vervolgens onder Outlook op Postvak IN om webmail te openen of op Agenda om webmail meteen met de Agenda interface op te starten: U ziet dan: of De functionaliteiten blijven gelijk in webmail ongeacht hoe u deze opstart. 7

8 2.1 Instellingen voor uw mailprogramma Exchange Online vereist speciale poorten en coderingsmethoden. In de meeste mailprogramma s kunnen deze instellingen gemakkelijk geconfigureerd worden. De poorten 995 en 587 dienen open te staan in uw firewall. In het algemeen staan deze al open of krijgt u een waarschuwing dat deze poorten dicht staan. In dat geval dient u de desbetreffende poorten te openen in uw firewall of beveiligingssoftware. Om uw mailprogramma, bijvoorbeeld Outlook, te configureren maakt u gebruik van de volgende instellingen: POP- instelling: pop.outlook.com Poort: 995 Coderingsmethode: SSL Gebruikersnaam: het adres dat u heeft aangemaakt in paragraaf Wachtwoord: het wachtwoord dat u gekoppeld heeft aan het adres in paragraaf SMTP-instelling: smtp.outlook.com Poort: 587 Coderingsmethode: TLS Verificatie SMTP-server: gebruik dezelfde instellingen als voor de POP Opmerking: De reguliere poorten voor POP en SMTP, namelijk 110 respectievelijk 25, kunnen niet gebruikt worden voor Exchange Online op het Office 365 platform! Indien uw provider niet toestaat dat u een andere SMTP-server gebruikt, dient u de SMTP-server van uw provider te gebruiken. Uw provider kan u meer informatie verschaffen over de mogelijkheden voor beveiligde smtp instellingen via poort 587 zodat u toch gebruik kan maken van beveiligde coderingsmethoden. Het kan voorkomen dat uw provider deze mogelijkheid niet biedt en u gebruik dient te maken van poort 25. 8

9 3 Zakelijk Exchange Online voor beheerders Als beheerder kunt u via de Zelfservice ICT-diensten module mailboxen aanmaken en licenties bijkopen (Zie hoofdstuk 4) indien u meer mailboxen nodig heeft. KPN heeft de inloggegevens van de beheerder aan u verstrekt per Inloggen op Zelfservice ICT-diensten Voor de aanmaak van de eerste mailbox dient u gebruik te maken van de Zelfservice ICT-diensten module. Bij uw bestelling van Exchange Online heeft u van KPN een bevestigingsmail ontvangen met hierin uw inloggegevens voor de Zelfservice ICT-diensten module. Dit is de online omgeving waarin u mailboxen aanmaakt en eventuele extra licenties aanschaft voor Exchange Online. Ga naar Zelfservice ICT-diensten via en vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord uit de bevestigingsmail in. U logt nu in als beheerder. 9

10 3.2 Mailbox aanmaken op Exchange Online in 4 stappen Nadat u op login heb geklikt komt u in het hoofdscherm, kunt u de eerste gebruiker aanmaken. Dit doet u met behulp van de Wizard die u in 4 stappen voltooid. Om een gebruiker aan te maken klikt u in het top menu op Microsoft Office 365 en vervolgens, onder het tabblad Dienst, op de knop Voeg nieuwe toe Stap 1 In het scherm wat daarop volgt kunnen de gebruikersgegevens ingevuld worden. Vul de Weergavenaam en Gebruikersnaam in. Vul ook het wachtwoord in beide velden in, of kies ervoor om een willekeurig wachtwoord te laten genereren door op de knop Genereer nieuw wachtwoord te klikken. Let op: maakt u een eigen wachtwoord dan moet deze voldoen aan de eisen van een sterk wachtwoord. Raadpleeg kpn.com/softwareonline voor tips m.b.t. sterke wachtwoorden. 10

11 Opmerking: Gebruik niet de optie Aangepaste gebruikersnaam. Deze functionaliteit is niet actief Stap 2 Klik op Volgende en selecteer de service Microsoft Exchange Online Kiosk Indien u een licentie voor een extra Outlook gebruiker heeft aangeschaft en een extra Outlook gebruiker wilt toevoegen, kiest u voor Microsoft Exchange Online Kiosk Opmerking: Het is mogelijk extra licenties aan te schaffen met andere Service-varianten. Bij het aanmaken van nieuwe gebruikers kunt u dan ook die varianten selecteren. Ook kunt u de nieuwe gebruiker administratieve rechten geven door deze optie aan te vinken. Klik op Volgende. 11

12 3.2.3 Stap 3 Kies als Land van gebruik voor Nederland Stap 4 Wanneer u dan op Volgende klikt wordt een overzicht gegeven van de gekozen instellingen. Controleer deze en klik op Voltooien wanneer alles goed staat. 12

13 Het resultaat is dat de gebruiker wordt aangemaakt voor Office 365 en onderstaand venster wordt getoond: Zou het wachtwoord voor de nieuwe gebruiker niet voldoen aan de Microsoft eisen van een sterk wachtwoord dan volgt een foutmelding en dient u alsnog het wachtwoord te corrigeren. Het kan enige tijd duren voordat de gebruiker daadwerkelijk aangemaakt is. Tot die tijd zal de status op Bereidstellen staan. Wanneer het account klaar voor gebruik is zal dit op Gereed komen te staan. U kunt eventueel het scherm vernieuwen om de status te controleren door rechtsbovenin op de knop Vernieuwen te klikken. 3.3 Inloggen op Exchange Online Om extra instellingen uit te voeren in uw Exchange Online omgeving, bijvoorbeeld aliassen toevoegen aan een mailbox, dient u in te loggen op de Microsoft Online Portal. De Portal maakt gebruik van Pop-Up s. U dient uw webbrowser en eventuele andere beveiligingssoftware op uw PC zodanig in te stellen dat deze Pop-Up s niet worden geblokkeerd! Ga hiervoor naar Vul in het veld van de Gebruikers-id de Login in van de nieuwe gebruiker. Vul het bijbehorend wachtwoord in van de nieuwe gebruiker: 13

14 Klik op Aanmelden. U bent nu in de Exchange Online omgeving van Office 365. Als u voor de eerste keer met een gebruiker inlogt die beheerderrechten heeft, dan verschijnt er een Pop-Up. Deze dient u in te vullen: Belangrijk is dat u geen adres invult van uw nieuwe Exchange Online omgeving. U gebruikt namelijk het adres dat u invult om juist de nieuwe inloggegevens te ontvangen van uw account die dan op dat moment voor u ontoegankelijk is. Klik op Opslaan en doorgaan. 14

15 U ziet nu als beheerder de webpagina voor Beheerderstaken in uw Exchange Online omgeving. Deze webpagina kunt u altijd oproepen door rechtsboven te klikken op Beheerder: 3.4 aliassen toevoegen aan een mailbox Om extra aliassen te koppelen aan een mailbox, moet u ingelogd zijn als beheerder op de Microsoft Online Portal. Op de webpagina van de Beheerderstaken klikt u op Beheren onder het kopje Exchange: De Exchange Online pagina verschijnt als Pop-Up in een nieuw venster. 15

16 Selecteer de mailbox die u wilt voorzien van extra aliassen en klik vervolgens op Details: Opmerking: u kunt ook dubbelklikken op de mailbox om de details te zien. Een nieuwe Pop-Up verschijnt. Klik op opties: 16

17 Klik op Toevoegen: Een nieuwe Pop-Up verschijnt. Vul de gewenste alias in en klik op OK om deze te koppelen aan de mailbox: 17

18 U bent weer terug bij de vorige Pop-Up. Klik op Opslaan om de wijziging vast te leggen: Opmerking: de aangemaakte alias kunt u niet gebruiken om aan te loggen op de Microsoft Online Portal. Daarvoor moet u het adres gebruiken die u heeft ingevuld bij het creëren van de mailbox. Voor meer info over de Exchange Online webpagina en hoe u bepaalde instellingen kunt wijzigen verwijst KPN u naar de Helpfunctie die u kunt activeren door rechtsboven op het vraagteken te klikken en dan te kiezen voor Help: 18

19 U kunt deze laatste Pop-Up sluiten door rechtsboven op het rode kruisje te klikken: Opmerking: klikt u rechtsboven op Afmelden dan wordt uw sessie op de Microsoft Online Portal beëindigd. U dient dan opnieuw in te loggen als u de Beheerdertaken webpagina wilt openen. 19

20 4 Licenties en mailboxen toevoegen Om meerdere mailboxen aan te maken dient u eerst het gewenste aantal licenties aan te schaffen en vervolgens nieuwe gebruikers te koppelen aan deze licenties. Het is eventueel ook mogelijk om het aantal licenties te verminderen. U kunt dus zelf flexibel instellen hoeveel licenties u wilt hebben op ieder gegeven moment. Hierdoor is Exchange Online op het Office 365 platform uitermate geschikt om mee te groeien met uw organisatie. Ga hiervoor naar de Zelfservice ICT-diensten module via Hier vult u de gebruikersnaam en het wachtwoord in uit de bevestigingsmail die u van KPN heeft ontvangen bij uw bestelling van Exchange Online. (Zie ook paragraaf 3.1) 4.1 Licenties toevoegen aan Exchange Online Om licenties toe te kunnen voegen gaat u naar de Zelfservice ICT-diensten van KPN en vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. In de bevestigingsmail van KPN heeft u de inloggegevens ontvangen voor de Zelfservice ICT-diensten van KPN. Nadat u ingelogd bent komt u op het hoofdscherm, ofwel de Thuis pagina. Daar vind u de Winkel waar additionele services gekocht kunnen worden. Klik op Koop additionele bronnen. 20

21 In het volgende scherm worden uw producten en diensten getoond. Zorg dat u hier kiest voor Zakelijk Exchange Online Kiosk en klik op volgende. In het volgende scherm kunnen voor verschillende services extra licenties aangeschaft worden. Kies in dit geval voor Zakelijk Exchange Online Kiosk en verhoog het limiet. Standaard staat dit al op 1. Wanneer u het limiet dus verhoogd naar 2 betekend het dat u dus 1 extra licentie koopt. In het volgende scherm wordt het orderoverzicht getoond en kunt u de order plaatsen. Nadat deze geplaatst is verschijnt de bevestiging in beeld en heeft u de beschikking over een extra licentie waarmee een gebruiker aangemaakt kan worden 4.2 Extra mailboxen toevoegen aan Exchange Online Zodra u de gewenste licenties heeft aangemaakt, kunt u ook direct nieuwe mailboxen aanmaken. Het is niet mogelijk om meer mailboxen aan te maken dan er licenties zijn. Om nieuwe mailboxen aan te maken herhaalt u de procedure zoals beschreven in paragraaf 3.2 U bepaalt zelf of elke gebruiker ook Administratieve toegang moet krijgen voor de Microsoft Online Portal. Het advies is om alleen de gebruikers met kennis van Exchange Online deze rechten te geven. 21

22 5 Wachtwoordbeleid Standaard is binnen Zakelijk Exchange Online een wachtwoordenbeleid van toepassing, waarvan hieronder de eigenschappen staan: Gebruikerswachtwoorden van Zakelijk Exchange Online verlopen standaard niet. De beheerder mag zelf bepalen of een wachtwoordvervaltijd ingesteld wordt. KPN adviseert om een termijn van 90 dagen te gebruiken. (Zie ook paragraaf 5.1) Een sterk wachtwoord voor Exchange Online moet voldoen aan de volgende eisen: o minimaal 8 karakters en maximaal 16 karakters o bestaat niet uit de gebruikers naam of bedrijfsnaam o bestaat niet uit een compleet woord o verschilt duidelijk van voorgaande wachtwoorden Het sterke wachtwoord moet ook minimaal bestaan uit drie van de vier onderstaande componenten: o 1 hoofdletter o 1 kleine letter o 1 cijfer o 1 van de volgende speciale karakters: ` # $ % ^ & * ( ) _ - + = { } [ ] \ : ; " ' < >,.? / Voorbeeld van een sterk wachtwoord: Wuga6411 Het voorbeeld bestaat uit 8 karakters waarvan 1 hoofdletter, 3 kleine letters en 4 cijfers waardoor ruimschoots aan de wachtwoord eisen is voldaan. Als u het wachtwoord bent vergeten, moet u een beheerder van Zakelijk Exchange Online binnen uw organisatie vragen het wachtwoord opnieuw in te stellen. De beheerder stelt dan een nieuw wachtwoord in dat u kunt gebruiken wanneer u zich aanmeldt. Daarna kunt u dit zelf weer wijzigen. Als u uw wachtwoord vergeet en de enige Zakelijk Exchange Online-beheerder in uw organisatie bent, kunt u uw eigen wachtwoord opnieuw instellen als u eerder een alternatief adres hebt opgegeven en een mobiel telefoonnummer dat smsberichten kan ontvangen. 5.1 Wachtwoordvervaltijd aanpassen KPN adviseert u om een wachtwoordvervaltijd van 90 dagen in te stellen. Ga hiervoor naar de Zelfservice ICT-diensten module via Hier vult u de gebruikersnaam en het wachtwoord in uit de bevestigingsmail die u van KPN heeft ontvangen bij uw bestelling van Exchange Online. U logt nu in als beheerder. (Zie ook paragraaf 3.1) Klik in het top menu op Account. 22

23 Kies vervolgens de optie Accountinstellingen. Klik op meer hulpmiddelen Kies vervolgens Beleid wachtwoordvervaltijd. 23

24 Onderstaand scherm wordt getoond. Klik op bewerken. Zet een vinkje bij bij Wachtwoordvervaltijd inschakelen en bij Beleid beveiligd. Vul bij de Vervalperiode het gewenste aantal dagen in. KPN adviseert om een periode van 90 dagen te gebruiken. Klik daarna op versturen. Er verschijnt nu een pop-up. Klik op OK. 24

25 In het overzicht ziet u dat de wachtwoordvervaltijd vanaf nu ingesteld is op 90 dagen. 5.2 Wachtwoord wijzigen gebruiker Ga als volgt te werk om het wachtwoord te wijzigen: Ga naar Microsoft Online Portal. Vul uw gebruikersgegevens in: Klik op Aanmelden. U bent nu in de Exchange Online omgeving van Office 365. U kunt onder Mijn profiel uw wachtwoord wijzigen. Klik in uw profiel op Wachtwoord wijzigen. Mogelijk dient u opnieuw in te loggen. 25

26 Vul de velden in met de juiste info en klik op Verzenden. Wanneer u uw wachtwoord wijzigt in Exchange Online, moet u het wachtwoord op uw telefoon en in het desktop programma bijwerken zodat dit overeenkomt met het nieuwe wachtwoord voor uw account. 5.3 Wachtwoord wijzigen beheerder Het wachtwoord van een gebruiker met beheerrechten kunt u aanpassen in de Zelfservice ICTdiensten module via Hier vult u de gebruikersnaam en het wachtwoord in uit de bevestigingsmail die u van KPN heeft ontvangen bij uw bestelling van Zakelijk Exchange Online. (Zie ook paragraaf 3.1) Klik vervolgens in het top menu op Account. Kies vervolgens de optie Admins. 26

27 U krijgt nu een overzicht van de aanwezige beheerders accounts. Klik op Wachtwoord wijzigen achter het betreffende beheerders account Vul 2 maal een nieuw wachtwoord in en klik daarna op opslaan. Het wachtwoord is nu gewijzigd. 27

28 Wanneer u uw wachtwoord wijzigt in Exchange Online, moet u het wachtwoord op uw telefoon en in het desktop programma bijwerken zodat dit overeenkomt met het nieuwe wachtwoord voor uw account. 28