Zakelijk Office 365 Aan de slag met Zakelijk Office 365

Transcriptie

1 Zakelijk Office 365 Aan de slag met Zakelijk Office 365 Versie 1.2 1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Zakelijk Office 365 voor het eerst gebruiken Inloggen op Zelfservice ICT-diensten Gebruiker aanmaken voor Office Inloggen op Zakelijk Office Licenties aanmaken en gebruikers toevoegen Licenties aankopen voor Zakelijk Office Extra Gebruikers aanmaken voor Zakelijk Office

3 1 Inleiding Welkom bij Zakelijk Office 365 van KPN, de dienst waarmee u via de cloud altijd en overal, veilig en eenvoudig toegang heeft tot Microsoft Office en al uw documenten. In deze korte handleiding wordt uitgelegd hoe u in 3 stappen uw Zakelijk Office 365 omgeving instelt en ermee aan de slag kunt: 1. Log in op Zelfservice ICT-diensten 2. Maak een gebruiker aan 3. Log in op Zakelijk Office 365 U start altijd met 1 licentie voor Zakelijk Office 365. In deze korte handleiding leest u meer hoe u extra licenties kunt aanschaffen bij uw abonnement om extra gebruikers aan te maken voor Zakelijk Office 365. Elke gebruiker krijgt automatisch een licentie toegekend voor: Lync Online SharePoint Online Exchange Online Indien gewenst kunt u ook extra beheerders aanmaken voor Zakelijk Office 365. Bij uw abonnement op Zakelijk Office 365 is ondersteuning inbegrepen door de Business Servicedesk van KPN. Mocht u problemen ondervinden bij de instelling of het gebruik van de dienst, dan kunt u bellen met (gratis). Voor meer details: Als er een nieuwere versie van dit document is gemaakt, dan wordt deze door KPN gepubliceerd op kpn.com/softwareonline. Wij raden u aan om op kpn.com/softwareonline te kijken voor de nieuwste versie van dit document. Versie 1.2 3

4 2 Zakelijk Office 365 voor het eerst gebruiken 2.1 Inloggen op Zelfservice ICT-diensten Bij uw bestelling van Zakelijk Office 365 heeft u van KPN een bevestigingsmail ontvangen. In die bevestigingsmail stonden uw inloggegevens voor Zelfservice ICT-diensten van KPN. Dit is een online omgeving waarin u gebruikers en licenties kunt aanmaken voor Zakelijk Office 365. Ga naar Zelfservice ICT-diensten via en vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord uit de bevestigingsmail in. Klik op Login. U krijgt nu onderstaand scherm te zien: 4

5 2.2 Gebruiker aanmaken voor Office 365 Om Zakelijk Office 365 te gaan gebruiken zal er eerst een gebruiker aangemaakt moeten worden. Dit doet u met behulp van een Wizard die u in 4 stappen de benodigde gegevens laat invullen. Kies in het hoofdscherm Voeg nieuwe toe: Stap 1. Er verschijnt een nieuw scherm. Vul hier de gewenste Weergavenaam in. In Zakelijk Office 365 krijgt elke gebruiker een adres met bijbehorend wachtwoord om aan te loggen op de Microsoft Portal. Dit adres is gekoppeld aan de domeinnaam die u heeft gekozen tijdens de bestelling van Zakelijk Office 365. Daarnaast kunt u elke gebruiker een weergavenaam meegeven, zodat de gebruiker in Zakelijk Office 365 niet wordt weergegeven als adres. Bijvoorbeeld: Login van gebruiker is: info@mijndomein.nl Weergavenaam is: Secretariaat In Zakelijk Office is deze gebruiker terug te vinden als Secretariaat. 5

6 Vul de gewenste gebruikersnaam in: dit is meteen het adres van de gebruiker. Zakelijk Office 365 vereist wachtwoorden die moeilijk te raden zijn of, anders gezegd, sterke wachtwoorden. Bedenk een sterk wachtwoord (voor tips met betrekking tot sterke wachtwoorden klikt u hier) of klik op Genereer nieuw wachtwoord. Als u het wachtwoord genereert, wordt het getoond als lichtgrijze tekst: de aanhalingstekens maken geen deel uit van het wachtwoord! Let op! Noteer dit wachtwoord. Klik op Volgende. 6

7 Stap 2. Selecteer de service Microsoft Office 365 Professional (Plan P). Opmerking: Bij het aanmaken van de eerste gebruiker kunt u alleen deze Service selecteren. Het is mogelijk extra licenties aan te schaffen met andere Service-varianten. Bij het aanmaken van nieuwe gebruikers kunt u dan ook die varianten selecteren. Selecteer eventueel Administratieve toegang indien de nieuwe gebruiker beheerrechten moet krijgen voor Zakelijk Office 365. Klik op Volgende. Stap 3. Kies bij Land van gebruik voor Nederland. Klik op Volgende. 7

8 Stap 4. De ingevoerde gegevens van de gebruiker worden nogmaals getoond. Let op! Heeft u het wachtwoord uit stap 1 genoteerd? Klik anders op terug om het wachtwoord opnieuw te genereren. Klik op voltooien om de gebruiker definitief aan te maken voor Zakelijk Office 365. Hiermee is de Wizard beëindigd. Als de Status op Gereed staat, dan kan de nieuwe gebruiker aanloggen op Zakelijk Office 365. De licentie is automatisch gekoppeld aan de gebruiker. 8

9 2.3 Inloggen op Zakelijk Office 365 Ga naar de Microsoft Portal Vul in het veld van de Gebruikers-id de Login in van de nieuwe gebruiker. Vul het bijbehorend wachtwoord in van de nieuwe gebruiker. Zie eventueel Stap 5 van de vorige paragraaf voor deze Login. Klik op Aanmelden: U bent nu in de Zakelijk Office 365 omgeving. 9

10 Let op: De gebruiker heeft standaard geen beheerdersrechten in Zakelijk Office 365. Dit is ook niet nodig want alle webapplicaties zijn correct ingesteld en direct online bruikbaar! Alleen Lync dient u voor gebruik eerst nog te installeren op de pc. U doet dit door te klikken op Install Lync. Onderstaand scherm verschijnt: Kies de juiste versie van uw Operating System: 32 of 64 bits. Klik eventueel op Welke versie voor extra hulp. Klik op Installeren en Microsoft Lync wordt gedownload. Hierbij krijgt u de keuze om de applicatie eerst op te slaan of om deze uit te voeren. Kies voor uitvoeren zodat de installatie na download meteen begint. Volg de instructie van de installatiewizard. 10

11 3 Licenties aanmaken en gebruikers toevoegen Om meerdere gebruikers aan te maken dient u eerst het gewenste aantal licenties aan te schaffen en vervolgens nieuwe gebruikers te koppelen aan deze licenties. Het is eventueel ook mogelijk om licenties te minderen. U kunt dus zelf flexibel instellen hoeveel licenties u wilt hebben op ieder gegeven moment. Hierdoor is Zakelijk Office 365 uitermate geschikt om mee te groeien met uw organisatie. Ga hiervoor naar Zelfservice ICT-diensten via Hier vult u de gebruikersnaam en het wachtwoord in uit de bevestigingsmail die u van KPN heeft ontvangen bij uw bestelling van Zakelijk Office 365. Let op: Het bijbestellen van extra licenties of systeemcapaciteiten heeft financiële gevolgen. Meer informatie vindt u op kpn.com/cloudprijzen 3.1 Licenties aankopen voor Zakelijk Office 365 Klik in het hoofdscherm bij Winkel op Koop additionele bronnen. Er wordt nu een wizard gestart die u in 4 stappen door het aankoopproces voert. Stap1 Selecteer het abonnement waarvoor u licenties wilt aanschaffen en klik op volgende. 11

12 Stap 2 Selecteer het gewenste aantal licenties dat u nodig heeft en klik op volgende. Stap3 Controleer uw bestelling en klik op order plaatsen. 12

13 Stap 4 In deze laatste stap ziet u een bevestiging van uw order. Om de wizard af te sluiten klikt u op sluit upgradewizard. U kunt nu extra gebruikers toevoegen en de aangekochte licentie aan deze nieuwe gebruikers koppelen. 3.2 Extra Gebruikers aanmaken voor Zakelijk Office 365 Zodra u de gewenste licenties heeft aangemaakt, kunt u ook direct nieuwe gebruikers aanmaken. Het is niet mogelijk om meer gebruikers aan te maken dan er licenties zijn. Om nieuwe gebruikers aan te maken, kiest u in het hoofd menu onder Microsoft Office 365 voor Beheren. 13

14 Klik op de knop voeg nieuwe toe. Er verschijnt een nieuw scherm. Vul hier de gewenste Weergavenaam in. Dit is de naam waarmee de gebruiker binnen Zakelijk Office 365 zichtbaar is voor andere gebruikers. Verzin een sterk wachtwoord (voor tips met betrekking tot sterke wachtwoorden klikt u hier) of klik op Genereer nieuw wachtwoord. Als u het wachtwoord genereert, wordt het getoond als lichtgrijze tekst: de aanhalingstekens maken geen deel uit van het wachtwoord! Let op! Noteer dit wachtwoord. Opmerking: Gebruik niet de optie Aangepaste Gebruikersnaam. Deze functionaliteit is niet actief. Klik op Volgende. 14

15 Selecteer de service Microsoft Office 365 Professional (Plan P). Opmerking: U kunt uitsluitend de service kiezen waarvoor u een licentie heeft aangeschaft. Klik op Volgende. Kies bij Land van gebruik voor Nederland. Klik op Volgende. De ingevoerde gegevens van de gebruiker worden nogmaals getoond. Let op! Heeft u het wachtwoord uit stap 1 genoteerd? Klik anders op terug om het wachtwoord opnieuw te genereren. 15

16 Klik op voltooien om de gebruiker definitief aan te maken voor Zakelijk Office 365. Hiermee is de Wizard beëindigd. Het kan enige tijd duren voordat de gebruiker daadwerkelijk aangemaakt is. Tot die tijd zal de status op Bereidstellen staan. Wanneer het account klaar voor gebruik is zal dit op Gereed komen te staan. Herhaal de procedure voor elke nieuwe gebruiker. 16