Handleiding Zelfservice Cloud voor Workspace365 Versie april 2014

Transcriptie

1 Handleiding Zelfservice Cloud voor Workspace365 Versie april 2014

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding 3 Hoofdstuk 2. Zelfservice Cloud Inloggen op Zelfservice Cloud Rechten kopen of wijzigen Eerste beheerder aanmaken Workspace 365 aanmaken Nieuwe gebruikers aanmaken Eerste keer inloggen in Workspace 365 als beheerder 11 Hoofdstuk 3. Uitleg bij eventuele problemen Beveiligingsmaatregelen 16 2 van 16

3 Hoofdstuk 1. Inleiding In deze handleiding wordt beschreven hoe u Workspace 365 licenties aanschaft en deze koppelt aan een gebruiker. Raadpleeg voor de installatie en werking van Workspace 365 de handleiding op kpn.com/aandeslag. Voor de werking van Office 365 raadpleeg de handleiding van Zakelijk Office 365 op kpn.com/aandeslag. 3 van 16

4 Hoofdstuk 2. Zelfservice Cloud 2.1 Inloggen op Zelfservice Cloud Log in via kpn.com/zelfservicecloud om uw diensten te activeren en te beheren. Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in en selecteer uw gewenste Taal. De inloggegevens hebt u eerder ontvangen per met als onderwerpen Gebruikersnaam van uw beheeraccount en Wachtwoord van uw beheeraccount. Klik op login om in te loggen op uw Zelfservice Cloud (Figuur 1). Figuur 1: Het inlogscherm van uw Zelfservice Cloud U bent nu in het beginscherm van uw Zelfservice Cloud (Figuur 2).

5 Figuur 2: Het beginscherm van uw Zelfservice Cloud Als u meerdere abonnementen bij KPN afneemt, selecteer dan het betreffende Workspace 365 abonnement rechtsboven (Figuur 3). Figuur 3: Abonnement selecteren 2.2 Rechten kopen of wijzigen In de winkel kunt u rechten voor uw dienst(en) kopen of wijzigen (Figuur 4). Voor Workspace 365 bestaan deze rechten uit licenties en de hoeveelheid Gigabyte (GB) aan extra Sharepoint opslag. Om gebruik te kunnen maken van Workspace 365 zal aan elke beheerder/gebruiker een licentie gekoppeld moeten worden. Koop dus voldoende licenties om aan een gebruiker/beheerder te 5 van 16

6 kunnen koppelen. Extra Sharepoint-opslag kun u ook achteraf aanschaffen naar gelang dit nodig is voor u. Figuur 4: Winkel 1. Klik op Rechten kopen of wijzigen om naar het Koop additionele bronnen scherm te gaan (Figuur 5). Figuur 5: Rechten kopen of wijzigen 2. Bij stap 1 Abonnement selecteren wordt een overzicht getoond van uw abonnement(en). Selecteer het abonnement waar u rechten voor wilt kopen of wijzigen en klik op volgende. 6 van 16

7 3. Bij stap 2 Upgradebronnen kunt u de gewenste rechten wijzigen. De tarieven kunt u vinden op kpn.com/cloudtarieven. De 1e keer dat u besteld staat het huidige gebruik van Workspace 365 op 0. Door op plus (+) of min (-) te klikken kunt u de licentieaantallen wijzigen voor de betreffende licentie. Kies de licenties die u wilt toevoegen en kies de gewenste hoeveelheid in de kolom Nieuwe limiet. U kunt hier ook eventueel meteen extra Sharepoint opslag kopen. Klik op volgende om verder te gaan naar stap 3 (Figuur 6). Figuur 6: Rechten aanpassen 4. Controleer bij stap 3 Order bevestigen of de hoeveelheid die u hebt besteld correct is. Klik op Order plaatsen om uw order te bevestigen en te plaatsen. 5. Het laatste scherm van de wizard Trackstatus toont u de huidige bestel- en betaalstatus. Als de Orderstatus Voltooid is, is uw huidige bestelling afgerond (Figuur 7). Klik op sluit wizard om de wizard af te sluiten. Figuur 7: Orderstatus Voltooid 2.3 Eerste beheerder aanmaken Om Workspace 365 te kunnen gebruiken moet u eerst een gebruiker met beheerderrechten aanmaken. De overige gebruikers hoeven deze rechten niet te hebben, tenzij u daar bewust voor kiest. Met het onderdeel gebruikers kunt u bestaande gebruikers beheren en nieuwe gebruikers toevoegen (Figuur 8). 7 van 16

8 Figuur 8: Gebruikers Wanneer u op de knop Gebruikers klikt wordt een overzicht getoond van de gebruikers die geregistreerd zijn binnen het huidig geselecteerde abonnement. Indien reeds aangemaakte gebruikers niet zichtbaar zijn, controleer dan of u het juiste abonnement hebt geselecteerd. Klik op Gebruiker toevoegen om een nieuwe gebruiker toe te voegen. De volgende gegevens dienen te worden ingevuld: 1. Hoofdmenu Weergavenaam Gebruikersnaam: het adres van de gebruiker. Bijvoorbeeld: gebruiker@voorbeeld.com Wachtwoord: Kies een moeilijk te raden wachtwoord van minimaal 12 karakters. Het wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: minimaal 1 cijfer (van 0 tot 9), minimaal 1 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 speciaal karakter. U kunt ook kiezen voor een automatisch gegenereerd wachtwoord door op genereer nieuw wachtwoord te klikken 2. Diensten: u kunt nu alleen voor Microsoft Office 365 kiezen. Zodra Workspace 365 is aangemaakt, kunt u ook Workspace 365 aanvinken 8 van 16

9 3. Taal: Kies de gewenste taal 4. Klik op volgende om verder te gaan 5. Selecteer de licentie die u aan de gebruiker wilt koppelen en zet een vinkje bij beheerdersrechten. klik daarna op volgende (Figuur 9) N.B. De eerste gebruiker moet altijd beheerrechten krijgen om Workspace 365 te activeren Figuur 9: Beheerdersrechten 6. Kies het land waar de gebruiker Workspace 365 gaat gebruiken en klik op volgende 7. U krijgt een overzicht van de nieuw aan te maken gebruiker. Controleer de gekozen instellingen en klik op voltooien om de gebruiker definitief aan te maken (Figuur 10) 9 van 16

10 Figuur 10: Overzicht 2.4 Workspace 365 aanmaken Klik op aanmaken in het onderdeel Workspace 365 (Figuur 11) Figuur 11: Workspace 365 aanmaken Vul in het scherm de volgende gegevens in voor de Workspace 365 omgeving (Figuur 12). Omgevingsnaam: deze is al ingevuld met uw accountnaam. Deze kunt u naar eigen wens aanpassen Office 365 adres: vul hier het adres in van de zojuist aangemaakte gebruiker met beheerrechten Office 365 wachtwoord: vul hier het wachtwoord in van de zojuist aangemaakte gebruiker met beheerrechten Voornaam Achternaam Klik op volgende om verder te gaan 10 van 16

11 Figuur 12: Omgevingsinstellingen U krijgt een overzicht van de ingevulde gegevens. Controleer deze en klik op voltooien om de omgeving definitief aan te maken. Workspace 365 is nu klaar voor gebruik. 2.5 Nieuwe gebruikers aanmaken De werkwijze om gebruikers aan te maken is gelijk aan de werkwijze om een beheerder aan te maken. U kiest zelf of de nieuwe gebruiker beheerderrechten nodig heeft of niet. Herhaal voor elke nieuwe gebruiker de stappen die in paragraaf 2.3. zijn beschreven. 2.6 Eerste keer inloggen in Workspace 365 als beheerder Om Workspace 365 volledig gebruiksklaar te maken zal de beheerder als 1e moeten inloggen op Workspace 365. Klik op Beheren in de onderdeel Workspace 365 op het beginscherm (Figuur 13). 11 van 16

12 Figuur 13: Workspace 365 beheren Kies in het getoonde scherm het tabblad Omgeving (Figuur 14). Figuur 14: Workspace van 16

13 Kies vervolgens het schermonderdeel Algemeen (Figuur 15). Figuur 15: Omgeving Klik nu op de link achter Beheerder aanmelden (Figuur 16). Figuur 16: Omgeving U wordt nu geleid naar de inlogpagina van uw online werkplek van Workspace 365. Log hier in met de gebruikersnaam en het wachtwoord van de beheerder (Figuur 17). 13 van 16

14 Figuur 17: inloggen online werkplek van Workspace 365 Bij de 1e keer inloggen wordt de link naar uw Office 365 Sharepoint gevraagd. Deze link is voor iedereen hetzelfde qua opmaak: Het getal in deze link is uw abonnement ID. In ons voorbeeld is dit Uw eigen abonnement ID vind u bij Serviceinformatie op het beginscherm van Zelfservice Cloud (Figuur 18). 14 van 16

15 Figuur 18: Uw abonnement ID Voor de verdere installatie en werking van Workspace 365 raadpleegt u de handleiding op kpn.com/aandeslag. 15 van 16

16 Hoofdstuk 3. Uitleg bij eventuele problemen Bij problemen met de dienst Workspace 365 raadpleegt u handige tools en handleidingen op kpn.com/aandeslag. 3.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf ook een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 16 van 16