Handleiding OneDrive voor Bedrijven van KPN Versie mei 2015

Transcriptie

1 Handleiding OneDrive voor Bedrijven van KPN Versie mei 2015

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding Deze handleiding 3 Hoofdstuk 2. Aan de slag Voor de 1 e keer inloggen Gebruik via uw internet browser Synchronisatie-app Installeren op uw smartphone of tablet iphone of ipad Android smartphone of tablet Windows phone of tablet 15 Hoofdstuk 3. Zelfservice Cloud Inloggen op Zelfservice Cloud Extra rechten kopen of wijzigen Een gebruiker van beheerrechten voorzien Nieuwe gebruikers aanmaken 21 Hoofdstuk 4. Uitleg bij eventuele problemen Beveiligingsmaatregelen 24 2 van 24

3 Hoofdstuk 1. Inleiding Met OneDrive voor Bedrijven beschikt u altijd en overal over uw documenten. Of u nu werkt op uw computer, laptop, tablet, smartphone of onderweg bent. Ook de Microsoft-applicaties (Excel, Word, PowerPoint en OneNote) zijn online via de browser benaderbaar. Het product/deze dienstis een onderdeel van de cloudgebaseerde productiviteitsservice Office 365. Deze wordt gehost door Microsoft. 1.1 Deze handleiding In hoofdstuk 2 staat beschreven hoe u OneDrive voor Bedrijven installeert op uw pc, smartphone of tablet In hoofdstuk 3 vindt u alle informatie over Zelfservice Cloud, de beheeromgeving van KPN voor uw Cloud-diensten. In deze omgeving maakt u nieuwe gebruikers aan en kunt u extra licenties bijkopen. Hebt u meerdere licenties aangeschaft en hebt u binnen uw organisatie de rol als beheerder? Dan staat er in dit hoofdstuk belangrijke informatie voor u. Zoals het wijzigen van instellingen in de Office 365-omgeving voor de hele organisatie In hoofdstuk 4 staan de beveiligingsmaatregelen beschreven Deze handleiding beschrijft de meest voorkomende handelingen waar u als beheerder of gebruiker mee te maken krijgt. Voor meer informatie en uitgebreide mogelijkheden komt u via de hyperlinks terecht bij de door Microsoft gepubliceerde informatie. Het is hierdoor aan te raden dit document niet te printen, maar online te bekijken, zodat u direct door kunt klikken naar voor u relevante informatie. 3 van 24

4 Hoofdstuk 2. Aan de slag 2.1 Voor de 1 e keer inloggen Voordat u aan de slag gaat is het van belang dat u uw tijdelijk wachtwoord verandert in een zelfgekozen wachtwoord. Uw gebruikersnaam hebt u in uw installati ontvangen. Dit geldt ook voor de link naar uw account. Uw tijdelijke wachtwoord hebt u in een aparte ontvangen. Volg onderstaande stappen om het tijdelijke wachtwoord om te zetten in een zelfgekozen wachtwoord. Stap 1: start de internet-browser en ga naar Microsoft Online Portal (figuur 1). Figuur 1: Microsoft Online Portal Stap 2: vul uw gebruikersnaam en tijdelijke wachtwoord in. Klik op Aanmelden (figuur 2). Figuur 2: inloggegevens invullen Stap 3: vul uw oude (tijdelijke) wachtwoord in. Voer vervolgens een zelfgekozen wachtwoord in. Vul nogmaals uw zelfgekozen wachtwoord ter bevestiging in en klik op Verzenden om het wachtwoord in te stellen (figuur 3).

5 Figuur 3: inloggegevens invullen Stap 4: u bent nu ingelogd op uw persoonlijke Office Online omgeving. Om OneDrive voor Bedrijven te openen klikt u op OneDrive (figuur 4). Figuur 4: OneDrive openen Stap 5: u bent nu op de welkomstpagina De welkomstpagina wordt 1 keer getoond. Wanneer u de volgende keer inlogt, bent u meteen op uw eigen online pagina. Belangrijk: u hoeft hier niet direct de app te downloaden. In paragraaf 2.3 gaan we verder in op de installatie van de app voor pc en/of Mac. 5 van 24

6 Klik onderaan de pagina op Deze stap overslaan om verder te gaan (figuur 5). Figuur 5: welkomstpagina OneDrive voor Bedrijven Stap 6: uw OneDrive voor Bedrijven is nu gereed. Klik op Uw OneDrive is gereed om uw persoonlijke omgeving te verkennen (figuur 6). Figuur 6: uw OneDrive is gereed 6 van 24

7 Stap 7: U bent nu in uw online OneDrive voor Bedrijven (figuur 7). Figuur 7: uw persoonlijke OneDrive In paragraaf 2.2 gaan we verder in op de basis functionaliteiten. 2.2 Gebruik via uw internet browser In deze paragraaf gaan we in op de basis online functionaliteiten. Informatie over de werking van de overige Office Online apps die u tot uw beschikking hebt, kunt u vinden op: support.office.com/nl-nl/article/aan-de-slag-met-office-online-in-office-365. Start de internetbrowser op en ga naar Microsoft Online Portal. Login met uw gebruikersnaam en zelfgekozen wachtwoord. U bent nu op de Office Online startpagina. Klik op het web app icoon van OneDrive (figuur 8). Figuur 8: startpagina van Office Online U bent nu in uw persoonlijke overzichtsscherm. Hier kunt u onder andere: Bestanden uploaden Bestanden bewerken Nieuwe bestanden aanmaken Bestanden delen met andere gebruikers 7 van 24

8 Figuur 9: uw persoonlijke OneDrive Door met de muis over de verschillende functies te bewegen, wordt er een hulp tekst getoond. (figuur 9) Informatie over het gebruik van OneDrive voor Bedrijven is beschikbaar via de helpfunctie rechtsboven aan de pagina. Klik op het Vraagteken en kies voor Help (figuur 10). Figuur 10: help functie Via de helpfunctie kunt u gericht zoeken op onderwerp (figuur 11) Figuur 11: uitgebreide helpfunctie 8 van 24

9 2.3 Synchronisatie-app OneDrive voor Bedrijven bevat ook een synchronisatie-app. Deze zorgt ervoor dat uw bestanden in de Cloud gesynchroniseerd zijn met een lokale map op uw pc. Dit heeft als voordeel dat u ook offline aan uw bestanden kunt werken. Zodra u daarna weer online bent, worden de bestanden met de Cloud gesynchroniseerd. Belangrijk: gebruikt u Windows 8.1 dan is standaard OneDrive voor particulieren geïnstalleerd. Gebruik deze app niet voor OneDrive voor Bedrijven. Installeer altijd de synchronisatie-app via onderstaande instructies. Om de juiste synchronisatie-app te installeren, logt u in op Microsoft Online Portal met uw gebruikersnaam en zelfgekozen wachtwoord. Uw gebruikersnaam hebt u in de installati ontvangen. Klik op het Tandwiel en kies voor Instellingen voor Office 365 (figuur 12). Figuur 12: instellingen voor Office Online Op de pagina Instellingen voor Office 365 klikt u op Software (figuur 13). Figuur 13: software 9 van 24

10 De pagina herkent welk besturingssysteem u gebruikt en biedt u automatisch de juiste softwareversie aan. Bezoekt u deze pagina bijvoorbeeld met uw Mac dan wordt de software voor Mac OS X aangeboden. Klik op Installeren en het installatiebestand wordt gedownload (figuur 14). Figuur 14: download het installatie bestand Zodra het installatiebestand is gedownload, klikt u op uitvoeren. Na enige voorbereiding start de installatie (figuur 15). Figuur 15: installatie Zodra de applicatie geïnstalleerd is wordt u gevraagd in te loggen. 10 van 24

11 Vul uw gebruikersnaam in, deze hebt u in uw installati ontvangen en klik op Volgende (figuur 16). Vervolgens voert u het door u gekozen wachtwoord in en klikt u op Aanmelden (figuur 17). Figuur 16: vul uw gebruikersnaam in Figuur 17: aanmelden Om de volgende stappen van de installatie uit te voeren, hebt u allereerst de url nodig van uw persoonlijke OneDrive voor Bedrijven. Deze vindt u via uw internet browser. In paragraaf 2.2 staat beschreven hoe u hier komt. Stap 1: selecteer en Kopieer (Ctrl + c) de gehele url vanuit de adresbalk van uw internet browser (figuur 18). Figuur 18: url van uw persoonlijke OneDrive voor Bedrijven 11 van 24

12 Stap 2: plak (Ctrl + v) de zojuist gekopieerde url in het tekst vak (figuur 19) Stap 3: in dit zelfde scherm kan een andere lokale map op uw pc worden gekozen waarnaar uw OneDrive mappen en bestanden worden gesynchroniseerd. Klik op Wijzigen om een andere lokale map te selecteren (figuur 19) Stap 4: klik op Nu synchroniseren (figuur 19) Uw bestanden worden nu gesynchroniseerd. Klik op Mijn bestanden weergeven om uw lokale map op uw pc te openen (figuur 20). Figuur 19: url plakken en lokale map wijzigen Figuur 20: lokale map openen Alle bestanden en mappen zijn hier nu zichtbaar. Bestanden en mappen zijn op deze manier te openen vanuit of te verslepen naar de lokale OneDrive map (figuur 21). Figuur 21: OneDrive lokale map in verkenner weergave De zojuist geïnstalleerde synchronisatie-app zorgt voor de synchronisatie van de bestanden in de lokale OneDrive voor Bedrijven map en uw persoonlijke OneDrive voor Bedrijven in de Cloud. Voor de status van de synchronisatie, klikt u in de taakbalk, onderin uw scherm, op het OneDrive voor Bedrijven pictogram (figuur 22). Figuur 22: OneDrive taakbalk pictogram 12 van 24

13 2.4 Installeren op uw smartphone of tablet Met de app werkt u onderweg eenvoudig aan uw persoonlijke en zakelijke bestanden. In de volgende paragrafen wordt beschreven hoe u de app op uw smartphone of tablet kunt installeren en in gebruik neemt iphone of ipad Download dan de app uit de App Store. Open de app en typ uw gebruikersnaam Uw gebruikersnaam hebt u in uw installati ontvangen. Typ vervolgens het door u gekozen wachtwoord in en klik op Aanmelden (figuur 23). Figuur 23: aanmelden met uw accountgegevens U hebt nu toegang tot alle bestanden die u in OneDrive voor Bedrijven hebt opgeslagen. Met de app kunt u documenten alleen weergeven. Als u een Word-,Excel-, PowerPoint- of OneNotebestand op uw iphone of ipad wilt bewerken, kunt u Office installeren en instellen op een iphone en/ of een ipad. Tik in de app op Instellingen > Online-Help voor meer informatie over het gebruik van deze app Android smartphone of tablet Download dan de app uit de store Google play. 13 van 24

14 Open de app en typ uw gebruikersnaam uit uw installati in. Typ vervolgens het door u gekozen wachtwoord in en klik op Aanmelden (figuur 24). Figuur 24: aanmelden met uw accountgegevens Veeg over de lijst met accounts om alle bestanden te zien die u hebt opgeslagen. Als u een Word-, Excel-, PowerPoint- of OneNote-bestand op uw Android-telefoon wilt bewerken, kunt u de mobiele apps Office Mobile en OneNote voor Android installeren en instellen. Zie Office installeren en instellen op een Android-apparaat met Office 365 voor Bedrijven. Zie ook OneDrive voor Android: veelgestelde vragen voor meer informatie over het gebruik van deze app. 14 van 24

15 2.4.3 Windows phone of tablet Open de OneDrive app en tik op Account toevoegen (figuur 25). Vul vervolgens uw OneDrive voor Bedrijven gebruikersnaam uit uw installati in en tik op Volgende (figuur 26). Typ vervolgens het door u gekozen wachtwoord in en klik op Aanmelden (figuur 27). Figuur 25: Figuur: 26 Figuur: 27 Tijdens het aanmelden wordt gevraagd om het wachtwoord te onthouden. Kies ja zodat u niet telkens het wachtwoord hoeft in te voeren als u uw OneDrive voor Bedrijven opent (figuur 28). Tik nu op het zojuist toegevoegde Zakelijk account (figuur 29). U hebt nu toegang tot alle bestanden die u in OneDrive voor Bedrijven hebt opgeslagen (figuur 30). Figuur 28: Figuur: 29 Figuur: van 24

16 Hoofdstuk 3. Zelfservice Cloud 3.1 Inloggen op Zelfservice Cloud Log in via Zelfservice Cloud om uw diensten te activeren en te beheren. Voor OneDrive voor Bedrijven van KPN koopt u hier extra licenties om meer gebruikers binnen uw bedrijf gebruik te laten maken van OneDrive voor Bedrijven. In paragraaf 3.4 wordt uitgelegd hoe u de licenties aan nieuwe gebruikers koppelt. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en selecteer de gewenste taal. De inloggegevens hebt u eerder per ontvangen met als onderwerpen Gebruikersnaam voor uw beheeraccount en Uw wachtwoord voor uw beheeraccount. Klik op login om in te loggen op uw Zelfservice Cloud (Figuur 31). Figuur 31: het login scherm van Zelfservice Cloud U bent nu in het beginscherm van uw Zelfservice Cloud (figuur 32). Figuur 32: het begin scherm van uw Zelfservice Cloud Als u meerdere abonnementen bij KPN afneemt, dan selecteert u OneDrive voor Bedrijven abonnement rechtsboven (figuur 33). 16 van 24

17 Figuur 33: abonnement selecteren 3.2 Extra rechten kopen of wijzigen In de winkel wijzigt u rechten of schaft u extra licenties aan (figuur 34). Figuur 34: winkel 1. Klik op Rechten kopen of wijzigen om extra licenties aan te schaffen (figuur 35). Figuur 35: rechten kopen of wijzigen 2. Bij stap 1, Abonnement selecteren, ziet u een overzicht van uw abonnement(en). Selecteer het abonnement waar u rechten voor wilt kopen of wijzigen en klik op volgende 3. Bij stap 2, Upgrade bronnen, wijzigt u de gewenste rechten. De tarieven vindt u op kpn.com/cloudtarieven. De 1e keer dat u bestelt, staat het gebruik van de betreffende dienst op 1. Door op het pijltje naar boven of beneden te klikken, wijzigt u het aantal licenties. Kies de gewenste hoeveelheid in de kolom Nieuwe limiet. Klik op volgende om verder te gaan naar stap 3 4. Controleer bij stap 3, Order bevestigen, of u het juiste aantal licenties hebt besteld. Klik op Order plaatsen om uw order te bevestigen en te plaatsen 5. Het laatste scherm toont u de huidige bestel- en betaalstatus. Als de orderstatus op voltooid staat, is uw huidige bestelling afgerond (figuur 36) Klik op sluit wizard om het scherm af te sluiten. 17 van 24

18 Figuur 36: orderstatus Voltooid 3.3 Een gebruiker van beheerrechten voorzien Om nieuwe gebruikers aan te kunnen maken in de Microsoft Online Portal heeft uw gebruiker beheerrechten nodig. Deze beheerrechten worden via Zelfservice Cloud aan de gebruiker toegewezen. Stap 1: klik bij het schermonderdeel Office 365 op Management (figuur 37). Figuur 37: office 365 Management Stap 2: klik op tabblad Dienst en klik vervolgens de naam van de servicegebruiker (figuur 38). Figuur 38: servicegebruiker selecteren 18 van 24

19 Stap 3: klik nu op opties wijzigen (figuur 39). Figuur 39: opties wijzigen Stap 4: zet een vinkje bij Beheerdersrechten en klik op volgende (figuur 40). Figuur 40: beheerdersrechten aanzetten Stap 5: het land van gebruik staat standaard op Nederland. Kies hier het land waar de gebruiker OneDrive voor Bedrijven gaat gebruiken. Klik op volgende om door te gaan (figuur 41) Figuur 41: land van gebruik 19 van 24

20 Stap 6: De gebruiker heeft nu beheerdersrechten en is nu in staat om via de Microsoft Online Portal nieuwe gebruikers aan te maken (figuur 42). Figuur 42: gebruiker met beheerdersrechten Belangrijk: Een gebruiker met beheerderrechten heeft de mogelijkheid om zijn eigen wachtwoord te herstellen. Om dit mogelijk te maken is het noodzakelijk om een mobielnummer en een alternatief adres in te stellen. Deze gegevens worden gevraagd wanneer de gebruiker de eerste keer als beheerder in de Microsoft Online Portal inlogt. Figuur 43: gegevens invullen 20 van 24

21 3.4 Nieuwe gebruikers aanmaken Nieuwe gebruikers maakt u aan via de Microsoft Online Portal. Log hier in met uw gebruikersnaam uit de installatie mail en het door u gekozen wachtwoord. Klik vervolgens links boven op Mijn apps en kies Beheer (figuur 44). Figuur 44: beheer app In het beheer scherm kiest u in het linker navigatie menu Gebruikers en vervolgens Actieve gebruikers (figuur 45). Figuur 45: actieve gebruikers 21 van 24

22 Om nieuwe gebruikers aan te maken klikt u op het + (plus) symbool (figuur 46). Figuur 46: nieuwe gebruiker toevoegen Vul vervolgens alle velden in. Een tijdelijk wachtwoord wordt automatisch gegenereerd. De nieuwe gebruiker heeft 90 dagen de tijd om het tijdelijke wachtwoord aan te passen in een eigen wachtwoord. Zet een vinkje bij Zorg dat deze gebruiker bij de volgende aanmelding het wachtwoord wijzigt om ervoor te zorgen dat de gebruiker het tijdelijke wachtwoord altijd wijzigt als deze de 1 ste keer inlogt. U kunt de met de inloggegevens naar uzelf sturen of naar de nieuwe gebruiker. Klik op Maken om de nieuwe gebruiker aan te maken (figuur 47). Figuur 47: nieuwe gebruiker aanmaken 22 van 24

23 De nieuwe gebruiker is nu aangemaakt. Klik op het kruisje rechts boven op sluiten om dit scherm af te sluiten (figuur 48). Figuur 48: nieuwe gebruiker aangemaakt U of de gebruiker ontvangt nu een van Microsoft met de benodigde gegevens (figuur 49). Figuur 49: bevestigings 23 van 24

24 Hoofdstuk 4. Uitleg bij eventuele problemen 4.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u om zelf ook beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 24 van 24