OFFICE 365. Start Handleiding Medewerkers

Transcriptie

1 OFFICE 365 Start Handleiding Medewerkers Meer info: Naast deze handleiding is er zeer veel informatie reeds voorhanden op het internet of door op het vraagteken te klikken in de Office 365 omgeving. Ook biedt Microsoft op de website veel snelle hulp aan en video s met diverse voorbeelden. Kijk hiervoor op ICT Christiaan Huygens College Vragen graag richten aan ict.rac@huygenscollege.nl V1.1

2 Inhoudsopgave Je nieuwe adres gebruiken (Outlook)... 3 Scherminstellingen... 4 Algemene instellingen... 5 Je wachtwoord wijzigen... 5 Een nieuwe bericht maken... 6 Agenda... 7 Contact Personen... 8 OneDrive... 9 OneDrive integratie in het Office pakket OneDrive synchronisatie met je computer thuis OneDrive synchronisatie met bibliotheken uit je Teamsites Sites (en online Teamsites) V1.1

3 Vanaf 7 juli 2014 wordt je afgeleverd in een nieuwe mailbox van Office365. Alles uit je oude e- mail adres is dan overgezet; je , agenda en contactpersonen. Google Drive bestanden kunnen helaas toch niet omgezet worden. Deze zal je zelf over moeten zetten van Google Drive naar OneDrive. Voor tips kan je hiervoor altijd bij systeembeheer langskomen. Google-Drive kun je nog wel gebruiken, maar op een gegeven moment zal de toegang hiertoe verdwijnen. Hier krijg je in het nieuwe schooljaar nog een bericht over. Je nieuwe adres gebruiken Om je mail te lezen ga je vanaf 7 juli 2014 naar de site: Je ziet dan onderstaand inlogscherm: Log in met je adres en het wachtwoord dat je hebt gekregen. Het wachtwoord voor je nieuwe mailbox ontvang je een paar dagen van tevoren in je Gmail mailbox. Zodra je bent ingelogd is er bovenin je internet browser een blauw lint zichtbaar. Hier staan verschillende mogelijkheden om uit te kiezen: Outlook Zodra je daar op klikt kom je in je box. Agenda Zodra je daar op klikt, worden je eigen persoonlijke agenda en/of gedeelde agenda s zichtbaar. Mensen Zodra je daar op klikt zijn al je contactpersonen zichtbaar. Dit is je adresboek. OneDrive Zodra je daar op klikt kom je in je online opslag omgeving. Sites Zodra je daar op klikt verschijnen alle Teamsites die beschikbaar zijn voor iedereen of de Teamsites die je zelf volgt als lid. 2

4 (Outlook) We starten met de uitleg van de knop Outlook. Dit is namelijk je Huygens box. Klik in het blauwe lint op Outlook. Je mailbox wordt nu geladen en zal er ongeveer uitzien als in onderstaand voorbeeld: Links zie je, net zoals in Gmail, je mappen of labels staan. In Office 365 heten deze categorieën. Je kunt een bericht meerdere categorieën geven. Klik met de rechtermuisknop op het bericht om meerdere toe te kennen: 3

5 Scherminstellingen Je kunt de weergave van je box naar eigen wens aanpassen door rechtsboven in het lint op het tandwiel icoontje te klikken en dan voor Scherminstellingen te kiezen: Hieronder zie je een voorbeeld van instellingen die je kan aanpassen: 4

6 Algemene instellingen Binnen je mail is het mogelijk om nog meer instellingen naar eigen wens aan te passen of in te zien door rechtsboven in het lint op het tandwiel icoontje te klikken en dan voor Opties te kiezen: De volgende instellingen voor je mail account kom je dan bijvoorbeeld tegen: De mogelijkheid om een doorstuuradres in te vullen De mogelijkheid om afwezigheidsmeldingen aan te zetten De mogelijkheid om filters op berichten aan te maken en toe te passen De mogelijkheid om in te zien in welke distributiegroep je zit (dit zijn groepsadressen waar je lid van kan zijn, bijvoorbeeld een groep van alle docenten van de locatie RAC) Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden. Voor uitleg hierover kan je kijken op de site van Microsoft via Je wachtwoord wijzigen Kies via het tandwiel-icoontje voor Instellingen voor Office 365. Je ziet dan onderstaand scherm waar je je wachtwoord kunt wijzigen: 5

7 Een nieuwe bericht maken Klik linksboven op de knop + nieuwe , zie het voorbeeld hieronder: Vervolgens zie een scherm zoals bijvoorbeeld hieronder: Alle leerlingen en het gehele personeel zitten voortaan in dezelfde mail omgeving. Dit betekent dat, als je in het Aan: veld het eerste gedeelte van de voornaam of achternaam typt en op zoeken klikt, er een lijst te zien is met gebruikers die binnen Office 365 bekend zijn. Dit werkt ook wanneer je de afkorting intikt van een medewerker of het eerste gedeelte van het leerlingnummer van een leerling. Let op dat bekende gebruikers leerlingen en personeelsleden van alle locaties van Het Huygens zijn. Tot slot is het ook mogelijk om op het woord Aan: te klikken. Vervolgens is je eigen adresboek zichtbaar. 6

8 Agenda Klik in het blauwe lint op Agenda. Waarschijnlijk wordt eerst nog gevraagd om de tijdzone te kiezen en daarna wordt je agenda geladen. Deze zal er ongeveer uitzien als in onderstaand voorbeeld: Deze agenda (en delen ervan) is vrijwel hetzelfde gebleven als bij Gmail. Dit betekent dat het ook weer mogelijk is om je agenda te delen, zie het knopje Delen rechtsboven naast het knopje Afdrukken. Degene met wie je de agenda deelt ontvangt dan een mail. In deze mail staat een knop Deze agenda toevoegen. Hiermee is het mogelijk om de agenda zichtbaar te maken in zijn/haar Office 365 omgeving. In die mail staat ook extra informatie om de agenda toe te voegen binnen andere mail programma s. 7

9 Contact Personen Klik in het blauwe lint op Mensen. Vervolgens verschijnt je eigen adresboek. Deze zal er ongeveer uitzien als in onderstaand voorbeeld: Al je Gmail contactpersonen zijn overgezet naar de nieuwe omgeving. Deze kan je in je adresboek terugvinden. Let op dat mailadressen van leerlingen veranderd zijn. Het nieuwe mailadres is nu De oude adressen kan je handmatig verwijderen. Er bestaat verder ook een All Users adresboek. Dit is een centraal adresboek waar alle leerlingen en personeelsleden van het gehele Huygens in staan. 8

10 OneDrive Klik in het blauwe lint op OneDrive. Vervolgens verschijnt je eigen online Office 365 opslag omgeving. Dit ziet er ongeveer uit als in onderstaand voorbeeld: Voorheen kon je ook gebruik maken van online opslag bij Google. Dit was je Google Drive. In de nieuwe omgeving heet deze online opslag OneDrive. De functie hiervan is dezelfde, namelijk het aanmaken, opslaan en delen van online documenten. Ook is het weer mogelijk om tegelijk in een document te werken. De meerwaarde van OneDrive is dat je niet enkel vanuit de online Word editor kan werken. Heb je Office 2010 of Office 2013 (ook wel Office Professional Plus of Office 365 genoemd), dan kun je rechtstreeks vanuit het Office pakket je documenten opslaan en openen vanuit je OneDrive. Ben je op een plek waar je geen Office pakket ter beschikking hebt of een verouderde versie, dan is het ook mogelijk documenten direct online te bewerken. Je klikt hiervoor op een bestand in je online OneDrive. Vervolgens opent een venster van Word Online, zie hieronder: De online editor is er voor Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNote bestanden. 9

11 OneDrive integratie in het Office pakket Je OneDrive is direct te benaderen vanuit het Office pakket. In dit voorbeeld gebruiken we Word 2013, maar het werkt ook met Excel, PowerPoint, etc. Als je het Office pakket opent is er de mogelijkheid om aan te melden met je Microsoft account. Onze nieuwe mailomgeving zit nu bij Microsoft en je Huygens mailadres is hiermee automatisch ook een Microsoft account. Om aan te melden in je office pakket klik op Aanmelden in de rechterbovenhoek. Daarna kun je inloggen met je school adres. Het is hierna mogelijk om vanuit een Office programma op de PC een bestand te openen vanuit je OneDrive en/of op te slaan in je OneDrive. 10

12 OneDrive synchronisatie met je computer thuis Het is mogelijk om al je OneDrive bestanden te synchroniseren naar een lokale map op je eigen PC of laptop thuis. Dit betekend dat alle bestanden in die map continu up to date gehouden worden met je OneDrive online omgeving. Mocht je Office 2013 of Office365 ProPlus al geïnstalleerd hebben op je PC of laptop, kom je het programma OneDrive for Business vaak al tegen. Indien dit het geval is kan je het programma starten en naar de volgende stap gaan in deze handleiding. Ga allereest naar de volgende link: Klik vervolgens bovenin op Downloaden. Je komt dan op onderstaande pagina: Let op!: Het is belangrijk om te kiezen voor OneDrive for Business! De andere is enkel voor privé Microsoft gebruikers en wij zijn Business gebruikers. Klik op Nu downloaden en daarna op Uitvoeren. Het volgende scherm zal verschijnen: Na de installatie wordt meestal gevraagd om in te loggen met je Huygens Office365 adres. Wanneer je dit doet zal in de verkenner voortaan je eigen OneDrive opslag locatie zichtbaar zijn: 11

13 OneDrive wordt altijd zichtbaar onder je Favoriete locaties. Mocht de OneDrive applicatie niet vragen om in te loggen is er ook een manier om dit te forceren. Klik met je rechtermuisknop rechtsonder, in de taakbalk, op het icoontje van OneDrive voor Business. Kies nu voor Een nieuwe bibliotheek synchroniseren, zie hieronder: Wanneer je kiest voor deze optie verschijnt het volgende scherm: Vul hier de OneDrive URL van jouw eigen OneDrive opslag. Dit is altijd opgebouwd zoals dit voorbeeld: Vervang hierbij afk door jouw afkorting en klik vervolgens op Nu synchroniseren. Als het goed is wordt je nu wel gevraagd om in te loggen met je Huygens Office365 adres. 12

14 OneDrive synchronisatie met bibliotheken uit je Teamsites Natuurlijk kunnen alle Teamsites via het internet gebruikt worden, maar het is ook mogelijk om alle bestanden uit bijvoorbeeld een bestanden bibliotheek van de Teamsite van je sectie te synchroniseren met je PC of laptop thuis. Wanneer je kiest voor de optie Een nieuwe bibliotheek synchroniseren verschijnt weer onderstaand venster: Vul hier de OneDrive URL in van de bestanden bibliotheek van de Teamsite van je sectie. Dit is altijd opgebouwd zoals dit voorbeeld: Vervang hierbij scheikunde door jouw eigen sectie en klik vervolgens op Nu synchroniseren. Hierna verschijnt het onderstaande scherm, mocht je nog niet ingelogd zijn: Log hier in met je Huygens Office365 adres en voer het bijbehorende wachtwoord in wanneer hier om gevraagd wordt. Indien je daadwerkelijk lid bent van deze Teamsite verschijnt het volgende venster: Kies hier altijd voor Sectie Documenten. 13

15 Hierna gaat het programma OneDrive synchroniseren en worden alle bestanden zichtbaar in de SharePoint in de verkenner onder het kopje Favorieten, zie hieronder: De vinkjes naast de mappen en bestanden betekenen dat de bestanden gesynchroniseerd zijn met alle online Office365 bestanden. Let op!: Je werkt eigenlijk online! Als je iets verwijderd, wordt het online ook verwijderd. Juist met sectie bestanden is het belangrijk om hier aan te blijven denken. Het heeft dan invloed op je gehele sectie en alle leden van een Teamsite. Wél is het mogelijk om de synchronisatie van een map te beëindigen zonder dat dit effect heeft op alle online bestanden, mocht je dit willen. Je stopt dan namelijk met synchroniseren en de mappen worden dan ontkoppeld. Dit kan door met je rechtermuisknop rechtsonder, in de taakbalk, op het icoontje van OneDrive voor Business te klikken. Kies nu voor Synchronisatie van een map afbreken, zie hieronder: Kies vervolgens in onderstaand venster voor de map die je niet meer wilt synchroniseren, bijvoorbeeld de Teamsite Scheikunde: Klik hierna op Synchronisatie afbreken en daarna op Ja. 14

16 Sites (en online Teamsites) Klik in het blauwe lint op Sites. Vervolgens verschijnt je eigen online Office 365 opslag omgeving. Dit ziet er ongeveer uit als in onderstaand voorbeeld: Op deze pagina zijn alle Teamsites te zien die openbaar zijn of die je zelf volgt als lid. Om een Teamsite van een sectie te volgen, zodat deze zichtbaar wordt onder het kopje Sites, is het nodig om eerst naar de betreffende Teamsite te gaan. De Teamsites van de secties zijn te vinden via de volgende URL opbouw: Vervang hierbij scheikunde voor het vak dat je geeft. Om de site te kunnen raadplegen is het wel nodig om lid te zijn van deze site. Regel je lidmaatschap bij je sectievoorzitter of bij systeembeheer. Wanneer je toegang hebt tot een Teamsite zie je rechtsboven het volgende: Klik hier op volgen. Er verschijnt dan een pop-up met een bevestiging hiervan. Vanaf nu is de Teamsite zichtbaar onder het kopje Sites in het blauwe lint. Op een Teamsite zie je vervolgens o.a. alle sectie documenten, zie hieronder: Deze kunnen direct online geopend en bewerkt worden. Ook is het mogelijk om direct online nieuwe documenten aan te maken. 15