Korte handleiding O365=Office 365

Transcriptie

1 Korte handleiding O365=Office 365 Inhoud 1. Inloggen Openingscherm Outlook Onedrive... 5 Document uploaden (4c)... 6 Nieuw document (4d)... 6 Document bewerken i. Word Online (4f)... 7 ii. Word op pc of laptop (4g)... 7 Wijzigen naam document (4j)... 8 Eén of meerdere documenten verwijderen (4k)... 8 Document delen (4l)... 8 Synchroniseren (4m) Uitloggen

2 1. Inloggen a. Ga naar: Deze link vind je ook onder Inloggen op de website van de Grundel. b. Vul inlognaam in: c. Vul wachtwoord in. Dit wachtwoord is gelijk aan het wachtwoord dat je gebruikt om in te loggen op de schoolcomputers. d. Afhankelijk van de instellingen kan het zijn dat je na het aanmelden het wachtwoord moet wijzigen. Vul het oude wachtwoord in, gevolgd door tweemaal het nieuwe wachtwoord. Klik tenslotte op opslaan. e. Bij de eerste keer inloggen wordt gevraagd in welke tijdzone je woont. Kies (UTC +01:00) Amsterdam, enz. en klik op opslaan. Je bent nu ingelogd op en aangemeld bij O365. De stappen d en e zullen bij een volgende keer inloggen niet verschijnen. 2

3 2. Openingsscherm Standaard opent O365 de eerste keer met het Outlook-scherm. In alle andere gevallen verschijnt met beginscherm van O365. Het venstertje met de titel Het draait allemaal om u kun je gerust wegklikken. Kies in dit beginscherm uit één van de opties: Outlook, Agenda, Mensen, Newsfeed, Onedrive of Sites (zie rechtsboven). Vooralsnog zijn Outlook en Onedrive de belangrijkste opties. 3

4 3. Outlook Outlook behoeft waarschijnlijk weinig toelichting. Het is een mailprogramma zoals Gmail, Hotmail, enz. Aangezien alle leerlingen van de Grundel (en van de scholengroep Carmel Hengelo) toegang hebben tot deze O365-omgeving kun je eenvoudig het mailadres van medeleerlingen achterhalen via en personen zoeken. Typ daar voornaam en/of achternaam in (zie afbeelding links): Als je nu op het in blauw weergegeven of op het envelopje in de linker cirkel klikt verschijnt er een nieuw venster (zie afbeelding rechts). Vervolgens kun je de opstellen door een onderwerp en een bericht in te typen. 4

5 4. Onedrive Onedrive heette tot voor kort Skydrive. Het is een online-opslag (in de cloud) en dat betekent dat je de bestanden die je op Onedrive hebt opgeslagen waar ook ter wereld kunt opvragen (mits je toegang hebt tot het internet). Naast opslag van je persoonlijke bestanden kun je Onedrive ook gebruiken om bestanden met anderen te delen. Je kunt zelfs tegelijkertijd aan een bestand (bijvoorbeeld een Word- of Powerpointdocument) werken. Handig als je moet samenwerken met meerdere leerlingen, bijvoorbeeld tijdens een project. Bijzonder is dat dit zelfs kan met een ipad oid. Ook handig is het feit dat je de bestanden op Onedrive kunt synchroniseren met bijvoorbeeld je laptop. Zo heb je altijd je bestanden bij de hand ook als je even geen internettoegang hebt. a. Klik op Onedrive. De eerste keer dat je Onedrive opent moet er het één ander ingesteld worden. Je hoeft dat niet zelf te doen, dat gaat automatisch. Na een paar minuten verschijnt de optie doorgaan naar Onedrive, klik daar op. Negeer de melding Krijg het beste uit Sharepoint door te klikken op Nee, bedankt. Het beginscherm van Onedrive opent zich dan. 5

6 b. Onedrive heeft veel mogelijkheden. Deze mogelijkheden zijn verstopt onder de twee tabbladen Bestanden en Bibliotheek: In deze korte handleiding gaan we hierop niet in en beperken we ons tot het uploaden, maken, openen en delen van bestanden. c. Uploaden van bestanden kan eenvoudig door te klikken op uploaden Via Bladeren kun je een bestand op je computer/laptop aangeven om deze dan vervolgens up te loaden naar Onedrive. d. Een nieuw document maken: klik op nieuw. We openen als voorbeeld een nieuw Word-document. e. Word Online lijkt heel erg veel op het gewone Word. De meest gebruikte functies van het gewone Word zitten ook in Word Online. Nadat je tekst getypt hebt hoef je het document niet op te slaan, dit gaat automatisch (te zien midden onder het scherm: OPGESLAGEN (zie afbeelding hieronder). Om weer terug te keren naar het Onedrive-venster klik je op je naam linksboven: 6

7 f. In het Onedrive venster staat nu het nieuwe document, Document geheten. Een document wijzigen kan door erop te klikken: en dan onder de optie DOCUMENT BEWERKEN te kiezen voor Bewerken in Word of Bewerken in Word Online. Kies nu Bewerken in Word. g. Door te kiezen voor Bewerken in Word wordt het document gedownload op je pc of laptop en wordt het vervolgens geopend in Word (mits Word 2010 of 2013 op je pc of laptop staat). Uit veiligheidsoverwegingen moet je opnieuw je inlognaam en wachtwoord invoeren. Typ je inlognaam en klik op Volgende. Typ het wachtwoord en klik op de knop Aanmelden. Het programma Word wordt geopend en je kunt de tekst wijzigen en/of aanvullen. h. Je kunt het document (tussentijds) opslaan op Onedrive door te klikken op het hele kleine blauwe icoontje (diskette) met twee groene pijltjes boven het menu BESTAND. Je kunt het document sluiten door op het kruisje rechtsboven te klikken of via Bestand, Sluiten. Komt er een melding Wilt u de wijzigingen in document opslaan?, kies dan Opslaan. 7

8 i. LET OP: je komt nadat je Word hebt afgesloten weer terug bij het Word Online venster. Daar zijn de wijzigingen (als je die gemaakt hebt) nog niet verwerkt. Het document in de browser is niet aangepast. Om het wel zichtbaar te maken moet je het venster verversen. Druk daarvoor op de toets F5. j. Het wijzigen van de naam van een document. Open een nieuw (of bestaand) document. Klik op de naam van het document midden boven in de blauwe balk. Wijzig de naam en druk op Enter. k. Eén of meerdere documenten verwijderen. Selecteer één of meerdere documenten door voor de naam van het document te klikken (er verschijnt een vinkje). Klik vervolgens op beheren. Er verschijnt een menu met daarin oa de optie Verwijderen. l. Eén van de krachtige functies van Onedrive is het delen van documenten. Je kunt daarbij kiezen dat degene waarmee je een document wel of niet moet inloggen op Onedrive. Wel laten inloggen is veiliger en de beste optie als je een document deelt met een medeleerling. Zonder inloggen is echter handig als je een document deelt met iemand buiten school of met iemand die geen toegang heeft tot Onedrive. Vink het document aan dat je wilt delen en klik op delen. Typ het adres in van degene met wie je het document deelt (je mag meerdere mailadressen invoeren van verschillende personen: plaats dan een ; tussen de mailadressen). Als diegene ook het document mag bewerken laat je de keuzeoptie op Mag worden bewerkt staan. Mag de ontvanger het document alleen lezen, dan zet je de keuzeoptie op Mag worden weergegeven. Vink de optie Aanmelding vereisen wel of niet aan, klik dan op Delen. 8

9 Er wordt nu een mail verstuurd naar de persoon (of personen). Deze mail ziet er dan zo uit: De ontvanger krijgt toegang tot het document door op Document openen te klikken. LET OP: als je Aanmelding vereisen niet hebt aangevinkt kan de ontvanger de mail naar anderen sturen. Ook die personen kunnen dan bij het document en eventueel wijzigingen aanbrengen. Indien een document of map gedeeld is, dan is dit terug te zien onder de kolom Delen. Er verschijnt een figuurtje bestaande uit twee poppetjes. Als één van de ontvangers het document heeft gewijzigd, dan staat er in de kolom Gewijzigd door de naam van diegene of Gastbijdrager in het geval je Aanmelding vereisen niet hebt aangevinkt. m. Tenslotte, synchroniseren. Heb je een eigen computer of laptop, dan kun je de bestanden die op Onedrive synchroniseren met die pc of laptop. Je moet dit niet op school doen, want je hebt daar geen vaste computer. Voordeel is dat je niet hoeft in te loggen om bestanden te bewerken of te maken, de bestanden worden automatisch geüpload en gedownload. Klik op synchroniseren: Uit veiligheidsoverwegingen wordt de eerste keer weer gevraagd om in te loggen en daarna komt de vraag Welke bibliotheek wilt u synchroniseren. Laat instellingen staan en kies voor Nu synchroniseren. Als je al een keer bent ingelogd, komt er alleen dit venster: klik op Nu synchroniseren. (dit item is nog onvolledig) 9

10 5. Uitloggen Klik op het driehoekje naast je naam (rechtsboven) en vervolgens op Afmelden. Korte handleiding Office 365 Versie 1 juli 2014 W. Nijhuis 10