OneDrive voor bedrijven en scholen

Transcriptie

1 OneDrive voor bedrijven en scholen V juni 2014

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Eerste aanmelding... 3 Aanmaken van een nieuwe folder... 4 Toevoegen van een document Het documenten aanmaken op de Onedrive Een bestaand document oploaden naar de cloud met de knop Uploaden Een document vanuit windows verkennen verplaatsen naar de cloud... 7 Delen van documenten en folders Andere mogelijkheden.... 9

3 Wat is OneDrive? OneDrive is een dienst van Microsoft om bestanden op te slaan op het internet. Zo kun je bestanden online zetten en ze van op het internet openen. Ook kun je nieuwe bestanden aanmaken en bestaande bestanden en mappen delen met anderen. Eerste aanmelding Om gebruik te maken van OneDrive surf je naar hetzelfde adres als de webmail: en log je in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Als je aangemeld bent, klik je bovenaan op OneDrive Onderstaande melding verschijnt wanneer je voor het eerst OneDrive gebruikt: Je OneDrive wordt automatisch aangemaakt en ingesteld maar neemt einige tijd in beslag. Tijdens het wachten kun je op Vernieuw klikken om te zien of het gelukt is (dit mag je herhalen tot de melding verdwenen is). Als alles gelukt verschijnt het scherm van je OneDrive map: Standaard is er al één map beschikbaar, namelijk Gedeeld met iedereen. Alle bestanden in deze map kunnen gelezen worden door iedereen die een account hebben op de server. Je kunt zelf nieuwe mappen aanmaken hier om de orde te behouden in je bestanden. Nieuwe mappen die je aanmaakt zijn standaard Privé ingesteld.

4 Aanmaken van een nieuwe map Klik op Nieuw en vervolgens op Nieuwe map Vul de naam in die je de nieuwe map wil geven en klik op Opslaan: De nieuwe map verschijnt in het overzicht:

5 Toevoegen van een document. Er zijn verschillende manieren om een document toe te voegen aan je OneDrive: Het document aanmaken op Onedrive In plaats van het document op je computer aan te maken en dan te uploaden naar je OneDrive kun je het simpelweg rechtstreeks aanmaken: Surf naar OneDrive Klik op Nieuw en vervolgens op het type document dat je will maken, bijv. een Word-document. Word Online wordt gestart met een nieuw leeg document. Net zoals Word op je computer kun je nu tekst intypen, bestanden invoegen,... Als je klaar bent kun je het document sluiten door op Bestand te klikken en daarna op Afsluiten. Maak er een gewoonte van om documenten zo te sluiten en niet op het kruisje rechtsboven te klikken. Het document tussentijds opslaan is in principe niet nodig, je werkt immers op de server of beter gezegd in de cloud. Wel kun je het document naar je eigen PC overzetten. Hiervoor klik je op Bestand, vervolgens op Opslaan als en daarna op Een kopie downloaden of Download als PDF (afhankelijk van welk soort bestand je wil van het document).

6 Het document dat je zonet aangemaakt hebt verschijnt nu in je overzicht met de standaardnaam Document. Om een eigen naam aan het document te geven klik op je op de drie puntjes die achter de bestandsnaam staan. Er verschijnt een documentvoorbeeld met een aantal bewerkingsmogelijkheden. Klik terug op de drie puntjes:

7 Op het scherm dat nu verschijnt klik je op Eigenschappen bewerken: Geef de nieuwe naam voor het document in en klik op Opslaan. Je kan er eventueel nog een titel toevoegen. Een bestaand document uploaden Een lokaal bestand dat je op je eigen PC gemaakt hebt kun je uploaden naar je OneDrive met de volgende stappen: In het hoofdscherm van OneDrive klik je op Uploaden (naast Nieuw). Klik op Bladeren en selecteer het bestand dat je will uploaden. Je kunt nog een opmerking toevoegen aan het bestand als je dat will. Klik op OK om de upload te starten. Een document verslepen naar OneDrive Het is ook mogelijk om een document te verslepen naar je OneDrive (zoals je ook tussen mappen op je computer doet): Open je OneDrive en een venster van Windows Verkenner met daarin het bestand dat je will uploaden. Klik op het bestand en hou de linkermuisknop ingedrukt. Zo kun je het document verslepen naar je venster van Internet Explorer waar je OneDrive open staat. Laat pas de linkermuisknop los als de tekst Hier neerzetten verschijnt. De upload start dan automatisch.

8 Delen van documenten en mappen De bestanden op je OneDrive kun je heel makkelijk delen met anderen. Zo kunnen anderen ook deze documenten lezen en zelfs bewerken. Je kunt documenten en mappen delen op de volgende manier: In het overzicht van je bestanden vink je de map of het bestand aan dat je wil delen. Klik daarna op Delen. Het volgende scherm verschijnt: Om rechten te geven aan een persoon klik je op Personen uitnodigen. Geef het adres in van de persoon met wie je het document of bestand wil delen. Selecteer ook de rechten voor deze gebruiker(s); hiermee beslis je immers of de gebruiker het document enkel mag lezen of ook mag bewerken. Klik op Delen. De persoon ontvangt nu een bericht met het internetadres van de gedeelde map of document. Je kunt steeds op Gedeeld met klikken om een overzicht te krijgen van de gebruikers die toegang hebben tot het document of de map.

9 De persoon waar je net de rechten aan gegeven hebt zal het document zien verschijnen in de map Gedeeld met mij. In deze map vind je alle documenten terug waar je lees- en/of schrijfrechten op hebt maar waar je geen eigenaar van bent. Andere mogelijkheden Er zijn immens veel mogelijkheden om de bestanden te bewerken of te delen. Alle opgesomde mogelijkheden en nog heel wat andere vind je terug onder het tabblad Bestanden of Bibliotheek: Bestanden Enkele van de mogelijkheden die je vindt onder het tabblad Bestanden: Check de documenten uit zodat ze tijdelijk niet gewijzigd kunnen worden door anderen. Door het terug in te checken wordt het terug beschikbaar voor anderen. Raadpleeg de versiegeschiedenis van het document. Stel een waarschuwing in zodat je een bericht ontvangt zodra iemand een wijziging aan een document aanbrengt. Voeg notities en label toe aan een document Bibliotheek Met de Bibliotheek kun je een eigen weergave maken van je documentenmap.