Acco: Files exchange documentatie 10 januari 2011

Transcriptie

1 Acco: Files exchange documentatie 10 januari 2011 Door Philippe Dellaert Acco: Files exchange documentatie - 1/9

2 1. Inleiding ACCO maakt gebruik van een online systeem om documenten uit te wisselen tussen de auteurs, professoren, interne medewerkers en anderen. Dit online systeem laat toe dat men bestanden ernaartoe kan uploaden en er van kan downloaden. ACCO medewerkers kunnen ook bestanden verwijderen, zodat de oude bestanden op regelmatige basis verwijderd kunnen worden als ze niet meer nodig zijn. Dit document tracht een basis uitleg te voorzien voor externe personen. 2. Basis werking 2.1 Aanmelden Aanmelden kan door in een browser te surfen naar daar krijg je het volgende scherm te zien. Hier geef je de login en het wachtwoord in dat je gekregen hebt. 2.2 Selecteren repository Het systeem ondersteunt verschillende repositories. Een repository is een map waarop per gebruiker rechten op kunnen ingesteld worden. Dit kan op zich ook verschillende mappen en bestanden bevatten. Om een repository te selecteren klik je op de knop zoals aangegeven in het volgende scherm. Door te klikken op een repository opent het systeem de juiste map. Acco: Files exchange documentatie - 2/9

3 2.3 Nieuwe map aanmaken Om een nieuwe map aan te maken, klik je op het icoon met een blauwe map en een + teken. Daarbij krijg je het volgende scherm. Na het invullen van de naam van de map (dit mag enkel alfanumerieke tekens, spaties, koppeltekens en punten bevatten), druk je op het groene vinkje. De map zal aangemaakt worden en onderaan het scherm komt een bevestiging dat de map is aangemaakt, zoals het scherm hieronder. Acco: Files exchange documentatie - 3/9

4 2.4 Bestand toevoegen Om een bestand vanop je computer toe te voegen, klik je op het icoon met de grote blauwe pijl die naar boven wijst. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien. Door te klikken op Verken je computer, krijg je een standaard venster waar je het bestand, of de bestanden, kan selecteren die je wil uploaden. Acco: Files exchange documentatie - 4/9

5 Bovenstaande scherm toont hetgeen je te zien krijgt na het toevoegen van een bestand. Je kan maximaal 16 bestanden toevoegen, met in totaal maximaal 2024 megabyte in grootte. Door op het rode kruis naast een bestand te klikken, kan je het bestand verwijderen uit de lijst van te uploaden bestanden. Als alle bestanden die u wilt uploaden geselecteerd zijn, druk je op Uploaden, het systeem start de upload vanzelf, je krijgt het volgende scherm te zien. Acco: Files exchange documentatie - 5/9

6 Dit scherm geeft aan hoe ver de upload staat, en welke bestanden al zijn doorgestuurd. Sluit zeker je browser niet af, laat alles tot 100% gaan. De snelheid van het uploaden is afhankelijk van je internetverbinding, dit kan dus enige tijd in beslag nemen als de bestanden groter zijn. Als alle bestanden verstuurd zijn, zal alles op 100% staan en zal er loaded staan, naast elk bestand. Dit betekent dat alles klaar is. Je kan op de sluit knop drukken om het uploadvenster dicht te doen. Onderstaand scherm is wat je te zien krijgt zodra de upload klaar is. 2.5 Acties voor mappen en bestanden Door een bestand te selecteren en er rechts op te klikken, krijg je een menu te zien dat toont wat je met het bestand kan doen. Afhankelijk van de rechten die je hebt als gebruiker, kan je bestanden hernoemen, downloaden, kopiëren, verplaatsen en/of verwijderen. Onderstaande schermen geven een voorbeeld van dit menu, zowel voor bestanden als voor mappen. Deze knoppen staan ook bovenaan het scherm als een bestand of map geselecteerd is. Indien je een map wil downloaden, zal het systeem automatisch de map in een zip-archief omzetten om zo de gehele inhoud van de map als één bestand aan te bieden. Hou er rekening mee dat als je dit wil doen voor een map met veel data, dit enige tijd kan duren. Acco: Files exchange documentatie - 6/9

7 2.6 Bestand of map verwijderen Indien je een bestand of map wil verwijderen, selecteer je het bestand en druk je op de knop met het rode kruis als icoon, dit icoon verschijnt alleen als je de correcte rechten hebt. Er zal een popup verschijnen met de vraag of je zeker bent. Acco: Files exchange documentatie - 7/9

8 Een verwijderd bestand wordt in de prullenbak geplaatst. De prullenbak kan je leegmaken door er ofwel op te klikken en bovenaan op 'Leegmaken' te klikken, ofwel door rechts te klikken op Prullenbak en 'Leegmaken' te selecteren. Acco: Files exchange documentatie - 8/9

9 3. Tips Om een goede en duidelijke structuur te houden, wordt het aangeraden om per vak een map aan te maken in de juiste repository en mogelijks eerst zelfs nog een opsplitsing te maken per instelling. Ook voor de bestandsnamen wordt aangeraden om een duidelijke naam te voorzien, zodat iemand die de mappen doorkijkt, welk bestand waarover handelt. Acco: Files exchange documentatie - 9/9