Instellen omgeving

Transcriptie

1 Medewerkers handleiding Instellen omgeving TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 1

2 Welkom! In deze handleiding kun je lezen hoe je het beste gebruik kunt maken van de omgeving. Je hebt hiervoor een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen op je oude adres. Let hierbij op dat er altijd 1 hoofdletter en 1 cijfer aanwezig is in het wachtwoord Inloggen voor medewerkers infacilities via: Inloggen voor medewerkers TFM via: mijninfacilities.nl mijntfm.nl Inhoud 1. Openen webmail handtekening instellen Agenda openen en delen Openen postvak andere gebruiker Extra opties Instellingen organiseren indeling TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 2

3 1. Openen webmail Open een browser en ga naar: mijntfm.nl of mijninfacilities.nl Klik op het icoon voor de e- mailomgeving en vul vervolgens hier je adres en wachtwoord in. Kies voor Aanmelden. Zet eventueel de taal en tijdzone correct, kies hierna voor Opslaan. Mocht je dit scherm niet krijgen dan kunt je deze stap overslaan. Je wordt nu ingelogd in de webmail omgeving van Office365. Hierin vind je je postbus / agenda etc. TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 3

4 2. handtekening instellen Let op: gebruik voor je e- mailhandtekening het sjabloon wat je hier kan downloaden Klik rechtsboven op het rad symbool en vervolgens op opties. Er opent zich een nieuw venster. Klik in het linkermenu op instellingen. Je kunt hier je handtekening naar kopiëren. Zie voor een voorbeeld onderstaand. Vergeet niet het vinkje te zetten zodat hij automatisch de handtekening zet bij e- mails. Druk op opslaan en je handtekening is ingesteld. sjabloon infacilities Met vriendelijke groet, sjabloon TFM Met vriendelijke groet, Naam Functie Naam Functie infacilities Frontoffices Techniek Services Dokter van Lookeren Campagneweg BX Zwolle T F M 06x xxx xx xx E voorletter.achternaam@infacilities.nl I Total Facility Management BV Dokter van Lookeren Campagneweg BX Zwolle T F M 06x xxx xx xx voorletter.achternaam@tfm.nl Internet: TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 4

5 3.Agenda openen en delen Login op de webmail van Office365. Kies in de balk bovenin voor Agenda. Geef een rechtermuisknop op Kalender en kies voor agenda delen. Vul de eerste letter of de naam van de gebruiker in met wie je binnen de organisatie de agenda wilt delen. Kies vervolgens voor Zoeken in contactpersonen en map om de hele lijst weer te geven of vul de volgende naam en geef dan een enter. TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 5

6 Kies voor verzenden wanneer de correcte persoon is geselecteerd, deze gebruiker zal dan per een uitnodiging krijgen. De ontvanger krijgt een zoals in het voorbeeld. Kies dan voor Agenda toevoegen. Eventueel kan de ontvanger er ook voor kiezen om zijn agenda met je te delen. De gedeelde agenda is nu toegankelijk onder agenda s, andere agenda s. TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 6

7 4.Openen postvak andere gebruiker Ga rechtsboven in naar je naam en klik hier met de linkermuisknop op en kies een ander postvak openen Typ de eerste letters van de mailbox die je wilt openen, dan wordt deze automatisch aangevuld en kunt je deze mailbox openen. Let op: om iemand anders zijn mailbox te openen heb je wel rechten op deze mailbox nodig TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 7

8 5. Extra opties Druk op het volgende icoon en kies in het menu voor Opties. 5.1 Instellingen Druk op instellingen in het menu om de basis instellingen voor je e- mail en agenda te kunnen wijzigen. Onder de knop instellingen bevinden zich 3 sub menu s:de e- mail, agenda en landinstellingen. TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 8

9 Onder heb je de mogelijkheid om de knop Bcc en Van automatisch weer te geven tijdens het aanmaken van een nieuwe . Onder agenda heb je de mogelijkheid om de weeknummer weer te geven bij je agenda organiseren Bij de organiseren instellingen kan je regels aanmaken voor postvak in, automatisch antwoorden, bezorgingsrapporten en bewaarbeleidregels bekijken. Bij regels voor postvak in heb je de mogelijkheid regels aan te maken om te automatiseren. Hierbij kan je denken aan mail verplaatsen naar bepaalde mappen. Druk op de + om een nieuwe regel aan te maken. Je kan bij automatisch antwoorden een regel instellen dat als je bijvoorbeeld op vakantie bent de afzender automatisch een bericht ontvangt over je afwezigheid. TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 9

10 5.3 indeling Bij de nieuwe Wep App heb je diverse mogelijkheden om te sorteren zoals hiernaast is te zien. Een nieuwe functionaliteit is gesprekken, deze staat standaard aan. Dit houd in dat als je een e- mail beantwoordt dat hij deze in overzicht weergeeft. Dit houd tevens in dat je een hele serie e- mail over hetzelfde onderwerp in het overzicht te zien krijgt. TFM/ infacilities 9 april 2013 medewerkershandleiding / DM / JK Pagina: 10