Handleiding AndoMail met Zarafa

Transcriptie

1 Handleiding AndoMail met Zarafa

2 Inhoud AndoLan - Zarafa Webmail ( ) Webmail met AndoMail Nieuwe versturen Een bijlage toevoegen Een adres opzoeken / adresboek Een adres toevoegen aan contactpersonen Een Distributielijst maken Mappen Map aanmaken Mapnaam wijzigen Map verwijderen De Agenda Een agenda delen Een agenda openen Nieuwe afspraak Een nieuwe taak Bericht, taak of afspraak verwijderen Bericht, taak of afspraak kopiëren / verplaatsen Instellingen Zarafa en Outlook Een -account in Outlook instellen Het instellen van uw handtekening Het instellen van het juiste lettertype Het instellen van meerdere accounts Een Gedeeld Postvak instellen in Outlook Een Gedeeld Postvak verwijderen Een Gedeelde Agenda toevoegen of verwijderen Machtigingen instellen Een postvak toevoegen in Zarafa Machtigingen instellen met Zarafa...29 Handleiding AndoMail Zarafa - 2

3 AndoLan - Zarafa Webmail ( ) Zowel intern als extern kan gebruikt worden gemaakt van de AndoLan-webmail. 1 Webmail met AndoMail Vanaf elke computer met een internet verbinding kunt u uw bekijken of een opstellen en versturen. Start de Internet Explorer. Typ in de adresbalk: U komt op de website met AndoMail Webmail. Typ hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in zoals u dat ook in uw organisatie gebruikt. Door het pijltje te klikken kunt u de taal instellen op: Nederlands Klik vervolgens de knop: Logon U komt in het venster van de AndoMail Webaccess. Links ziet u de mappenlijst, met daarin uw mappen en het Postvak In, waar uw berichten zich bevinden. De berichten zijn te zien in het vak Postvak In. Nog niet gelezen berichten zijn vet gedrukt. Onder in dit vak is de inhoud te zien van het bericht, dat boven (bij Postvak In) geselecteerd staat. Handleiding AndoMail Zarafa - 3

4 1.2 Nieuwe versturen Met AndoMail kunt u in enkele stappen een opstellen en versturen. Hieronder volgen de stappen om een te versturen. 1. Klik in het AndoMail-scherm op de knop Nieuw in de werkbalk. 2. Een nieuw scherm wordt geopend waarin u uw kunt opstellen. 3. In de velden Aan, CC en BCC kunnen de geadresseerden worden ingevuld. Door de knop Aan te klikken kunt u een naam of een adres uit het adresboek halen. Handmatig een geadresseerde intypen kan ook. Bij meerdere geadresseerden dienen de namen gescheiden te worden met een ; (puntkomma) gevolgd door een spatie. U kunt ook op CC of BCC klikken om uw geadresseerden uit het adresboek te selecteren. 4. Indien u op Aan, CC of BCC heeft geklikt, wordt er een nieuw scherm geopend. In dit scherm worden uw contactpersonen en distributielijsten getoond. In dit scherm kunt u de geadresseerden selecteren. Handleiding AndoMail Zarafa - 4

5 5. Nadat u de geadresseerden heeft ingevuld, vult u een onderwerp in en typt u de inhoud van het mailbericht. 6. Klik op de knop Verzenden om het bericht te verzenden Handleiding AndoMail Zarafa - 5

6 1.3 Een bijlage toevoegen Aan een bericht kan een bijlage toegevoegd worden. Een foto, een zip-bestand tekstdocument, een PowerPoint-presentatie enz. Houdt rekening met het feit dat als u programma's (*.exe) als bijlage wilt meesturen, dient u rekening te houden met het gegeven, dat veel mailservers deze berichten zullen weigeren. Het is daarom verstandig om *.exe-bestanden te verpakken in een zip-bestand. 1. Om een bericht te maken, klik de knop Nieuw Vul in het vakje Aan en Onderwerp, en typ het bericht. 2. Klik het 'Paperclipje' om een bestand toe te voegen Het venster Bijlagen verschijnt. 3. Klik de knop Bladeren Het venster Bestand selecteren verschijnt. 4. Klik het bestand dat bijgevoegd moet worden 5. Klik de knop Open (Het venster sluit nu) 6. Klik de knop Sluiten Het bestand is nu toegevoegd als bijlage bij het bericht. Handleiding AndoMail Zarafa - 6

7 2 Een adres opzoeken / adresboek AndoMail kent verschillende adresboeken: het Global Address Book de Contactpersonen een Gedeeld adresboek Het Global Address Book: Hierin staan de -adressen van de gebruikers in het netwerk. De Contactpersonen zijn alle e- mailadressen die de gebruiker zelf heeft toegevoegd in zijn/haar account. Een Gedeeld adresboek zijn adressen die door andere gebruikers gedeeld zijn. Dit moet door de beheerder worden ingesteld. 2.1 Een adres toevoegen aan contactpersonen 1. klik met de rechtermuisknop in het bericht op het e- mailadres van de afzender. (Bovenaan!) Er wordt een menu zichtbaar: 2. klik op de optie: Voeg toe aan contactpersonen. Het adresboek opent zich nu met de toegevoegde afzender. 3. Klik op Opslaan om het adres toe te voegen en het adresboek weer te sluiten. Er is nu een contactpersoon toegevoegd, aan uw contactpersonen. Handleiding AndoMail Zarafa - 7

8 2.2 Een Distributielijst maken klik menu Nieuw klik Distributielijst er verschijnt een venster waarin een groep of distributielijst kan worden aangemaakt. klik in het vak Naam type de Naam die de groep ofwel distributielijst krijgt klik de knop Selecteer leden Het Adresboek opent zich nu. klik het pijltje bij Namen weergeven uit klik de contactpersonen met uw naam Uw eigen adresboek opent zich nu. selecteer een naam door er op te klikken Klik daarna de Ok-knop In de distributielijst is nu een adres toegevoegd. U kunt ook meerder adressen uit uw contactpersonen tegelijk toevoegen. Gebruik dan bij elke selectie de CTRLtoets. Houd e CTRL-toets ingedrukt klik vervolgens de namen die u wilt selecteren klik tot slot de knop Opslaan (linksboven) om uw distributielijst op te slaan Handleiding AndoMail Zarafa - 8

9 3 Mappen 3.1 Map aanmaken Uw inbox raakt vaak snel vol en u wilt graag uw mail indelen of archiveren in verschillende categorieën. Als u verschillende mappen aanmaakt, kunt u uw mail categoriseren. Hieronder staat beschreven hoe u een map aanmaakt. 1. Klik op het mapsymbool bij: Mappenlijst. Een nieuw scherm wordt geopend. 2. Vul een naam in van de nieuwe map. 3. Selecteer de map waarin de nieuwe map gecreëerd moet worden. Dat kan in: - de Inbox - een map (Mapnaam) Dus: een map in een map. 4. Klik de Ok-knop, en de map is aangemaakt. 3.2 Mapnaam wijzigen Het komt wel eens voor dat u een nieuwe map heeft aangemaakt, maar uw heeft een spelfout gemaakt. Met deze functie kunt u de naam van een map wijzigen. 1. Klik op een map die u zelf heeft gecreëerd. Klik vervolgens op tweede icoontje van links bij Mappenlijst. Een nieuw scherm wordt geopend. 2. Vul een nieuwe naam in en klik vervolgens de Ok-knop. Handleiding AndoMail Zarafa - 9

10 3.3 Map verwijderen Het komt wel eens voor dat u een map wilt verwijderen die u niet meer gebruikt. 1. Klik op een map die u zelf heeft gecreëerd. Klik vervolgens op derde icoontje van links. Er wordt gevraagd of u zeker weet dat u de map wilt verwijderen. 2. Indien u zeker weet dat u de map wilt verwijderen klikt u op de Ok-knop. Indien u zich heeft bedacht klikt u op de knop Annuleren. Handleiding AndoMail Zarafa - 10

11 4 De Agenda 4.1 Een agenda delen Een agenda is eenvoudig te delen. 1. Klik met de rechter-muisknop op Agenda (of Calendar indien u over een Engelstalige server beschikt) 2. Kies de optie: Eigenschappen, dat is de onderste optie Er verschijnt een nieuw venster: 3. klik het tabblad Machtigingen 4. klik de knop Toevoegen Er verschijnt een nieuw venster: Hier staan de gebruikers die u kunt machtigen om in uw agenda te kijken. 5. selecteer een naam door erop te klikken 6. klik vervolgens de Ok-knop U keert terug naar het vorige venster, waar nu de naam staat van de gebruiker die u heeft geselecteerd. U kunt ook een hele groep tegelijk toegang tot uw agenda geven door een groep te selecteren. In dit voorbeeld is dat de groep: Commercieel. Handleiding AndoMail Zarafa - 11

12 In dit venster kunt u de geselecteerde gebruiker(s) door middel van een te kiezen profiel, het recht geven om uw agenda te wijzigen te bewerken items toe te voegen items te verwijderen of wel volledig beheer. Er kan een keuze gemaakt worden uit de profielen. De machtigingen gaan van Alleen lezen tot Volledig beheer 7. klik vervolgens de Ok-knop Afhankelijk van het gekozen profiel, heeft u de gebruiker de machtiging gegeven om in uw agenda te kijken of mede te beheren. In dit venster kunt u een gebruiker ook weer weghalen door middel van de knop: Verwijderen. 4.2 Een agenda openen 1. klik op: Open Gedeelde Agenda Het volgende venster verschijnt: 2. typ bij het vak Naam, de naam in van de medewerker wiens agenda u wilt inzien. 3. klik de Ok-knop Handleiding AndoMail Zarafa - 12

13 De agenda is nu te zien in het linker schermdeel van het webmail venster. 4. Scroll nu met de schuifbalk naar beneden. De toegevoegde agenda is te zien onder uw eigen mappen. U kunt op deze wijze ook Postvak in, Contactpersonen enz. invoegen Let op: degene wiens agenda e.d. u wilt zien, moet u dus wel gemachtigd hebben uw gegevens te bekijken! Handleiding AndoMail Zarafa - 13

14 4.3 Nieuwe afspraak Het maken van een afspraak in uw agenda gaat het eenvoudigste via de volgende stappen: 1. Klik op de map Agenda (of Calendar indien u over een Engelstalige server beschikt) 2. Klik op de knop met de tekst Nieuw (boven in de knoppenbalk) Het volgende venster verschijnt: 3. Vul in het venster de correcte afspraak gegevens in en druk op Opslaan en Sluiten om de afspraak op te slaan in de agenda. 4.4 Een nieuwe taak Het toevoegen van een taak aan uw takenlijst gaat het eenvoudigste middels het doorlopen van de volgende stappen: 1. Selecteer Taken (of Tasks in geval van een Engelstalige webaccess). Handleiding AndoMail Zarafa - 14

15 2. Klik op de knop Nieuw boven in de knoppenbalk. 3. Het volgende venster verschijnt: 4. Vul in het venster de correcte taak gegevens en klik op Opslaan om uw taak op te slaan in de takenlijst. 4.5 Bericht, taak of afspraak verwijderen Indien u een bericht, taak of afspraak (item) wilt verwijderen volgt u de volgende stappen: 1. Selecteer in de lijstweergave of de agendaweergave (met uitzondering van de maandweergave) het item wat u wilt verwijderen. 2. Klik op de Verwijder-knop (zie pijl) in de knoppenbalk, of druk op DEL. 3. Het item is nu naar de map Verwijderde items verplaatst. Wanneer u items verwijderd, worden deze items direct verplaatst naar de map Verwijderde Items. U kunt ten alle tijden items uit deze map terugplaatsen. Wanneer u echter items uit de map Verwijderde Items verwijderd moet u dit bevestigen alvorens het item wordt verwijderd. 4.6 Bericht, taak of afspraak kopiëren / verplaatsen Het verplaatsen van een bericht, taak of afspraak (item) kan handig zijn om bijvoorbeeld ingekomen te groeperen. kopiëren kan handig zijn als u een item in meerdere mappen wenst te hebben. 1. Klik op de Kopiëren/Verplaats-knop in de knoppenbalk 2. U krijgt met deze knop een nieuw venstertje waarin u de map kunt selecteren waar u de geselecteerde berichten naar toe wilt kopiëren of verplaatsen. 3. Nadat u dit gedaan heeft klikt u op de knop Verplaats om te verplaatsen, of op Kopiëren om te kopiëren. Handleiding AndoMail Zarafa - 15

16 4.7 Instellingen In de webaccess zijn tal van instellingen te maken om AndoMail aan te passen aan uw eigen wensen. Om het instellingen scherm op te vragen klikt u helemaal onderaan op Instellingen Het volgende venster komt dan tevoorschijn. Als u klaar bent met de instellingen, klik dan de knop Opslaan. Leesvenster zichtbaar: hiermee kunt u instellen of u wel of niet het leesvenster wilt hebben bij het lezen van . Dit leesvenster staat onder de mappenlijst. Wanneer u deze functie uitschakelt, wordt er geen voorbeeld berichtvenster weergegeven. Om berichten te lezen kunt u dan dubbelklikken op een bericht uit het overzicht. Bericht opslaan in dit formaat: Hiermee geeft u aan wat voor soort u wilt versturen. Met HTML kunt u de tekst opmaken, zoals een cursieve tekst, een groter lettertype of zelfs een kleurtje. De andere optie is standaard tekst, hiermee kunt u geen opmaak geven aan uw tekst, maar het voordeel is dat het mailtje er bij iedereen hetzelfde uitziet. Handtekening: Een handtekening is een stukje tekst wat bij elk nieuw bericht onderaan wordt gezet. Hier kunt u bijvoorbeeld uw naam zetten zodat u deze niet elke keer hoeft in te typen. Antwoord versturen naar: Hier kunt u een adres invullen waarop u eventuele antwoorden wilt ontvangen. Afwezigheidbericht: Het afwezigheidbericht is een optie die u kunt gebruiken als u voor een langere tijd afwezig bent. Hier kunt u een standaard bericht opstellen wat gebruikt gestuurd wordt naar de persoon die u een stuurt tijdens uw afwezigheid. Handleiding AndoMail Zarafa - 16

17 5 Zarafa en Outlook 5.1 Een -account in Outlook instellen Start Outlook 2007 middels het pictogram op het bureaublad Het volgende venster verschijnt: zet een vinkje bij: Serverinstellingen of. klik de knop Volgende Er verschijnt een nieuw venster: klik het rondje bij: Overig klik in het vak er onder op Zarafa 6 Server klik de knop: Volgende Er verschijnt een volgend venster: Hier moeten een aantal zaken ingevuld worden: typ in het vak Server: server Het vak poort staat al goed op: 236 typ in het vak Gebruikersnaam: uw eigen gebruikers naam typ in het vak Wachtwoord: uw eigen wachtwoord. U vult hier dus dezelfde gegevens in, als die u gebruikt om op een computer aan te melden! klik de Ok-knop Handleiding AndoMail Zarafa - 17

18 Als u klaar bent, verschijnt deze melding op het scherm. klik de Ok-knop Tot slot verschijnt het laatste venster. U moet nu de Wizard nog voltooien, en dan is uw account in Outlook ingesteld. klik de knop: Voltooien Outlook sluit nu af. Wanneer u Outlook 2007 opnieuw start, zal uw -account zichtbaar zijn in het linker vensterdeel. U treft dan ook uw -berichten aan, die staan in het rechter vensterdeel van Outlook. Handleiding AndoMail Zarafa - 18

19 5.2 Het instellen van uw handtekening. Klik op het menu Extra daarna op Opties en kies vervolgens het tabblad indeling. Klik hier op Handtekeningen en selecteer uw handtekening. Nadat u dit bevestigd heeft met OK kunt u doorgaan met het instellen van het juiste lettertype. Handleiding AndoMail Zarafa - 19

20 5.3 Het instellen van het juiste lettertype. Klik op Lettertype. Klik bij Bij Opstellen van nieuw bericht op Lettertype kiezen Handleiding AndoMail Zarafa - 20

21 Stel bij Lettertype kiezen het lettertype Verdana, Normaal en 10 pt in, en klik de OKknop. Herhaal deze handeling bij: Bij beantwoorden en doorsturen:. Klik de OK-knop tot alle vensters dicht zijn. Handleiding AndoMail Zarafa - 21

22 5.4 Het instellen van meerdere accounts Mocht u meerdere e- mail accounts willen bekijken dan kunt u deze toevoegen; Klik menu Extra daarna op E- mailaccounts en selecteer Bestaande accounts weergeven of wijzigen. Klik daarna op Volgende. Dubbelklik op Microsoft Exchangeserver en kies voor Meer instellingen. Kies hier voor het tabblad Geavanceerd en klik op Toevoegen. Type hier de naam van de mailbox die u wenst toe te voegen en klik op OK, waarna dit venster zich sluit. Klik in dit venster weer op OK, waarna ook dit venster sluit. Klik nu op Volgende en daarna op Voltooien. Handleiding AndoMail Zarafa - 22

23 Uw extra mailbox is nu toegevoegd. Handleiding AndoMail Zarafa - 23

24 5.5 Een Gedeeld Postvak instellen in Outlook Start Outlook 2007 middels het pictogram op het bureaublad Klik menu Bestand klik de optie: Open Gedeelde Mappen Er verschijnt een venster: typ in het vak Naam: de naam van de gebruiker wiens postvak u wilt toevoegen. Wanneer u dit postvak permanent wilt toevoegen dan hoeft u verder niets in te stellen. Wanneer u tijdelijk een postvak wilt toevoegen: klik het pijltje bij het vak: Maptype klik de optie die van toepassing is klik de Ok-knop Als u klaar bent, is het postvak toegevoegd, en bij mappen zichtbaar als Delegate Folder. Als u Outlook afsluit en vervolgens weer opstart, staat het postvak van uw collega ook vermeld onder de naam van de betreffende gebruiker, en niet meer als Delegate Folder. N.B. U kunt alleen een postvak toevoegen als de eigenaar van het postvak daartoe ook toestemming heeft ingesteld! Op het moment dat u het postvak van een collega toevoegt, voegt u ook de agenda van de betreffende collega toe. Handleiding AndoMail Zarafa - 24

25 5.6 Een Gedeeld Postvak verwijderen klik menu Extra kies de optie Accountinstellingen klik het tabblad: Gegevensbestanden selecteer de account die u wilt verwijderen door er op te klikken. klik de knop: Instellingen klik het tabblad: Geavanceerd selecteer de account die u wilt verwijderen door er op te klikken. klik de knop: Verwijderen Het bestand wordt nu direct verwijderd! klik tot slot de Ok-knop Het Gedeelde Postvak én de Gedeelde Agenda zijn nu verwijderd! Handleiding AndoMail Zarafa - 25

26 5.7 Een Gedeelde Agenda toevoegen of verwijderen Als u alleen een agenda van een collega wilt toevoegen, ga dan als volgt te werk: ga naar het Agenda-deel van Outlook klik Een gedeelde agenda openen typ in het vak Naam: de naam van de collega wiens agenda u wilt toevoegen. klik tot slot de Ok-knop Als u alleen een agenda van een collega wilt verwijderen, ga dan als volgt te werk: selecteer de naam van de agenda die u wilt verwijderen door er op te klikken. klik me de rechter-muisknop Er verschijnt een menu. klik naam verwijderen De agenda wordt nu direct verwijderd! N.B. U kunt alleen een agenda toevoegen als de eigenaar van deze agenda daartoe ook toestemming heeft ingesteld! U kunt los van elkaar een Gedeeld Postvak en een Gedeelde Agenda toevoegen. Als u dat doet, en u verwijdert één van de twee, dan blijft de ander gewoon actief in Outlook! Handleiding AndoMail Zarafa - 26

27 5.8 Machtigingen instellen Om de machtigingen toe te voegen of te bewerken: klik zojuist toegevoegde naam met de rechter-muisknop klik de optie Eigenschappen voor Inbox Gebruikersnaam klik het tabblad Machtigingen klik een Gebruikersnaam om deze te selecteren U kunt ook gebruikers toevoegen: klik de knop Toevoegen U kunt nu gebruikers selecteren uit het Global Adress Book klik de Ok-knop selecteer de Gebruikersnaam klik het pijltje bij Profiel klik de machtiging die u in wilt stellen klik de Ok-knop Op u dezelfde wijze, kunt reeds ingestelde machtigingen wijzigen. Handleiding AndoMail Zarafa - 27

28 5.9 Een postvak toevoegen in Zarafa Start webmail.domeinnaam.nl klik Open Gedeelde Mappen typ in het vak Naam: de naam van de gebruiker wiens postvak u wilt toevoegen. Wanneer u het gehele postvak wilt toevoegen hoeft u niets te doen Als u bv. alleen de agenda wilt toevoegen: klik dan het pijltje bij Agenda Er verschijnt een lijstje: klik de optie die van toepassing is klik de Ok-knop Als u klaar bent, is het postvak of de agenda toegevoegd. Wanneer het postvak van een gebruiker is toegevoegd, kunt u de machtigingen instellen. Handleiding AndoMail Zarafa - 28

29 5.10 Machtigingen instellen met Zarafa Start webmail.domeinnaam.nl Klik het mailaccount Hier is dat: Test Aanvraag klik met de rechtermuisknop en kies de optie Eigenschappen Er verschijnt een venster: selecteer de gebruiker wiens machtigingen aangepast dienen te worden klik het pijltje Machtigingen bij het vak Er komt nu een lijstje tevoorschijn: klik de machtiging die u wilt toevoegen aan de geselecteerde gebruiker De bedoelde machtigingen kunnen ook aangepast worden door het aanvinken van de opties, zoals op de afbeelding. Op deze wijze kunt u eerder ingestelde machtigingen dus ook wijzigen. Handleiding AndoMail Zarafa - 29

30 5.11 Instellen contactpersonen in Outlook/Zarafa open het Adresboek door: het pictogram in de knoppenbalk te klikken of menu Extra te klikken en de optie Adresboek te klikken Het Adresboek opent zich nu. klik menu Extra klik Opties klik het pijltje bij: De volgende adreslijst. klik Contactpersonen klik de Ok-knop Outlook en Zarafa openen nu eerst Contactpersonen in plaats van het Global Adressbook. Handleiding AndoMail Zarafa - 30