Tips & Trucs basis Outlook 2007/2010

Transcriptie

1 Papierloos, digitaal werken, efficiënt en slimmer werken? Hieronder tref je een aantal tips voor Outlook, waardoor je: minder of geen papier meer hoeft te printen omdat je het digitaal op de goede plek kunt zetten,waardoor je je inbox leeg houdt en je je taken in zicht hebt. Rust in het hoofd en rust in de inbox De volgende mogelijkheden zijn er : Slepen, kopiëren, invoegen en verplaatsen. In Outlook kun je verschillende bewerkingen doen met berichten. De meest gebruikte tref je hieronder aan. Bij slepen met de linkermuisknop raak je af en toe de bijlages kwijt. Daarom is het verstandiger om te slepen met de rechtermuisknop, waar je kunt kiezen uit verplaatsen of kopiëren. Maar.. je kunt ook op andere manieren berichten verplaatsen of kopiëren. Het verdient aanbeveling om zoveel mogelijk de functie Verplaatsen te gebruiken, waardoor je minder mb s gebruikt dan bij kopiëren. Ook help je jezelf doordat je daardoor je omgeving een beetje schoner houdt. De verschillen tussen zijn soms groot als het gaat om de vraag waar wat verstopt zit. We hebben ons best gedaan en hopen dat dit je een beetje gaat helpen. 1. Berichten en attachments slepen, invoegen of kopiëren naar de agenda Deze toepassing gebruik je als je van een bericht een afspraak met jezelf wilt maken omdat het een klus is die echt wel wat tijd vraagt, of als je documenten in wilt voegen bij een agenda afspraak: je hebt dan alle documenten bij de hand op het moment dat je ze nodig hebt, zodat je wellicht wat minder papier gebruikt. Slepen: je selecteert de mail die je wilt verplaatsen en houdt de rechtermuisknop ingedrukt zodat de betreffende mail blauw (of grijs) blijft. Vervolgens sleep je de mail naar de agenda. Je staat met de cursor op Agenda links onderin en laat los. Er verschijnt nu een tekstbox waarbij je kunt kiezen of je wilt kopiëren met bijlagen of verplaatsen met bijlagen. Kies wat je wilt gebruiken en vul de afspraak verder in. Opslaan en sluiten en de mail staat nu met bijlagen in de agenda. Invoegen: je kunt ook een afspraak maken en vanuit de nieuwe afspraak naar invoegen gaan. Dat is een tabje boven in de werkbalk. Daar zie je 3 mogelijkheden. Kies voor items en zoek de mail op die je in wilt voegen. Opslaan en sluiten en de mail staat met bijlagen in de agenda. Als je bestand kiest (dus niet het icoontje) dan kom je bij de documenten op jouw stukje van de server terecht. Dan kun je een document selecteren en dan komt dit document in de agenda- afspraak te staan. Deze toepassing is vooral handig als je een volle agenda hebt, want dan moet je eerst zoeken naar een plekje om vanuit dat vrije plekje iets in te voegen. Handig als je clean desk & papierloos wilt werken. NB: dit werkt niet op de IPAd of Android. Kopiëren: je gaat op de staan die je in je agenda wilt plaatsen. Je drukt op de rechtermuisknop en gaat naar bewerken in de werkbalk links bovenin. Kies de optie Kopiëren. Ga vervolgens naar de plek in de agenda waar je dit bericht in wilt voegen, ga naar bewerken en kies plakken. Outlook 2010 Kopiëren: ga op het bericht staan, druk op de rechtermuisknop en dan verschijnt de mogelijkheid kopiëren. Kies kopieren en ga vervolgens naar de plek in de agenda waar je het bericht wil hebben.

2 Verplaatsten: ga op het bericht staan ( maak het dus blauw) en ga naar het tabje in de werkbalk bovenin. Kies verplaatsen en er verschijnt een lijstje met mogelijkheden. Zit de agenda er niet bij, kies dan de onderste optie: andere mappen. 2. Berichten en attachments slepen, invoegen of kopiëren naar de takenlijst. Dat doe je met berichten waarvan je denkt: moet ik ooit nog iets mee doen, maar nu nog niet. Wel wil je ze niet uit het oog verliezen. Je takenlijst wordt daarmee een verzameling to do s die je regelmatig langsloopt om te kijken welke je in moet gaan plannen. Hiermee hou je je inbox schoon en heb je al je acties op 1 plek. Ook handig voor de collega s als er iets met je aan de hand is: dan kunnen ze in 1 x zien wat er te doen is. Ook handig voor overdracht van werkzaamheden bij vakanties. Slepen: je selecteert de mail die je in je agenda wilt zetten en houdt deze met de rechtermuisknop ingedrukt en sleept deze vervolgens naar de takenlijst. Je staat met de muisaanwijzer op taken en laat dan de muisknop los. Er verschijnt nu een tekstbox waarbij je kunt kiezen of je wilt kopiëren met bijlagen of verplaatsen met bijlagen. Kies wat je wilt gebruiken en vul de taak verder in. Opslaan en sluiten en de mail staat nu met bijlagen in de takenlijst. Invoegen: maak een nieuwe taak en kies boven in in de werkbalk invoegen. Daar zie je 3 mogelijkheden. Kies voor items en zoek de mail op die je in wilt voegen. Opslaan en sluiten en de mail staat met bijlagen in de takenlijst. Verplaatsen: selecteer het bericht in je inbox dat je wilt verplaatsen. Druk op de rechtermuisknop en bepaal naar welke map het bericht moet. Je kunt ook scrollen naar Agenda en Takenlijst, of een nieuwe map maken. Kopiëren: zie bij 1. Outlook 2010 Kopiëren: ga op het bericht staan, druk op de rechtermuisknop en dan verschijnt de mogelijkheid kopiëren. Kies kopiëren en ga vervolgens naar de plek in de agenda waar je het bericht wil hebben. Verplaatsten: ga op het bericht staan ( maak het dus blauw) en ga naar het tabje in de werkbalk bovenin. Kies verplaatsen en er verschijnt een lijstje met mogelijkheden. 3. Weten hoe je een taak uit de takenlijst in de agenda zet. Dat doe je als je vindt dat je een taak nu eindelijk eens moet gaan plannen. Invoegen: je kunt een taak uit de takenlijst in de agenda zetten als afspraak met jezelf: maak een nieuwe afspraak in de agenda en ga naar invoegen links in de werkbalk. Daar zie je 3 mogelijkheden. Kies voor items en zoek de taak op die je in wilt voegen. Opslaan en sluiten en de taak staat nu in de agenda. Kopieren 2007 Selecteer de taak staan die je in de agenda wilt plaatsten. Ga naar het tabje links bovenin Bewerken en kies kopieren. Ga naar de agenda en ga op de plek staan waar je de taak wilt hebben en kies bewerken en vervolgens plakken.

3 Kopieren 2010 Selecteer de taak die je in de agenda wilt plaatsen. Druk op de rechtermuisknop en selecteer Kopieren. Ga naar de agenda op de plek waar je de taak wilt plaatsen en druk op de rechtermuisknop. Kies Plakken. Als je een taak toe wilt wijzen aan iemand anders, kun je ook aanvinken dat je het in je eigen taakoverzicht wilt kunnen zien, zodat je de vinger aan de pols kunt houden Verplaatsten 2007 Ga op de taak staan die je wilt verplaatsen. Ga naar bestand en kies verplaatsen. Kies in het wat verschijnt takenlijst. schermpje Verplaatsten 2010 Selecteer de taak die je wilt verplaatsen. Ga naar het tabje in de werkbalk Verplaatsen. Kies takenlijst. 4. Hoe maak je een gedeelde takenlijst met je team en waarom is dat handig? Een gedeelte takenlijst is handig als er gezamenlijk taken worden uitgevoerd. Denk aan parttimers. Je hoeft dan niet steeds over te dragen wat er gedaan is en wat er nog openstaat. Je doet dat als volgt: Klik in Taken in het navigatiedeelvenster op Mijn taken delen. Opmerking: Als het navigatiedeelvenster in de weergave geminimaliseerd wordt gebruikt, klik dan in het navigatiedeelvenster op Navigatiedeelvenster en vervolgens op de map mijn taken delen. Typ in het vak aan de naam van de geadresseerde van het bericht met uitnodiging tot delen. Indien gewenst kun je machtigingen aanvragen om de standaardmap taken van de geadresseerde weer te geven. Hiervoor schakel je het selectievakje Machtiging aanvragen om map Taken van geadresseerde weer te geven in. Opmerking: Als je toegang wilt vragen tot een andere map met taken dan de standaardmap Taken, moet je een e-maibericht sturen waarin je toegang vraagt tot die specifieke map. Typ de tekst voor het bericht. Klik op Verzenden. Bekijk het bevestigingsdialoogvenster en klik op OK als dit correct is. 5. Wat is autoarchiveren en hoe doe je dat? Niet bij alle organisaties is de functionaliteit autoarchiveren ingesteld. Dat heeft te maken met beleid van de organisatie. Kun je wel autoarchiveren, dan is het om de volgende reden interessant om het wel te doen: je kunt al je afzonderlijke mappen zo instellen, dat per map outlook berichten van ouder dan (jezelf bepaalt) bij het afsluiten weggooit. Daarmee pleegt Outlook onderhoud en hoef jij dat zelf niet meer te doen. Elke afzonderlijke Outlookmap kun je autoarchiveren op de volgende manier: Ga in Outlook naar de map die je wilt autoarchiveren, klik met rechtermuisknop selecteer Eigenschappen en dan Autoarchiveren. Daar kun je met de diverse opties aangeven hoe je met welke frequentie waarheen (via bladeren) wilt autoarchiveren.

4 6. Een wizard regel kunnen maken en weten waarom deze handig is Een regel is een automatische actie die wordt ondernomen voor berichten en vergaderverzoeken die voldoen aan bepaalde voorwaarden. Regels worden ook wel filters genoemd. Ga naar extra Regels en waarschuwingen Klik op nieuwe regel Voorbeeld Kies: nieuwe berichten van iemand verplaatsen (of andere mogelijkheden waaruit je kunt kiezen zoals verwijderen, doorsturen enz.). Klik op personen of distributielijst in het vak onderaan. Selecteer de naam van de afzender uit het adresboek van wie je nooit het bericht leest (bijv. nieuwsbrieven). Klik op van Klik op oké (deze afzender wordt dan in de regel ingevuld.) Kies vervolgens naam map. Selecteer de submap waarnaar het bericht verplaatst moet worden. Klik op oké. Klik op voltooien. Voor Outlook 2010: Bestand Info Regels en waarschuwingen Zie voorbeeld onder Outlook Het belletje/waarschuwing u heeft mail uit weten te zetten en weten waarom dat handig is: het uitzetten van het belletje zorgt voor minder afleiding. Een concentratietaak kan beter worden afgemaakt; vluchtgedrag wordt niet gestimuleerd. Extra Opties opties Geavanceerde opties Vinkje weghalen bij geluid afspelen Voor outlook 2010 Bestand (het meest linkse tabje bovenin) Opties Mail Vinkje weghalen bij geluid afspelen

5 8. Verzenden en ontvangen uitschakelen: Dat kun je doen als je even ongestoord in je postvak in wilt werken, zonder dat je voortdurend mail ziet binnenkomen. Als je zelf een mail verstuurt terwijl je de functie verzenden en ontvangen hebt uitgeschakeld, zet outlook je mail in postvak uit. Zodra je verzenden en ontvangen weer ingeschakelt,wordt je mail verzonden. Onder extra op de menubalk Verzenden/ontvangen Instellingen voor verzenden/ontvangen Uitschakelen Voor Outlook 2010 Tabblad verzenden en ontvangen Werk offline Gaat het toch niet helemaal lukken? Wij helpen u graag een handje met maatwerktrajecten of basistrainingen. Waardoor u meer uit u uzelf en uw tijd haalt. Slimmer werken, beter werken. info@hetbeterewerken.nl Met vriendelijke groet, Denise Hulst Het Betere Werken