Uitlegdocument Schoudercom. Hierin vindt u alle standaard informatie voor het mailen van documenten.

Transcriptie

1 Uitlegdocument Schoudercom. Hierin vindt u alle standaard informatie voor het mailen van documenten. Inhoud Hoofdstuk 1: Berichten versturen Toelichting Hoe werkt berichten versturen? Mogelijkheid 1: Een kind of leerkracht uit de eigen groep een bericht versturen Mogelijkheid 2: Een willekeurig persoon in de school een bericht versturen Mogelijkheid 3: Meerdere personen in de school een bericht versturen Hoofdstuk 2: Het bericht zelf Het gewone bericht Bijlage toevoegen Hoofdstuk 3: Gescheiden ouders Algemene toelichting: Hoe kunt u dit instellen?... 5 Hoofdstuk 4: Het overzicht scherm Toelichting overzicht scherm: Wat kunt u hier allemaal doen:... 6 Hoofdstuk 5: De kalender of ook wel de agenda Algemene informatie over de Kalender Hoofdstuk 6: Bloggen Hoofdstuk 7: Postvak Algemene uitleg Verschillende postvakken en mappen Zelf mappen maken voor berichten en berichten hierin (ver)plaatsen Hoofdstuk 8: Bijzondere berichten Hoofdstuk 9: Gegevens wijzigen. (naam, adres, mailadres, etc.) Hoofdstuk 10: Overige zaken Een nieuw kind dat op de Johannesschool komt, koppelen aan uw account Een vaste handtekening onder uw bericht maken en aantal berichten per dag wijzigen Dit zijn beknopte toelichtingen. Komt u er dan nog steeds niet uit? Bekijk dan de instructiefilmpjes. Voor een filmpje verwijs ik u naar de website: Hierna kiest u voor weekbrief bij de bovenknoppen en daarna in de linker balk voor Schoudercom Uitleg. De directe link is:

2 Hoofdstuk 1: Berichten versturen. 1.1 Toelichting Dit is een intern communicatiesysteem. U kunt hier mailen naar een ouder van de groep, een leerkracht, directie, IB of een andere medewerker van de Johannesschool. Het is niet mogelijk naar iemand buiten het systeem een mailtje te sturen. 1.1 Hoe werkt berichten versturen? Om te mailen zijn er 3 mogelijkheden Mogelijkheid 1: Een kind of leerkracht uit de eigen groep een bericht versturen. Als u kijkt bij Schoudercom, dan ziet u bovenaan de knop Overzicht. Klik hierop. Hier ziet u alle laatste mailtjes aan u verstuurd. De berichten waar u zeker op moet reageren zijn omrand. Ook ziet u hieronder de blog mogelijkheid. Hieronder ziet u alle foto s van de leerkrachten en kinderen die bij uw kind in de groep zitten. Als u meerdere kinderen heeft op deze school, ziet u de verschillende groepen. U kunt de andere groep zoeken door verder naar beneden te scrollen. Zoek de foto van de leerkracht van de betreffende groep of het kind waarvan u de ouders wilt mailen. Ga met de muis erboven zweven. U kunt nu een bericht sturen. U ziet hier een leerkracht. Als u buiten de envelop drukt, krijgt u algemene informatie. Als u op de envelop drukt stuurt u een bericht aan de leerkracht. U kunt ook gemakkelijk beide leerkrachten een bericht sturen door op het groene icoontje te drukken rechtsboven bij de juiste groep. Er komt een menu met de optie: een nieuw bericht aan de leerkrachten sturen Mogelijkheid 2: Een willekeurig persoon in de school een bericht versturen. Stel, u wilt snel een bericht sturen aan de directie of IB, dan kunt u snel een persoon opzoeken via de optie naam gebruiker. U vult hier de voor of achternaam in van de persoon die u wilt hebben. Druk daarna op het woord zoek, en alle gebruikers met die naam komen naar voren. Weet u de naam van een gebruiker niet? Maak dan een bericht via mogelijkheid Klik hierna op de envelop om die persoon een bericht te sturen. Wilt u meerdere personen een bericht verzenden. Gebruik dan ook optie van 21 Versie 1.0

3 1.1.3 Mogelijkheid 3: Meerdere personen in de school een bericht versturen. Als u ervoor kiest om meerdere personen een bericht te versturen, dan gaat u als volgt te werk. In alle schermen komt het woord MENU voor. Kies voor: Bericht maken. Nadat u bericht maken heeft aangeklikt krijgt u een nieuw scherm. Klik op het plusje om 1 of meerdere personen toe te voegen. U kunt kiezen voor mailboxen. Zo kunt u leerkrachten van een andere groep, klassenouders directie, etc. mailen. Dan komt het bijv. aan bij alle directieleden. U kunt ook kiezen voor individuen. Zo kunt u een leerkracht, ouder, IB er, vakleerkracht of de administratie bereiken. Bij mailboxen vinkt u aan wie u nodig heeft. Scroll naar beneden en druk daarna op het woord klaar. Bij individuen klikt u op 1 of meerdere personen gevolgd door het woord klaar. 3 van 21 Versie 1.0

4 Hoofdstuk 2: Het bericht zelf. 2.1 Het gewone bericht. Het gewone bericht is vrij standaard. Bovenaan ziet u het woord: Aan: Hierachter moet iets staan. Dit zijn de mensen die het bericht krijgen. U kunt iemand weghalen door op de X te klikken of iemand toevoegen door op de groene + te klikken. U ziet in grijze letters: Vul hier het onderwerp van het bericht in. Dit verdwijnt als u hier gaat typen. Zet hier waar het bericht over gaat. In het grote bericht zet u het bericht wat u over wilt brengen. Het is mogelijk een hyperlink of afbeelding toe te voegen. Ook kunt u tekst dik maken of woorden onderstrepen. Dit doet u door de knoppen boven het grote vak te gebruiken. 2.2 Bijlage toevoegen. Als u het scherm naar benden scrolt, dan ziet u een knop genaamd: Bijlage toevoegen. Als u hierop klikt, verandert het scherm en kunt u via bladeren een bestand toevoegen. Wilt u meerdere bestanden toevoegen, dan kunt u meerdere keren op bijlage toevoegen klikken. U ziet de gekozen bestanden dan ook staan voor het woord bijlage toevoegen. 4 van 21 Versie 1.0

5 Hoofdstuk 3: Gescheiden ouders. 3.1 Algemene toelichting: Als ouders kunt u standaard alle gegevens inzien van u en uw partner. Dit is omdat het systeem er standaard vanuit gaat dat u gezamenlijk over uw kind communiceert. Als dit om niet wenselijk is, is het mogelijk de mailboxen van u en uw partner te scheiden. U kunt dan niet meer elkaars gegevens inzien, wijzigen of opmerkingen en berichten bekijken. Wat komt nog wel binnen: - Berichten aan beiden ouders. Maar antwoorden op een bericht kunnen niet door de andere partner gelezen worden. - Vragen over bijv. een schoolreisje. Maar antwoorden op het bericht kunnen niet door de andere partner gelezen worden. Het is wel prettig om duidelijk af te spreken wie het primaire aanspreekpunt is. 3.2 Hoe kunt u dit instellen? Klik rechtsboven op de knop: Mijn Gegevens. Klik hierna in het linker menu op de knop: BASIS. Daarna op: Gegevens wijzigen. (rood gedrukt onder mijn gegevens) Zorg dat u al uw gegevens hier invult, zodat het ook mogelijk is specifiek naar u te communiceren als leerkracht. Scrol helemaal naar beneden. Hier ziet u het volgende: Zorg dat het vinkje voor: Ik wil gezamenlijk met. Gebruik maken van Schoudercom.nl uit staat. Zet hier ook het primaire aanspreekpunt goed. Vergeet niet op Opslaan te klikken. Voor een filmpje verwijs ik u naar de website: Hierna kiest u voor weekbrief bij de bovenknoppen en daarna in de linker balk voor Schoudercom Uitleg. 5 van 21 Versie 1.0

6 Hoofdstuk 4: Het overzicht scherm. 4.1 Toelichting overzicht scherm: In het overzicht scherm ziet u de volgende gegevens dicht bij elkaar: De laatste 8 berichten die zijn binnengekomen. Voor alle berichten die u heeft ontvangen, verstuurt, etc. klikt op u in de bovenbalk op POSTVAK. De agenda voor de komende 5 dagen. Hierin ziet u, als mensen dit gebruikt hebben, dingen als vakanties, belangrijke gebeurtenissen of andere agenda items die u of de groep van uw kind aangaan. Voor alle agenda items klikt u in de bovenbalk op KALENDER. Sommige leerkrachten houden een blog bij. U kunt zien wat de kinderen in de groep doen. Dit zijn kleine teksten en foto s. Voor alle Blogs, ook die van andere groepen, klikt u in de bovenbalk op BLOGS/FORUMS. Als laatste als u naar beneden scrolt krijgt u een overzicht van de groep(en) waar uw kind(eren) in zitten. Hier vindt u kleine foto s en gegevens van de kinderen. Dit is een intern systeem. Mensen die niet kunnen inloggen kunnen dit niet zien. 4.2 Wat kunt u hier allemaal doen: Belangrijk om te weten bij laatste berichten: Als een bericht belangrijk is, omdat hier een vraag bij zit waar u antwoord op moet geven, dan is dit bericht rood omrand. Klik op dit bericht en beantwoord de vraag onderaan dit bericht. Hierna zal dit bericht ook verdwijnen uit laatste berichten. Als u op het woord: Laatste berichten klikt, komt u uit in het postvak waar alle ontvangen, verzonden, concepten staan van uw berichten. Voor meer informatie zie hoofdstuk 7. Als u in het overzicht scherm op het woord: Agenda klikt, komt u uit bij de Kalender. Voor meer informatie hierover zie hoofdstuk 5. 6 van 21 Versie 1.0

7 Wilt u een bericht sturen aan de leerkrachten van de groep van uw kind, klik dan naast de naam van uw groep op het groene icoontje. Kies hierna in het menu wat dan verschijnt op. Een nieuw bericht aan de leerkrachten. Hieronder ziet u het groene vlakje. Klik op de titel van een blog om deze volledig te zien. Je komt dan in een nieuw scherm. Klik op de knop OVERZICHT of onderaan de knop TERUG om terug te gaan naar het Overzicht scherm. Klikt u op Blog van.. dan komt u terecht bij een overzicht van de blogs. Meer informatie hierover vindt u in hoofdstuk 6. Onderaan het blog ziet u ook nog: Toon oudere bijdragen. Als u hier klikt, wordt het aantal getoonde blogs uitgebreid. Als laatste kunt u informatie opzoeken over een bepaald kind of leerkracht. Afhankelijk van of de ouders van het kind hebben aangegeven dat u als ouder meer of minder informatie mag zien, kunt u hier het adres, telefoonnummer(s) en meer informatie over het kind vinden. U moet hiervoor op het gezicht van het kind klikken, maar niet op het envelopje. Klikt u op de envelop, dan stuurt u een bericht naar de ouders van het betreffende kind. 7 van 21 Versie 1.0

8 Hoofdstuk 5: De kalender of ook wel de agenda. 5.1 Algemene informatie over de Kalender. De agenda en kalender zijn dezelfde functies. U komt in de kalender/agenda door in de bovenbalk op KALENDER te klikken. In de Kalender heeft u een aantal mogelijkheden: U kunt de manier van kijken wijzigen door op de knoppen DAG, WEEK of MAAND te klikken. Dit is de maand weergave. U kunt binnen DAG, WEEK of MAAND vrij simpel naar de volgende of vorige DAG, WEEK of MAAND gaan door op de rode pijlen te klikken linksboven. (Nu bij oktober 2014) Standaard ziet u de dag die het is, of komt u binnen de maand of week uit waarbinnen de huidige datum valt. Door op precies de 1 te klikken, komt u bij de dag weergave van 1 oktober uit. Zo kunt u gedetailleerd een dag bekijken. Wilt u meer informatie over een activiteit of agenda item, klik dan op het woord bijv. bij 15 oktober studiedag. U krijgt dan meer informatie over die activiteit. Zo ziet u een begin en eindtijd, een klein verhaaltje (mits deze geschreven is) en overige informatie. 8 van 21 Versie 1.0

9 Hoofdstuk 6: Bloggen. Als u op de knop Blogs/Forums klikt, kunt u een overzicht van alle gemaakte blogs binnen de school krijgen. Zo kunt u ook informatie van andere groepen krijgen. Klik eerst op het woord: Groepen. U krijgt een overzicht van alle groepen. Hierna krijgt u alle groepen te zien en kunt u zien welke blogs er geplaatst zijn per groep. Klik op bijv. het woord: Blog van 7A of Blog van D om alle blogs van de desbetreffende groep te bekijken. U kunt altijd terug naar het overzicht door bovenaan op HOME of GROEPEN te klikken. (onder het woord MENU) U kunt momenteel nog geen opmerkingen over een blog plaatsen, maar dit gaat misschien nog wel komen. 9 van 21 Versie 1.0

10 Hoofdstuk 7: Postvak. 7.1 Algemene uitleg. Als u in de bovenbalk op het woord POSTVAK klikt, komt u bij een overzicht van alle berichten. In postvak kunt u alles terugvinden. Verwijderde berichten, verzonden berichten, concepten die nog niet verstuurd zijn en natuurlijk de ontvangen berichten. 7.2 Verschillende postvakken en mappen. Een bericht kan binnen komen in ouders voor.. Dit is een algemene postvak. Deze is voor u en uw partner hetzelfde. Als u berichten verstuurt, doet u dit namens beide ouders. Beide ouders kunnen dus ontvangen en verzonden berichten inzien. Het kan zijn dat u dit niet wilt, zie dan hoofdstuk 3 over gescheiden ouders. Meestal zijn er 2 postvakken. 1 persoonlijk postvak en 1 algemeen postvak. Kiest u ervoor gezamenlijk te communiceren, dan gaat alles via ouders van en kunt u dit beiden inzien. Kiest u ervoor gescheiden te communiceren worden berichten via het persoonlijk postvak verzonden en kunt u de onderlinge berichten niet inzien. In ieder postvak is standaard een aantal mappen: - Ontvangen: Hierin ziet u ontvangen berichten. - Concepten: Hierin ziet u berichten die NIET verstuurd zijn. - Verzonden: Hierin ziet u berichten die WEL verstuurd zijn. - Verwijderd: Hierin ziet u berichten die u verwijderd heeft. U kunt op de woorden klikken om dingen te bekijken. Nieuw ingekomen berichten in een vak staan tussen haakjes met een cijfer. Zo ziet u hoeveel nieuwe berichten er in een postvak binnen zijn gekomen. Het is ook mogelijk om zelf extra mappen te maken. (zie hoofdstuk 7.3) Wilt u een bericht terugvinden, gebruik dan de optie ZOEKEN onder het woord MENU. Tik hier 1 of meerdere woorden in. U krijgt daarna een overzicht van alle mails waar dat of die woorden in voorkomen. 7.3 Zelf mappen maken voor berichten en berichten hierin (ver)plaatsen. Het kan handig zijn om een aantal mappen toe te voegen. Bijvoorbeeld een map: To do, evenementen, overige berichten. Zo kunt u mails makkelijk ordenen en terugvinden. Dit doet u door een bericht te verplaatsen. 10 van 21 Versie 1.0

11 Voor een bericht ziet u een vierkantje. U kunt zo 1 of meerdere berichten aanvinken. U heeft hierna 2 keuzes: Linksboven: Verwijderen. U verplaatst dan de berichten naar Verwijderd. Als u de map verwijderen leegmaakt, zijn de berichten definitief weg. Rechtsboven: Naar: Maak een keuze Verplaatsen. U kunt nu de berichten naar een andere map verplaatsen. U ziet dat er een extra map is gekomen: To do. Daarnaast ziet u dat ik 2 berichten heb aangevinkt. Ik heb dus de opties Verwijderen en Verplaatsen. Ik heb gekozen voor Verplaatsen. Mijn keuzes zijn: Nieuwe map of To do. Als u meerdere mappen heeft ziet u al deze mappen als verplaatsmogelijkheid terug. Kies ik To do, dan gaan de aangevinkte berichten direct naar de map To do. Kies ik: Nieuwe map, dan wordt mij gevraagd: Naam: Ik moet dus nu een nieuwe naam gaan verzinnen voor een map. Bijvoorbeeld: Evenementen. Als ik nu klik op: Aanmaken en bericht(en) verplaatsen, dan komt de nieuwe map erbij en staan de aangevinkte berichten in die map. U ziet hierboven: Naast de map To do is er ook een map Evenementen. Door op de map te klikken, ziet u welke berichten hierin staan. 11 van 21 Versie 1.0

12 Hoofdstuk 8: Bijzondere berichten. Regelmatig kunt u een bericht krijgen met een vraag of opmerking. U herkent een bericht met een vraag aan het volgende kenmerk: Onderaan het bericht zit(ten) een (of meer) specifieke vraag(en). De vraag kunt u ook herkennen aan een kader om het bericht totdat de vraag is beantwoord. Als u een vraag krijgt, moet u altijd antwoorden. U heeft in dit specifieke voorbeeld de keus: U kunt eventueel meehelpen met het wegbrengen van kinderen naar Duinrell, of u kunt dit niet. Ook geeft u aan hoeveel kinderen er in de auto mee kunnen met u als u kunt rijden. De leerkracht of klassenouder krijgt hierna een duidelijk overzicht van de gegeven antwoorden en kan zo snel een activiteit organiseren. Zolang u deze vraag niet heeft beantwoord, blijft deze vraag terugkomen totdat de deadline van de vraag geweest is. Geeft u s.v.p. antwoord, want dit geeft duidelijkheid naar de leerkrachten. Er zijn allerlei vragen die u zo gesteld kunnen worden: Ja, nee vragen. Open vragen. Multiple choice vragen, etc. De vraag is aangepast aan wat er nodig is. 12 van 21 Versie 1.0

13 Hoofdstuk 9: Gegevens wijzigen. (naam, adres, mailadres, etc.) Het kan zijn dat uw mailadres wijzigt, u verhuist of dat u een ander mobiel nummer krijgt. Het is van groot belang dat de gegevens in Schoudercom kloppen. Als er gegevens wijzigen, stuur dan ook meteen een mailtje naar de administratie van de Johannesschool. Schoudercom en het algemene systeem zijn nog niet gekoppeld. Om uw gegevens te wijzigen, klikt u eerst op: Mijn gegevens. Dit vindt u rechtsboven in het scherm. Hierboven ziet u verschillende mogelijkheden. Zo kunt u de gegevens van uw kind of van uzelf bewerken. U kunt ook zelf uw nieuwe 4-jarige d.m.v. Kind Koppelen, toevoegen aan uw ouderaccount. (Zie hoofdstuk 10) Gegevens wijzigen: Druk nu op Gegevens wijzigen. Het scherm verandert. Hier kunt u al uw persoonlijke gegevens wijzigen, behalve uw gebruikersnaam. Deze kan helaas niet gewijzigd worden. Leuk is het een foto van u zelf toe te voegen. Dit maakt het systeem persoonlijker. Vul alles volledig in. 13 van 21 Versie 1.0

14 Dit is het algemene deel. U kunt kiezen of uw adres alleen door schoolmedewerkers, ouders en kinderen eigen groep of ouders en kinderen alle groepen bekeken mag worden. Het kan nooit bekeken worden door iemand buiten Schoudercom. Dit is de adressenlijst van de school. Hier kunt u de basisgegevens vinden. Het is belangrijk om hier alles in te vullen. In eerste instantie proberen wij u op deze manier te bereiken. Nummer thuis, nummer werk, mobiel 1 e is erg handig. Bedenk wel iedere keer: Wie mag dit allemaal bekijken. Als laatste de noodnummers. U kunt meerdere noodnummers toevoegen bij uw kind. Deze zijn nodig bij een probleem, waarbij u zelf niet direct te bereiken bent. Probeer zo veel mogelijk gezamenlijk te communiceren over uw kind. Als dit niet mogelijk is, kunt u dit hier aanvinken. Ook kunt u hier een primair aanspreekpunt aangeven. Als altijd de moeder of vader over het kind communiceert, is dit ook in te stellen. 14 van 21 Versie 1.0

15 Hoofdstuk 10: Overige zaken Een nieuw kind dat op de Johannesschool komt, koppelen aan uw account. Stel, u heeft al een kind, maar uw jongste is ook zo ver en gaat naar school. U wilt dan ook de gegevens van uw jongste kind binnenkrijgen. U gaat dan naar: Mijn gegevens. Als u nu op Kind koppelen drukt onder gezamenlijk gebruik, dan kunt u hierna opnieuw op Kind koppelen drukken. U kiest eerst de groep, en daarna uw kind. LET OP: Als u dit fout doet, dan kan dit niet zomaar ongedaan gemaakt worden. Het kan zijn dat uw kind nog niet geregistreerd is in schoudercom. Als dit zo is, stuur dan een verzoekbericht via de website Wij zullen uw kind dan zo snel mogelijk bij de groep toevoegen Een vaste handtekening onder uw bericht maken en aantal berichten per dag wijzigen. Het is mogelijk om standaard uw naam en gegevens onder een bericht te zetten. Dit vinden verschillende mensen prettig. Dit heet een handtekening. Ga hiervoor naar Mijn gegevens. Kies voor Opties en daarna voor Mijn opties en instellingen wijzigen. Hier kunt u verschillende dingen wijzigen: Hoe vaak krijgt u gegevens van Schoudercom bij nieuwe berichten of blogs. Dit kunt u wijzigen bij Gewenste Frequentie. 15 van 21 Versie 1.0

16 U kunt een Handtekening aanmaken. U kunt kiezen of u de Schoudercom nieuwsbrief wilt ontvangen en of u mee wilt doen aan eventuele enquêtes om Schoudercom te verbeteren. U kunt gewoon klikken op het juiste woord en typen in het onderste vak. Het is hier helaas niet mogelijk om een afbeelding toe te voegen. Een handtekening staat standaard onder ieder uitgaand bericht, maar kan altijd aangepast worden. 16 van 21 Versie 1.0