Outlook 2016 QRC. Nieuw bij Outlook 2016? Gebruik deze handleiding om de basisbeginselen te leren.

Transcriptie

1 Nieuw bij Outlook 2016? Gebruik deze handleiding om de basisbeginselen te leren. De opmaak van pictogrammen en tabbladen is veranderd Ook zijn er nieuwe handige zoekmap-opties in je mailbox! Hang op het kalender icoontje om een preview te zien.

2 Nieuwe optie bij Beschikbaarheid Zoomschuifregelaar: Deze functie is nu opgenomen in Outlook om het leesvenster te vergroten of verkleinen om de inhoud leesbaarder te maken

3 In Outlook 2007 In Outlook 2016 Kies Bestand > Opties Klik in het menu Extra op Opties. Opties Open het menu Extra en klik op Regels en waarschuwingen. Selecteer Bestand > Automatische antwoorden. Afwezigheid assistent instellen Regels en waarschuwingen Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen. Kies Start>Verplaatsen > Regels op het lint of kies het tabblad Bestand en kies Regels en waarschuwingen beheren.!!! OneNote wordt niet ingezet in MS Office 2016

4 In Outlook 2007 In Outlook 2016 Kies Bestand > Info Accountinstellingen Menu Extra > Opties > Accountinstellingen Kies Bestand > Info Machtigingen Menu Extra > Opties > Tabblad Gemachtigden Open menu Bestand en ga naar Openen Kies Bestand > Openen: hier vind je verschillende acties zoals: Openen Handtekening Menu Extra > Opties > Tabblad indeling Maak een Nieuwe , Tabblad Invoegen > Handtekening > Handtekeningen (om te bewerken)!!! Kopieer jouw handtekening uit een verstuurde mail en plak deze hier opnieuw bij het eerste gebruik van Outlook 2016

5 In Outlook 2007 In Outlook 2016 Distributielijst/DL-lijst Groep Contactpersonen. Na selectie werkt dit hetzelfde als in 2007 Outlook gegevens bestanden Beeld > Huidige weergave > Outlookgegegevensbestanden Start > nieuwe items > Meer items > Outlook-gegevensbestanden! Let wel: bepaal direct de naam van dit bestand. Nieuw & handig in Outlook 2016 Bestand > Info > Postvak opruimen Functie Opschonen Gesprek opschonen Een gesprek is de volledige reeks berichten vanaf het eerste bericht tot en met alle antwoorden. De berichten van een gesprek hebben hetzelfde onderwerp.! Opschoning van gesprekken is vooral handig bij gesprekken waarin veel antwoorden heen en weer zijn verzonden, met name bij veel geadresseerden Map Opschonen Alle gesprekken in de geselecteerde map worden beoordeeld en overtollige berichten worden verwijderd. Map en submappen opschonen Alle gesprekken in de geselecteerde map incl. submappen worden beoordeeld en overtollige

6 gesprekken worden verwijderd. Bijlages De paperclip is verbeterd! In jouw nieuw mailbericht biedt Outlook 2016 nu een lijst met de meest recent gebruikte bestanden wanneer het bijlagepictogram is geselecteerd. Dit versnelt het bijlageproces omdat er niet langer naar het bestand hoeft te worden, tenzij de vereiste bijlage niet recent is gebruikt. Antwoorden vanuit het leesvenster Antwoorden en doorsturen doe je nu direct uit het leesvenster Nadat je hier een keuze hebt gemaakt kun je onder het mailhoofd- in je leesvenster typen Via Bestand/ Opties kan je dit deactiveren en er voor zorgen dat antwoorden altijd openen in een nieuw venster. Of kies pop-out, dit verschijnt na je keuze voor beantwoorden bv Antwoorden met vergadering Selecteer het te beantwoorden bericht en kies onder tabblad Start > Het knopje Vergadering.

7 Conversatie weergave De conversation view groepeert s die tot hetzelfde gesprek behoren (gebaseerd op het subject) Beeld > Weergave als gesprek (aanvinken). Je krijgt direct de keuze deze instelling door te voeren over al jouw mappen Berichtenvoorbeeld Mappen Mappen hoeven niet meer alfabetisch te staan. Je kunt ze verslepen naar iedere gewenste locatie. Toon de eerste regels van een bericht Beeld > Voorbeeld van bericht en kies het aantal weer te geven regels. Toch weer liever alfabetisch: Klik rechts op de bovenliggende map en kies Snelle stappen Hier(mee) kun je snel je postvak beheren!! Als je vaak berichten naar een bepaalde map verplaatst, kun je bv. een snelle stap gebruiken om het bericht te verplaatsen in één klik. DL-lijsten kun je hier bv. ook sneller benaderen Er zijn verschillende handige mogelijkheden, kijk eens welke functies jouw taken kunnen ondersteunen cq. verlichten. Vooral voor collega s die met Team-postvakken werken wellicht extra nuttig! Een paar voorbeelden: I.p.v. jouw standaard Beantwoorden kun je hier Beantwoorden en Verwijderen gebruiken zodat het originele mailtje niet ook in jouw Inbox blijft staan + in je Verzonden map. Hiermee kun je mailbox vervuiling en vollopen beperken.

8 Schermopnames Je kunt snel en gemakkelijk een schermafbeelding aan een Officebestand toevoegen om de leesbaarheid te verbeteren of informatie vast te leggen. Je hoeft hiervoor het programma waarin je werkt niet te verlaten. Deze functie is ook beschikbaar in Excel, PowerPoint en Word Schermafbeeldingen zijn handig voor het vastleggen van momentopnamen van programma's of vensters die op uw computer zijn geopend. Wanneer je op de knop Schermafbeelding klikt, worden geopende programmavensters als miniaturen weergegeven in de galerie Beschikbare vensters. Je kunt het hele programmavenster invoegen of met het hulpmiddel Schermopname een deel van het venster selecteren. U kunt alleen vensters vastleggen die niet op de taakbalk zijn geminimaliseerd. Als je Schermopname kiest, wordt het hele venster tijdelijk ondoorzichtig. Nadat je het gewenste deel van het venster hebt geselecteerd, is de selectie niet meer ondoorzichtig Werkwijze: Klik in het document op de locatie waar je de schermafbeelding wilt toevoegen. In Outlook, Excel en Word: ga naar het tabblad Invoegen en klik in de groep Illustraties op Schermafbeelding. (In PowerPoint: idem maar klik in de groep Afbeeldingen op Schermafbeelding.) De galerie Beschikbare vensters wordt weergegeven en toont alle vensters die je momenteel hebt geopend. Voer een van de volgende handelingen uit: Als je een schermafbeelding van een heel venster in het document wilt invoegen, klik je op de miniatuurafbeelding van dat venster. Als je een geselecteerd gedeelte van het eerste venster in de galerie Beschikbare vensters wilt toevoegen, klik je op Schermopname. Wanneer het scherm wit wordt en de muisaanwijzer in een kruis verandert, hou je de linkermuisknop ingedrukt en sleep je de aanwijzer om zo het deel van het scherm te selecteren dat je wilt vastleggen. Het venster of het gedeelte van het scherm dat je hebt geselecteerd, wordt automatisch toegevoegd aan het document. Gebruik de hulpmiddelen op het tabblad Hulpmiddelen voor afbeeldingen om de schermafbeelding te bewerken en aan te passen

9 Iedere dag zul je op Intranet de komende weken een tip van de dag vinden op de pagina van Project Office: