Samenvoegen met Word en Excel 2010

Transcriptie

1 Samenvoegen met Word en Excel 2010 Inhoudsopgave Samenvoegen Word-Excel / Mailingen... 2 Tip Samenvoegvelden automatisch markeren... 4 Tip Installeer PDF-creator... 7 Tip Sla het Word-document en Excel-document bij elkaar op... 8 Tip Etiketten maken werkt bijna het zelfde als voor brieven... 8 Pagina 1

2 SAMENVOEGEN WORD-EXCEL / MAILINGEN Om brieven of mailingen, zoals dit ook wel wordt genoemd, te maken in Word 2010, is het maken van een Excel-bestand met de gegevens voor de brief een must. Vul de onderstaande gegevens in een leeg Excel-bestand. Je ziet dat in deze lijst al gegevens zijn opgebouwd zodat die eenvoudig opgenomen kunnen worden in een brief. Zeker als je gegevens uit een registratiesysteem haalt, is het aan te bevelen om de gegevens op deze manier op te bouwen. Dit voorkomt dat je in Word ingewikkelde Word-velden moet maken om de brieven toch persoonlijk te laten zijn. Sluit het Excel-bestand weer af voordat je in Word gaat beginnen met het samenvoegen van de gegevens. Anders ontstaat een foutmelding dat Word de gegevens niet kan vinden (Excel heeft dan het bestand open en dan kan Word het bestand niet benaderen). Open Word en ga naar het tabje Verzendlijsten en klik op Afdruk samenvoegen starten en kies de eerste optie Brieven. Pagina 2

3 Je ziet niets aan het document veranderen, maar je geeft Word de opdracht om van het huidige document een samenvoegdocument te maken. Klik daarna op het icoontje ernaast Adressen selecteren en klik op Bestaande lijst gebruiken. Daarna opent een scherm waar je moet opgeven waar het bestand met de gegevens staat. Zoek het Excel-bestand zoals je deze hebt opgeslagen met de adressen. Je krijgt dan een scherm met ongeveer de onderstaande gegevens. Word wil weten binnen welk bereik in het Excel-bestand de gegevens voor dit document staan. Bij het opslaan van een Excel-bestand worden standaard van elke aanwezig tabblad drie bereiken gemaakt. 1. Het volledige blad (in dit geval Blad1$ ) 2. Het gedeelte van het bestand dat wordt geprint (in dit geval Blad1$_xlnm#print_Area ) 3. Het gedeelte waar titels in staan (in dit geval Blad1$_xlnm#Print_Titles ) Wanneer je een Excel-bestand speciaal voor de mailing hebt gemaakt is het altijd de eerste. Anders moet je opgeven op welk tabblad je de gegevens hebt ingevuld. Bovenin het scherm zijn nu aan aantal knoppen nu niet meer grijs. Vanaf nu kunnen we de gegevens van Excel in dit Word-document gaan gebruiken. Om nu de gegevens vanuit Excel in dit Word-document te zetten, gebruik je de knop Samenvoegvelden invoegen. Klik je op de bovenste helft van deze knop, dan wordt een scherm geopend met de veldnamen uit Excel (de namen van de eerste rij in Excel, daarom zijn de titel in het Excel-bestand zo belangrijk). Het nadeel hiervan is dat je in het Word-document niets mag wijzigen als dit scherm open staat. Klik je op de onderste helft, dan klapt de knop naar beneden met daaronder de titel zoals je deze in Excel hebt ingevoerd. Pagina 3

4 De namen van deze velden zijn in de zelfde volgorde als dat je deze in Excel hebt ingevoerd. Wanneer je bijvoorbeeld op Briefhoofd klikt, wordt dat veld opgenomen in het document op de plek waar de cursor staat. Voeg in het Word-document nu de volgende velden toe, via de knop Samenvoegvelden invoegen. Eventueel kun je ook vast de aanhef van een brief opnemen door twee velden toe te voegen aan dit document. Tip Samenvoegvelden automatisch markeren Om makkelijker te kunnen zien waar de samenvoegvelden staan, kun je in Word instellen dat altijd deze velden een grijze achtergrond moeten krijgen. Standaard is dit namelijk alleen als je een veld geselecteerd hebt (of met de muis er boven staat). Ga hiervoor naar het tabje Bestand en dan Opties. In het volgende scherm kies voor Geavanceerd. Scroll naar iets boven het midden van dit enorme scherm totdat je bij Documentinhoud weergeven bent. Onderaan dit blok staat een instelling Arcering veld, zet dit op Altijd. Nu worden alle Word-veld, dus ook de samenvoegvelden, altijd grijs weergegeven in een document, zodat deze snel gevonden kunnen worden. Om nu zeker te weten of het resultaat goed gaat met de velden die we hebben gekozen, kun je in Word aangeven dat je niet de namen van de velden wilt zien, maar het resultaat hiervan. Klik op de knop Voorbeeld van het resultaat. De velden die we hebben toegevoegd krijgen nu de gegevens van de eerste regel in Excel. Pagina 4

5 Om nu te zien of dit voor de volgende regels ook goed gaat kun je op de navigatieknoppen klikken een stukje verderop op dit tabje. Klik je nu op de laatste knop dan kun je zien of het aantal gelijk is aan het aantal regels in Excel. Het cijfer wordt 5, dit is ook het aantal regels dat we in Excel hebben gezet met gegevens (zonder te titelregel) Het kan voorkomen dat Word meer regels geeft dan er daadwerkelijk zijn. Dit kan bijvoorbeeld komen omdat je in het bestand regels hebt verwijderd of onder regel 6 in Excel gegevens had ingevuld die je later weer hebt verwijderd. Gelukkig is ook dit op te lossen. We kunnen in Word namelijk een filter maken op de gegevens die opgenomen moeten worden in dit samenvoegbestand. Klik op de knop Adreslijst bewerken. Pagina 5

6 Omdat hier vrij weinig gegevens in staan, kun je eventueel volstaan met het vinkje uit te zetten voor de regels die je niet wil. Maar met grote lijst is dat niet te doen. Hiervoor kunnen we het Filteren gebruiken onderaan dit scherm. Vul nu in het eerste Veld bijvoorbeeld Voornaam en bij Vergelijking Is niet Leeg en druk op [ENTER]. In mijn voorbeeld verandert er niet veel, het aantal regels was namelijk al 5 en deze voldoen allemaal aan dit filter. Maar heb je een paar lege regels (of regels zonder een voornaam), dan worden deze eruit gehaald. Een andere reden om eventuele lege regels op deze manier eruit te halen is, wanneer je het Excelbestand aanvult, wil je dat wanneer je dit samenvoeg-document opent, alle ingevoerde regels worden meegenomen, maar niet de eventueel lege regels. Op deze manier wordt dit voorkomen. Sla nu dit Word-document op en open deze opnieuw. Wanneer je dit Word-document opent verschijnt er een melding dat er een selectie wordt uitgevoerd voordat dit bestand wordt geopend. Dit klopt ook, er moeten tenslotte gegevens uit Excel worden gehaald. Alleen is deze melding niet zo duidelijk. Wat Word hier meld is eigenlijk het volgende: Wanneer dit document wordt geopend, wordt er uit het gekoppelde Excel-bestand van het tabblad Blad1 het volgende filter aangezet; Voornaam is niet leeg (IS NOT NULL) of bevat geen tekst ( <> ). Pagina 6

7 Het probleem is nu, wanneer je op [ENTER] druk, standaard Nee wordt geantwoord en wordt de koppeling met het Excel-bestand verwijderd. Dus zorg er voor wanneer je een gekoppeld Word-document opent, dat je op deze melding altijd Ja antwoordt, anders moet je de koppeling opnieuw maken. Om nu de Mailing daadwerkelijk te maken moet het Word-document nog worden geprint. Hiervoor heb je de laatste knop nodig op het tabje Verzendlijsten, namelijk Voltooien en samenvoegen Tip Installeer PDF-creator Voordat je het document gaat samenvoegen, zorg dat je eerste PDF-creator hebt geïnstalleerd. Hiermee wordt een printer geïnstalleerd die van de printopdracht een PDF-bestand maakt. Bij het Voltooien en samenvoegen hebben we drie opties: 1. Afzonderlijke documenten bewerken Dit betekent eigenlijk dat Word alle brieven samenvoegt tot een nieuw document waar deze brieven onder elkaar staan. In onze situatie zou dit dus een document met 5 pagina s worden met de gegevens van de Excel-bestand erin. 2. Documenten afdrukken. Hiermee wordt het resultaat van het samenvoegen direct geprint. Hiervoor moet je kiezen wanneer je de brieven wilt printen op een printer. Ook voor het maken van een PDF-bestand kan deze optie worden gekozen. 3. berichten verzenden Hiervoor heb je Outlook nodig. Hiermee kun je meerdere berichten ineens verzenden, mits er in je Excel-bestand een kolom staat met adressen. In dit voorbeeld gaan we een PDF-bestand maken om te verzenden naar onze drukker. Kies dus voor de optie Documenten afdrukken. Standaard staat in het volgende scherm het bolletje bij Alles. Hiermee wordt bedoeld, dat alles wat gekozen is (rekening houdend met het ingestelde filter), zal worden geprint. Wanneer je aan het testen bent of alles wel goed gaat, kun je kiezen om alleen Huidige record (het geen er op het scherm staat), of eventueel een reeks van aaneengesloten records te printen. We kiezen voor Alles en klik op OK. Pagina 7

8 Het volgende scherm is het standaard printer-instellingen scherm. Zorg ervoor dat bij de naam PDFCreator staat, zodat dit document niet per ongelijk toch naar een printer gaat. Als alles goed is gegaan heb je nu een PDF-bestand open met alle 5 de pagina s erin met de gegevens uit Excel. Tip Sla het Word-document en Excel-document bij elkaar op Maak je vaker mailingen, sla dan het Word-document en Excel-document bij elkaar op, zodat je deze kunt hergebruiken. Dan hoef je niet steeds de koppeling te maken en de velden te plaatsen. Tip Etiketten maken werkt bijna het zelfde als voor brieven Voor het maken van etiketten werkt het samenvoegen bijna het zelfde. Kies bij Afdruk samenvoegen starten niet voor Brieven maar voor Etiketten. Er komt nu een scherm waar je kunt kiezen welk soort etikettenpapier je gebruikt. Kies het juiste etiketten papier (meestal staat dit op de verpakking van de etiketten) en klik op OK. Zet in het eerste etiket de velden die je wilt gebruiken (zie instructie hierboven, ongeveer pagina 4). Heb je het eerste etiket klaar, kopieer dan deze velden naar alle andere etiketten achter het veld Volgende record. Verder de instructie hierboven blijven volgen. Pagina 8