Opmaken en printen van adresetiketten in Microsoft Word 2007

Transcriptie

1 Opmaken en printen van adresetiketten in Microsoft Word Voor het maken van adresetiketten dient men te beschikken over een database met de adressen Men kan dit opmaken in Word, Excel, Access of Publisher In deze instructie maak ik gebruik van een Excelbestand omdat ik meen dat dit de gemakkelijkste en meest soepele manier is om adressen te beheren Hieronder vind je een voorbeeld van dergelijk bestand. De opgenomen adressen zijn fictieve adressen Aanspreek Naam Straat Localiteit Dhr.en Mevr. René Lampaert Meibloem Lendelede Dhr.en Mevr. Albert Delaere Korte Straat Lendelede Dhr.en Mevr. André Vandewalle Kardinaal Cardijnlaan Lendelede Mevr. Yvette Vandewalle Bloemstraat Lendelede Dhr.en Mevr. Mark Vandeputte Zonnebloemstraat Lendelede Mevr. Maria Veranneman Kortrijkstraat Lendelede Mevr. Andréa Vandewalle Paster Debeirstraat Lendelede Dhr.en Mevr. Guido Verheye - Witdouck Heulestraat Lendelede Dhr.en Mevr. Bart Coucke - Desmet Rodemont Lendelede Belangrijk hierbij is dat de lijst een hoofding heeft om deze velden te kunnen opnemen in de etiketdefinitie 2. Open een leeg document in Microsoft Word Ga naar verzendlijsten 4. Neem knop Afdruk samenvoegen starten en druk dan op het kleine driehoekje. Hiermede open je een submenu en neem hierbij Stapsgewijze Wizard Afdruk Samenvoegen

2 5. Kies uit de rubriek Afdruk samenvoegen voor etiketten Druk nu onderaan op Volgende: Begindocument 6. Kies nu bij Begindocument selecteren voor Document indeling wijzigen 7. Kies nu voor Opties Volgend scherm verschijnt Met dit scherm kies je uw etiket dat je wil gebruiken Bij de rubriek Etiketproducent ga naar beneden en kies het merk van uw etiket. Dan kies je voor het Productnummer Deze gegevens vind je op de verpakking van uw etiketten Nadat je uw keuze hebt gemaakt druk op OK Nu verschijnt het scherm met de indeling van de etiketten Dit moet overeenstemmen met het blad van uw etiketten Kies nu onderaan voor Volgende: Adressen selecteren

3 8. Kies nu bij Adressen selecteren voor Een bestaande lijst gebruiken 9. Kies nu bij Een bestaande lijst gebruiken voor Bladeren 10. Hier wordt nu een scherm getoond waarmede je uw adresbestand kan zoeken en gebruiken Indien je uw bestand hebt gevonden kan je hier nog wijzigingen aanbrengen Indien je klaar bent druk op OK 11. Doe nu stap 3 en kies onderaan voor Labels schikken

4 12. Kies nu onder Labels schikken voor Meer Items 13. Hier krijg je nu een scherm met de hoofdingen van uw adresbestand Je kiest nu een voor een de titels en druk telkens op invoegen Het eerste etiket van uw etiketblad wordt nu automatisch ingevuld met de gekozen velden Zie figuur hieronder

5 Je kan nu deze velden schikken zoals je wenst. Dit doe je door het veld dat je wenst te verplaatsen te selecteren en Enter te drukken. Tussen de hoofdingen kan je met de space bar een tussenruimte inbrengen Om de velden in het midden van het etiket te plaatsen zet je de cursor voor de eerste hoofding druk je op Shift/Enter Met het liniaal bovenaan je blad kan je de hoofdingen horizontaal verschuiven zodat de hoofding niet tegen de rand van het etiket komt te staan Wanneer nu het etiket naar voldoening hebt geschikt druk je op de knop Alle etiketten bijwerken en krijg je nu het resultaat zoals hieronder afgebeeld Indien je nu een blad met uw etiketten wil zien kies dan onderaan het scherm voor Volgende: Labelvoorbeeld Ben je tevreden met het resultaat dan kies je voor Volgende: Samenvoegen voltooien 14. Nu heb je 2 mogelijkheden - Ofwel kan je de etiketten nu direct printen op uw printer. Dit heeft als nadeel dat wanneer er iets gebeurt met uw printer (Vb. een blad blijft haperen je veel kans hebt dat je volledig mag herbeginnen. Daarom raad ik af deze methode te gebruiken.

6 - Ofwel kan je nu een blad aanmaken met het resultaat van uw werk en kan je dit blad bewaren en afdrukken wanneer je dit wenst. Hierbij heb je dan ook de mogelijkheid het lettertype te wijzigen indien zou blijken dat bepaalde adressen te lang zijn voor uw gekozen etiket. 15. Ga nu bovenaan je scherm druk Samenvoegen voltooien. Nu kies je voor Afzonderlijke documenten bewerken 16. Er opent zich een nieuw venster en daar kies je voor Alles en druk op OK 17. Nu krijg je het resultaat van uw werk op een nieuw document dat je kan bewaren en afprinten Dit is het einde van de procedure voor het opmaken en afprinten van adres etiketten Je kan hiermede nog verder experimenteren en correcties toepassen in deze procedure en op het eindresultaat. Ik hoop dat deze procedure je zal duidelijk maken hoe je in de toekomst etiketten kan maken