Quick Reference Contact Manager SE

Transcriptie

1 Eddon Software BV Rietveldenweg AS s-hertogenbosch The Netherlands T +31 (0) F +31 (0) E info@eddon.nl W Quick Reference Contact Manager SE Block: Contact Manager SE Artikel software: BSE027 Datum: Behorende bij release vanaf: 4

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Menuopties voor gebruik van natuurlijke personen Beschrijving onderdelen van natuurlijke personen Iconen op de natuurlijk persoonkaart Privéadres Monitor Sectie Externe referenties Sectie Relaties Werken met natuurlijke personen Aanmaken van natuurlijke personen Bewerken van natuurlijke personen Zoeken van natuurlijke personen Koppelen van natuurlijke personen aan relaties Via de relatiekaart Via de contactpersoonkaart Via de natuurlijk persoonkaart Koppelen van natuurlijke personen aan medewerkers Bekende meldingen Niet toegestaan om privéadres te verwijderen Onvoldoende rechten om natuurlijke persoon te koppelen Copyright Eddon 2013 Pagina 2 van 16

3 1 Inleiding De Contact Manager SE is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Met deze add-on bent u in staat om uw contactpersonen beter te beheren. In standaard Synergy kunnen contactpersonen slechts aan één relatie worden gekoppeld. Werkt een contactpersoon ook voor een andere relatie, dan zal er een tweede contactpersoon moeten worden aangemaakt. Met de Contact Manager SE is het nu mogelijk om één contactpersoon aan meerdere relaties te koppelen. Een contactpersoon wordt als natuurlijk persoon in Synergy aangemaakt en deze kunt u koppelen aan bestaande relaties. Ook kunnen natuurlijke personen gekoppeld worden aan medewerkers. Een natuurlijk persoon wordt op de achtergrond als relatie in Synegry vastgelegd, zodat u deze in verzoeken, documenten en projecten kunt gebruiken. Uiteraard kunnen natuurlijke personen tevens geëxporteerd worden naar Exact Globe. Copyright Eddon 2013 Pagina 3 van 16

4 2 Menuopties voor gebruik van natuurlijke personen Om gebruik te kunnen maken van verschillende onderdelen in Synergy moeten ze in de navigatiemenu s worden toegevoegd. Dit geldt ook voor de natuurlijke personen van de Contact Manager. Klik op Voorkeuren rechts bovenin. Op tabblad Menu moeten bij Modules en Links Mijn werk, aanmaken & zoeken de betreffende menuopties worden toegevoegd. Selecteer de Contact manager en Natuurlijke personen in de linker kolom (1) en verplaats de selectie naar de rechter kolom door op de pijltjes te klikken (2). Op dezelfde manier kunnen de menu-items ook weer verwijderd worden door ze in de rechter kolom te selecteren en naar links te verplaatsen. Na klikken op Bewaren (3) worden de menuopties in het linker navigatiemenu toegevoegd onder Mijn werk, Aanmaken en Zoeken. Copyright Eddon 2013 Pagina 4 van 16

5 De menuoptie is ook toegevoegd in het rechter bovenmenu. En ook in de Monitor van relaties, medewerkers en artikelen zijn afhankelijk van de instellingen de natuurlijke personen toegevoegd. Copyright Eddon 2013 Pagina 5 van 16

6 3 Beschrijving onderdelen van natuurlijke personen Op de natuurlijk persoonkaart worden de gegevens van de natuurlijk persoon opgeslagen. Ook heeft u via de kaart direct inzicht bij welke relaties de contactpersoon is betrokken en in welke hoedanigheid op basis van te koppelen functierollen. In dit hoofdstuk worden de verschillende onderdelen en secties op de natuurlijk persoonkaart beschreven. Om een natuurlijk persoonkaart te kunnen openen, dient u gekoppeld te zijn aan functierecht Een natuurlijk persoonkaart kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: 3.1 Iconen op de natuurlijk persoonkaart Rechts bovenin de natuurlijk persoonkaart vindt u de volgende iconen: ALT G Gegevens: Log ALT L Gelezen: Log ALT J Verzenden: Achterhaal of er wijzigingen op de natuurlijk persoonkaart zijn doorgevoerd en welke medewerker dat wanneer heeft gedaan. Vraag de loggegevens op van welke medewerkers de natuurlijk persoonkaart geopend hebben op welke tijden. Verstuur de natuurlijk persoonkaart als Copyright Eddon 2013 Pagina 6 van 16

7 ALT U Aanpassen ALT V Favorieten U heeft de mogelijkheid om de natuurlijk persoonkaart aan uw wensen aan te passen door velden aan- of uit te zetten en secties te verplaatsen. Sla de natuurlijk persoonkaart op als favoriet. 3.2 Privéadres Bij een natuurlijk persoon wordt, naast de vier standaard adressen, een extra adres vastgelegd; het privéadres. Om dit adres te benaderen, klikt u op het getal (5) (dit kan een ander getal zijn wanneer er meerdere adressoorten zijn gedefinieerd) in de adresregel op de natuurlijk persoonkaart. Er verschijnt een overzicht met de gekoppelde adressen: Het is in dit overzicht niet mogelijk om het privéadres te verwijderen. Ook kunt u via dit overzicht het adres niet wijzigen. Het privéadres zal automatisch wijzigen wanneer u bijvoorbeeld het bezoekadres wijzigt of wanneer u de adresgegevens op de natuurlijk persoonkaart wijzigt. 3.3 Monitor Via de monitor kunt u vanuit de natuurlijk persoonkaart direct gegevens opvragen die gekoppeld zijn aan de betreffende natuurlijk persoon. Zo kunt u bijvoorbeeld een overzicht opvragen van alle documenten waaraan de natuurlijk persoon is gekoppeld, of bepaalde rapporten opvragen. Copyright Eddon 2013 Pagina 7 van 16

8 Welke onderdelen er in de monitor beschikbaar zijn, kunt u zelf bepalen via het -icoon rechtsboven op de natuurlijk persoonkaart. 3.4 Sectie Externe referenties In de sectie Externe referenties heeft u de mogelijkheid om de gegevens van verschillende social media accounts van de natuurlijk persoon toe te voegen. Denk aan een Twitter-account of Facebook-profiel. Zo krijgt u allerlei gegevens tot uw beschikking om op verschillende manieren contact te kunnen onderhouden met de natuurlijk persoon. Om een social media account toe te voegen aan de natuurlijk persoon, klikt u op de knop Toevoegen. Klik op het loepicoon om in de pop-up die verschijnt het Type van de referentie te selecteren. Vul ook de Identificatie in. De identificatie is de profielnaam van het social media account van de contactpersoon. Na klikken op Bewaren verschijnt het profiel in het overzicht Externe referenties. Door in het overzicht in de kolom Type op het icoon van de referentie te klikken, kunt u de Identificatie aanpassen of de referentie Verwijderen. Klikt u in de kolom Koppeling op de identificatie, dan opent in een nieuw browserscherm het betreffende social media account. Wanneer er een Twitter-, Facebook- en/of Linkedin-account zijn toegevoegd, kunnen er voor elk toegevoegd profiel tabbladen verschijnen op de natuurlijk persoonkaart. In deze tabbladen ziet u direct een overzicht van de Twitterberichten, de LinkedIn-profielpagina en de Facebook-wall van de contactpersoon. Copyright Eddon 2013 Pagina 8 van 16

9 De sectie Externe referenties staat altijd op de natuurlijk persoonkaart. De Contact Manager Administrator bepaalt of de tabbladen beschikbaar zullen zijn. 3.5 Sectie Relaties Onderin de natuurlijk persoonkaart heeft u de sectie Relaties tot uw beschikking. In deze sectie worden koppelingen weergegeven van de natuurlijk persoon met verschillende relaties in Synergy. Bij zo n koppeling is de natuurlijk persoon in feite als een contactpersoon aan de betreffende relatie gekoppeld. Met de optie Toon non-actieve relaties kunt u aangeven dat non-actieve relaties getoond moeten worden in het overzicht. Afhankelijk van de instellingen die door de administrator zijn gedaan, kan deze optie standaard aan- of uitgevinkt zijn. In de kolom Relatie vindt u de relatienaam. Bij Type ziet u wat het type van de betreffende gekoppelde relatie is. Functierol geeft weer in welke hoedanigheid de contactpersoon betrokken is tot de relatie. De natuurlijk persoon kan bijvoorbeeld een aandeelhouder zijn. Bij Functienaam vindt u welke functie de contactpersoon bij de betreffende relatie vervult. In de kolom Actief ziet u of de betreffende koppeling naar de relatie actief is (vinkje) of niet (kruisje). In de kolom Actie opent u de betreffende contactpersoon bij de relatie via het -icoon. U kunt de natuurlijk persoon ontkoppelen via het -icoon. Of u kunt de contactpersoon geheel uit het systeem verwijderen middels het -icoon. De relatie waar de contactpersoon aan gekoppeld was, is daarmee niet verwijderd. Ook de natuurlijk persoon zelf blijft bestaan. Voor meer informatie over het overnemen van contactpersonen en het koppelen van relaties, verwijzen wij u naar paragraaf 4.4. Copyright Eddon 2013 Pagina 9 van 16

10 4 Werken met natuurlijke personen 4.1 Aanmaken van natuurlijke personen Om natuurlijke personen aan te maken dient u gekoppeld te zijn aan het functierecht Natuurlijke personen maakt u het snelste aan via het linker navigatiemenu onder de sectie Aanmaken. Klik op Natuurlijk persoon en het volgende scherm verschijnt: De Achternaam en Functieomschrijving dienen verplicht ingevuld te zijn. Daarom worden deze velden standaard met -- gevuld. Na klikken op Bewaren wordt een natuurlijk persoon op als niet gevalideerd aangemaakt. Ook is het mogelijk dat u na klikken op Aanmaken eerst de keuze krijgt om een type te kiezen voor de natuurlijk persoon: Een andere optie is natuurlijke personen aan te maken via Contact manager Invoer Aanmaken: Natuurlijk persoon of Add-on Invoer Invoer: Natuurlijk persoon. Vult u bij de nieuwe natuurlijk persoon gegevens in van een bestaande natuurlijk persoon en u tabt door naar een ander invulveld, dan krijgt u bovenaan het scherm een sectie Resultaten Validatie met de bestaande natuurlijke personen. Copyright Eddon 2013 Pagina 10 van 16

11 U heeft nu de mogelijkheid om een bestaande natuurlijk persoon te selecteren, daarmee naar de kaart te gaan en de gegevens te wijzigen. U kunt ook de nieuwe natuurlijk persoon gewoon opslaan met dezelfde gegevens als die van de bestaande. 4.2 Bewerken van natuurlijke personen Het bewerken van een natuurlijk persoon doet u (mits u functierecht heeft) door op de knop Bewerken te klikken op de natuurlijk persoonkaart. Via de bewerkenmodus heeft u de mogelijkheid om een natuurlijk persoon te Verwijderen. Relaties waar de natuurlijk persoon aan gekoppeld is, zullen hiermee blijven bestaan. De natuurlijk persoon staat nu weer als standaard contactpersoon onder de relatie. 4.3 Zoeken van natuurlijke personen Er zijn een aantal manieren om natuurlijke personen te kunnen zoeken. De snelste optie is zoeken via het linker navigatiemenu onder de sectie Zoeken. Vul bij Natuurlijke personen een (deel van een) nummer of naam in en klik op het pijl-icoon om het resultaat weer te geven. TIP: Vul een spatie in en klik op het pijl-icoon om een overzicht op te vragen van alle ingevoerde natuurlijke personen. Vult u niets in en klikt u op de naam Natuurlijke personen, dan komt u in een geavanceerd zoekscherm. Dit scherm kunt u ook benaderen via Contact manager Overzichten Natuurlijke personen: Zoeken of Add-on Overzichten Contact manager: Zoeken. In dit scherm kunt u op alle beschikbare velden van de natuurlijke personen zoeken. De zoekvelden en de kolommen die in het zoekresultaat moeten verschijnen, kunt u aanpassen via het Aanpassen -icoon rechts bovenin (1). Tevens heeft u de mogelijkheid om zoektemplates op te slaan voor veel voorkomende zoekacties. Klik op Tonen om het zoekresultaat weer te geven. Copyright Eddon 2013 Pagina 11 van 16

12 Vanuit het zoekresultaat heeft u de mogelijkheid om via de iconen rechtsboven (1) het zoekresultaat af te drukken of te exporteren naar Excel. Tevens kunt u natuurlijke personen via de monitor op bijvoorbeeld een medewerkerkaart of relatiekaart opvragen. U krijgt dan een overzicht van alle natuurlijke personen die gekoppeld zijn aan de betreffende medewerker of relatie. Of zoek eens op alle natuurlijke personen waar u aan gekoppeld bent via het linker navigatiemenu onder de sectie Mijn werk. Afhankelijk van de instellingen, kunnen natuurlijke personen ook via het Relaties: Zoeken -scherm opgezocht worden, zoals u gewend bent om relaties te zoeken. 4.4 Koppelen van natuurlijke personen aan relaties Natuurlijke personen kunnen aan een of meerdere relaties worden gekoppeld. Tevens legt u op basis van functierollen vast in welke hoedanigheid de contactpersoon bij de relatie is betrokken. Zo kan een natuurlijk persoon een aandeelhouder van de relatie zijn. De natuurlijk persoon is als een contactpersoon aan de relatie gekoppeld. Via de relatiekaart kunt u dus de betreffende contactpersoon vinden. Via de natuurlijk persoonkaart kunt u de betreffende koppelingen naar de relaties terugvinden. LET OP: Heeft u een verkeerde functierol gekozen bij het koppelen van de relatie aan de natuurlijk persoon, kunt u via het -icoon de contactpersoonkaart openen en bewerken om zo een andere functierol te selecteren. De administrator kan hebben ingesteld dat de velden , Fax, Mobiel, Telefoon en/of Toestel overgenomen moeten worden op de koppeling. Ook kan zijn aangegeven dat deze velden niet bewerkt mogen worden Via de relatiekaart Vanuit de relatiekaart heeft u de mogelijkheid om een nieuwe natuurlijk persoon aan te maken. De hoofdcontactpersoon van de relatie wordt hierbij omgezet naar een natuurlijk persoon, waarmee de relatie komt te vervallen. Om een relatie om te zetten naar een natuurlijk persoon, klikt u op de knop Converteer naar: Natuurlijk persoon bovenin de relatiekaart. Copyright Eddon 2013 Pagina 12 van 16

13 Wanneer er meerdere contactpersonen aan de relatie zijn gekoppeld, krijgt u in een pop-up de vraag of u door wilt gaan. De hoofdcontactpersoon wordt omgezet, de overige contactpersonen van de relatie zullen verloren gaan. Klikt u op OK, dan krijgt u het invoerscherm van een natuurlijk persoon te zien. De gegevens van de hoofdcontactpersoon zijn al voorgevuld, maar deze kunt u uiteraard naar wens nog aanpassen. Na klikken op Bewaren is de relatie aangemaakt als nieuwe natuurlijk persoon. Vanuit de relatiekaart heeft u bij het onderdeel Contactpersonen ook de mogelijkheid om natuurlijke personen als contactpersonen te koppelen aan de relatie. Klik daarvoor op de knop Koppelen: Natuurlijk persoon. In de pop-up die verschijnt, selecteert u de gewenste natuurlijk persoon en u krijgt een invulscherm met de gegevens van de natuurlijk persoon voorgevuld. Deze kunt u naar wens aanpassen, maar u dient verplicht een Functierol te koppelen, waarmee u aangeeft in welke hoedanigheid de contactpersoon bij de relatie is betrokken. Nadat de natuurlijk persoon is gekoppeld aan een relatie en u klikt op de betreffende link bij onderdeel Contactpersonen op de relatiekaart, dan opent direct de natuurlijk persoonkaart. Zodra er minimaal één natuurlijk persoon aan een relatie is gekoppeld, heeft u de knop Nieuw: Natuurlijk persoon niet meer beschikbaar op de relatiekaart. Met deze knop zet u de relatie om naar natuurlijk persoon en natuurlijke personen mogen niet aan elkaar worden gekoppeld. Uiteraard kunt u wel onbeperkt natuurlijke personen aan de relatie blijven koppelen. Wanneer u de relatie verwijdert, blijft de natuurlijk persoon gewoon behouden in het systeem. De koppeling van de natuurlijk persoon naar de relatie is wel verwijderd. LET OP: Wanneer de natuurlijk persoon een hoofdcontactpersoon is van een relatie, kan deze koppeling niet worden verwijderd via de natuurlijk persoonkaart. Copyright Eddon 2013 Pagina 13 van 16

14 4.4.2 Via de contactpersoonkaart Vanuit de contactpersoonkaart heeft u twee mogelijkheden: het koppelen of het nieuw aanmaken van een natuurlijk persoon. In beide gevallen wordt de contactpersoon vervangen door de natuurlijk persoon. Klikt u bovenin de contactpersoonkaart op Koppelen: Natuurlijk persoon (1) en u selecteert in de pop-up de gewenste natuurlijk persoon, dan krijgt u een invulscherm waarin de gegevens van de natuurlijk persoon zijn voorgevuld. U dient verplicht de Functierol te koppelen. De gegevens van de contactpersoon worden na klikken op Bewaren overschreven door die van de natuurlijk persoon en de koppeling van de relatie naar de natuurlijk persoon wordt aangelegd. Vanuit de contactpersoon kunt u ook klikken op Converteer naar: Natuurlijk persoon (2). U krijgt dan een invulscherm, waarin de gegevens van de contactpersoon al zijn voorgevuld. Na klikken op Bewaren wordt een nieuwe natuurlijk persoon aangemaakt en komt u in een nieuw invulscherm. Koppel een Functierol en klik op Bewaren. Nu is de contactpersoon overschreven door de nieuwe natuurlijk persoon en is de koppeling van de relatie naar de natuurlijk persoon aangelegd. Wanneer u een relatie ontkoppelt op de natuurlijk persoonkaart, zal de contactpersoon als gewone contactpersoon gekoppeld blijven aan de relatie Via de natuurlijk persoonkaart Op de kaart van een natuurlijk persoon kunt u bij onderdeel Relaties koppelingen aanleggen naar relaties. Hiermee wordt de natuurlijk persoon als het ware als een contactpersoon aan de relatie gekoppeld. Klik op Koppelen: Contactpersoon (1) om de gegevens van een in de pop-up geselecteerde contactpersoon te overschrijven door die van de natuurlijk persoon. Na klikken op de knop, krijgt u een invulscherm waarin de gegevens van de natuurlijk persoon zijn voorgevuld. U dient verplicht een Functierol te koppelen. Na klikken op Bewaren is de koppeling van de natuurlijk persoon naar de relatie aangelegd. Klikt u op Koppelen: Relatie (2) dan wordt de natuurlijk persoon als nieuwe contactpersoon aan de in de pop-up geselecteerde relatie gekoppeld. Na klikken op de knop, krijgt u een invulscherm waarin de gegevens van de natuurlijk persoon zijn voorgevuld. U dient verplicht een Functierol te koppelen. Na klikken op Bewaren is de koppeling van de natuurlijk persoon naar de relatie aangelegd. Copyright Eddon 2013 Pagina 14 van 16

15 LET OP: Na Koppelen: Relatie op de natuurlijk persoon, ontkoppelen en opnieuw koppelen, wordt er steeds een nieuwe contactpersoon onder de gekozen relatie aangemaakt. Wanneer u de natuurlijk persoon verwijdert, blijven de relaties gewoon behouden in het systeem. De koppelingen van de natuurlijk persoon naar de relaties worden verwijderd en de contactpersonen zijn nu als gewone contactpersonen gekoppeld aan de relaties. 4.5 Koppelen van natuurlijke personen aan medewerkers Afhankelijk van de instellingen die door de Contact Manager Administrator zijn gedaan, heeft u ook op medewerkerkaarten de mogelijkheid om nieuwe natuurlijke personen aan te maken. Klik op de knop Aanmaken: Natuurlijk persoon (1) bovenin in de medewerkerkaart. U krijgt een invulscherm, waarin de gegevens van de medewerker zijn voorgevuld. Na klikken op Bewaren wordt een nieuwe natuurlijk persoon aangemaakt op basis van de gegevens van de medewerker. Klikt u op de knop Koppelen: Natuurlijk persoon (2), dan heeft u in een pop-up de mogelijkheid om een bestaande natuurlijk persoon te koppelen. De gegevens van de bestaande natuurlijk persoon worden hierbij overschreven door die van de medewerker. Op de medewerkerkaart wordt vervolgens een nieuw veld aangemaakt met een link naar de natuurlijk persoon. Op de natuurlijk persoonkaart vindt u in onderdeel Financieel een link naar de medewerker. Beide koppelingvelden kunnen niet bewerkt worden. Wanneer u de natuurlijk persoon verwijdert, blijft de medewerker gewoon behouden in het systeem. LET OP: Wanneer u de gegevens van de natuurlijk persoon aanpast, worden deze niet automatisch overgenomen naar de medewerker. Ook als u de gegevens van de medewerker wijzigt, worden deze niet automatisch gewijzigd bij de natuurlijk persoon en zult u die handmatig moeten doorvoeren. Copyright Eddon 2013 Pagina 15 van 16

16 5 Bekende meldingen 5.1 Niet toegestaan om privéadres te verwijderen Naast de standaard adressoorten is een privéadres toegevoegd aan de natuurlijke personen. Deze adressoort kunt u niet uit het overzicht verwijderen. Vinkt u het adres aan en klikt u op Verwijderen, verschijnt bovenstaande foutmelding. 5.2 Onvoldoende rechten om natuurlijke persoon te koppelen Deze melding krijgt u wanneer u klikt op de knop Koppelen: Natuurlijk persoon in de sectie Contactpersonen op de relatiekaart. Wanneer de Synergy Administrator via het ALT U Aanpassen -icoon rechts bovenin de relatiekaart onder Geavanceerd de Modus bij de optie Contactpersonen: Nieuw Contactpersoon op Verborgen hebt gezet. Deze melding komt omdat u met de betreffende optie op Verborgen geen mogelijkheid heeft om contactpersonen onder de relatie aan te maken (de knop Toevoegen ontbreekt) en dus ook geen natuurlijke personen mag koppelen. Tevens zal de betreffende relatie niet getoond worden wanneer u via de natuurlijk persoonkaart op de knop Koppelen: Relaties klikt. U heeft wel de mogelijkheid om een al gekoppelde contactpersoon om te zetten naar een natuurlijk persoon. Copyright Eddon 2013 Pagina 16 van 16