Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in Intramed, zijn een aantal instellingen nodig:

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1 ZorgMail instellen en gebruiken Via Intramed en de applicatie ZorgMail van E-novation Lifeline, kunt u elektronisch en beveiligd gegevens uitwisselen met andere zorgverleners. Dit gaat via een webservice. Zo kunt u bijvoorbeeld uw patiëntverslagen versturen naar de huisarts, en verwijzingen ontvangen. Instellingen vooraf Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in Intramed, zijn een aantal instellingen nodig: - een online dienst instellen, zodat Intramed contact kan maken met ZorgMail en in uw webbrowser aangeven dat de webservice van ZorgMail behoort tot uw vertrouwde websites; ZorgMail postbus(sen) toevoegen waarbij u aangeeft welke medewerkers de berichten mogen inzien, versturen en/of verwijderen; het ZorgMail-adres en klantnummer van de ontvanger (bijvoorbeeld de huisarts) invullen. Online dienst instellen De communicatie met ZorgMail verloopt via de webservice die ter beschikking is gesteld door Enovation. Om daar gebruik van te kunnen maken moet u eenmalig de online dienst instellen, en de website toevoegen aan de vertouwde websites. 1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Online diensten]; het scherm "Online diensten" wordt geopend. 2. Dubbelklik op een ZorgMail online dienst of klik op een ZorgMail online dienst en op het icoon OF als er geen ZorgMail online dienst voorkomt, druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Online dienst" wordt geopend. 3. Klik bij "Type:" achter het veld op de knop en klik de mogelijkheid "Zorgmail". 1

2 4. Vul de beschikbaar gekomen velden in. Veld Omschrijving Dienstnr: Dit wordt automatisch aangemaakt. U kunt ook zelf een nummer invullen. Naam: Typ hier een naam voor deze online dienst, bijvoorbeeld "Zorgmail". URL: Typ hier het internet adres, waarop deze online dienst bereikbaar is: Gebruikersnaam: U hoeft geen gebruikersnaam en toegangscode in te voeren; bij het en versturen van Zorgmail berichten wordt de gebruikersnaam en het Toegangscode: wachtwoord gebruikt die zijn opgeslagen in de postbussen bij de medewerkers. 5. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; Vervolgens moet u in uw browser de site waarop de webservice draait (de URL uit de online dienst) aan de vertrouwde websites toevoegen Ga naar menu [Systeem], [Configuratie], [Internetopties]; het scherm "Eigenschappen van Internet" wordt geopend. Ga naar het tabblad "Beveiliging". Klik op het icoon "Vertrouwde websites".

3 4. Klik op de knop "Websites"; het scherm "Vertrouwde websites" wordt geopend. 5. Vul bij het veld "Deze website aan de zone toevoegen:" het adres in zoals in de afbeelding is aangegeven. Klik op de knop "Toevoegen"; de website wordt toegevoegd aan het veld "Websites:". Sluit de schermen ZorgMail postbussen toevoegen Bij elke medewerker kunt u één of meerdere Zorgmail-postbussen aanmaken. Bovendien kunnen andere medewerkers ook gebruik maken van zo'n postbus, als zij als gemachtigden zijn ingesteld. Alleen de eigenaar van een postbus en medewerkers in de groep "Praktijkhouder / Eigenaar" kunnen nieuwe postbussen opslaan en bestaande postbussen aanpassen. Opgeslagen postbussen kunnen van eigenaar wisselen. Als de eigenaar van een postbus verandert, wordt vóór het doorvoeren van de aanpassing gevraagd, of de gebruiker daarmee door wil gaan. Voor medewerkers in de groep "Praktijkhouder / Eigenaar" wordt deze vraag niet gesteld; ook niet bij het aanpassen van eigen postbussen. 3

4 1. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]; het scherm "Medewerkers" wordt geopend. 2. Dubbelklik op een medewerker of klik op een medewerker en op het icoon ; het scherm "Medewerker" wordt geopend. Ga naar tabblad "2. NAW"; de rubriek "Postbussen". Hierin kunt u postbussen voor ZorgMail aanmaken, wijzigen of verwijderen als u tot de gebruikersgroep "Praktijkhouder / Eigenaar" behoort of als u de eigenaar bent van de postbus. Klik in een regel van de lijst "Postbussen".

5 5. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Postbus" wordt geopend. 6. Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in: ; Veld Omschrijving Postbus: Dit wordt automatisch aangemaakt bij het bewaren van deze postbus. U kunt ook zelf een nummer invullen. Eigenaar: Hier wordt de naam van de betrokken medewerker vermeld. Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker die eigenaar van de postbus is, en klik op de knop "OK". Omschrijving: Typ een omschrijving / naam voor deze postbus. Dit is een verplicht veld. Dienst: Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Online dienst" op de Zorgmail online dienst en klik op de knop "OK". 5

6 Veld Omschrijving Gebruikersnaam: Typ hier de gebruikersnaam in, die u voor ZorgMail gekregen hebt. Toegangscode: Typ hier de toegangscode, die u van ZorgMail gekregen hebt. 7. Vul de rubriek "Gemachtigden" in. In de linker kolom ziet u alle in dienst zijnde medewerkers, behalve de postbus eigenaar. 8. Klik in de linker lijst "Medewerkers:" op een medewerker die u gebruik wilt laten maken van deze postbus; het scherm "Bevestig" wordt geopend. Klik op de knop "Ja" om de gegevens tussentijds te bewaren, en om door te gaan. 9. 6

7 10. Klik op de knop om die medewerker naar de rechter lijst "Gemachtigde medewerkers voor deze postbus:" te verschuiven. Via de knop Via de knoppen verschuift u alle medewerkers naar rechts. en verschuift u medewerkers terug naar links oftewel zijn ze niet langer gemachtigd om deze postbus te gebruiken. In de gemachtigden lijst wordt standaard de kolom "Inzien" aangevinkt. Daardoor kan een gemachtigde Zorgmail berichten bekijken Vink zo nodig bij een gemachtigde de kolom "Versturen" aan, als de gemachtigde via deze postbus Zorgmail berichten mag versturen. Vink zo nodig bij een gemachtigde de kolom 'Verwijderen" aan, als de gemachtigde uit deze postbus berichten mag verwijderen. Maak eventueel meerdere Zorgmail postbussen aan bij de medewerker. 14. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op 12. ; het scherm wordt gesloten. ZorgMail-adres en klantnummer instellen Op tabblad "1. Algemeen" van de artsgegevens kunt u het ZorgMail-adres en -klantnummer van een (verwijzend) arts invullen. 7

8 1. U heeft het scherm "Arts..." open staan, of u opent deze via menu [Bestand], [Artsen], dubbelklik op de betreffende arts. 2. Vul de velden in ; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Veld Omschrijving ZorgMail-adres: Typ hier het ZorgMail-adres van de arts in. U kunt via het ZorgMail-adres opzoeken van huisartsen en medisch specialisten. ZorgMailklantnummer: Typ hier het ZorgMail klantnummer van de arts in. U kunt via het ZorgMail-klantnummer opzoeken van huisartsen en medisch specialisten. 3. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. ZorgMail berichten ontvangen en versturen Vervolgens kunt u ZorgMail berichten ophalen, lezen en verzenden. Ook kunt u in de wizard "Afspraak inplannen" een deel van een ZorgMail bericht als "Diagnosetekst" overnemen. Als u het ZorgMail-adres niet weet, kunt u deze opzoeken via de website van ZorgMail. ZorgMail berichten ophalen en lezen In Intramed kunt u uw Zorgmail berichten ophalen en lezen in het scherm "Mail". 8

9 Ga naar menu [Extra], [Mail]; het scherm "Mail" wordt geopend. U ziet links boven in dit scherm een navigatie boom met uw eigen postbus(sen) en daaronder de postbussen van anderen, waarin u leesrecht en/of verwijderrecht heeft. Klik op een postbus; rechtsboven ziet u een lijst met alle berichten die in deze map zitten. Klik op een bericht. U ziet onderin het scherm tabbladen met de inhoud van het bericht. Dat is in ieder geval tabblad "1. Algemeen" waarop de afzender, ontvanger, onderwerp en ontvangstdatum en de inhoud van het geselecteerde bericht te zien is. 9

10 In geval van een ZorgMail bericht vindt u op tabblad "2. ZorgMail details" aanvullende gegevens over de patiënt en de afzender. 10

11 Onder aan het scherm ziet u, hoeveel berichten in de gekozen map staan en hoeveel daarvan nog ongelezen zijn. 4. Verwerk het bericht via de iconen / knoppen bovenin het scherm "Mail". Knop Omschrijving Klik op dit icoon om voor alle postbussen, waarvan de aangemelde medewerker eigenaar is, de ZorgMail berichten op te halen. Als u eerst op het zwarte pijltje achter dit icoon klikt, kunt u ook eerder opgeslagen berichten ophalen. Klik op deze knop om direct de wizard "Afspraak inplannen" te starten. Het BSN van de patiënt wordt dan meteen overgenomen in de wizard. Vanuit het ZorgMail bericht kan een gedeelte van de tekst als "Diagnosetekst verwijzing" overgenomen worden. Klik op dit icoon om het bericht op uw computer te bewaren. Klik op dit icoon om het bericht te printen. Klik op dit icoon; het scherm "Document" wordt geopend op tabblad "2. Koppelingen". 11

12 Knop Omschrijving Typ een omschrijving in en kies zo nodig de behandelepisode, arts, verzekeraar, instelling en crediteur waarbij het bericht bewaard moet blijven. Op tabblad "1. Brief" kunt u het bericht zelf lezen. Klik op deze knop om het bericht te verwijderen. Het bericht wordt niet werkelijk verwijderd, maar verplaatst naar de map "Verwijderd". Als u in de map "Verwijderd" staat, wordt een bericht door op de knop te klikken, weer teruggezet naar de oorspronkelijke map. Klik op deze knop om het bericht als gelezen of ongelezen te markeren. 5. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Vanuit de map "Verwijderd" in de postbus waar ú verwijderrecht in hebt, kunt u door een bericht te selecteren en op het icoon klikken een bericht echt verwijderen. Berichten verzenden U kunt documenten versturen via ZorgMail. Daarvoor moet u eerst een document toevoegen bij de patiënt-, arts-, verzekeraargegevens etc. In het volgende voorbeeld is het verzenden van een ZorgMail bericht beschreven op tabblad "3. Documenten" van de artsgegevens. 12

13 Ga naar menu [Bestand], [Artsen]; het scherm "Artsen" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende arts; het scherm "Arts..." wordt geopend. Klik op tabblad "3. Documenten". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Document toevoegen" wordt geopend Kies in de rubriek "Soort document" voor de optie "Brief op basis van briefontwerp". Selecteer in de lijst daaronder welke brief u wilt versturen. Klik op de knop "OK"; het scherm "Brief toevoegen" wordt geopend. Het aantal velden dat u ziet kan afwijken van de volgende afbeelding, afhankelijk van de soort brief die u heeft geselecteerd. 8. Vul de velden in. Veld Omschrijving Omschrijving: Hier wordt standaard de omschrijving van de standaard brief ingevuld; u kunt dit wijzigen. 13

14 Veld Omschrijving Arts: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Arts" op de betreffende arts die gekoppeld moet worden aan de brief, en klik op de knop "OK". Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar een arts, worden de gegevens van deze arts gebruikt. Als u niets invult wordt de brief niet bij een arts gekoppeld, en blijven eventuele velden die verwijzen naar artsgegevens leeg. Verwijzing: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Verwijzing" op de betreffende verwijzing, en klik op de knop "OK". Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar een verwijzing, worden de gegevens van deze verwijzing gebruikt. Als u niets invult blijven eventuele velden die verwijzen naar een verwijzing leeg. Verzekeraar: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Contactpersoon" op de contactpersoon die gekoppeld moet worden aan de brief, en klik op de knop "OK"'. Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar de contactpersoon, worden de gegevens van deze contactpersoon gebruikt. Als u niets invult blijven eventuele velden die verwijzen naar een contactpersoon leeg. Medewerker: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Medewerker" op de medewerker die gekoppeld moet worden aan de brief, en klik op de knop "OK". Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar een medewerker, worden de gegevens van deze medewerker gebruikt. Als u niets invult wordt de brief niet bij een medewerker gekoppeld, en blijven eventuele velden verwijzend naar een medewerker leeg. Behandelepisode: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Behandelepisode" op de behandelepisode die gekoppeld moet worden aan de brief, en klik op de knop "OK". Als er in de brief velden gebruikt worden die verwijzen naar een behandelepisode, worden de gegevens van deze behandelepisode gebruikt. Als u niets invult wordt de brief niet bij een behandelepisode gekoppeld, en blijven eventuele velden verwijzend naar een behandelepisode leeg. 14

15 9. Klik op de knop "OK"; het scherm "Document" wordt geopend Wijzig eventueel de brief. Klik op het icoon. de wizard "Brief verzenden" wordt geopend. Zie hierna voor de bediening van de wizard. Wizard Brief verzenden Nadat u op het icoon in een document heeft geklikt, wordt de wizard "Brief verzenden" geopend. 15

16 1. Op het eerste tabblad worden alle geadresseerden getoond, die gekoppeld zijn aan het document. U ziet dat u het document kunt versturen via Zorgmail, of kunt afdrukken (om te versturen). De geadresseerden zijn al bij één of meerdere verzendmethoden geplaatst, afhankelijk of zij een ZorgMail-adres en / of een adres hebben. Alle geadresseerden zijn bij "Afdrukken" geplaatst. Via de knop "Voorbeeld brief" kunt u een voorbeeld van de brief bekijken. Als u een brief verzendt via de patiëntgegevens of de behandelepisode, kan de brief ook gestuurd worden naar gekoppelde patiëntrelaties / betrokkenen. Deze patiëntrelaties / betrokkenen ziet u alleen op dit tabblad als ze actief zijn, en het vak "Opnemen in correspondentie" is aangevinkt bij de gegevens van de persoon. 2. Geef aan naar wie u het document wilt versturen, en op welke manier; klik in de betreffende rubriek ("Zorgmail", " " of "Afdrukken") in het vakje voor de naam, zodat er een vinkje komt staan. U kunt het document niet dubbel verzenden naar een bepaald persoon. Als u bijvoorbeeld in het vak vóór de naam "F.L de Haan" klikt bij de rubriek "Afdrukken", verdwijnt het vinkje bij dezelfde persoon in de rubriek "Zorgmail". 16

17 3. Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt getoond. U krijgt het volgende tabblad alleen te zien als u op het eerste tabblad heeft aangegeven dat u het document wilt versturen via Kies bij de geadresseerde persoon of personen voor "Verzenden aan". Kies voor "Cc naar" bij de personen naar wie u het document doorstuurt. Het is bijvoorbeeld een brief naar de patiënt die u doorstuurt naar de huisarts. Als u kiest voor "Bcc naar" geeft u ook aan dat het een doorgestuurd document is, maar kan de ontvanger het adres van de overige geadresseerden niet zien. Bij het veld "Verzenden als:" kunt u aangeven hoe u het document verstuurd moet worden. U kunt het document opnemen als tekst in de , of als bijlage met opmaak RTF of PDF. 17

18 5. Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt getoond. U krijgt het volgende tabblad alleen te zien als u op het eerste tabblad heeft aangegeven dat u het document wilt versturen via Zorgmail Op dit tabblad geeft u aan via welke postbus u de brief wilt verzenden. Alleen de postbussen waarvoor de aangemelde gebruiker verzendrechten heeft, worden getoond. Daarbij zijn de postbussen waar de aangemelde gebruiker de eigenaar is vetgedrukt Klik op de betreffende postbus. Klik op de knop "Volgende"; het volgende tabblad wordt getoond. U krijgt het volgende tabblad alleen te zien als u op het eerste tabblad heeft aangegeven dat u het document wilt afdrukken.

19 8. U krijgt de informatie dat het document eerst wordt verstuurd via en Zorgmail, en dat u daarna het document kunt afdrukken. Klik op de knop "Voltooien"; het volgende tabblad wordt getoond. Als u heeft gekozen voor het versturen via , wordt uw programma geopend (bijvoorbeeld outlook) en is een nieuw bericht aangemaakt wat u kunt versturen. Als u heeft aangegeven dat u het document wilt afdrukken, wordt het scherm "Brief afdrukken" geopend. U kunt de brief printen door op het icoon onderin het scherm te klikken. 19

20 9. Op het laatste tabblad ziet u een overzicht van de geadresseerden en hoe het document verstuurd is. 10. Klik op de knop "Sluiten"; het scherm wordt gesloten. Extra informatie ZorgMail in wizard "Afspraak inplannen" In de wizard "Afspraak inplannen" kunt u een deel van een ZorgMail bericht als "Diagnosetekst" overnemen. Daarvoor is de wizard uitgebreid met een extra bladzijde voor ZorgMail berichten Ga naar menu [Bestand], [Agenda], en typ op een bepaalde datum en tijd de naam van een patiënt; de wizard "Plannen van een afspraak" opent, of open de wizard via [Bestand], [Afspraak inplannen]. Na de selectie van een bestaande patiënt of na het toevoegen van een nieuwe patiënt, is een extra tabblad met ZorgMail berichten beschikbaar. Op dat tabblad staan alleen berichten als deze voldoen aan de volgende voorwaarden: het bericht komt uit de eigen ZorgMail postbus van de aangemelde medewerker of uit een postbus van anderen waar hij leesrecht in heeft; het BSN van de patiënt is opgenomen in het bericht; het bericht is ontvangen in de periode die rechtsboven op het tabblad aangegeven is (afgelopen week, maand of jaar); er is nog geen verwijzing of aanmelding gekoppeld aan het bericht. Als er geen berichten zijn die aan de voorwaarden voldoen, wordt de pagina in de wizard 20

21 overgeslagen. Bovenaan het tabblad ziet u een lijst met berichten die voor deze patiënt ontvangen zijn Klik op het bericht dat u wilt gebruiken. Vink aan, of u het bericht wilt koppelen aan een nieuwe verwijzing of aanmelding; het tabblad "1. Algemeen" en "2. ZorgMail" worden gevuld met de gegevens van het geselecteerde bericht. Selecteer zo nodig een gedeelte uit de brieftekst die u wilt overnemen in de verwijzing of aanmelding. De tekst wordt op het volgende tabblad van de wizard overgenomen. Als de geselecteerde tekst langer is dan 75 tekens, wordt de tekst afgekapt. 6. Doorloop de rest van de wizard. De nieuwe verwijzing die is aangemaakt door het doorlopen van de wizard, is uitgebreid met tabblad "5. Verwijsbericht". ZorgMail-adres zoeken Als u een arts/specialist invoert, kunt u het Zorgmail adres opzoeken op de website 21

22 Als u aan de rechterkant klikt op "Deelnemer vinden?", wordt een zoekscherm geopend. Daar voert u enkele gegevens van de arts/specialist in (bijvoorbeeld achternaam en woonplaats). Als de arts/ specialist in het bestand voorkomt, krijgt u een resultaatscherm. Hierin vindt u het klantnummer en het Zorgmail-adres (" ") van de arts/specialist. 22