Handleiding spitsfactuur imuis Online.

Transcriptie

1 Handleiding spitsfactuur imuis Online. 1. Inloggen imuis Online. Log in op: Of via (rechtsboven Inloggen Muis ). De inloggegevens krijgt u van ons. Klik op Spitsfactuur. Voordat u verder gaat, controleert u eerst de basisinstellingen (KvK nummer, bankrekening, adresgegevens etc.). Ga daarom eerst naar Instellingen -> Afzender. 2. Basisinstellingen controleren en aanmaken. Als u de basisgegevens heeft gecontroleerd, kunt u nu zelf het logo (JPG) in het programma uploaden (later met het maken van een concept-factuur kunnen we het logo goed zetten en/of aanpassen). Ook kunt u een andere lay-out kiezen of diverse opties aanvinken in het tabblad Factuurontwerp. Gebruikt u vaak met het factureren dezelfde omschrijvingen zoals; Werkzaamheden uitgevoerd etc. Dan kunt u deze teksten aanmaken. Tijdens het factureren kunt u met één druk op de knop deze omschrijving naar voren halen (en eventueel nog aanpassen). U kunt altijd de standaardteksten nog aanpassen en verwijderen. Vanuit Muis zelf zijn er al een aantal aangemaakt. Als u alles heeft ingesteld en gecontroleerd kunt u nu op Sluiten klikken recht bovenin het scherm. We gaan nu terug naar de spitsfactuur.

2 3. Factureren met de module; Spitsfactuur. De hierboven getoonde beschikbare velden en opties zijn standaard, wij kunnen geen extra velden erbij plaatsen of verzetten. Alles wat verplicht is, staat op de factuur. Nieuwe Debiteur Hier kunnen wij een bestaande debiteur kiezen (als wij die in de administratie hebben aangemaakt). Heeft u nog geen bestaande debiteuren of een nieuwe debiteur? Dan kunt u die aanmaken door te klikken op nieuwe debiteur en de naam, adresgegevens etc. in te vullen. Als u dadelijk op Bewaar concept klikt, worden de debiteurgegevens automatisch opgeslagen en kunt u deze in het vervolg altijd vinden bij bestaande debiteuren. Wees altijd zo volledig mogelijk met invullen. Als u het adres invult, kunt u de factuur direct vanuit imuis Online mailen (met PDF in de bijlage). Een adres is niet verplicht. Kenmerk Het kenmerk kunt u gebruiken voor bijvoorbeeld een referentie of offertenummer. Dit is niet het factuurnummer!

3 Standaard Tekst U kunt nu een standaard ingestelde omschrijving invoeren (uitgelegd bij stap 2). Tevens kunt u altijd via instellingen (helemaal bovenaan) een nieuwe standaardtekst toevoegen. De tekstregel komt gelijk op de factuur te staan. Het is ook mogelijk om de tekst hier handmatig in te vullen. Factuurregel Toevoegen of Verwijderen Door op het kruisje te klikken, kunt het vak verwijderen. Door op het plusje te klikken kunt weer een nieuw vak toevoegen. Als u een tekst heeft getypt, een prijs heeft opgegeven en het BTW tarief heeft ingevuld en vervolgens op enter klikt, maakt u automatisch een nieuw vak aan voor nog een artikel. BTW Bedragen De bedragen staan altijd exclusief de btw op de factuur. Wilt u toch dat de bedragen inclusief op de factuur komen? Dan klikt u op de knop: bedragen excl. btw en wordt deze gewijzigd naar bedragen incl. btw. Bewaar Concept Als u alles heeft ingevuld, kunt u de factuur opslaan door op Bewaar Concept te klikken.

4 4. Concept factuur wijzigen en/of definitief maken. U kunt nu de concept factuur bekijken. Het factuurnummer wordt pas gemaakt als de factuur definitief is. U kunt zelf het laatste gebruikte factuurnummer invullen bij: Instellingen aanpassen -> factuurontwerp -> Laatst gebruikte factuurnummer (wilt u bijvoorbeeld beginnen met vul dan in). Druk op opslaan en sluiten om terug te keren naar de factuur. Indien u een fout heeft gemaakt, kunt u dit aanpassen door te klikken op Terug naar concept. Vul de correcte gegevens in en druk weer op bewaar concept. We kunnen nu ook het logo verplaatsen en/of groter/kleiner maken (verteld in stap 2). Klik op logo en u kunt heel gemakkelijk met de muis het logo verplaatsen of aanpassen. Klik na het aanpassen op opslaan en het logo wordt direct aangepast; zo kunt u uw factuur gelijk helemaal in orde maken. Klik nu weer op afzender en u kunt nu de factuur definitief maken ( concept akkoord, maak definitieve factuur ). LET OP! facturen die definitief zijn gemaakt, kunnen niet meer worden verwijderd.

5 5. Factuur definitief gemaakt, de opties. U ziet nu het mailadres die u bij de debiteur heeft ingevuld. U kunt ook gebruik maken van CC / BCC indien nodig. U kunt de factuur direct mailen vanuit imuis zelf (de factuur in PDF wordt automatisch meegestuurd). Als u de tekst niet goed vindt, kunt u dat zelf aanpassen. Er zijn nog een aantal extra opties. Heeft u toch een fout gemaakt op de factuur, dan kunt u nu van deze factuur een creditnota maken. Automatisch wordt de omschrijving etc. van de vorige factuur overgenomen, maar dan met een negatief bedrag. Maak deze creditfactuur definitief en u kunt gewoon weer een nieuwe factuur maken.

6 Wilt u de factuur liever per post versturen? Dat kan natuurlijk ook. Haal uw muis over het factuurbedrag heen en u krijgt de optie om de factuur op te slaan of af te drukken. 6. Kopie facturen, openstaande posten etc. Als u op sluiten klikt en weer teruggaat naar het dashboard ziet u weer links boven; spitsfactuur. Hier kunt u ook de debiteuren beheren door op Facturen te klikken. U kunt nu de openstaande facturen of betaalde facturen zien (wij, of u, moeten wel de boekhouding/bank hebben bijgewerkt voor een correct overzicht). Heeft u een factuur gemaakt en opgeslagen maar nog niet definitief verwerkt? Dan kunt u bij concepten de factuur weer openen. Zoals vermeld in stap 4, kunt u een definitieve factuur niet meer verwijderen. U kunt door op open te klikken de factuur crediteren zoals uitgelegd in stap 5. Tevens kunt u ook in dit scherm een kopie maken, opnieuw een kopie versturen of de factuur laten vervallen als die niet meer wordt betaald. Het wordt ook bijgehouden wanneer u de factuur heeft verstuurd per mail, zo heeft u altijd bewijs van verzending.

7 7. Voordelen, back-up etc. U hoeft geen back-up meer te maken van de facturen, omdat alles digitaal opgeslagen is. Zoals in stap 6 is omschreven, kunt u altijd een kopie factuur opvragen. Wij hebben ook (als wij de boekhouding voor u verzorgen) de facturen niet meer nodig. Het voornaamste voordeel voor ons is dat wanneer u de spitsfactuur gebruikt en u een factuur definitief maakt, er automatisch een boeking wordt gemaakt in de administratie van uw onderneming, de factuur zelf wordt hier ook bijgevoegd.