Quickstart Student Company

Transcriptie

1 Twinfield Online Boekhouden Als ondernemer wil je makkelijk kunnen factureren en je financiële administratie van het begin af aan goed op orde hebben. Je wilt op elk moment weten of je klanten de facturen al betaald hebben. Daarnaast is het ook van het grootste belang dat je niet opeens je bijgewerkte administratie kwijt bent omdat je computer crasht of iemand bestanden op je computer heeft gewist. Daarom kies je voor online boekhouden met Twinfield. De voordelen van Twinfield op een rijtje: Overal vandaan en altijd benaderbaar (24x7); Altijd de laatste versie en niet zelf updates hoeven te installeren; Automatische backups; Accountant (financieel begeleider) en ondernemer (student) hebben beide toegang tot de administratie; Koppelingen met oa banken, webshops en andere (branche) applicaties; Up-to-date financiële cijfers. In deze quickstart worden de meest gebruikte boekingen uitgelegd. Wil je meer weten over de werking van Twinfield? Kijk dan in de online handleiding Starten met Twinfield (zie Knowledge Base ). Zodra je bent ingelogd in Twinfield kom je in het volgende hoofdscherm: Bovenin het scherm staat de naam van jullie student company. Daaronder de menubalk met alle beschikbare functies. Ga met de muis over een tabblad en de functies worden getoond.

2 In het midden van het scherm onder Mijn Bureaublad zie je snelkoppelingen naar de functies die je het meest zult gebruiken in Twinfield. Door de snekoppelingen te gebruiken kun je eenvoudig in de dagboeken de boekingen vastleggen en bij de overzichten de resultaten opvragen. 1 Factureren In plaats van handmatig een factuur in Word of Excel te maken kun je in Twinfield op een eenvoudige manier een factuur aanmaken met een eigen logo en opmaak, en deze digitaal versturen naar jullie klanten. Het grote voordeel van factureren via Twinfield is dat de boekhouding in Twinfield direct is bijgewerkt en jullie ook kunnen zien wanneer de klant de factuur heeft ingezien en betaald. Op deze manier kunnen jullie je volkomen richten op het ondernemen. Klik op het bureaublad op de snelkoppeling facturatie. Klik op Verkoop>Factureren om een totaal overzicht te krijgen van jullie facturen. Aan de rechterkant van het scherm kun je klanten en artikelen toevoegen en onderhouden. Hier maak je ook een sjabloon en factuur sjabloon. De iconen in het midden geven de status van de factuur aan. Zodra je een factuur (met een link) verstuurd naar een klant, kun je de factuur terugvinden onder Niet vervallen. Heeft de klant de factuur geopend dan krijgen jullie daar een bericht van. 2

3 Ook houdt Twinfield een tijdlijn bij wat er allemaal gebeurd is met de factuur: Zodra de klant de factuur betaald heeft en jullie hebben in Twinfield de bankafschriften verwerkt, dan wordt dit ook direct inzichtelijk in jullie factuurdashboard. Let op. Jullie mogen geen BTW op je factuur zetten. Kies daarom voor <geen BTW>. Maar zorg ervoor dat de verkoopprijs wel inclusief BTW is! Via een memoriaal boeking zal de financieel manager van jullie student company de BTW correctie moeten maken. Om Twinfield te verlaten of om terug te gaan naar het boekhouden bureaublad, klik je aan de rechter bovenkant op de gebruikersnaam. 3

4 2 Bank afschriften ABN-AMRO Je kunt met de ABN-AMRO afspreken dat de bankafschriften dagelijks automatisch in Twinfield worden ingelezen. Handig, snel en altijd een up-to-date administratie. In de bijlage B staat hoe je deze koppeling kunt aanvragen bij Jong Ondernemen en moet instellen in Twinfield. Er zijn twee mogelijkheden voor verwerken van jullie bankafschriften van de ABN-AMRO bank: Automatisch dagelijks laten inlezen in Twinfield (elektronisch bankafschrift); Handmatig invoeren aan de hand van een papieren bankafschrift. Elektronisch bankafschrift Klik op het bureaublad op de snelkoppeling <Digitaal dagafschrift ABN AMRO>. Het volgende scherm opent. 1. Onder de kolom Totaal zie je het totale bedrag en het aantal regels in dit bankafschrift. 2. Onder de kolom Uit te zoeken zie je het aantal afschriftregels dat nog moet worden geboekt op de juiste grootboekrekening (of relatie) in Twinfield. 3. De kolom Af te letteren is alleen van toepassing wanneer jullie ook verkoop- en/of inkoopfacturen vastleggen in Twinfield. In deze Quickstart gaan we ervan uit dat jullie alleen de verkoopfacturen in Twinfield maken; de kosten worden geboekt vanuit het bankafschrift. 4. Met de Toverstaf ( ) open je het detailscherm waar je de afschriftregels kunt boeken op grootboekrekeningen of debiteuren/crediteuren. Met het Vergrootglas ( ) krijg je een totaal overzicht van alle ingelezen en geboekte afschriftregels. 4

5 Klik op de Toverstaf en het detailscherm bankafschrift opent. Aan de linkerkant zie je de informatie van de afschriftregel, wat je ook op een papieren bankafschrift ziet staan. Aan de rechterkant staat waar je de kosten/opbrengsten van de afschriftregel in Twinfield op moet boeken. Bij rekeningtype kies je grootboek voor de kosten (inkoopfacturen) en klant als jullie verkoopfacturen in Twinfield aanmaken. Je kunt de juiste grootboekrekening of klant zoeken door de naam in te toetsen. Of klik op het veld en er verschijnt een pop-up scherm waar je met de muis door kunt scrollen. Wijzig indien gewenst de omschrijving. Indien van toepassing selecteer de BTW code voor de inkoopfacturen: Ink 21% of Ink 6%. Klik op het icoon achter Openstaande posten indien je de in Twinfield gemaakte verkoopfactuur erbij wilt zoeken. Heb je kosten of opbrengsten die vaker voorkomen, dan is het handig om aan te geven hoe Twinfield een volgende keer de boeking automatisch kan maken (scheelt je weer uitzoekwerk!). Zet dan aan de linkerkant in het scherm een vinkje voor de criteria die automatisch tot deze boeking moet leiden. In dit voorbeeld zijn de telefoonkosten aan de KPN betaald. Omdat dit volgende maanden weer zal gebeuren, zet een vinkje bij het Rekeningnummer / IBAN en bij de omschrijving Mobiele telefoon abonnement. Staat deze informatie een volgende keer weer op een bankafschrift? dan boekt Twinfield deze regel direct op de grootboekrekening Telefoonkosten. Heb je meerdere afschriftregels, klik dan op de pijltjes toets ( ) om naar de volgende regel te gaan. Heb je alle afschriftregels toegekend aan een grootboekrekening, klik dan op Opslaan. 5

6 In de kolom uit te zoeken en af te letteren staan nu geen waardes meer. Klik op het vlaggetje of zet een vinkje voor de regel en klik op Boeken om het afschrift te verwerken in de boekhouding. Let op. Heb je het bankafschrift nog niet verwerkt, dan is de boekhouding nog niet bijgewerkt! 3 Kas boekingen Alle betalingen en ontvangsten die contact worden afrekent (dus niet via de bank) worden in de boekhouding kas boekingen genoemd. Het vastleggen van boekingen aan de hand van kassabonnen en (papieren) handmatige bankafschriften gaat ongeveer op dezelfde manier. Hieronder wordt een voorbeeld uitgewerkt in het kasboek. Klik op het bureaublad op de snelkoppeling <Kas>. Boekdatum Hier vul je de laatste datum van de maand in. Periode De periode wordt automatisch gevuld op basis van de boekdatum. Deze hoef je in principe niet aan te passen. Kasstaatnummer Wordt automatisch opgehoogd. Vorig saldo Is het eindsaldo van de vorige kasstaat. Eindsaldo Wordt automatisch berekend. Grootboekrekening Je kunt de juiste grootboekrekening zoeken door de naam in te toetsen. Of klik op het veld en er verschijnt een pop-up scherm waar je met de muis door kunt scrollen. Rel/kpl Je kunt de juiste klantnaam zoeken door de naam in te toetsen. Let op: alleen van toepassing indien verkoopfacturen in Twinfield aangemaakt worden. 6

7 Bedrag Vul hier het netto bedrag (zonder btw) in. Bij/af Geef hier aan of het een ontvangst of betaling betreft. Btw Omdat in het kasboek zowel ontvangsten als betalingen plaatsvinden, moet je niet alleen het juiste percentage aangeven maar ook of het een verkoopontvangst of inkoopbetaling betreft. Bijvoorbeeld Verk Hoog (21%) of Ink Laag (6%). Omschrijving Geef hier een omschrijving voor wie de ontvangst of betaling gedaan is en waar de boeking betrekking op heeft. Factuurnummer Hier vul je het factuurnummer dat op de factuur/bon staat in (optioneel). Factuurzoeker Klik op het icoon en zoek de verkoopfactuur erbij. Let op: alleen van toepassing indien verkoopfacturen in Twinfield aangemaakt worden. Als je alle kasbonnen hebt ingevoerd moet je het kasboek definitief of concept opslaan. Indien je voor concept kiest kun je de boeking later altijd nog aanpassen. 4 Bijzondere boekingen (memoriaal) Naast betalingen en ontvangsten die jullie in het bankboek of het kasboek invoeren, zijn er ook een aantal bijzondere boekingen, die je in het memoriaal boek maakt: Aandelen kapitaal; Voorraad uitgiften (verkoop); Loonberekening. Correctie BTW verkoop (alleen als verkoopfacturen in Twinfield worden aangemaakt) Ga naar het bureaublad en klik op de snelkoppeling <Memoriaal>. Aandelen kapitaal: 7

8 Vooraad uitgiften: Loonberekening: Je kunt de loonberekening invoeren in een memoriaal dagboek. Maar in Twinfield is er ook een speciaal dagboek voor salaris boekingen. Als je dat dagboek wilt gebruiken, ga dan naar Boekhouding > Boekhouden > Invoer > Memoriaal > Salaris. 8

9 Correctie BTW op verkoop (indien verkoopfacturen uit Twinfield): Omdat je op de verkoopfactuur geen BTW mag berekenen zul je handmatig periodiek een correctie moeten maken. In het voorbeeld hierboven wordt het totaalbedrag op de grootboekrekening 8020-Omzet 21% in december tegengeboekt (regel 1) en weer opgeboekt voor het netto bedrag op deze rekening plus op de Btw code <Verk 21%> (regel 2). 9

10 5 Twinfield overzichten Op het bureaublad staan een aantal overzichten die je een goed beeld geven van de financiële situatie van jullie student company. Hier zie je een paar voorbeelden van de overzichten die je kunt vinden op het bureaublad. Proefsaldibalans 10

11 Grootboekkaart 11

12 Bijlage A Perioden aanpassen Standaard is in jullie student company ingesteld dat het boekjaar 2015 (schooljaar 2014/2015) begint op 1 september 2014; de eerste periode is daarom ook september Omdat jullie uiteraard niet in september met jullie student company hoeven te starten, maar bijvoorbeeld in januari 2015, staat ingesteld dat het boekjaar 2015 doorloopt tot en 16 perioden omvat. Dit betekent dat als jullie in januari 2015 een boeking invoeren, dit in Twinfield getoond wordt als: 2015/5 Jan De omschrijving is dus correct, alleen komt de periode (5) niet overeen met de eerste maand van jullie student company. Mocht dit een probleem zijn dan kunnen jullie zelf de periode instellingen aanpassen. naar: Algemeen > Administratie > Perioden en selecteer het juiste jaar: Ga Wijzig de einddatum van de perioden en klik op Opslaan. Opm. Begin met het aanpassen van de datum van de laatste periode (16) en werkt zo de gewenste datums bij. 12

13 Bijlage B Koppeling ABN-AMRO Je kunt met de ABN-AMRO afspreken dat de bankafschriften dagelijks automatisch in Twinfield worden ingelezen. Handig, snel en altijd een up-to-date administratie. Je moet hiervoor wel het een en ander doen. Aanvragen koppeling ABN-AMRO via Jong Ondernemen In Mijn Jong Ondernemen kun je een online een aanvraag indienen voor het activeren van de automatisch bank koppeling met jullie ABN-AMRO bankrekening. Na ongeveer 1-2 weken heeft de bank de koppeling geactiveerd. Zodra de koppeling geactiveerd is moet je dit zelf nog instellen in Twinfield. Ga naar Algemeen > Administratie > Kassen en banken. 1. Eigen bankrekening toevoegen. Aan de linkerkant van het scherm zoek de code BNK (ABN AMRO) op en klik op Volgende. Vul op het veld Rekening-nummer jullie eigen bankrekening in. Klik op Opslaan. 13

14 2. Automatisch bankafschrift activeren. Klik op de rechterkant van het scherm op het ABN-AMRO logo of op hier. Het volgende scherm wordt geopend. Bankdagboek:Vul hier BNK (ABN-AMRO). adres: Vul hier het adres van jullie contactpersoon in. Kenmerk boekhouding: Vul hier jullie SC-nummer in. Zodra de ABN-AMRO bank jullie aanvraag verwerkt heeft zullen de afschriften dagelijks automatisch in Twinfield verschijnen. Let op. Zolang de ABN-AMRO bank de automatische koppeling van het elektronische bankafschrift nog niet heeft geactiveerd moet je handmatig het afschrift invoeren in Twinfield. Zie hiervoor de uitleg in hoofdstuk 3 Kas boekingen. 14

15 Bijlage C Periode instellen in rapporten Het boekjaar waarin jullie werken heet Het begint in september 2014 en loopt door t/m december Wanneer je een rapport wilt opvragen moet je hier rekening mee houden. Ga als volgt te werk als je de juiste perioden wilt selecteren. Vul bij het selectieveld Periode (JJJJ/PP) het jaar 2015 en kies vervolgens eventueel de perioden waarover je de financiële gegevens wilt opvragen. Als je alleen het jaartal 2015 invult met verder geen periode, dan zal Twinfield alle boekingen voor dit jaar tonen in het rapport. Laat je alle selectie velden bij grootboekrekening leeg, dan zal Twinfield alle grootboekrekeningen tonen waar boekingen op gemaakt zijn. 15