Inboeken van een inkoop factuur in Newbase

Transcriptie

1 Inboeken van een inkoop factuur in Newbase Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Juni 2013 versie 1.0 pagina 1 van 10

2 Inhoudsopgave 1 Algemene informatie Waar zit het programma inkoop factuur Inkoop factuur ontvangen via Inboeken van een inkoop factuur detail tab Afboeken d.m.v. goederenontvangst regels Afboeken d.m.v. Inkoop opdracht regels Vooraf gedefinieerde inkoopfactuurregels Door boeken naar Twinfield Dashboards, zoekacties & opties aangaande inkoop facturen...9 Juni 2013 versie 1.0 pagina 2 van 10

3 1 Algemene informatie Inkoopfacturen worden ingeboekt in Newbase op basis van goederenontvangstregels of op basis van inkoopopdrachtregels. Ook kunnen inkoopfacturen worden ingeboekt met losse regels. Dit is afhankelijk van het bedrijfsproces dat wordt gehanteerd. De applicatiebeheerder heeft in Newbase vastgelegd op welke manier inkoopfacturen worden ingeboekt. Ook de betreffende grootboeknummers, kostenplaatsen zijn tijdens het implementatie traject ingericht. Voor vragen kunt u dus bij de applicatiebeheerder terecht. Voor het inboeken van inkoopfacturen is het noodzakelijk dat de betreffende crediteur in Newbase is aangemaakt. Hoe een crediteur aan te maken kun u vinden in de betreffende help file. Het kan zijn dat het programma inkoop factuur niet is uitgedeeld of dat bepaalde privileges niet zijn uitgedeeld. Neem in dit geval contact op met de applicatiebeheerder. 2 Waar zit het programma inkoop factuur open aan de linkerkant het programma Administratie klik op het programma inkoop factuur klik op het oranje plusje aan de rechterkant van je scherm om een nieuwe inkoop factuur aan te maken. Zie onderstaande print screen: Juni 2013 versie 1.0 pagina 3 van 10

4 3 Inkoop factuur ontvangen via Wanneer een inkoop factuur wordt ontvangen via de kan deze worden ingelezen in Newbase en kan er direct een inkoop factuur worden aangemaakt waarbij de inkoop factuur als bijlage wordt gekoppeld. lees de in in Newbase door te klikken op het 'inlees' icoon, hierbij gaan we ervan uit dat Newbase hiervoor is ingericht, vraag je applicatiebeheerder. Zie print screen. indien er maar één mail wordt ingelezen zal het betreffende bericht direct worden geopend. indien er meerdere mails worden ingelezen dien je het betreffende bericht te selecteren. klik met de rechter muisknop op het dupliceer icoon en kies voor 'nieuwe inkoop factuur'. Zie print screen: in onderstaand hoofdstuk wordt verder uitgelegd hoe de inkoop factuur verder in te boeken. 4 Inboeken van een inkoop factuur detail tab Of je nu een nieuwe inkoop factuur aanmaakt via Administratie / Inkoop factuur of dat je een inkoop factuur hebt aangemaakt d.m.v. een dupliceer actie vanuit een bericht, onderstaand scherm verschijnt nu en zal d.m.v. de nummers in de print screen worden uitgelegd. Het is in Newbase niet mogelijk om een inkoop offerte of inkoop opdracht te dupliceren naar een inkoop factuur. Hiervoor zijn meerderen redenen: een extra controle een verschil in functies, diegene die de offerte/opdracht maakt is vaak niet diegene die de factuur inboekt. Juni 2013 versie 1.0 pagina 4 van 10

5 1. D.m.v. het oranje plusje kan een crediteur gekoppeld worden, dit is noodzakelijk om een inkoop factuur te kunnen inboeken. Ook kunnen andere onderdelen als projecten, organisaties, relaties, service contracten etc. gekoppeld worden aan de inkoop factuur. 2. Check crediteur: indien in de crediteuren kaart het vinkje 'nog checken' bij de instellingen is aangevinkt wordt deze setting overgenomen op de inkoop factuur zodra deze crediteur is gekoppeld. Dit vinkje kan alleen in de crediteuren kaart worden aan of uit gevinkt. 3. Factuurnr. lev.: het factuurnummer van de leverancier kan in dit veld worden overgenomen. 4. Factuurdatum: de factuurdatum die op de factuur staat kan hier worden overgenomen. 5. Periode jaar / maand: in deze velden worden de company boekhouding instellingen overgenomen en kunnen handmatig worden aangepast. De kosten worden in deze periode geboekt in Twinfield. 6. Datum ontvangst: de datum waarop de inkoop factuur is ontvangen kan hier worden ingevuld. Deze datum kan dus verschillen van de factuurdatum. 7. Betaalcondities: de betalingstermijn die staat ingesteld bij de crediteur wordt hier overgenomen en kan handmatig worden aangepast. De vervaldatum van de factuur wordt hiermee berekend. 8. Betaalconditie dagen: zie bovenstaand. 9. Vervaldatum: dit veld wordt automatisch gevuld en berekend aan de hand van de betaalconditie. 10. Niet in betaalronde: Indien de inkoop factuur niet dient mee te gaan met een betaal bestand in Twinfield kun je dit vinkje aanzetten. 11. Bedrag incl. BTW: in dit vul je het totale bedrag van de inkoop factuur in, inclusief BTW. Juni 2013 versie 1.0 pagina 5 van 10

6 12. Valuta leverancier: de valuta van de leverancier wordt overgenomen uit de instellingen van de crediteurenkaart. 13. Betaald: zodra (een deel) van het bedrag is betaald zal het bedrag in dit veld staan, een optellingen van de tab betaling. 14. Openstaand: zolang het bedrag nog niet is betaald zal het bedrag in dit veld staan. 15. Omschrijving: een korte omschrijving kan in dit veld worden ingevuld en wordt meegenomen naar Twinfield. 16. Intern contact: de gebruiker die de inkoop factuur aanmaakt wordt automatisch gekoppeld. Door op het paperclipje te klikken kan een andere medewerker gekoppeld worden. Dit is afhankelijk van het proces, wie boekt de facturen in, wie keurt ze goed en boekt ze door naar Twinfield. De akkoord te geven facturen kunnen worden weergegeven in een dashboard zodat de gebruiker die van daaruit kan accorderen, afwijzen of van een opmerking kan voorzien zonder verder toegang te hebben tot het programma 'inkoopfacturen'. Ook de bijlage kan vanuit het dashboard worden geopend. 17. Intern akkoord: zodra de inkoop factuur wordt vergrendeld veranderd deze status naar akkoord. 18. Datum/tijd: deze velden worden automatisch gevuld bij het vergrendelen van de inkoop factuur. 19. Status verk. fac.: dit is een opzoeklijst waaruit een keuze gemaakt kan worden. De status dient handmatig te worden aangepast. Aanpassingen van deze lijst lopen via de applicatiebeheerder. Nu de 'kop' van de inkoopfactuur is ingevuld kunnen we regels aan de inkoop factuur koppelen of aanmaken om het bedrag van de inkoop factuur af te boeken. 5 Afboeken d.m.v. goederenontvangst regels Indien je een inkoop factuur afboekt d.m.v. goederen ontvangst regels klik je nu op het paperclipje 'verwerken goed. ontv. regels'. Nu verschijnt er een dialoog venster waarbij je een keuze kunt maken uit de betreffende goederen die ontvangen zijn van de crediteur en middels de inkoop factuur betaald gaan worden. Klik op het paperclipje om de regel(s) te koppelen aan de inkoop factuur. Juni 2013 versie 1.0 pagina 6 van 10

7 De gekoppelde regel(s) hangen nu aan de inkoop factuur. In de regel worden wordt automatisch het rekeningnummer inkoop getoond indien deze aan het betreffend product of product groep is gekoppeld. Dit grootboeknummer kan worden aangepast door er op te klikken en een ander nummer uit de lijst te kiezen. In de regel kan een kostenplaats worden toegevoegd indien gewenst, door in de regel te klikken en een keuze uit de lijst te maken. Deze kostenplaatsen dienen dan wel te zijn aangemaakt door de applicatiebeheerder. De BTW code achteraan in de regels staat automatisch ingesteld maar kan worden aangepast door in het veld te klikken. Het bedrag rechts onderin het scherm zal op nul moeten komen te staan om de inkoop factuur te kunnen vergrendelen en door boeken naar Twinfield. Indien het bedrag niet op nul staat kan het bijvoorbeeld zijn dat er nog transportkosten moeten worden ingeboekt. In dit geval kun je d.m.v. Het oranje plusje een extra regel aanmaken voor deze transportkosten kosten. 6 Afboeken d.m.v. Inkoop opdracht regels Indien er gebruik wordt gemaakt van de uitgebreide journalposten methodiek (memorialen) dan zal onderstaande niet van toepassing zijn. Indien je een inkoop factuur afboekt d.m.v. inkoop opdracht regels klik je nu op het paperclipje 'verwerken inkoop opdr. regels'. Nu verschijnt er een dialoog venster waarbij je een keuze kunt maken uit de betreffende inkoop opdrachten die ontvangen zijn van de crediteur en middels de inkoop factuur betaald gaan worden. Klik op het paperclipje om de regel(s) te koppelen aan de inkoop factuur. Juni 2013 versie 1.0 pagina 7 van 10

8 De gekoppelde regel(s) hangen nu aan de inkoop factuur. In de regel worden wordt automatisch het rekeningnummer inkoop getoond indien deze aan het betreffend product of product groep is gekoppeld. Dit grootboeknummer kan worden aangepast door er op te klikken en een ander nummer uit de lijst te kiezen. In de regel kan een kostenplaats worden toegevoegd indien gewenst, door in de regel te klikken en een keuze uit de lijst te maken. Deze kostenplaatsen dienen dan wel te zijn aangemaakt door de applicatiebeheerder. De BTW code achteraan in de regels staat automatisch ingesteld maar kan worden aangepast door in het veld te klikken. Het bedrag rechts onderin het scherm zal op nul moeten komen te staan om de inkoop factuur te kunnen vergrendelen en door boeken naar Twinfield. Indien het bedrag niet op nul staat kan het bijvoorbeeld zijn dat er nog transportkosten moeten worden ingeboekt. In dit geval kun je d.m.v. Het oranje plusje een extra regel aanmaken voor deze transportkosten kosten. 7 Vooraf gedefinieerde inkoopfactuurregels Je hebt in Newbase de mogelijkheid om in de crediteurenkaart vooraf gedefinieerde inkoopfactuurregels in te vullen. Zodra de betreffende crediteur aan een inkoopfactuur wordt gekoppeld zullen deze gegevens worden overgenomen. Denk hierbij aan inkoopfacturen van leveranciers die regelmatig (periodiek) terugkeren zoals huur, telefoonkosten etc. Juni 2013 versie 1.0 pagina 8 van 10

9 8 Door boeken naar Twinfield Indien de inkoop factuur is vergrendeld kan deze worden doorgeboekt naar Twinfield. Klik op het Twinfield icoon om de inkoop factuur door te boeken. Voordat de factuur is doorgeboekt heeft dit icoon een rood uitroepteken, nadat deze is doorgeboekt heeft dit icoon een oranje vinkje. Hierbij gaan we ervan uit dat de gebruiker gemachtigd is om de inkoop factuur te vergrendelen en door te boeken. 9 Dashboards, zoekacties & opties aangaande inkoop facturen Dashboards Er zijn verschillende dashboards die je snel overzicht geven over de status van inkoop facturen. Zoals 'inkoop facturen nog niet doorgeboekt', 'alle openstaande inkoop facturen' en 'inkoop facturen zonder intern akkoord' en 'accorderen van inkoopfacturen'. De applicatiebeheerder kan deze dashboards uitdelen, e.e.a. Uiteraard afhankelijk van je functie en privilege groep. Voorbeelden: Juni 2013 versie 1.0 pagina 9 van 10

10 Zoekacties: Binnen het programma inkoop factuur zijn er verschillende zoek acties voor gedefinieerd waardoor je snel kunt zoeken op een bepaald type inkoop factuur. Deze kunnen worden uitgedeeld door de applicatiebeheerder, e.e.a. Uiteraard afhankelijk van je functie en privilege groep. Klik met je rechter muisknop op het vergroot glas rechts bovenin je scherm óf Klik met je rechter muis knop op het programma inkoop factuur en kies voor zoekacties. Voorbeelden: Opties: Binnen het programma inkoop factuur zijn verschillende opties die je kunnen helpen om efficiënter te werken. Deze kunnen worden uitgedeeld door de applicatiebeheerder, e.e.a. Uiteraard afhankelijk van je functie en privilege groep. Voorbeelden: Juni 2013 versie 1.0 pagina 10 van 10