Handleiding Financieel

Transcriptie

1 Handleiding Financieel Animana B.V. [Pick the date] Animana B.V.

2 Inhoudsopgave 1 Financieel Grootboekschema Grootboek verdichtingen Invoeren kostenposten(grootboek nummers)/ Invoeren grootboeknummers Crediteuren administratie / aanmaken nieuwe cliënt / leverancier Crediteuren administratie / inkoop boeken Inboeken bankafschrift / inlezen bankafschrift Excassobestand / Betalen leveranciers ingevoerd via uitgaven boeken Btw-rapportage, aangifte en icl Memoriaal ( afschrijvingen / loonadministratie )...8

3 1 Financieel 1.1 GROOTBOEKSCHEMA In Animana wordt de basis van de boekhouding gevormd door een grootboekschema per kalenderjaar. Zie menu: Extra > financieel > grootboekschema Aan het begin van het boekjaar kunnen voor de liquide middelen handmatig de startbedragen worden ingevuld. De overige startbedragen van balansposten kunnen in één keer worden gekopieerd, zodra de jaarrekening voor het jaar ervoor is afgerond en alle mutaties in Animana ASP zijn verwerkt. Het is handig om grootboeknummers eventueel te verdubbelen indien het een kostenpost betreft welke met laag en hoog btw kan worden gebruikt. Dit is handig omdat bij de leverancier de gebruikte nummers worden bijgehouden. Zodra bij het inboeken van een inkoopfactuur een leverancier wordt gekozen, worden daarmee de betreffende boekingsregels gevuld én wordt het btw-percentage gezet. Van de grootboeken zijn door het jaar heen de nummers en omschrijving aan te passen. Na het bijwerken financieel is dit gelijk in de hele boekhouding verwerkt. Dit komt omdat bij boekingen onderwater het id van een grootboeknummer wordt bijgehouden en niet rechtstreeks op een nummer wordt geboekt. Zo zijn in een later stadium de nummers aan te passen aan wat bij het accountantskantoor gebruikelijk is. Tip: het meest handige is om via de accountant het door hem/haar gebruikte grootboekschema op te vragen en dit eveneens in Animana te gebruiken, zodat uw boekhouding synchroon loopt met die van uw accountant. Onderstaand worden de verschillende menuopties besproken. Standaard heeft Animana ASP de volgende grootboekgroepen (hoofdverdichtingen): kosten, kas/bankrekening/ opbrengsten/ privé- opname/ anders/ alle. U kunt zelf nog een verdere verdeling maken met verdichtingen (zie afbeelding 1. Grootboekschema). Afbeelding 1: Grootboekschema Grootboek verdichtingen Via de optie grootboek verdichtingen krijgt u een overzicht van alle aangemaakte verdichtingen en kunt u een nieuwe verdichting aanmaken. Voer hier een verdichting in en.. (order?...) Het eventueel wijzigen van de naam van een verdichting kan door het selecteren van de betreffende verdichting. 3

4 1.1.2 Invoeren kostenposten(grootboek nummers)/ Invoeren grootboeknummers Ga naar Extra> financieel> grootboekschema Kies kosten, kas-/bankrekening, opbrengsten, privé opname of anders (boven in) Kies toevoegen grootboeknummer (onderaan) Stap 1. Kies grootboekgroep waar het grootboeknummer onder gaat vallen in Stap 2. Voer de gegevens grootboek nummer, naam, juiste verdichting en startbedrag in. Voer ook het standaard btw percentage in (dit percentage wordt standaard geselecteerd en kan worden overschreven bij inboeken) Voer tot slot contant ja/nee en de locatie in... Kies opslaan (zie afbeelding 2. Grootboeknummer toevoegen) Afbeelding 2: Grootboeknummer toevoegen Via optie alle krijgt u het gehele grootboekschema in beeld. 1.2 CREDITEUREN ADMINISTRATIE / AANMAKEN NIEUWE CLIËNT / LEVERANCIER Leveranciers kunnen worden aangemaakt via de knop Nieuwe Cliënt. Hiervoor 'type contact' leverancier 'ja' selecteren en cliënt op 'nee' (zie afbeelding 3. Aanmaken leverancier). De bedrijfsnaam is het minimale dat moet worden ingevuld. Indien betaald wordt via een Afbeelding 3: Aanmaken leverancier excassobestand, dient eveneens het bankrekeningnummer van de cliënt te worden ingevuld. 4

5 1.3 CREDITEUREN ADMINISTRATIE / INKOOP BOEKEN Nadat de diverse leveranciers zijn aangemaakt, kunnen de nota's van leveranciers worden ingeboekt. Een inkoopfacturen boeken gaat als volgt: Ga naar Extra> financieel> uitgaven boeken Kies nieuwe factuur toevoegen Selecteer de factuurdatum Selecteer de leverancier (de naam intypen of selecteren uit de lijst) Voer het totaal bedrag inclusief btw van de factuur in (controle totaal) Vul een beschrijving in bijv. voor een KPN factuur telefoonkosten januari Kies de kostensoort het bedrag wordt automatisch ingevuld door het systeem. Indien het bedrag over meerdere kostensoorten moet worden verdeeld; vul het bedrag in voor de eerste kostensoort; het resterende bedrag wordt door het systeem automatisch ingevuld. Bij opmerkingen kan men eventueel een extra omschrijving invullen. Dit is echter alleen noodzakelijk, indien op meerdere grootboekrekeningen wordt geboekt. Kies 'opslaan' Hierna wordt het interne factuurnummer getoond, dit kan op de inkoopfactuur worden genoteerd. Deze nummering heeft altijd het formaat P P is van purchase = inkoop, vervolgens jaar en daarna doorlopende nummering. Indien een inkoopfactuur voor het eerst bij deze leverancier wordt ingevoerd, dan zal het systeem vragen Deze grootboeknummers vastleggen bij deze leverancier? Door OK te selecteren, dan zal bij selectie van deze leverancier bij het inboeken van een inkoopfactuur automatisch deze standaard kostenposten worden geselecteerd. Deze zijn aan te passen indien nodig. Het is mogelijk een of meerdere standaard kostenposten voor een leverancier in te stellen. Zoek de leverancier via start, zoek leverancier Klik op de leverancier Selecteer cliëntdata Klik tabblad financieel Vul de grootboeknummers in (onderaan) Bij het inboeken helpt het systeem om snel bedragen uit te rekenen en over verschillende boekingsregels te verdelen. Maximaal kunnen per inkoopfactuur 10 boekingsregels gebruikt worden. Let op: Als het totaal van de bedragen per kostenpost niet exact gelijk is aan het ingevoerde controle totaal, dan kan de factuur niet worden opgeslagen. Dit komt soms voor, door verschillen bij de berekening van de btw. Pas in dat geval de (btw) bedragen aan zodat de totalen exact overeen komen. Het vinkje automatisch uitvullen, dient men eerst uit te zetten (zie afbeelding 4. Uitgave boeken). 5

6 Afbeelding 4: Uitgave boeken Van inkoopfacturen kan een betaal- cq excassobestand worden gegenereerd volgens clieop3 formaat. Zie verderop excassobestand. 6

7 1.4 INBOEKEN BANKAFSCHRIFT / INLEZEN BANKAFSCHRIFT Voor het inboeken van een bankafschrift: Ga naar extra> financieel> saldi kas/bank. Kies nieuwe transactie toevoegen van de te boeken bankrekening. via 'zoeken' kan worden gezocht op factuur naam, nummer, bedrag en datum, van zowel debiteuren als crediteuren. De gewenste betaling/factuur selecteren, hierna wordt rechts het openstaande bedrag overgenomen. Een beschrijving is in geval van een betaling/ontvangst niet noodzakelijk, het factuurnummer wordt na opslaan overgenomen in de boeking. Alleen als het ontvangen/betaalde bedrag afwijkt van de openstaande bedrag zult u het bedrag van het bankafschrift over moeten nemen. Het boekingsverschil kunt u kunt u, indien gewenst, afboeken als betalingsverschil via 'boek verschil' of indien dit nog betaald moet worden, het verschil niet afboeken. Het bedrag blijft in dit geval open staan bij de betreffende cliënt (zie afbeelding 5. Inboeken bankafschrift). Afbeelding 5: Inboeken bankafschrift Het is van belang dat het bankafschriftnummer wordt ingevoerd, zodat het saldo van het bankafschrift kan worden gecontroleerd. 1.5 EXCASSOBESTAND / BETALEN LEVERANCIERS INGEVOERD VIA UITGAVEN BOEKEN Nadat alle uitgaven zijn geboekt, de bankafschriften zijn bijgewerkt, resteren de nog te betalen facturen. Hiervoor wordt een excassobestand aangemaakt. Dit gaat als volgt: Ga naar extra > financieel > maandrekeningen > excassobestand Selecteer nieuwe excasso toevoegen Selecteer de te betalen facturen Eventueel kunt u een latere betaaldatum invoeren Kies opslaan (zie afbeelding 6. Excassobestand aanmaken) 7

8 Afbeelding 6: Excassobestand opmaken Hierna klikt u 'download file' en kunt u het bestand inlezen via internetbankieren (zie afbeelding 7. Download file) Afbeelding 7: Download file De betaalde nota's worden automatisch afgeboekt als zijnde betaald. Het te betalen bedrag staat nu bij kruispost excasso?. Wanneer het betaalbestand wordt afgeschreven van de bankrekening, dan dient dit bedrag te worden geboekt op de Kruispost Excasso, waardoor deze rekening weer op 0 komt. 1.6 BTW-RAPPORTAGE, AANGIFTE EN ICL Elke btw-periode (maand, kwartaal, jaar) kan er een btw-rapportage/ overzicht worden gegenereerd waarmee de btw-aangifte kan worden gedaan. Het btw overzicht vind u bij Extra> financieel> btw overzicht. Bij btw-rapportage wordt naar alle facturen in het verleden gekeken of ze al in een btw-rapport zijn meegenomen. Zo niet, dan komt deze alsnog in de eerstvolgende rapportage. Facturen kunnen dus altijd op factuurdatum ingeboekt worden (tenzij boekjaar gesloten is). 1.7 MEMORIAAL ( AFSCHRIJVINGEN / LOONADMINISTRATIE ) Via memoriaal kunnen afschrijvingen, activa, lonen, voorzieningen, etc worden ingeboekt. Aankopen die op de balans moeten komen te staan moeten wel eerst als inkoopfactuur ingeboekt worden ivm btw-systematiek. Daarna kunnen deze bedragen van kostenpost naar activapost geboekt worden. Let op:vvia memoriaal mag niet op btw geboekt worden aangezien dit niet in de btwrapportage meegenomen wordt! 8

9 9 Handleiding financieel